摘 要：文書檔案的管理工作，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位在管理中形成的文書檔案。通過決定、布告、會(huì)議記錄、總結(jié)、計(jì)劃等形式，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中起著非常重要的作用。加強(qiáng)文書檔案的現(xiàn)代化管理不僅是時(shí)代的需要，也是文書檔案管理工作自身發(fā)展的必然。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文書；現(xiàn)代化

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）17-0007-02

引 言

隨著社會(huì)現(xiàn)代化水平的不斷發(fā)展，在文書檔案的管理工作中，越來越多的應(yīng)用現(xiàn)代化方法來幫助解決實(shí)際問題。為了更好的發(fā)揮現(xiàn)代化方法在文書檔案管理工作中的作用，幫助其效率提升、方法完善，需要從文書檔案管理的制度、方法、人員設(shè)備等幾方面進(jìn)行深入研究。

1 管理制度的現(xiàn)代化構(gòu)建

在信息化技術(shù)方法合理利用的基本前提下，做到文書檔案的現(xiàn)代化管理需要加強(qiáng)其制度上的合理性，真正發(fā)揮管理工作的意義，從而進(jìn)一步落實(shí)并保障其工作的有序高效展開。在實(shí)際工作的操作中，合理構(gòu)建現(xiàn)代化的管理制度，應(yīng)該對(duì)檔案管理技巧進(jìn)行充分的利用，拓寬原有思路，并及時(shí)摒棄以往管理制度中存在的不合理方法，才能在滿足其基本原則要求的基礎(chǔ)上，不斷推動(dòng)并實(shí)現(xiàn)文書檔案管理體系信息的完善。同時(shí)，為了更好的滿足現(xiàn)代化要求，發(fā)揮出文書檔案管理方法靈活科學(xué)、使用性強(qiáng)的特性，在滿足文書檔案管理制度的重要基礎(chǔ)上，應(yīng)保障其制度的全面落實(shí)、方法和組織結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化[1]。

文書檔案的編修過程是否合理有序，直接影響著檔案的利用效果和價(jià)值。所以，在文書檔案的編輯、修改、查閱等必要環(huán)節(jié)中，加強(qiáng)計(jì)劃統(tǒng)籌、明確各階段目的，對(duì)于實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理工作有著十分重要的意義。同時(shí)，通過整個(gè)規(guī)范化的流程，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的考核和評(píng)估，借此更好的保障檔案管理的適用性和完整性。通過對(duì)制度模式的分析可以清晰的看到，現(xiàn)行的檔案管理制度中存在很多不合理之處，只有通過對(duì)其不斷的創(chuàng)新和完善，運(yùn)用新的管理方法，把制度和實(shí)際工作緊密的結(jié)合起來，才能更好的推動(dòng)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，讓新的管理模式，以科學(xué)合理的姿態(tài)展現(xiàn)出來，發(fā)揮更有效的作用，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、高效化。

2 管理方法的現(xiàn)代化創(chuàng)新

通過對(duì)文書檔案管理內(nèi)容的分析，發(fā)現(xiàn)其記錄的信息內(nèi)容涵蓋很多方面，對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展有十分重要的參考價(jià)值，可以為其提供有價(jià)值的文獻(xiàn)、信息材料。所以，文書檔案在整個(gè)的檔案管理工作中有著重要的支撐作用，同該領(lǐng)域檔案管理水平的提升有直接的聯(lián)系。必須注重現(xiàn)代化管理水平的提升，才能保證文書檔案管理水平的不斷提升，并同行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展保持同步的發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的價(jià)值和意義。

在具體的文書檔案管理工作中，現(xiàn)代化方法的合理利用，要在遵循文書檔案管理相關(guān)規(guī)定的同時(shí)，注意加強(qiáng)文書檔案管理機(jī)制的不斷創(chuàng)新，才能真正促進(jìn)文書檔案管理整體質(zhì)量的提升[2]。另外，注意加強(qiáng)自我組織結(jié)構(gòu)與機(jī)制的不斷完善也是文書檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化改革重點(diǎn)要求。根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，制定文書檔案管理工作的整體目標(biāo)規(guī)劃和階段發(fā)展目標(biāo)，加強(qiáng)人、物、財(cái)力合理投入、擴(kuò)大宣傳力度，才能使文書檔案管理工作的重要性得到廣泛充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、優(yōu)化工作環(huán)境起到積極健康的作用，從而進(jìn)一步提升文書檔案管理水平，更好的服務(wù)企業(yè)。

另外，在領(lǐng)導(dǎo)層和管理部門中，應(yīng)該更加積極主動(dòng)的參與到文書檔案管理機(jī)制的建設(shè)中。徹底發(fā)揮其在社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)意義上的正向作用，使文書檔案管理為企、事業(yè)單位的內(nèi)部部門建設(shè)，外部領(lǐng)域發(fā)展，起到積極的指導(dǎo)、借鑒的意義?；?dòng)協(xié)調(diào)性是現(xiàn)代化文書管理在實(shí)現(xiàn)管理過程中的突出特點(diǎn)。通過互動(dòng)管理機(jī)制作用的發(fā)揮，可以將文書管理工作同其他部門或單位之間建立起有效的連接，從而為其自身的發(fā)展提供動(dòng)力。在現(xiàn)階段，現(xiàn)代化的文書檔案管理工作根據(jù)年度、保管期限兩個(gè)板塊進(jìn)行模式區(qū)分。通過這樣的方法，使后續(xù)的裝訂、修整、錄入工作變得簡便快捷，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了查詢過程與方式的快速化、便捷化和高效化。所以，文書檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展，可以使其更好的發(fā)揮在企業(yè)發(fā)展過程中的指導(dǎo)作用、服務(wù)功效，在實(shí)現(xiàn)自身應(yīng)用價(jià)值的同時(shí)，也為整體檔案管理工作的發(fā)展提供了前進(jìn)動(dòng)力。

