文/叢芳，中石化石油工程設(shè)計有限公司

精細化管理在工程項目投標(biāo)中的應(yīng)用探析

文/叢芳，中石化石油工程設(shè)計有限公司

工程投標(biāo)活動中，投標(biāo)文件的編制非常重要，一份制作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐稑?biāo)文件反映了投標(biāo)單位的實力，展示了企業(yè)形象，并且給評委留下很好的印象，是業(yè)主考核投標(biāo)企業(yè)是否有能力承接工程施工的證明文件。在控制投標(biāo)文件編制質(zhì)量和中標(biāo)后為企業(yè)規(guī)避風(fēng)險方面，實行精細化管理給企業(yè)評審、決策、規(guī)避風(fēng)險帶來的有力保證，調(diào)高標(biāo)書質(zhì)量和中標(biāo)概率。

工程項目；精細化管理；投標(biāo)；應(yīng)用

工程項目投標(biāo)中，投標(biāo)文件一般包括經(jīng)濟、技術(shù)和商務(wù)標(biāo)三大塊，經(jīng)濟標(biāo)主要指投標(biāo)報價，技術(shù)標(biāo)主要包括施工組織設(shè)計方面的內(nèi)容，商階段務(wù)標(biāo)就是公司的資質(zhì)、業(yè)績、人員及財務(wù)等方面綜合實力。工程項目精細化管理就是用已制訂的適合本企業(yè)控制投標(biāo)文件編制質(zhì)量和中標(biāo)后風(fēng)險規(guī)避的一系列審核標(biāo)準(zhǔn)的表格來檢查、評審具體環(huán)節(jié)的一種手段。

1 編制投標(biāo)文件基本要求

1.1 做好市場調(diào)查，確定投標(biāo)目標(biāo)

經(jīng)營開發(fā)人員首先應(yīng)了解國家及本地區(qū)的整體建設(shè)規(guī)劃，經(jīng)分析后從中選取合適的項目進行跟蹤，多方面收集這些項目的所有信息，包括項目的投資規(guī)模、資金來源、投資人信譽、項目的設(shè)計單位、招標(biāo)代理單位和監(jiān)理單位等，并逐一建檔立項上報總部。當(dāng)項目進入施工招標(biāo)階段時，就要對該項目所有的信息進行分析，要對適合本企業(yè)的施工招標(biāo)項目及時向企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)匯報，上報工程信息評審和業(yè)主、施工現(xiàn)場情況調(diào)查，最后決定是否參加該項目的投標(biāo)。

1.2 明確分工，責(zé)任到人

確定投標(biāo)后，應(yīng)立即建立一個相應(yīng)的投標(biāo)項目組，實行投標(biāo)項目組長負(fù)責(zé)制。投標(biāo)項目組的負(fù)責(zé)人一般由經(jīng)營部部長擔(dān)任，下設(shè)投標(biāo)報價、商務(wù)、技術(shù)組和綜合協(xié)調(diào)4個小組，每個小組都要有專人負(fù)責(zé)，工作相對獨立，但又要相互配合和協(xié)調(diào)。對編標(biāo)工作必須明確分工，責(zé)任到人，要求每一位參加編標(biāo)的人員，要按照分工，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地完成所承擔(dān)的工作，共同努力編制出高質(zhì)量的投標(biāo)文件。

1.3 投標(biāo)項目精細化管理的組成

依據(jù)編制投標(biāo)文件的整個過程，精細化管理步驟大致分為標(biāo)前調(diào)查報告階段、投標(biāo)評審、成本測定、投標(biāo)總結(jié)、營銷交底、合同簽訂，每一環(huán)節(jié)將投標(biāo)文件拆分的非常詳細，條目清晰，方便編制人員理清頭緒，分清主次、審查人員方便評審、投標(biāo)決策提供可靠依據(jù)，讓投標(biāo)更具體時效性和精準(zhǔn)性。

2 精細化管理的在投標(biāo)中的應(yīng)用

2.1 編標(biāo)前做好標(biāo)前調(diào)查整體策劃和組織工作

在編標(biāo)前，首先要說的是標(biāo)前調(diào)查前，應(yīng)知道需要調(diào)查什么，根據(jù)精細化要求包括工程概況、施工場地、所在地市場環(huán)境、建設(shè)方背景、供應(yīng)商、競爭對手及其他需要說明的問題，尤其是所在地市場環(huán)境和供應(yīng)商方面，要詳細調(diào)查，所在地市場市場環(huán)境調(diào)，現(xiàn)在投標(biāo)單位不單單是了解施工環(huán)境，更豐富了調(diào)查內(nèi)容，包括所在地政治、經(jīng)濟、社會環(huán)境分析；供應(yīng)商方面的主要甲供料、主要材料價格及運距、物資供應(yīng)情況。上述內(nèi)容形成詳細的報告形式，擬任項目經(jīng)理需要參加調(diào)查，對于后期項目經(jīng)理答辯增加了得分機會。

