余 佳

試論圖書(shū)館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

余 佳

廣西桂林圖書(shū)館，廣西 桂林，541004

圖書(shū)館的檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)信息時(shí)代的要求，加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)可以更好地保存圖書(shū)館資料，存留歷史憑據(jù)。因此，分析了圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化的意義，并為如何更好地開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)提出了建議。

圖書(shū)館；檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)

1 圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 更有效地保存圖書(shū)館檔案

通過(guò)圖書(shū)館檔案數(shù)字化管理，首先能夠迅速發(fā)現(xiàn)不完整或欠缺的文件材料，并通過(guò)各種途徑予以補(bǔ)齊；其次可以修復(fù)圖書(shū)館檔案中模糊褪色的字跡，污損殘缺照片等。另外還能集中分散在各部門(mén)及個(gè)人手中的各種文件、數(shù)據(jù)等，圖書(shū)館檔案數(shù)字化后仍能代替原件使用，數(shù)字化檔案副本還可異地保存，即使發(fā)生天災(zāi)人禍也能最大限度保持檔案的完整性，有利于保護(hù)檔案原件，確保原件保存的永久性。

1.2 提升社會(huì)化服務(wù)的質(zhì)量

通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，圖書(shū)館檔案數(shù)字化可以為用戶(hù)提供高速連接的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠(yuǎn)程教育培訓(xùn)提供了必要的條件，使檔案服務(wù)管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實(shí)現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化還具有跨時(shí)空的信息服務(wù)、高度開(kāi)放的信息利用以及信息傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。

1.3 提高檔案管理工作效率

圖書(shū)館檔案數(shù)量龐大，人工管理耗時(shí)、耗力。檔案管理數(shù)字化的引入，使管理人員從煩雜的工作中解脫出來(lái)。利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以快速完成檔案管理工作，自動(dòng)化程度更高。

1.4 滿(mǎn)足用戶(hù)多樣化需求

用戶(hù)需求隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的推進(jìn)也在不斷發(fā)生改變。足不出戶(hù)就能快速獲得想要的信息是很多用戶(hù)的追求。數(shù)字化的檔案管理方式可以在很大程度上滿(mǎn)足客戶(hù)這一需求。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享信息，使檔案信息的流動(dòng)不再受到地域的限制。

2 圖書(shū)館檔案數(shù)字化管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案儲(chǔ)存設(shè)備落后

就目前來(lái)說(shuō)，圖書(shū)館檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中采用的是人工管理的方式，需要將相關(guān)的檔案進(jìn)行整理，存在一定的場(chǎng)所中[1]。此種管理方式在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中不僅工作量較大，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。如果保存不當(dāng)，就會(huì)對(duì)檔案造成一定程度的損壞。在發(fā)展過(guò)程中，圖書(shū)館檔案的利用方式也在不斷創(chuàng)新，并且相應(yīng)的檔案信息數(shù)量也在逐漸增加，一定程度上增加了圖書(shū)館檔案管理的工作難度。同時(shí)，工作人員在檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編碼，在檔案的存放過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)放漏放亂放等現(xiàn)象，使得圖書(shū)館檔案在查詢(xún)過(guò)程的程序更復(fù)雜，一定程度上降低了圖書(shū)館檔案管理水平以及工作效率。

2.2 檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

在實(shí)際的圖書(shū)館檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)于圖書(shū)館檔案管理工作質(zhì)量以及檔案的利用效率都有直接的影響。但是，在實(shí)際的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)對(duì)圖書(shū)館檔案管理從業(yè)人員的招聘要求較低，從而使得圖書(shū)館檔案管理人員的整體工作素養(yǎng)較低，不具備良好的服務(wù)意識(shí)。

2.3 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系

當(dāng)前很多圖書(shū)館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘記了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價(jià)值和意義。電子檔案的儲(chǔ)存力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案,也能夠隨時(shí)發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，并不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點(diǎn)不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。

3 圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法

3.1 積極完善相應(yīng)的數(shù)字化配套設(shè)施

在圖書(shū)館檔案數(shù)字化管理硬件建設(shè)過(guò)程中，工作人員應(yīng)積極建設(shè)數(shù)字化設(shè)備體系，主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、視頻音頻信息采集設(shè)備、掃描儀等設(shè)備，還應(yīng)積極跟蹤相應(yīng)的設(shè)備，考察其運(yùn)行性能，保證管理工作的順利開(kāi)展[2]。同時(shí)，工作人員還應(yīng)積極檢查相關(guān)的設(shè)備，及時(shí)升級(jí)落后的設(shè)備。設(shè)備是相關(guān)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是工作質(zhì)量的保證。在軟件完善過(guò)程中，工作人員應(yīng)積極構(gòu)建數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的整體性。在相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中，工作人員首先應(yīng)積極構(gòu)建完善的信息接收系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)。

