◎范日金

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和對策

◎范日金

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)就是要加快存量檔案和增量檔案的信息化和電子化，使檔案信息利用不再受時間和空間的限制。本文指出了當(dāng)前基層檔案數(shù)字化建設(shè)還存在著基礎(chǔ)工作不夠標(biāo)準(zhǔn)、安全工作不夠保障、憑證價值不夠體現(xiàn)、技術(shù)水準(zhǔn)不夠先進(jìn)、隊(duì)伍素質(zhì)不夠平衡、法規(guī)制度不夠健全等不足之處，針對性提出了檔案數(shù)字化建設(shè)的對策建議，可為我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供一定的依據(jù)。

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案在檔案管理中逐漸使用，并呈現(xiàn)快速發(fā)展趨勢，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)是我國檔案界比較關(guān)注的熱點(diǎn)之一，它的關(guān)鍵是加快存量檔案和增量檔案的信息化和電子化，使檔案信息利用不再受時間和空間的限制?；鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案具有管理智能化、使用方便化、資源數(shù)字化等特點(diǎn)，能夠突破時空的界限，為社會各界提供更廣泛更高效的需求。

主要存在問題

新形勢新常態(tài)下，我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)雖然取得初步成效，但是仍然存在一些問題，總結(jié)為六個“不”：

檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作不夠標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)，數(shù)字檔案建設(shè)中存在投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)問題、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后問題、管理軟件不配套問題、單位不夠重視等問題，檔案基礎(chǔ)工作底子不牢，標(biāo)準(zhǔn)不高。

檔案數(shù)字化安全工作不夠保障。檔案數(shù)字化必須要有數(shù)字化設(shè)備的存在，它的生成、傳遞和識別都離不開計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟硬件，數(shù)字檔案并不是無堅(jiān)不摧的，它容易受到病毒、黑客的攻擊而導(dǎo)致文件被刪除、篡改、偷盜等，另外，由于數(shù)字化所依賴的技術(shù)及其設(shè)備更新?lián)Q代速度較快，會給數(shù)字化檔案有效利用帶來一定的影響，而人為不確定因素和地質(zhì)災(zāi)害等自然因素則有可能給數(shù)字化檔案帶來毀滅性的的破壞，因此，數(shù)字化檔案的安全性和穩(wěn)定性不夠有效保障。

檔案數(shù)字化憑證價值不夠體現(xiàn)。從認(rèn)識方面、技術(shù)方面和管理制度等方面來看，數(shù)字化檔案還存在部分懸而未決的問題。當(dāng)前形勢下，數(shù)字化檔案的法律憑證效力還不夠高，所能發(fā)揮的作用就被打一定的折扣。檔案數(shù)字化的根本在于檔案原貌的保持，但是它通過計(jì)算機(jī)設(shè)備的解讀，容易被刪除、剪切和修改，檔案原貌較難確認(rèn)，使其原始性、可靠性大大降低，數(shù)字化憑證價值未能很好體現(xiàn)。

檔案數(shù)字化技術(shù)水準(zhǔn)不夠先進(jìn)。檔案數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子技術(shù)等新興技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的兼容性、匹配性、過時性等問題是制約檔案數(shù)字化建設(shè)的制約因素。目前，大部分基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚未同計(jì)算機(jī)信息處理很好的結(jié)合起來，檔案信息整理偏少，數(shù)據(jù)又多為條目數(shù)據(jù)，使用以手工操作查閱為主，費(fèi)時又費(fèi)工，效率低下，可以滿足單一檢索，但無法滿足社會公眾的多元化需求，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)水準(zhǔn)還不夠先進(jìn)。

檔案數(shù)字化隊(duì)伍素質(zhì)不夠平衡。檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)參差不齊，我國大部分基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)老化，對檔案的重要性又缺乏理性認(rèn)識，缺乏專業(yè)檔案培訓(xùn)，缺乏專職檔案人員，對各自股室站所檔案的收集、歸檔、整理、裝訂等相關(guān)業(yè)務(wù)知之甚少。而兼職檔案員一般不能專注于檔案工作，更多的是停留于收發(fā)或查找這個較初級的階段，沒能很好的具備和掌握現(xiàn)代化管理素質(zhì)和現(xiàn)代化操作技能，缺乏服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，整體隊(duì)伍素質(zhì)不夠平衡。

檔案數(shù)字化法規(guī)制度不夠健全。檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中難免會涉及到有關(guān)著作權(quán)、隱私權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的糾紛或問題，而檔案數(shù)字化法規(guī)制度還不夠完善，導(dǎo)致數(shù)字化檔案原本意義上的相關(guān)產(chǎn)權(quán)較難提供和保證，也更容易被篡改和侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、隱私權(quán)及知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行行之有效的保護(hù)，是當(dāng)下檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中的不得不面對的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

檔案數(shù)字化建設(shè)的對策建議

檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息資源應(yīng)該體現(xiàn)真實(shí)性、健全性、開放性、動態(tài)性，能夠提供多樣化的服務(wù)，并隨著時代的變遷呈現(xiàn)出不斷進(jìn)步、不斷發(fā)展的勢頭。

