◎陳夢

社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展策略

◎陳夢

針對社區(qū)檔案的管理現(xiàn)狀與發(fā)展策略一題展開了較為深入的研究，同時結合社區(qū)檔案管理工作中所存在的問題與筆者自身經(jīng)驗提出了幾點可行性較高的發(fā)展策略建議，其中包括加大對社區(qū)檔案的宣傳力度，提高認識、加強對檔案管理人員的培訓力度、齊抓共管，加強對社區(qū)檔案管理的保障支持以及實現(xiàn)社區(qū)檔案資料的信息共享等等，以期能夠帶來一些有價值的參考意見。

伴隨著城市改革速度的不斷加快，我國原有的城市管理體制與服務模式很顯然已經(jīng)無法跟上時代的發(fā)展腳步了。社區(qū)建設是促進和諧社會構建與城市經(jīng)濟水平穩(wěn)步提升的基礎保證，而社區(qū)檔案則是對社區(qū)的各項建設活動所作出的詳細記錄。通過妥善管理好社區(qū)檔案，不僅能夠促進社區(qū)管理行為的不斷規(guī)范，而且還能夠讓社區(qū)活動長時間的保持在良好狀態(tài)，在潛移默化的過程當中促進現(xiàn)代化城市精神與物質(zhì)文明的穩(wěn)定發(fā)展。

社區(qū)檔案管理的工作現(xiàn)狀

截止到2016年年底，我國的社區(qū)服務站數(shù)量已經(jīng)成功突破35000所，社區(qū)內(nèi)的服務設施覆蓋率也高達51%。除此之外，全國范圍內(nèi)的社區(qū)居民委員會成員更是多達44萬人次，專門從事社區(qū)公共管服務的工作人員多達106萬人次。除此之外，在全國各地還有508萬居民自愿成為了社區(qū)服務志愿者，他們的身影遍布了社區(qū)服務的各個領域當中，從而為我國的城市社區(qū)建設提供了不容忽視的促進力量。

正所謂“麻雀雖小，五臟俱全”，社區(qū)的規(guī)模雖然不大，但是其中所存在的各種工作卻都要由社區(qū)居委會來負責完成，為了能夠減少工作失誤、提升工作效率，就必須要對現(xiàn)有的社區(qū)檔案管理模式做出適當?shù)恼{(diào)整，有針對性地解決好存在于社區(qū)檔案管理工作中的諸多問題。

社區(qū)檔案管理工作中所存在的問題

檔案管理人員的素質(zhì)水平較低。通過上文中的介紹可知，社區(qū)檔案管理工作的內(nèi)容相對復雜，因此需要檔案管理人員具備較強的專業(yè)能力才能夠保證檔案管理的工作效率。然而，縱觀我國社區(qū)檔案的管理現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平較低，具體表現(xiàn)為如下的幾個方面：首先，缺少優(yōu)秀的專職檔案管理人員，檔案管理工作過于隨意；其次，檔案管理人員的檔案意識較差，不能夠熟練完成各種檔案管理工作任務；最后，檔案管理人員的工作積極性不高。

社區(qū)檔案管理工作過于弱化。目前，我國社區(qū)檔案管理的工作制度尚未設置完善，導致檔案管理工作的規(guī)范性較差。地方上的社區(qū)管理者大多處于各自為政的狀態(tài)，在日常的檔案管理工作當中只懂得從自身特征出發(fā)，并且將重心都放到了檔案收集、檔案存儲以及檔案保管等工作中，忽略了的檔案所具備的應用價值。

社區(qū)檔案的信息資料共享不順暢。通常情況下，社區(qū)檔案的信息資料很難實現(xiàn)暢通共享，從而大大降低了檔案資料的利用效率，具體表現(xiàn)為如下的兩個方面：首先，社區(qū)的檔案管理工作長時間處于無組織狀態(tài)，檔案管理人員存在著明顯的被動應付傾向，這不僅在無形之中浪費掉了很多寶貴資源，而且也無法將檔案信息資料的真正作用發(fā)揮出來；其次，在單機管理的模式當中，社區(qū)檔案資源的共享渠道無法順利構建，這會造成各個部門之間的溝通不夠順暢，同樣也會降低檔案信息資源的應用效率。