2.2 成本測定組成和原則

此處提到的成本是指已編制好清單成本價后，根據(jù)企業(yè)自身情況和業(yè)主最高限價，計算出成本價較預(yù)算價的降幅和成本價較最高限價的降幅，從而計算出初步的成本毛利率，為下一步投標(biāo)評審提供評審依據(jù)。成本測定主要作用是計算項目毛利率，但是也綜合包括工程名稱、工程地點、工程類別、工程概況、投標(biāo)資質(zhì)、開標(biāo)時間及地點、主要合同條款、項目預(yù)算編制情況等，形成成本測定報告，可以每位評審成員均能對項目情況一目了然，節(jié)約了評審時間和精力。從企業(yè)的盈利能力和風(fēng)險抗壓性來考慮，低于成本毛利率的項目，不應(yīng)參加投標(biāo)。

2.3 投標(biāo)評審的基本內(nèi)容和注意事項

投標(biāo)評審是對投標(biāo)文件中商務(wù)、報價、技術(shù)三部分進行綜合評述，分為初審和評審委員會兩個層面評審，評審資料由項目投標(biāo)可行性報告和項目投標(biāo)評審表組成，評審意見達成統(tǒng)一才可繼續(xù)投標(biāo)。項目不分風(fēng)險級別，均需要編制項目投標(biāo)可行性報告，論證項目是否可行是決定最終是否參加投標(biāo)的關(guān)鍵資料，評審工作必須在開標(biāo)前3天完成。商務(wù)及合同風(fēng)險評估，作為一名商務(wù)標(biāo)編制人員應(yīng)該牢記商務(wù)標(biāo)的組成內(nèi)容，有針對性地認(rèn)真編制好商務(wù)投標(biāo)文件，不允許在常見條款出現(xiàn)失誤。終審提供評審的依據(jù)是招標(biāo)文件、投標(biāo)文件初稿、初審記錄表等，針對業(yè)主情況、項目產(chǎn)權(quán)情況、財經(jīng)能力、工程不能完成對社會的影響、工期及質(zhì)量、承諾及優(yōu)惠、合同中無定量或要承包商算量的風(fēng)險、合同條款苛刻的風(fēng)險、履約保證金、質(zhì)保金、延期罰款等風(fēng)險、指定分包商、材料商管理風(fēng)險、工程變更和索賠風(fēng)險、結(jié)算風(fēng)險等，實施項目精細化管理已不僅僅是對商務(wù)文件具體條款的審核層次，而是提高到項目若中標(biāo)后各種風(fēng)險的評估。

2.4 營銷交底資料

營銷交底資料是項目中標(biāo)后，對各相關(guān)部門及項目部轉(zhuǎn)口的項目重要資料，也是其他部門和項目施工的主要依據(jù)。主要含中標(biāo)通知書、招標(biāo)文件和投標(biāo)文件及營銷交底說明，說明已報告形式提供，包括工程概況、項目重難點、相關(guān)資源配備、成本價、控制價與合同價格、商務(wù)經(jīng)營關(guān)系、合同主要條款、合同風(fēng)險提示、不平衡報價、變更索賠及二次經(jīng)營建議、投標(biāo)評審提出意見及采取措施、其他說明資料，交底文件各方面資料詳細、齊全，有利于項目管理操作，避免了以往資料傳遞過程的失真性和不及時性，更具有實用性。

2.5 合同簽訂

項目中標(biāo)后，根據(jù)業(yè)主要求，雙方進行合同談判，無異議后進行合同簽訂。需要在談判階段做合同評審工作，潛在的合同風(fēng)險也相應(yīng)增加，為了切實把好合同簽訂關(guān)，規(guī)避合同風(fēng)險，確保中標(biāo)項目順利履約，在簽訂合同前必須進行項目合同評審。合同評審主要對涉及項目安全、質(zhì)量、環(huán)保、工期、資金支付等方面的合同內(nèi)容以及合同條款的合法合規(guī)性進行評審，其中業(yè)主對招標(biāo)文件中合同文本增減和修改的條款作為評審重點。幾個相關(guān)部門對各自條款進行評審，?？顚Ｔu防漏洞，業(yè)主合同條款中較為苛刻的、有較大風(fēng)險的，要匯總和業(yè)主在合同談判期間列出，爭取修改為對企業(yè)有利的形式。

3 結(jié)束語

總之，隨著項目投標(biāo)競爭越來越激烈，業(yè)主對投標(biāo)文件要求的層次水平也隨之提高，這就要求我們投標(biāo)文件編制人員，不但對傳統(tǒng)編制方法和較核手法加以牢記，對新的要求，新的規(guī)定、新的層次也要逐漸適應(yīng)，深刻剖析、認(rèn)真總結(jié)、杜絕失誤、提高水平、不斷探索完善才能在以后的投標(biāo)中取得勝利。

[1]施工企業(yè)投標(biāo)策略及報價技巧探討[D].廖輝輝.華南理工大學(xué)2012