3.2 創(chuàng)新信息化檔案管理模式

要改變檔案管理模式，創(chuàng)新信息化手段，首先要優(yōu)化內(nèi)部的檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)，提升其性能，使其符合國(guó)家對(duì)局域網(wǎng)的要求，確保運(yùn)行安全。其次是檔案外網(wǎng)的建設(shè)，外網(wǎng)面向的是社會(huì)大眾，有信息公開(kāi)的要求，讓公眾可以感受到信息化檔案管理帶來(lái)的便捷與高校。但是對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的安全要求必須提高，采用科技手段進(jìn)行信息隔離，確保信息的流通更加安全、穩(wěn)定。同時(shí)要注意提升網(wǎng)絡(luò)功能，大力推進(jìn)數(shù)字化，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式，全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。

3.3 完善檔案信息服務(wù)體系

及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)是開(kāi)展檔案管理的一個(gè)重要目的，因而要著力完善檔案信息服務(wù)體系。以信息化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，從圖書(shū)館自身情況出發(fā)進(jìn)行信息資源的補(bǔ)充，為跨庫(kù)檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進(jìn)檔案制度的建設(shè)，促使檔案管理數(shù)字化更加科學(xué)規(guī)范，加大數(shù)字系統(tǒng)的維護(hù)與管理力度，充分發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運(yùn)行更加可靠。為了滿(mǎn)足公眾對(duì)信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開(kāi)發(fā)的手段，提升知識(shí)含量，使檔案信息形成一個(gè)全面的體系，從而提升信息服務(wù)水平。另外，在主管部門(mén)能夠的要求下，外包檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作，能夠使其運(yùn)行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時(shí)也更加便利。

3.4 兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展

原文資料是對(duì)事物信息了解收集的重要資料來(lái)源,可以通過(guò)查詢(xún)紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來(lái)收集信息。原文資料具有很高的準(zhǔn)確性和考量性。因此，在建設(shè)圖書(shū)館檔案管理數(shù)字化，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時(shí)要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設(shè)中，保證閱讀的全面性。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到圖書(shū)館的管理工作中，是時(shí)代發(fā)展的必然要求。所以應(yīng)盡快改革，為人們提供更加人性化的使用和閱讀體驗(yàn)，豐富人們的文化生活。

3.5 建立圖書(shū)館檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案目錄是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，是開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作的保障。作為檔案信息查詢(xún)的集散中心，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)z索框架體系化，做到層次分明，結(jié)構(gòu)合理，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的標(biāo)引，以更好地確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)有效和完整。

3.6 重塑原文影像資源庫(kù)

原文資料始終是一手資料。為滿(mǎn)足人們?cè)诰W(wǎng)上任意途徑檢索，查詢(xún)后閱讀原文的需求，將原文影像資源與開(kāi)放檔案用戶(hù)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合起來(lái)，能夠保障數(shù)據(jù)資料的權(quán)威性和準(zhǔn)確性，同時(shí)有助于滿(mǎn)足不同閱讀者的需要，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館數(shù)據(jù)資源的最大化利用。

[1]安東.圖書(shū)館硬件支撐體系建設(shè)中存在的誤區(qū)與解決途徑[J].圖書(shū)館論壇，2006，26（2）：104-106.

[2]董玉寶.高校數(shù)字化圖書(shū)館建設(shè)若干問(wèn)題探析，山西財(cái)政稅務(wù)專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2005，7（4）：78-80.

Discussion on the Digital Construction of Library Archives Management

Yu Jia

Guangxi Guilin Library, Guangxi Guilin 541004

Library’s file management needs to keep pace with the times, conforms to the requirements of the information age, and accelerates the digital construction of archives management. Digital construction can better preserve library materials and retain historical credentials. Therefore, the significance of the digitization of library file management was analyzed, and suggestions were made for how to better carry out digital construction.

library; archive management; digitization; construction

G251；?G271

A

1009-6434（2017）12-0086-02