王丹+王康建+何宇琦+田繪

摘要

本文介紹了樣品標(biāo)識(shí)體系的幾種常見形式，并針對(duì)目前檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)樣品保管中還存在的諸多問(wèn)題，提出從樣品保管室的合理規(guī)劃、二維標(biāo)識(shí)碼及結(jié)合使用和定期清理等方面，對(duì)樣品保管程序進(jìn)行優(yōu)化，以期實(shí)現(xiàn)樣品保管的規(guī)范性和時(shí)效性。

關(guān)鍵詞：樣品保管；合理規(guī)劃；二維標(biāo)識(shí)碼；二維定位碼；定期清理

1 前言

在檢測(cè)過(guò)程中，樣品是整個(gè)流程的載體，始終貫穿其中?！稒z驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持樣品管理程序，應(yīng)有樣品的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，并在檢驗(yàn)檢測(cè)整個(gè)期間保留該標(biāo)識(shí)。樣品的保管是樣品管理中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，因此對(duì)樣品的保管進(jìn)行規(guī)范性和時(shí)效性的管理是優(yōu)化樣品管理的重要部分。目前，隨著資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審的持續(xù)開展，大多數(shù)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的樣品管理程序也都逐步建立和完善，但部分檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)側(cè)重于樣品接收、樣品標(biāo)識(shí)及樣品流轉(zhuǎn)程序的建立和保持，而對(duì)于樣品的保管并未引起足夠的重視。

2 樣品標(biāo)識(shí)體系

樣品必須建立唯一性標(biāo)識(shí)，并在檢驗(yàn)檢測(cè)整個(gè)期間保留該標(biāo)識(shí)，以便在整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中不被混淆，通常標(biāo)識(shí)包括樣品編號(hào)、編碼、檢驗(yàn)狀態(tài)等信息。形式主要包括以下幾種[1]。

2.1 紙質(zhì)標(biāo)簽

傳統(tǒng)標(biāo)簽載體以紙質(zhì)標(biāo)簽為主，通過(guò)手工書寫或計(jì)算機(jī)打印。此類標(biāo)識(shí)形式容易出現(xiàn)以下錯(cuò)誤：（1）人工填寫不規(guī)范、填寫格式不統(tǒng)一，容易填寫或錄入錯(cuò)誤；（2）樣品信息查詢耗時(shí)，人工成本大；（3）樣品入庫(kù)、流轉(zhuǎn)、出庫(kù)等流程工作量大，且容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。目前，此類標(biāo)識(shí)形式已基本淘汰。

2.2 條碼標(biāo)簽

條碼系統(tǒng)是由條碼符號(hào)設(shè)計(jì)、制作及掃描閱讀組成的自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)[2]，其條碼符號(hào)包括一維條碼、二維條碼。條碼技術(shù)應(yīng)用于樣品保管，是對(duì)樣品保管的一大技術(shù)革新[3]。 一維條碼是一組由黑色豎條、空白以及對(duì)應(yīng)的字符以規(guī)則排列組成的標(biāo)記，只在一維方向上表示信息?？赏ㄟ^(guò)手持掃描槍對(duì)其進(jìn)行掃描，以達(dá)到快速讀取樣品信息的效果。 二維條碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息。與一維碼技術(shù)相比，二維條碼的信息密度有了較大的提高，誤碼率更低，編碼能力更強(qiáng)，應(yīng)用范圍更廣。二維條碼能夠在水平和垂直兩個(gè)方向存儲(chǔ)信息，使二維碼能夠滿足目前樣品信息量大的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)。