強化社區(qū)檔案管理工作的策略建議

加大對社區(qū)檔案的宣傳力度，提高認識。為了全面提升社區(qū)居民的檔案意識，檔案管理人員需要在現(xiàn)有的基礎之上擴大社區(qū)檔案的宣傳廣度，采用一些靈活有趣的宣傳方法來在社區(qū)內(nèi)形成良好的檔案管理氛圍。首先，通過社區(qū)廣播、微信公眾號、橫幅標語以及專欄等方式來宣傳檔案管理工作的重要性；其次，經(jīng)常性地舉辦一些有關于檔案管理的知識講座，將社區(qū)內(nèi)的檔案管理工作成就展示給民眾，通過舉辦知識競賽、辯論會等活動來提升群眾的參與積極性，爭取讓所有基層百姓都能夠感受到社區(qū)檔案管理與服務的親和力；最后，將檔案宣傳與業(yè)務指導緊密的關聯(lián)到一起，結合社區(qū)的發(fā)展現(xiàn)狀來制定出相匹配的業(yè)務監(jiān)督模式，以此來提升檔案信息的應用效率。

加強對檔案管理人員的培訓力度。首先，社區(qū)領導要全面提升社區(qū)檔案管理人員的服務理念，讓他們認識到自己身上所肩負的重要工作責任，從而在日常的工作當中更好地服務于大眾；其次，社區(qū)中的檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的業(yè)務流程，同時還要不斷提高自身的業(yè)務技能，將檔案資源的來源渠道、數(shù)量、應用價值以及整理類別都做到了然于胸；再次，社區(qū)領導要盡快培養(yǎng)出一批能夠熟練掌握并應用多媒體信息技術的復合型人才，同時還要為他們創(chuàng)造出良好的檔案管理工作環(huán)境，將這些檔案人才的工作積極性調(diào)動起來，盡可能的為他們提供更多的福利待遇與晉升機會。

齊抓共管，加強對社區(qū)檔案管理的保障支持。各個地方上的街道辦事處作為社區(qū)的主要行政管理部門來說，必須要充分發(fā)揮出自身在社區(qū)檔案管理工作中的積極作用，一方面要為社區(qū)檔案管理工作提供足夠的人力、物力以及財力資源，另一方面還要深入到社區(qū)檔案的管理工作中，督促他們及時改正問題。由于社區(qū)檔案管理會涉及到諸如民政、勞保、計生、社工以及文明辦等多個職能部門，因此教育者也要想盡一切辦法來做好統(tǒng)籌規(guī)劃，制定出統(tǒng)一明確的檔案歸檔、檔案整理以及檔案存儲標準，同相關部門建立起密切的交流與合作關系。除此之外，街道辦事處也要專門設置檔案管理辦公室，委任專員來負責對社區(qū)檔案的收集與歸檔工作進行動態(tài)化管理，針對表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予一定的精神與物質(zhì)獎勵。

實現(xiàn)社區(qū)檔案資料的信息共享。首先，社區(qū)檔案管理人員要積極應用現(xiàn)代化信息技術，盡快構建出完善的社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，為相關部門之間的資源共享與合作交流提供流暢的支持平臺；其次，要進一步完善網(wǎng)絡與信息化的教育培訓工作，將社區(qū)內(nèi)的檔案管理人員組織到一起，確保所有檔案管理人員都能夠熟練操作信息系統(tǒng)；最后，要積極改進傳統(tǒng)的單一化檔案管理模式，重新調(diào)整社區(qū)檔案管理部門中的職務與服務功能，以此來達到提升社區(qū)檔案應用效率的最終目的。

（作者單位：膠州市阜安街道辦事處）