徐婭 重慶海事局通信信息中心

人事檔案管理信息化研究

徐婭 重慶海事局通信信息中心

在機關事業(yè)單位中，人事檔案無論對于個人和單位都有著重要作用，可是在信息快速發(fā)展的網(wǎng)絡時代，人事檔案管理多仍采用傳統(tǒng)的實體化管理方式，已不能適應網(wǎng)絡時代的要求，信息化是其未來的必然趨勢。本文針對現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問題，提出其信息化建設不僅需要加強專業(yè)隊伍的建設，也要加大對基礎設施的投入，還要建立健全相關的制度機制，才能使人事檔案管理與時俱進，盡早實現(xiàn)信息化的目標。

人事檔案 信息化

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，更是正確選拔任用干部的基本依據(jù)，它能直接影響到“黨管人才”的工作成效。人事檔案管理在單位管理工作占據(jù)重要地位，它的好壞可以影響到單位方針目標考核結(jié)果，甚至可能影響單位未來的發(fā)展。

2 人事檔案信息化的必要性

網(wǎng)絡時代，信息化已滲透工作、生活的方方面面，而很多單位人事檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式，已不能適應網(wǎng)絡時代的要求，檔案管理工作如何能夠與時俱進，充分發(fā)揮其職能作用，信息化管理是其未來的必然趨勢。其必要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 可以延長保存年限

紙質(zhì)檔案存放在檔案室中易受潮濕空氣腐蝕和蟲子叮咬，遇到水災、火災、地震等自然災害時，檔案更是會遭受毀滅性打擊，修復幾乎不可能。實現(xiàn)信息化管理之后，就算紙質(zhì)原件不復存在，但電子檔案存放于網(wǎng)絡上，可以起到與原件同等作用。

2.2 便于查閱，提高工作效率

以傳統(tǒng)的管理方式查閱人事檔案時，需要檔案管理員到檔案室根據(jù)需求找到檔案，為了查閱一份檔案要來回奔波，既浪費時間又降低工作效率。實現(xiàn)信息化管理之后，管理人員在電腦上就可直接查閱，既省時又省力。

2.3 便于共享，消除安全隱患

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案無法進行共享，只能查閱或者調(diào)用，手續(xù)十分繁雜，而且在傳遞過程中，也可能出現(xiàn)涂改檔案等行為。在實現(xiàn)信息化管理后，上下級、兄弟單位之間可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)和軟件系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案共享，避免人事檔案流轉(zhuǎn)過程中的安全隱患。

3 人事檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理人員信息化素質(zhì)欠缺

人是進行人事檔案管理的主體，人的素質(zhì)直接決定了檔案管理的專業(yè)性。但是當前很多單位大多沒有配備專業(yè)的人事檔案管理員，多數(shù)檔案管理員都是“半路出家”，而且年齡普遍偏大，多是臨近退休或者是被返聘，他們對信息技術的接受速度較慢，信息化素質(zhì)偏低。

3.2 基礎設施配備不完善

當前人事檔案管理人員所使用的計算機、復印機多為老化淘汰設備，不僅運行速度緩慢，而且極易死機。很多單位都已進入雙網(wǎng)時代，即內(nèi)部局域網(wǎng)和外部因特網(wǎng)，兩網(wǎng)各有特性：內(nèi)網(wǎng)范圍受限、保密性強；外網(wǎng)開放互聯(lián)、不確定因素多。由于出差或加班無法使用內(nèi)網(wǎng)，通過VPN可通過外網(wǎng)登陸內(nèi)網(wǎng)，但受限于經(jīng)費、技術等原因，多數(shù)單位并未使用VPN技術。

由于多數(shù)單位仍采用傳統(tǒng)人事檔案管理方式，所以規(guī)范的人事管理軟件系統(tǒng)還較為少見。硬件設備將紙質(zhì)檔案實現(xiàn)電子化，而軟件系統(tǒng)可實現(xiàn)電子資料的集中管理，管理人員可通過系統(tǒng)查閱、管理人事檔案。

3.3 相關規(guī)章制度不健全

由于各單位對歸檔資料內(nèi)容和時限方面沒有嚴格的規(guī)定，使得經(jīng)辦人員對此事不上心，造成檔內(nèi)案資料與實際情況脫軌。其次，對于人事檔案整理間隔年限也缺乏明確規(guī)定，往往都是上級安排一次就整理一次，缺少制度約束，無法使人事檔案整理成為一個可預見、周期性的工作。

4 人事檔案信息化策略

4.1 加強人事檔案管理人員隊伍建設

為提升現(xiàn)有人員信息化管理水平，一方面要加強信息化技術培訓，指導他們正確使用信息化設備，能夠獨立運用軟件系統(tǒng)對電子檔案進行管理；另一方面，要加大對大中專院校檔案專業(yè)學生的招錄引進，可以使人事檔案管理工作更規(guī)范、更科學。

4.2 加大對信息化設備的投入

基礎設施不完善的現(xiàn)狀，需要通過加大對信息化設備的投入來改善，為管理人員配備專用的計算機、打印機。人事檔案由于保密性較強，所以放在內(nèi)網(wǎng)較為安全，基于加班、出差等因素，可以考慮采用VPN技術。其次，要建立一套完整健全的網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)，很多單位基本不具備獨立開發(fā)信息管理系統(tǒng)的能力，現(xiàn)在市面上有成熟的系統(tǒng)出售，通過付費即可使用。

4.3 建立健全相關制度

人事檔案管理應嚴格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《人事檔案學》，并結(jié)合單位實際建立資料歸檔內(nèi)容、時限制度，信息化標準、人事檔案整理周期等，對于人事檔案信息化建設過程中的安全問題、存在的風險，制定嚴格的安保措施，防微杜漸。

5 結(jié)語

總之，人事檔案信息化是未來的必然趨勢，它是一個長期的過程，不可能一蹴而就，在這個過程中不僅需要檔案管理人員的參與，也需要各部門的配合，更需要信息技術的支撐。同時，人事檔案信息化不但要從制度上更新，而且觀念上也要與時俱進，才能共同促進人事檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

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徐婭，1987.05，女，研究生，助工，漢族，研究方向：通信、信息化。