2.3 電子標(biāo)簽

電子標(biāo)簽[4]又稱射頻標(biāo)簽、應(yīng)答器、數(shù)據(jù)載體，是 RFID的俗稱。電子標(biāo)簽包括標(biāo)簽、閱讀器、天線3個(gè)基本組成部分。電子標(biāo)簽與閱讀器之間通過(guò)耦合元件實(shí)現(xiàn)射頻信號(hào)的空間（無(wú)接觸）耦合，在耦合通道內(nèi)，根據(jù)時(shí)序關(guān)系，實(shí)現(xiàn)能量的傳遞和數(shù)據(jù)交換。電子標(biāo)簽具有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，讀寫速度快、體積小、使用方便、安全、耐用等特點(diǎn)，目前正逐漸被各檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)使用。不同的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)可根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)、檢測(cè)設(shè)備的要求、檢測(cè)樣品的特點(diǎn)、檢測(cè)方法的限制等實(shí)際情況選擇不同的樣品標(biāo)識(shí)體系。無(wú)論是何種形式的標(biāo)識(shí)，都在樣品保管環(huán)節(jié)中起著重要作用。不同的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)充分利用各種標(biāo)識(shí)的特點(diǎn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，可多種形式標(biāo)識(shí)進(jìn)行結(jié)合，將其應(yīng)用到樣品保管的各個(gè)環(huán)節(jié)中，最終實(shí)現(xiàn)樣品管理的規(guī)范性、時(shí)效性。

3 檢測(cè)機(jī)構(gòu)樣品保管現(xiàn)狀

伴隨著檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)量的快速增長(zhǎng)，樣品保管問(wèn)題日益突出，主要體現(xiàn)在以下幾方面： （1）除了一些大型檢測(cè)機(jī)構(gòu)外，多數(shù)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的樣品信息全憑手工錄入，檢測(cè)樣品信息存在信息錄入不完整、差錯(cuò)率高、管理手段落后；（2）樣品放置時(shí)間較長(zhǎng)后難以尋找，樣品出現(xiàn)非常規(guī)損壞、遺漏等情況后難以追查，管理手段不科學(xué)；（3）樣品放置隨意性大，管理混亂，未建立規(guī)范化的樣品保管模式，管理手段不規(guī)范；（4）信息化滯后，無(wú)法定期清理樣品，未能動(dòng)態(tài)化管理樣品保管室。

4 樣品保管

樣品保管是樣品管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，涉及樣品標(biāo)識(shí)、樣品登記、樣品查找、余樣處理等。針對(duì)樣品信息錄入差錯(cuò)率高、樣品放置隨意性大、樣品查找困難等樣品保管的問(wèn)題，筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)提高樣品保管的規(guī)范性和時(shí)效性。

4.1 合理規(guī)劃，分區(qū)命名

各檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的樣品保管室保存樣品，注意溫濕度、塵埃等環(huán)境因素，設(shè)有消防安全設(shè)施，必要時(shí)可安裝門禁及監(jiān)控。當(dāng)樣品需要存放或養(yǎng)護(hù)時(shí)，應(yīng)保持、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件。同時(shí)，對(duì)樣品保管室進(jìn)行合理規(guī)劃，并分區(qū)命名，如可將樣品室分為A區(qū)、B區(qū)、C區(qū)等，如圖1所示，并根據(jù)各檢測(cè)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，將不同種類的樣品放置于不同區(qū)域，如，A區(qū)放置需退還的樣品，B區(qū)放置無(wú)需退還的樣品，C區(qū)放置特殊樣品，同時(shí)，可根據(jù)樣品保管期限、樣品大小等因素，對(duì)各區(qū)域進(jìn)一步細(xì)化，以便快速定位樣品，并保持樣品保管室的內(nèi)務(wù)整潔。

4.2 引入二維碼，快速查找樣品

二維碼屬于標(biāo)識(shí)體系中的條碼標(biāo)簽，本文涉及兩種二維碼，一種用于定位（以下簡(jiǎn)稱定位碼），一種用于標(biāo)識(shí)樣品信息（以下簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)碼），兩種二維碼的結(jié)合使用，可以幫助樣品保管員快速定位樣品，減少查找樣品的工作量，提高樣品保管的效率性。筆者認(rèn)為可從以下幾個(gè)方面對(duì)二維碼進(jìn)行設(shè)計(jì)：

