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        優(yōu)化檢驗檢測機構樣品保管程序的探討

        2017-12-19 17:29:00王丹王康建何宇琦田繪
        中國纖檢 2017年10期

        王丹+王康建+何宇琦+田繪

        摘要

        本文介紹了樣品標識體系的幾種常見形式,并針對目前檢驗檢測機構樣品保管中還存在的諸多問題,提出從樣品保管室的合理規(guī)劃、二維標識碼及結合使用和定期清理等方面,對樣品保管程序進行優(yōu)化,以期實現樣品保管的規(guī)范性和時效性。

        關鍵詞:樣品保管;合理規(guī)劃;二維標識碼;二維定位碼;定期清理

        1 前言

        在檢測過程中,樣品是整個流程的載體,始終貫穿其中?!稒z驗檢測機構資質認定評審準則》要求檢驗檢測機構應建立和保持樣品管理程序,應有樣品的標識系統(tǒng),并在檢驗檢測整個期間保留該標識。樣品的保管是樣品管理中一個重要環(huán)節(jié),因此對樣品的保管進行規(guī)范性和時效性的管理是優(yōu)化樣品管理的重要部分。目前,隨著資質認定評審的持續(xù)開展,大多數檢驗檢測機構的樣品管理程序也都逐步建立和完善,但部分檢驗檢測機構側重于樣品接收、樣品標識及樣品流轉程序的建立和保持,而對于樣品的保管并未引起足夠的重視。

        2 樣品標識體系

        樣品必須建立唯一性標識,并在檢驗檢測整個期間保留該標識,以便在整個流轉過程中不被混淆,通常標識包括樣品編號、編碼、檢驗狀態(tài)等信息。形式主要包括以下幾種[1]。

        2.1 紙質標簽

        傳統(tǒng)標簽載體以紙質標簽為主,通過手工書寫或計算機打印。此類標識形式容易出現以下錯誤:(1)人工填寫不規(guī)范、填寫格式不統(tǒng)一,容易填寫或錄入錯誤;(2)樣品信息查詢耗時,人工成本大;(3)樣品入庫、流轉、出庫等流程工作量大,且容易出現人為錯誤。目前,此類標識形式已基本淘汰。

        2.2 條碼標簽

        條碼系統(tǒng)是由條碼符號設計、制作及掃描閱讀組成的自動識別系統(tǒng)[2],其條碼符號包括一維條碼、二維條碼。條碼技術應用于樣品保管,是對樣品保管的一大技術革新[3]。 一維條碼是一組由黑色豎條、空白以及對應的字符以規(guī)則排列組成的標記,只在一維方向上表示信息??赏ㄟ^手持掃描槍對其進行掃描,以達到快速讀取樣品信息的效果。 二維條碼是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面(二維方向上)分布的黑白相間的圖形記錄數據符號信息。與一維碼技術相比,二維條碼的信息密度有了較大的提高,誤碼率更低,編碼能力更強,應用范圍更廣。二維條碼能夠在水平和垂直兩個方向存儲信息,使二維碼能夠滿足目前樣品信息量大的檢驗檢測機構。

        2.3 電子標簽

        電子標簽[4]又稱射頻標簽、應答器、數據載體,是 RFID的俗稱。電子標簽包括標簽、閱讀器、天線3個基本組成部分。電子標簽與閱讀器之間通過耦合元件實現射頻信號的空間(無接觸)耦合,在耦合通道內,根據時序關系,實現能量的傳遞和數據交換。電子標簽具有數據存儲量大,讀寫速度快、體積小、使用方便、安全、耐用等特點,目前正逐漸被各檢驗檢測機構使用。不同的檢驗檢測機構可根據自身經濟、檢測設備的要求、檢測樣品的特點、檢測方法的限制等實際情況選擇不同的樣品標識體系。無論是何種形式的標識,都在樣品保管環(huán)節(jié)中起著重要作用。不同的檢驗檢測機構應充分利用各種標識的特點,取長補短,可多種形式標識進行結合,將其應用到樣品保管的各個環(huán)節(jié)中,最終實現樣品管理的規(guī)范性、時效性。

        3 檢測機構樣品保管現狀

        伴隨著檢驗檢測機構業(yè)務量的快速增長,樣品保管問題日益突出,主要體現在以下幾方面: (1)除了一些大型檢測機構外,多數檢測機構的樣品信息全憑手工錄入,檢測樣品信息存在信息錄入不完整、差錯率高、管理手段落后;(2)樣品放置時間較長后難以尋找,樣品出現非常規(guī)損壞、遺漏等情況后難以追查,管理手段不科學;(3)樣品放置隨意性大,管理混亂,未建立規(guī)范化的樣品保管模式,管理手段不規(guī)范;(4)信息化滯后,無法定期清理樣品,未能動態(tài)化管理樣品保管室。

        4 樣品保管

        樣品保管是樣品管理中的一個重要環(huán)節(jié),涉及樣品標識、樣品登記、樣品查找、余樣處理等。針對樣品信息錄入差錯率高、樣品放置隨意性大、樣品查找困難等樣品保管的問題,筆者結合自己的工作經驗,認為可以從以下幾個方面來提高樣品保管的規(guī)范性和時效性。

