郭志東 ， 劉乃斌 （天津薊州城投公司，天津 薊縣 301900）

0 前言

建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映，是城市建設(shè)痕跡追溯管理的原始憑證和信息資料，對城市管理發(fā)揮著重要的索引考證作用。當(dāng)前，隨著國家法制的不斷健全和基建程序管理的日趨完善，各級政府對工程建設(shè)檔案的要求日益提高，建設(shè)工程檔案在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、驗(yàn)收、審計(jì)、仲裁等社會(huì)治理活動(dòng)中發(fā)揮作用的范圍日益廣闊，因而不斷加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理已成為國家行業(yè)管理和社會(huì)治理的重要內(nèi)容。作為業(yè)主投資方而言，建設(shè)工程檔案涵蓋了立項(xiàng)、許可、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同簽訂、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、結(jié)算、決算等工程建設(shè)管理的全過程，是進(jìn)行城市規(guī)劃和管理的重要基礎(chǔ)資料，容不得半點(diǎn)差錯(cuò)和些許錯(cuò)誤，因此也就要求業(yè)主單位必須及時(shí)準(zhǔn)確的做好工程建設(shè)檔案歸卷保管工作，以檔案資料的完整準(zhǔn)確性促進(jìn)城市管理水平的穩(wěn)步提升。

1 建設(shè)工程檔案管理的重要意義

對建設(shè)單位而言，工程建設(shè)檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

①履職行為的痕跡。業(yè)主在工程建設(shè)過程中屬于投資主體和管理主體的主責(zé)地位，對建設(shè)行為的公平性、合理性、合法性負(fù)有責(zé)無旁貸的監(jiān)督和管理責(zé)任，而工程建設(shè)檔案則忠實(shí)記錄了這種責(zé)任性履行的全過程和主要環(huán)節(jié)，對提高建設(shè)單位履職干事行為的安全性提供了法律性文件保障，從而成為業(yè)主履職活動(dòng)的痕跡性載體，具有重要的載體保護(hù)作用。

②管控行動(dòng)的依據(jù)。業(yè)主在工程建設(shè)過程中承擔(dān)著質(zhì)量、安全、進(jìn)度、環(huán)保、信息等全方位的管理工作，對檔案形成過程中的資料進(jìn)行檢查是業(yè)主開展工作的重要抓手。通過資料記錄中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量檢測頻率不夠、安全應(yīng)急預(yù)案不齊、環(huán)保措施不力、形象進(jìn)度滯后等問題，業(yè)主可以及時(shí)下達(dá)整改指令并督促相關(guān)單位予以著進(jìn)一步整改完善，從而有效提高建設(shè)過程控制的有效性和科學(xué)性?？梢哉f，過程資料的檢查，為建設(shè)單位提供了科學(xué)的管控行為依據(jù)，提高了業(yè)主履行管理職權(quán)的效率，發(fā)揮了積極的管理促動(dòng)作用。

③產(chǎn)權(quán)歸屬的憑證。按照“誰投資，誰受益”的原則，建設(shè)單位是所投資項(xiàng)目的法定產(chǎn)權(quán)主體。而證明這一產(chǎn)權(quán)主體屬性的唯一憑證就是這一具有法定效力的建設(shè)工程檔案資料。通過檔案中立項(xiàng)批復(fù)及投資契約文件的記載，可以充分證明建設(shè)單位投資行為的合法性和效力性；通過設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工全過程檔案的完整記錄，可以清晰反映業(yè)主投資建設(shè)的全過程，從而在工程建設(shè)依據(jù)及投資行為過程上確立了工程產(chǎn)權(quán)歸屬的法律依據(jù)，成為建設(shè)單位擁有工程產(chǎn)權(quán)的重要憑證。