3 管理人才的綜合化提升

擁有良好素養(yǎng)的專業(yè)型人才、專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，在檔案文件管理現(xiàn)代化改革的進(jìn)程中有著不可替代的重要作用。所以，全方位的優(yōu)化文書檔案管理團(tuán)隊(duì)、加強(qiáng)人員的綜合素養(yǎng)、增加崗位專業(yè)技能培訓(xùn)、學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和信息技術(shù)，是提升整體文書檔案管理水平的重要前提和必要保障。

（1）可以借助招聘的方法吸收專業(yè)性人才，利用其專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，起到補(bǔ)充的作用，帶動(dòng)整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化進(jìn)步。在招聘時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況，考慮求職人員的能力、精力、崗位經(jīng)驗(yàn)等多方面因素。確保招聘的人才在素質(zhì)、技能、水平方面達(dá)到崗位要求。著重注意人才的信息化處理能力，為文書檔案管理的現(xiàn)代化升級(jí)起到積極作用。

（2）為了更好的適應(yīng)整體的現(xiàn)代化發(fā)展水平，提高文件檔案管理的信息化程度。應(yīng)該切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)有文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息化水平，通過自學(xué)或培訓(xùn)的方法組織學(xué)習(xí)，建立團(tuán)隊(duì)的整體服務(wù)理念，加強(qiáng)現(xiàn)代化水平。例如，利用招聘的培訓(xùn)活動(dòng)，展開現(xiàn)代化技能比武，通過獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的設(shè)立，刺激人才的競爭意識(shí)和自我提升意識(shí)，提高個(gè)人的主觀能動(dòng)性，在競賽、培訓(xùn)中選拔出有技術(shù)、會(huì)管理的全方位綜合型人才[3]。通過這一系列的培訓(xùn)、引導(dǎo)方法，不僅增加了人員的凝聚力，優(yōu)化了隊(duì)伍，同時(shí)也為推進(jìn)文書檔案管理工作注入強(qiáng)勁的動(dòng)力，從而更好的促進(jìn)其信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

4 完善現(xiàn)代化硬件設(shè)施

在實(shí)際的工作過程中，加強(qiáng)文書檔案的現(xiàn)代化管理，需要使其向著多元化、層次化、功能化不斷發(fā)展，從而滿足檔案管理工做在現(xiàn)代化發(fā)展中的新要求。所以，需要在資金的投入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)、檔案管理軟件的合理選擇上加強(qiáng)工作，加快文書檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程，為促進(jìn)我國整體的文書檔案管理工作的發(fā)展提供動(dòng)力。

為了進(jìn)一步優(yōu)化方法，改進(jìn)技術(shù)，降低管理上的成本，減少文書檔案管理工作的人工工作量，需要對(duì)各種現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行合理的有效利用。借助先進(jìn)的設(shè)備和軟件，還可以達(dá)到文書檔案信息的合理共享，加強(qiáng)檔案利用率。

而信息化手段對(duì)文書檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全保存、查閱也有著積極的意義。在現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)使用中，經(jīng)常涉及到網(wǎng)絡(luò)安全問題，而具體可以利用系統(tǒng)內(nèi)部的密碼保護(hù)功能、操作人登陸權(quán)限的設(shè)定、所查詢信息的限制功能，通過先進(jìn)的密匙技術(shù)手段來對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的電子文書檔案進(jìn)行保護(hù)。這樣有效的降低了信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)，提高了文書檔案管理在網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化過程中的安全性。而通過防火墻、ASA等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了各種信息數(shù)據(jù)的深層次過濾，保證了用戶在使用過程中的安全性，更高效、安全的查閱相關(guān)信息。

而在具體技術(shù)方法應(yīng)用的同時(shí)，借助先進(jìn)的錄入、掃描設(shè)備可以更有效的幫助文書檔案管理工作的進(jìn)行，從而提高其工作效率、保證工作質(zhì)量、降低人員成本，綜合提升文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

5 總 結(jié)

提升硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理的重要前提，同時(shí)注意加強(qiáng)制度建設(shè)、方法完善、優(yōu)化隊(duì)伍，以全方位多角度的姿態(tài)進(jìn)行文書檔案現(xiàn)代化，不僅提升了文書檔案管理工作的質(zhì)量效率，也更好的適應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需要，為推動(dòng)文書檔案管理整體的現(xiàn)代化水平作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉 澍.關(guān)于新時(shí)期文書檔案管理工作的思考[J].人力資源管理，2018，3（03）：184～185.

收稿日期：2018-5-12

作者簡介：蘇 靜（1980-），女，助理館員，本科，主要從事文書檔案管理工作。