（1）根據(jù)樣品柜所在區(qū)域、樣品柜上單元格所在行、所在列對(duì)每一樣品柜單元格命名，如A.0101表示A區(qū)樣品柜的第一行第一列的單元格，然后通過(guò)Lims系統(tǒng)（實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)）生成定位碼，貼于樣品柜的每一小單元格上，建立每一定位碼與樣品柜每一小單元格的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，如圖2所示。放置樣品時(shí)，首先使用手持掃碼器掃描某單元格的定位碼，確定樣品位置，然后掃描需要放入此樣品柜的所有樣品標(biāo)識(shí)碼，并將此批樣品放入此單元格。系統(tǒng)自動(dòng)記錄此批樣品放置于此樣品柜單元格內(nèi)，以此建立樣品與樣品柜單元格的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，檢測(cè)機(jī)構(gòu)可根據(jù)自身?xiàng)l件，確定每一樣品柜單元格的最大存放量。

（2）對(duì)于無(wú)需退還的或同種類型的樣品，為了簡(jiǎn)化流程并節(jié)約樣品柜空間，無(wú)需將其放入樣品柜中，可通過(guò)Lims系統(tǒng)生成新的定位碼，將其貼于大的樣品袋上。放置樣品時(shí)，首先使用手持掃碼器掃描樣品袋上的定位碼，確定樣品位置，然后掃描需要放入此袋的樣品標(biāo)識(shí)碼，確定樣品放于此樣品袋中，方便統(tǒng)一歸還或統(tǒng)一清理。

（3）通過(guò)定位碼的先后掃描，將后掃描定位碼下的樣品完全轉(zhuǎn)移至先掃描的定位碼下，以實(shí)現(xiàn)樣品的批量轉(zhuǎn)移。查找樣品時(shí)，只需在Lims系統(tǒng)中輸入樣品編號(hào)，即能查到樣品所在的樣品柜及樣品柜單元格，根據(jù)單元格的命名方式，即可快速定位樣品，減少查找樣品的工作量。

4.3 定期清理，保持動(dòng)態(tài)管理

對(duì)超過(guò)約定保存期限的樣品，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)分類整理，根據(jù)與客戶簽訂的標(biāo)書、合同等要求，需退還企業(yè)的樣品按期歸還；無(wú)需退還的樣品，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，定期由樣品管理人員統(tǒng)一處理，并做好相關(guān)記錄；對(duì)于特殊樣品，根據(jù)各方要求特殊保管，并按規(guī)定特殊處理。定期對(duì)樣品保管室進(jìn)行清理，能減少樣品的無(wú)效積壓，保證樣品保管室的內(nèi)務(wù)整潔，實(shí)現(xiàn)樣品保管室的動(dòng)態(tài)管理，其流程如圖3所示。實(shí)驗(yàn)室對(duì)樣品進(jìn)行清理時(shí)，應(yīng)保證對(duì)環(huán)境和人員健康安全沒(méi)有影響的情況下進(jìn)行分類清理并保留相關(guān)記錄。

5 結(jié)語(yǔ)

樣品保管是實(shí)驗(yàn)室樣品管理中的重要內(nèi)容，是保證檢測(cè)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠和溯源的重要依據(jù)，需要嚴(yán)格管理。樣品保管工作比較繁瑣，需要在長(zhǎng)期工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能更有效地提高樣品管理的效率和水平。為了科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化樣品管理程序，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對(duì)樣品保管環(huán)節(jié)的重視程度，根據(jù)自身的資金實(shí)力、檢測(cè)樣品的特點(diǎn)等實(shí)際情況，選擇適合于自身的樣品標(biāo)識(shí)體系并設(shè)計(jì)開發(fā)適宜的樣品保管程序和方法。此外，可引進(jìn)信息化和自動(dòng)化的樣品保管模式，建立一個(gè)規(guī)范、科學(xué)、高效的樣品信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)樣品信息共享，進(jìn)行樣品數(shù)量的準(zhǔn)確控制，使樣品保管工作踏上一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：四川省纖維檢驗(yàn)局）endprint