重視基層檔案基礎(chǔ)工作。要加強(qiáng)宣傳，提高對檔案數(shù)字化重要性和緊迫性的認(rèn)識，高度重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，建立起一套適合我國檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化體系，為數(shù)字檔案的管理和創(chuàng)新提供前提條件?；鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作主要是軟件硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的提升，包括計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、光盤、網(wǎng)絡(luò)版軟件等的配套和完善。我們只有通過各種途徑，既加大對硬件設(shè)施的投入，又強(qiáng)化對軟件設(shè)施的建設(shè)，也只有這樣，才能從根本上改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后的局面，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

加強(qiáng)數(shù)字檔案安全保障。電子檔案與紙質(zhì)檔案的長期共存將是今后的一大趨勢，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門應(yīng)實(shí)行異地備份，對于重要數(shù)字化檔案除了要實(shí)行異地備份外甚至要實(shí)行異質(zhì)備份，并注重檔案數(shù)字化過程的規(guī)范化和制度化建設(shè)要求，嚴(yán)格控制電子文件的收集、整理、歸檔和利用等環(huán)節(jié)，并作為原始檔案一個重要的留存依據(jù)。檔案工作者要利用好數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)庫，提高保密意識，以杜絕紙質(zhì)檔案使用或查詢過程中可能發(fā)生的丟失、篡改和破壞等現(xiàn)象的發(fā)生，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門則要構(gòu)建起信息安全保障體系所需要的外部環(huán)境，確保檔案信息安全。

提高數(shù)字檔案憑證價值。數(shù)字檔案便于計(jì)算機(jī)存儲及處理，包含了動態(tài)統(tǒng)計(jì)、結(jié)構(gòu)分析等功能。檔案人員將檔案信息數(shù)字化后，雖然方便用戶檢索、更新及修改，但是其真實(shí)性和原始性要打折扣，憑證作用不能很好體現(xiàn)。因此，檔案保管時要結(jié)合紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙方優(yōu)勢，在保存紙質(zhì)載體檔案的同時，也要相應(yīng)保存好電子載體檔案，實(shí)行檔案雙套保存，既可以高效發(fā)揮社會公眾存取檢索檔案的功能，又可以很好的體現(xiàn)檔案的憑證價值作用。

借鑒國外先進(jìn)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。國外很多國家較早實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程也領(lǐng)先于我國。他們不斷開發(fā)越來越先進(jìn)的檔案管理自動化系統(tǒng)，較早運(yùn)用到縮微技術(shù)來存儲檔案信息，運(yùn)用大型計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)社會各界信息共享，真正意義上實(shí)現(xiàn)了檔案信息化和數(shù)字化。從國內(nèi)來看，檔案數(shù)字化理論研究偏多，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)偏少，要加快國內(nèi)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，僅僅改變觀念還不行，還需要付出更多的努力，多借鑒國外的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，使檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程在不斷的學(xué)習(xí)、實(shí)踐和總結(jié)中步子邁得更大更快。

提升檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)。數(shù)字化檔案對基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)都提出更高要求，既要熟練掌握相關(guān)檔案知識，又要具備一定的管理知識，還要精通計(jì)算機(jī)軟硬件操作等等。因此，對于每一位檔案工作人員來說，要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)塑造，對于基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位部門來說，要切實(shí)加強(qiáng)對檔案人員的新知識、新技能、新設(shè)備等方面的培訓(xùn)，全面提高他們的責(zé)任感、政治感和使命感，努力把握現(xiàn)代化信息技術(shù)，努力將檔案隊(duì)伍打造成為專業(yè)復(fù)合型人才隊(duì)伍，以滿足當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。

健全完善相關(guān)法規(guī)制度。數(shù)字檔案要想得到法律的認(rèn)可和幫助，需要一定的時間和各方共同的努力，這也是一個需要直面的問題。主管部門要強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)，強(qiáng)化檔案法制宣傳，完善責(zé)任目標(biāo)制考核；業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門要講究點(diǎn)面結(jié)合，加強(qiáng)跟蹤督辦，在做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查的同時，還要做到定期及不定期的抽查；基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作者要認(rèn)真總結(jié)檔案管理方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，加大工作貫徹落實(shí)力度，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，建立健全運(yùn)作機(jī)制和獎懲機(jī)制等，真正意義上做到依法治檔。

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，既要有跨越式前進(jìn)的魄力，又要有跬步不止的務(wù)實(shí)精神，需要各方的共同努力才能加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，這符合現(xiàn)在社會發(fā)展的需要，也是向檔案管理現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變的趨勢。各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位要把檔案數(shù)字化建設(shè)提高到一個新的認(rèn)識高度，從重視基層檔案基礎(chǔ)工作、加強(qiáng)數(shù)字檔案安全保障、提高數(shù)字檔案憑證價值、借鑒國外先進(jìn)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)、提升檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)、健全完善相關(guān)法規(guī)制度等方面下功夫，為全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)做出積極的貢獻(xiàn)。

（作者單位：寧化縣發(fā)展新型墻體材料領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室）