李穎宓

河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，天津 300250

淺談電子檔案的管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

李穎宓

河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，天津 300250

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也在隨著發(fā)展，電子檔案越來(lái)越普遍，計(jì)算機(jī)技術(shù)也運(yùn)用于電子檔案管理了。就電子檔案的優(yōu)點(diǎn)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的作用及其相關(guān)問(wèn)題對(duì)策進(jìn)行了分析。

電子檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用

檔案是各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織團(tuán)體的重要信息資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)、機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織團(tuán)體開(kāi)展管理工作提供真實(shí)的參考依據(jù)。以往使用的檔案大都為紙質(zhì)檔案，在管理上具有較大的管理難度。同時(shí)紙質(zhì)檔案不易保存，這便為檔案所有人帶來(lái)了很大的不便。計(jì)算機(jī)技術(shù)及電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，大大減輕了工作難度，提高工作人人員的工作效率。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于電子檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求[1]。

1 電子檔案管理優(yōu)點(diǎn)

1.1 信息虛擬化

紙質(zhì)的檔案信息在使用或者保存的過(guò)程中極易出現(xiàn)丟失或者損壞，從而降低了檔案信息使用的準(zhǔn)確性以及使用價(jià)值。電子檔案中的信息則是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，并且具有開(kāi)放性與共享性的特點(diǎn)，相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案可以通過(guò)備份等方式進(jìn)行多地保存，更具有安全性，并且不易受到破壞。

1.2 數(shù)字化管理

紙質(zhì)檔案的管理方法大多都是通過(guò)安排專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，不但消耗了大量的人力、物力，而且極易出現(xiàn)管理錯(cuò)誤，導(dǎo)致信息丟失。電子檔案在使用過(guò)程中，管理工作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，將計(jì)算機(jī)中的電子檔案進(jìn)行整理歸類，并將其數(shù)字化處理，將文字、圖片、視頻等多種文件格式進(jìn)行歸納。在檔案管理的過(guò)程中不但方便快捷，而且成本低，工作量小，并且檔案不易損壞[2]。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的作用

2.1 為檔案管理提供技術(shù)支持

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用也越來(lái)越深入。尤其隨著計(jì)算機(jī)處理技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，它不僅方便了檔案存儲(chǔ)、檢索、分類等工作，分布式計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)也為集成化管理電子檔案提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，極大地提升了電子檔案管理系統(tǒng)的集成服務(wù)性能。計(jì)算機(jī)外延設(shè)備技術(shù)的出現(xiàn)，也為傳統(tǒng)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變提供了技術(shù)支持。最后，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有效地融合了檔案管理和現(xiàn)代管理，為機(jī)關(guān)單位、企業(yè)以及其他社會(huì)團(tuán)體組織向現(xiàn)代換管理轉(zhuǎn)變提供了重要的基礎(chǔ)支持。

2.2 多媒體技術(shù)應(yīng)用于電子檔案的管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發(fā)展進(jìn)程中的一種必然趨勢(shì)特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用，使檔案信息存儲(chǔ)向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以其存儲(chǔ)量大、檢索速度快、使用查找方便、人機(jī)界面具有圖文并茂的特點(diǎn)，很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。能夠通過(guò)使用多媒體技術(shù)對(duì)于文書(shū)檔案、科技檔案以及其他檔案進(jìn)行一定的分類，同時(shí)多媒體技術(shù)能夠很方便的將需要的資料進(jìn)行保存以及打印，這種技術(shù)能夠很好保存檔案原件，同時(shí)能夠使用多媒體技術(shù)修補(bǔ)以往殘缺的檔案。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

3.1 創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息中的應(yīng)用最初僅僅是檢索功能，近年來(lái)，科技不斷發(fā)展，大量的大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存空間相繼被開(kāi)發(fā)出來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也從基本的信息檢索轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與使用。當(dāng)前，信息處理技術(shù)與信息儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展成為了當(dāng)前電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要技術(shù)。通過(guò)掃描儀器，或者計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，將電子檔案建立為具有專業(yè)性、綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)的實(shí)時(shí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，成為電子檔案保存的重要方法之一[3]。

3.2 監(jiān)測(cè)技術(shù)應(yīng)用

使用傳統(tǒng)檔案管理方式存在著一定丟失隱患，當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，便會(huì)使檔案持有人蒙受一定的損失。但是當(dāng)使用電子檔案時(shí)，便可以大大減少這種情況的發(fā)生，從而降低損失。首先，計(jì)算機(jī)具有監(jiān)視功能，不間斷的進(jìn)行監(jiān)視異常情況，當(dāng)檔案出現(xiàn)非法操作時(shí)，計(jì)算機(jī)便進(jìn)行報(bào)警。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)可對(duì)電子檔案進(jìn)行加密管理，非特定人員不具備獲取或?yàn)g覽檔案資料權(quán)限，以免重要檔案資料被他人非法獲取，即使被他人獲取后，也無(wú)法瀏覽檔案內(nèi)容。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用中的不足及措施

4.1 電子檔案的安全性能

電子檔案已經(jīng)被全球化。由于因特網(wǎng)的使用與開(kāi)發(fā)，使電子檔案在網(wǎng)絡(luò)空間具有開(kāi)放性、共享性等特點(diǎn)，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)空間保存的過(guò)程中，會(huì)遭到大量的非法訪問(wèn)或者黑客攻擊，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行竊取或者破壞。所以，在電子檔案日常管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保證電子檔案的信息安全，為電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安裝防火墻，并且定期對(duì)防火墻進(jìn)行升級(jí)與更新，保證電子檔案信息不被黑客或者計(jì)算機(jī)病毒破壞和電子檔案信息的完整性與安全性。

4.2 檔案管理人員的能力不符合計(jì)算機(jī)技術(shù)下電子檔案管理工作

傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變也對(duì)管理人員提出了更高的要求，管理人員應(yīng)適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的管理思維和管理能力，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作方式、現(xiàn)代化檔案管理思維、電子檔案安全管理意識(shí)等。而檔案管理人員受手工檔案管理思想影響極深，且計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備不足，學(xué)習(xí)新技術(shù)的能力也相對(duì)較弱，以至于計(jì)算技術(shù)無(wú)法深入應(yīng)用于電子檔案管理。

4.3 加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

每一個(gè)檔案管理者不僅要具有較高的檔案業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還應(yīng)具有熟練的計(jì)算機(jī)使用和操作水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，有效地提高他們的工作責(zé)任心。同時(shí)，嚴(yán)格控制電子檔案的修改、轉(zhuǎn)換，保證電子檔案的真實(shí)和完整。可以通過(guò)將電子文檔設(shè)置為只讀文件或?qū)ξ臋n進(jìn)行加密，也可以將電子文檔設(shè)置為禁止修改、復(fù)制、打印等，以確保文檔的安全性。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理中的計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用可以有效地提升檔案管理的效率。但是在電子檔案管理中也有很多問(wèn)題需要注意。因此，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分析。

[1]侯芳.淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].電子制作，2013（13）：98.

[2]王奕.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理上的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（20）：186.

[3]劉蘭芳.淺析計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用[J].電子世界，2014（13）：74.

Talking about the Management of Electronic Archives and the Application of Computer Technology

Li Yingmi
Hebei Province Water Resources and Hydropower Survey and Design Institutem, Tianjin 300250

With the development of the times, archives management is also with the development of electronic files more and more common, computer technology is also used in electronic file management.The article analyzes the advantages of electronic archives and the role of computer technology in electronic archives management and its related problems.

electronic file management; computer technology; application

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1009-6434（2017）3-0131-02