◎莫延欽

辦公自動化背景下的檔案管理工作探究

◎莫延欽

辦公自動化是現(xiàn)代化辦公與信息化技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，兩者相互滲透，改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容。本文在分析辦公自動化必要性的基礎(chǔ)上，基于目前檔案管理工作的實際情況，就如何在辦公自動化趨勢下提升檔案管理水平提出了幾點建議，以期實現(xiàn)檔案管理工作與辦公自動化之間良性互動。

電子信息技術(shù)的興起使得辦公業(yè)務(wù)活動開始物化于人之外的設(shè)備，促進(jìn)了辦公自動化的蓬勃發(fā)展，極大程度上提升了檔案管理工作效率和現(xiàn)代化水平。辦公自動化被廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域中，科技設(shè)備和管理人員組合而成了人機信息系統(tǒng)，推動了傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)化和升級。然而，在現(xiàn)階段社會經(jīng)濟領(lǐng)域全面深化改革的大背景下，檔案部門受到了來自市場經(jīng)濟、知識革命、尤其是高新技術(shù)滲透的大潮與挑戰(zhàn)，基于以往計劃經(jīng)濟基礎(chǔ)上的經(jīng)驗管理、手工操作以及科技含量低的體制、模式、理論與實踐方面并不能適用于當(dāng)下的檔案管理工作的需求，探究辦公自動化背景下的檔案管理工作改革方向迫在眉睫。

辦公自動化對檔案管理工作的重要性

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制改革的逐步深化，檔案制度也逐漸完備，各個單位的檔案數(shù)目實現(xiàn)較快增長，種類也日趨多元。與此同時，檔案所涉及的層面越來越繁雜，范圍逐漸拓寬。在這種現(xiàn)實情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需求，辦公自動化改革是大勢所趨。將辦公自動化滲透到檔案管理工作中，不僅能夠便利檔案管理人員的辦公，也是檔案管理水平與效率的迫切需求。辦公自動化的應(yīng)用能夠滿足檔案管理工作的開放性、資源共享性需要。通過自動化檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案整理與利用工作的同步性，檔案管理者能夠直接從電腦獲取檔案資料，縮短了檔案管理工作的周期，提升檔案利用效率，提升了檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平。

基于辦公自動化背景的檔案管理工作發(fā)展對策

做好辦公自動化檔案管理工作的宣傳工作。 檔案部門的管理人員應(yīng)完善工作機制，以積極自主的姿態(tài)做好檔案管理宣傳，通過發(fā)放宣傳冊、舉辦講座和培訓(xùn)等方式宣傳自動化檔案管理系統(tǒng)的起源、作用等基本知識，以此來強化單位職工對自動化檔案管理工作重要性的認(rèn)識和響應(yīng)，強化工作責(zé)任意識。積極主動向檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)及職工們普及現(xiàn)價段檔案管理的先進(jìn)方法和發(fā)展趨勢。同時，要推動信息管理部門與檔案部門合作建立互相配合、默契的業(yè)務(wù)關(guān)系。通過開展一系列宣傳活動推動單位檔案管理人員加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，爭取早日實現(xiàn)信息管理辦公自動化。

完善檔案基礎(chǔ)信息處理庫。實現(xiàn)辦公自動化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，完善檔案基礎(chǔ)信息處理庫是推動檔案管理由純?nèi)斯げ僮飨蜃詣踊D(zhuǎn)變的根本性舉措。依托內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公平臺，同檔案管理專用軟件正式對接，完善檔案數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)辦公自動化的必要保障。要扎實做好檔案本體管理工作，推動形成電子文檔、檔案和信息管理發(fā)揮各自優(yōu)勢的“三位一體”數(shù)字化新模式。與此同時，要完善網(wǎng)絡(luò)移交歸檔機制，兼顧好數(shù)據(jù)庫再應(yīng)用、再設(shè)計和發(fā)展問題。發(fā)揮好檔案信息組織、管理和共享的功能，真正推動檔案管理辦公向自動化邁進(jìn)。

推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。沒有規(guī)矩不成方圓，推動辦公自動化首先要確保檔案能有規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。也就是說，保障歸檔的電子文件具有通用性，推動標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理辦公自動化的前提。各個單位首先要完善檔案管理機制，統(tǒng)一檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)。摒棄傳統(tǒng)普遍沿用的由兩個機構(gòu)負(fù)責(zé)管理的分開管理模式，規(guī)范管理體制。還要加強各部門文件管理和檔案管理的統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理機構(gòu)要加強文件前期處理的控制，做好檔案的有效歸檔。與此同時，要進(jìn)行技術(shù)操作的標(biāo)準(zhǔn)化處理，兼顧好管理系統(tǒng)的效率、兼容性和可控性，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力。 辦公自動化檔案管理模式的采納與運用離不開檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。實現(xiàn)檔案管理工作與辦公自動化系統(tǒng)的有機結(jié)合，檔案管理人員必須具備前沿的檔案知識、專業(yè)技術(shù)以及信息化知識。因此，單位要重視人才隊伍建設(shè)，做好對檔案管理人員的選拔和遴選工作，選拔一批能夠熟練掌握檔案管理專業(yè)內(nèi)容，具備良好信息素養(yǎng)的檔案管理人員，爭取做到人崗匹配。與此同時，還要加強對新入職人員的培訓(xùn)，開展多元化、多層面的人才培訓(xùn)教育，促進(jìn)檔案管理人員完善自身檔案管理知識體系。開展諸如專題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流講座與論壇等一系列形式豐富的活動，加強單位學(xué)習(xí)氛圍建設(shè)。還要加強檔案管理部門人員的繼續(xù)教育，加大資金投入，引進(jìn)辦公自動化領(lǐng)域的專業(yè)人才，制定科學(xué)合理的激勵機制。

推動數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施的完善是實現(xiàn)辦公自動化的物質(zhì)基礎(chǔ)，先進(jìn)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作質(zhì)量與效率的保障。首先要加強單位硬件設(shè)施建設(shè)，確保單位整體硬件設(shè)施運行的可能性與兼容性，加強部門之間的交流與溝通。其他部門的硬件基礎(chǔ)設(shè)施必須與檔案管理部門相配合。與此同時，為了保障檔案信息資料在傳輸進(jìn)程中的安全性及穩(wěn)定性，要完善網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險規(guī)避機制，加強單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)整體的安全性建設(shè)。其次，不能忽視軟件的基礎(chǔ)建設(shè)。創(chuàng)新利用軟件服務(wù)外包等方式，開發(fā)與檔案管理自動化建設(shè)相融合的管理軟件。國家相關(guān)部門要做好自動化檔案管理軟件的宣傳與推廣，促使各個單位間的檔案管理軟件可以兼容、匹配。推動檔案管理網(wǎng)絡(luò)能夠在全國逐漸形成連接快速、覆蓋面廣以及網(wǎng)點多的網(wǎng)絡(luò)體系，能夠為檔案管理工作共建、共享等活動提供堅實的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。

隨著第三次科技革命的興起，辦公自動化技術(shù)開始滲透于我國各個機關(guān)、企事業(yè)單位的日常管理活動中，推動檔案管理辦公自動化是與時俱進(jìn)的必然選擇。要求將辦公自動化轉(zhuǎn)化、應(yīng)用到繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作中，最終實現(xiàn)辦公自動化檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。

（作者單位：東莞日報社）