④接收監(jiān)督的證據(jù)。建設(shè)工程行為的開展必須接收建議、審計(jì)、土地、規(guī)劃、環(huán)保、安全等不同職能部門的行業(yè)監(jiān)管和專業(yè)化監(jiān)督，而接收監(jiān)督的最重要、最直接的成果文件就是建設(shè)工程檔案的忠實(shí)記錄文件。無論是土地規(guī)劃的審核確認(rèn)，還是質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督的備案審核，工程檔案中的前期程序資料都如實(shí)記錄了行政部門受理監(jiān)督的法律行為，而建設(shè)過程資料則充分證明了建設(shè)行為嚴(yán)格按照國家建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來推進(jìn)實(shí)施，為監(jiān)督部門依法判定建設(shè)行為的合法性、可靠性提供了翔實(shí)的證明材料。從而使建設(shè)工程檔案具有了提供監(jiān)督佐證作用的重要功能。

2 建設(shè)工程檔案管理的原則

建設(shè)工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的專業(yè)化工作，離不開強(qiáng)有力的工作原則指導(dǎo)。就業(yè)主檔案管理工作而言，主要具有如下工作原則。

①保密性原則。建設(shè)工程檔案中內(nèi)含豐富的創(chuàng)新工藝、地理信息、規(guī)劃數(shù)據(jù)，具有極高的技術(shù)價(jià)值和資源信息價(jià)值，是建設(shè)單位和政府部門極其寶貴的機(jī)密性資料，不允許有絲毫外泄和發(fā)布，具有高度的保密性要求。因而建設(shè)單位必須秉持保密性原則開展好檔案管理工作，嚴(yán)守檔案秘密，遵守保密紀(jì)律，確保政府對國家資源信息的絕對管控。

②及時(shí)性原則。建設(shè)工程檔案管理有嚴(yán)格的時(shí)限性要求。按照檔案法的要求，建設(shè)工程資料必須隨著工序環(huán)節(jié)的實(shí)施同步完成施工資料的記錄，在合理的歸檔整理期必須完成檔案的組卷建檔、移交接管工作，而不能逾越時(shí)限。因而對檔案資料整理的及時(shí)性要求成為業(yè)主檔案管理的剛性要求，直接影響著驗(yàn)收的進(jìn)程和移交工作的成敗，成為指導(dǎo)建設(shè)單位檔案管理工作的重要原則。

③準(zhǔn)確性原則。建設(shè)工程檔案要發(fā)揮可靠的追溯作用和佐證作用,必須確保工程檔案符合資料的準(zhǔn)確性要求。因而建設(shè)單位在工程建設(shè)管理中，必須對檔案資料的記錄真實(shí)性、計(jì)算準(zhǔn)確性、邏輯合法性進(jìn)行檢查審核，及時(shí)要求相關(guān)單位整改脫節(jié)資料，嚴(yán)厲打擊虛假資料，確保收集匯總成卷的檔案資料真實(shí)準(zhǔn)確、追溯可靠。

④合理性原則。合理性是保證檔案資料真實(shí)有效的邏輯基礎(chǔ)，是開展檔案管理工作的首要前提。業(yè)主在收集匯總建設(shè)檔案過程中，首先檢查其基建程序辦理順序的合理性及工藝行為時(shí)間銜接的合理性。一旦發(fā)現(xiàn)時(shí)間先后的不合理或是審批程序時(shí)間節(jié)點(diǎn)的顛倒倒置，就說明建設(shè)過程存在著違法違規(guī)行為，預(yù)示著腐敗違紀(jì)行為的發(fā)生。因而，確保建設(shè)工程檔案合理性原則，已成為建設(shè)單位廉潔履職的可靠保證。