        4.1 合理規(guī)劃,分區(qū)命名

        各檢測機構應設置獨立的樣品保管室保存樣品,注意溫濕度、塵埃等環(huán)境因素,設有消防安全設施,必要時可安裝門禁及監(jiān)控。當樣品需要存放或養(yǎng)護時,應保持、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件。同時,對樣品保管室進行合理規(guī)劃,并分區(qū)命名,如可將樣品室分為A區(qū)、B區(qū)、C區(qū)等,如圖1所示,并根據各檢測機構的實際情況,將不同種類的樣品放置于不同區(qū)域,如,A區(qū)放置需退還的樣品,B區(qū)放置無需退還的樣品,C區(qū)放置特殊樣品,同時,可根據樣品保管期限、樣品大小等因素,對各區(qū)域進一步細化,以便快速定位樣品,并保持樣品保管室的內務整潔。

        4.2 引入二維碼,快速查找樣品

        二維碼屬于標識體系中的條碼標簽,本文涉及兩種二維碼,一種用于定位(以下簡稱定位碼),一種用于標識樣品信息(以下簡稱標識碼),兩種二維碼的結合使用,可以幫助樣品保管員快速定位樣品,減少查找樣品的工作量,提高樣品保管的效率性。筆者認為可從以下幾個方面對二維碼進行設計:

        (1)根據樣品柜所在區(qū)域、樣品柜上單元格所在行、所在列對每一樣品柜單元格命名,如A.0101表示A區(qū)樣品柜的第一行第一列的單元格,然后通過Lims系統(tǒng)(實驗室信息管理系統(tǒng))生成定位碼,貼于樣品柜的每一小單元格上,建立每一定位碼與樣品柜每一小單元格的一一對應關系,如圖2所示。放置樣品時,首先使用手持掃碼器掃描某單元格的定位碼,確定樣品位置,然后掃描需要放入此樣品柜的所有樣品標識碼,并將此批樣品放入此單元格。系統(tǒng)自動記錄此批樣品放置于此樣品柜單元格內,以此建立樣品與樣品柜單元格的一一對應關系,檢測機構可根據自身條件,確定每一樣品柜單元格的最大存放量。

        (2)對于無需退還的或同種類型的樣品,為了簡化流程并節(jié)約樣品柜空間,無需將其放入樣品柜中,可通過Lims系統(tǒng)生成新的定位碼,將其貼于大的樣品袋上。放置樣品時,首先使用手持掃碼器掃描樣品袋上的定位碼,確定樣品位置,然后掃描需要放入此袋的樣品標識碼,確定樣品放于此樣品袋中,方便統(tǒng)一歸還或統(tǒng)一清理。

        (3)通過定位碼的先后掃描,將后掃描定位碼下的樣品完全轉移至先掃描的定位碼下,以實現樣品的批量轉移。查找樣品時,只需在Lims系統(tǒng)中輸入樣品編號,即能查到樣品所在的樣品柜及樣品柜單元格,根據單元格的命名方式,即可快速定位樣品,減少查找樣品的工作量。

        4.3 定期清理,保持動態(tài)管理

        對超過約定保存期限的樣品,實驗室應分類整理,根據與客戶簽訂的標書、合同等要求,需退還企業(yè)的樣品按期歸還;無需退還的樣品,經相關負責人審批后,定期由樣品管理人員統(tǒng)一處理,并做好相關記錄;對于特殊樣品,根據各方要求特殊保管,并按規(guī)定特殊處理。定期對樣品保管室進行清理,能減少樣品的無效積壓,保證樣品保管室的內務整潔,實現樣品保管室的動態(tài)管理,其流程如圖3所示。實驗室對樣品進行清理時,應保證對環(huán)境和人員健康安全沒有影響的情況下進行分類清理并保留相關記錄。

        5 結語

        樣品保管是實驗室樣品管理中的重要內容,是保證檢測數據真實可靠和溯源的重要依據,需要嚴格管理。樣品保管工作比較繁瑣,需要在長期工作中不斷總結經驗,才能更有效地提高樣品管理的效率和水平。為了科學化、規(guī)范化、標準化和制度化樣品管理程序,檢驗檢測機構應加大對樣品保管環(huán)節(jié)的重視程度,根據自身的資金實力、檢測樣品的特點等實際情況,選擇適合于自身的樣品標識體系并設計開發(fā)適宜的樣品保管程序和方法。此外,可引進信息化和自動化的樣品保管模式,建立一個規(guī)范、科學、高效的樣品信息庫,實現樣品信息共享,進行樣品數量的準確控制,使樣品保管工作踏上一個新臺階。

        參考文獻:

        [1]宋鶴.檢驗檢測機構樣品管理的發(fā)展與探析[J].天津科技,2017(01):22.

        [2]GB/T 12905—2000 條碼術語[S].

        [3]吳北平.條碼系統(tǒng)在檢測樣品管理中的應用[J].露天采礦技術,2012(06):58.

        [4]趙斌.RFID技術的應用及發(fā)展[J].電子設計工程,2010(10):123-124.

        (作者單位:四川省纖維檢驗局)endprint

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