⑤規(guī)范性原則。工程建設(shè)檔案的歸檔整理不是一種隨意性行為，而必須在科學(xué)的技術(shù)規(guī)范指導(dǎo)下進(jìn)行工作。遵循規(guī)范化的工作要求。無論是《建設(shè)工程檔案整理規(guī)范》的實(shí)施，還是《城建檔案整理規(guī)范》、《市政公路檔案整理規(guī)范》的頒布施行，都極大地促進(jìn)了檔案管理規(guī)范化發(fā)展的歷史進(jìn)程。因而，建設(shè)單位必須嚴(yán)格按照檔案法及相關(guān)行業(yè)檔案整理規(guī)范的要求開展好檔案管理工作，真正落實(shí)好檔案管理的規(guī)范性原則。

⑥全面性原則。建設(shè)工程檔案涉及立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、結(jié)算和移交的各個(gè)環(huán)節(jié)，是對每步工作做出的客觀真實(shí)的寫照記錄，具有高度的追溯性。因而在檔案整理過程中，必須保證資料收集的全面性。缺少任一環(huán)節(jié)都會(huì)影響檔案的有效性和合法合規(guī)性：施工資料不齊全無法完成計(jì)量確認(rèn)及結(jié)算工作，設(shè)計(jì)變更文件缺失將無法實(shí)現(xiàn)結(jié)算和驗(yàn)收工作，驗(yàn)收資料缺失直接影響移交工作的順利推進(jìn)。因而全面性原則成為建設(shè)單位檔案管理的根本性原則。

3 建設(shè)工程檔案管理的策略

為開展好建設(shè)單位的檔案管理工作，必須制定科學(xué)的策略來加以實(shí)施推進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的工作目標(biāo)。就業(yè)主而言，需采取的檔案管理策略有如下方面。

①完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任。不斷通過檔案管理制度的健全和完善來推動(dòng)檔案管理行為的規(guī)范化、制度化，新建檔案登記造冊制度、內(nèi)存檔案使用報(bào)告制度、有效檔案保密制度、過期檔案排查銷毀制度等制度的建立和完善，使檔案管理工作規(guī)制明確，禁忌清晰，檔案管理行為尺度分明，有章可循。不斷通過落實(shí)檔案管理的主體責(zé)任和分管人員，從而使檔案管理職責(zé)進(jìn)一步明確清晰，有的放矢。前期檔案、施工檔案、竣工檔案、結(jié)算檔案的分類歸檔明確了不同業(yè)務(wù)部門的檔案管理范圍，為技術(shù)負(fù)責(zé)人的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)奠定良好管理基礎(chǔ)。

②提高檔案管理意識，發(fā)揮檔案追溯作用。不斷通過檔案法的宣貫、檔案管理?xiàng)l例講解和培訓(xùn)，使組織全員深刻認(rèn)識檔案對于產(chǎn)權(quán)確認(rèn)、履職憑信、事業(yè)推進(jìn)的重要保障作用，提高全員重視檔案管理的責(zé)任意識，敦促各部門注重收管好所轄業(yè)務(wù)的檔案資料，為系統(tǒng)組卷或分類保管奠定良好基礎(chǔ)。通過迎接審計(jì)檢查、紀(jì)檢檢查、績效考核檢查，充分發(fā)揮檔案的追溯及憑信作用，提高檔案管理的地位和作用，從而促進(jìn)檔案管理能力的不斷提升。

③培養(yǎng)檔案管理人員，提升檔案管理水平。檔案管理人員不是簡單的收發(fā)資料人員，而必須具有復(fù)合型的專業(yè)知識作支撐。因而做好檔案管理工作就需要不斷培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才和復(fù)合型人才，通過交叉學(xué)科知識的交融培養(yǎng)鍛煉和學(xué)習(xí)，有效管理好工程建設(shè)檔案。每一項(xiàng)檔案記錄都有相應(yīng)的法律規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作支撐，而檔案管理人員既要掌握國家最新的基建法規(guī)、工程建設(shè)政策要求，又要懂得所投資項(xiàng)目的建筑專業(yè)知識（房建、水利、市政、交通、電力等），因而對檔案人員定期進(jìn)行政策法規(guī)培訓(xùn)和建筑技術(shù)培訓(xùn)是促進(jìn)檔案人員綜合水平提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是建設(shè)單位檔案管理水平提升的基礎(chǔ)保障。

④創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，優(yōu)化檔案管理方法。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案管理技術(shù)也需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)步和提高。不斷運(yùn)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)強(qiáng)化對工程建設(shè)檔案的電子化管理，使工程檔案管理效能進(jìn)一步提升。檔案檢索條碼識別技術(shù)、檔案加密傳輸技術(shù)、檔案自動(dòng)分類存儲(chǔ)技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用，使檔案管理信息化步伐得到跨越式推進(jìn)；無紙化的電子檔案對信息存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)提出了更高的要求，也對檔案管理者提高了信息化的技能要求；自動(dòng)控制技術(shù)、口令技術(shù)、密鑰技術(shù)的應(yīng)用消除了紙質(zhì)檔案老化褪色的弊端，進(jìn)而推動(dòng)了管理方法上的更迭創(chuàng)新。

⑤完善檔案管理體系，規(guī)范檔案管理程序。檔案管理的站位高度決定了檔案管理的工作效率。建設(shè)單位必須從全局技術(shù)管理的高度將檔案管理工作提升到公司發(fā)展戰(zhàn)略體系中來，逐步形成公司主要領(lǐng)導(dǎo)全力推動(dòng)、單位技術(shù)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)推進(jìn)、部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)銜督責(zé)、部門檔案員具體負(fù)責(zé)的檔案管理體系，不斷使檔案管理工作體系化、規(guī)范化。通過制定檔案管理體系的程序性文件，不斷完善檔案的記錄、修改、組卷、歸檔、借閱請示、移交登記、保密及解密等環(huán)節(jié)的管理程序，使檔案管理工作開展起來有章可循，有法可依，持續(xù)促進(jìn)檔案管理水平的提升。

4 成效分析

在檔案管理原則的指導(dǎo)下，薊州城投公司通過實(shí)施科學(xué)有效的檔案管理策略，近年來在檔案管理工作中取得了令人矚目的成績，獲得了持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展：在歷年績效考核檢查中，工程建設(shè)檔案以其翔實(shí)準(zhǔn)確的記載展示了公司各年度的奮斗拼搏業(yè)績，多次被區(qū)政府授予優(yōu)秀建設(shè)獎(jiǎng)；在政府債審計(jì)、政策執(zhí)行性審計(jì)活動(dòng)中，工程建設(shè)檔案真實(shí)反映了公司嚴(yán)格執(zhí)行融資政策、建設(shè)法規(guī)的各項(xiàng)規(guī)定，認(rèn)真落實(shí)政府投資建設(shè)計(jì)劃的奮斗歷程，為公司贏得了“負(fù)責(zé)擔(dān)當(dāng)型企業(yè)”的美譽(yù)，受到了區(qū)委區(qū)政府的一致表彰。一切成績表明，公司實(shí)施的檔案管理策略，遵循的檔案管理原則是卓有成效、科學(xué)先進(jìn)的，值得在業(yè)界同行間借鑒應(yīng)用。

5 結(jié)束語

建設(shè)工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、責(zé)任性高的系統(tǒng)性工作，需要檔案業(yè)務(wù)人員不斷拓展技術(shù)、政策、管理方面的知識眼界，以綜合性學(xué)識做好資料檢查規(guī)整和檔案管理工作，為城市規(guī)劃建設(shè)、運(yùn)營管理和文件發(fā)展貢獻(xiàn)知識和力量。只要工程建設(shè)者不斷學(xué)習(xí)，勤奮鉆研，以飽滿的熱情投入到檔案管理工作中，就一定會(huì)讓建設(shè)工程檔案在城市管理中發(fā)揮出巨大的服務(wù)發(fā)展作用，為城市建設(shè)綻放絢麗的風(fēng)采。