田淑萍

（內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市檔案局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

基于B/S模式的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

田淑萍

（內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市檔案局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

隨著管理部門信息化進(jìn)程的深入和推進(jìn)，對(duì)檔案管理工作的數(shù)字化提出了要求，為此，文章提出了基于B/S模式的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行需求分析，采用B/S架構(gòu)，構(gòu)建了系統(tǒng)的軟件框架和功能架構(gòu)，提出了檔案管理部門的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)模型，并從數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面構(gòu)建了可靠性高、結(jié)構(gòu)完善的安全體系。

檔案管理；數(shù)字化；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著計(jì)算機(jī)等各種高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息的處理、存儲(chǔ)、傳遞和開發(fā)利用已經(jīng)成為人們生活和工作中的一個(gè)部分。數(shù)字檔案館將原有的以紙張為載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行管理和利用，是傳統(tǒng)檔案館功能的延伸[1]。檔案管理系統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域的強(qiáng)大作用，已經(jīng)成為政府、企業(yè)事業(yè)單位信息化建設(shè)中的重要組成部分[2]?，F(xiàn)代的檔案管理模式在市級(jí)檔案館的管理當(dāng)中是一項(xiàng)重要的模式，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)模式逐漸進(jìn)行替代[3]。

本文基于檔案管理部門的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行進(jìn)行了需求分析，設(shè)計(jì)了電子化檔案管理系統(tǒng)的整體框架和子模塊。該系統(tǒng)能夠?yàn)闄n案管理提供更好的效果。

1 需求分析

較于紙質(zhì)系統(tǒng)，電子檔案系統(tǒng)應(yīng)該更好地適應(yīng)檔案管理部門的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)。該系統(tǒng)有如下需求。

1.1 并發(fā)處理功能

隨著檔案管理工作的業(yè)務(wù)量逐漸增多，對(duì)工作人員的需求也逐漸增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)整理工作不僅效率低下，還容易出錯(cuò)。因此，我們提出的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以多人同時(shí)訪問，同時(shí)保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

1.2 操作成功率

數(shù)據(jù)庫(kù)是所有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的中心，需要采用實(shí)物保護(hù)措施，在數(shù)據(jù)庫(kù)更新時(shí)能夠保證數(shù)據(jù)的一致性。

1.3 穩(wěn)定性

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將引入雙機(jī)備份機(jī)制，確保在發(fā)生不可預(yù)估的故障時(shí)能夠保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，不間斷，確保檔案管理部門的所有文件不會(huì)丟失。

1.4 安全性

為了防止用戶密碼等數(shù)據(jù)被竊取，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，并設(shè)置訪問控制。

1.5 可用性

由于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)直接面向管理部門的業(yè)務(wù)，因此系統(tǒng)需處理的業(yè)務(wù)多[4]。在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，要對(duì)不合理的流程進(jìn)行優(yōu)化，保證系統(tǒng)無縫對(duì)接日常紙質(zhì)模式下的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。

1.6 可擴(kuò)充性及可維護(hù)性

在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，為了滿足管理部門的工作特性，需引入3層框架技術(shù)，不同層的任務(wù)不同，各層間不相互依賴，以此提高系統(tǒng)的性能，進(jìn)而提升整個(gè)系統(tǒng)的可維護(hù)和可擴(kuò)展性。

2 系統(tǒng)建設(shè)

2.1 總體架構(gòu)

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理部門工作的科學(xué)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)工作從紙質(zhì)向網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化升級(jí)，本文建立了檔案管理部門的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。由于管理部門的業(yè)務(wù)不需要到指定地點(diǎn)辦公，可以網(wǎng)上遠(yuǎn)程在線處理，因此，B/S模式正好適用于此檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)用戶在任意地點(diǎn)都可以進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。基于此，本文構(gòu)建出數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的拓?fù)鋱D，如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

該管理部門的檔案管理涉及的所有數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，該服務(wù)端的數(shù)據(jù)庫(kù)可以使該數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)通過瀏覽器直接與用戶連接，用戶的相關(guān)業(yè)務(wù)處理工作都可以在線完成。該系統(tǒng)還包括一個(gè)備份的數(shù)據(jù)庫(kù)，以應(yīng)對(duì)突發(fā)故障，保障數(shù)據(jù)可靠性。同時(shí)，設(shè)置了位于網(wǎng)絡(luò)邊界的防火墻，保護(hù)系統(tǒng)的安全性。

2.2 功能架構(gòu)

根據(jù)業(yè)務(wù)的流程，本數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)分為如下6個(gè)子系統(tǒng)：案卷管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、分類管理系統(tǒng)、檢索管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等。整體的結(jié)構(gòu)模塊如圖2所示。

各個(gè)子系統(tǒng)的功能主要是：（1）文件管理系統(tǒng)。其功能主要是文記錄人、查詢、借閱、閱覽、查閱操作日志。（2）用戶管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)用戶信息的權(quán)限管理。（3）分類管理系統(tǒng)。主要是管理員對(duì)于文書、業(yè)務(wù)、收藏夾等檔案的管理，檔案檢索的權(quán)限屬于所有參與該系統(tǒng)的參與者。（4）檔案檢索系統(tǒng)。主要有簡(jiǎn)單檢索、高級(jí)檢索、跨庫(kù)檢索3部分。（5）業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括檔案的轉(zhuǎn)移接收、信息統(tǒng)計(jì)及打印等設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)管理員的操作內(nèi)容。（6）檢索管理系統(tǒng)。主要包括簡(jiǎn)單檢索、高級(jí)檢索和跨庫(kù)檢索。

3 結(jié)語(yǔ)

本文首先對(duì)管理部門的電子化管理需求進(jìn)行了分析，介紹了該系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，分析了各個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)。該系統(tǒng)提高了管理部門檔案管理的效率及質(zhì)量，對(duì)政府部門的信息化進(jìn)程具有一定的推動(dòng)作用，對(duì)檔案管理工作的專業(yè)化、精細(xì)化有著重要的意義。

圖2 系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)

[1] 祁秋民.數(shù)字檔案館系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廈門：廈門大學(xué)，2014.

[2] FANG G H，WEI Z X，CUI B H，et al.Interbasin freshwater，heat and salt transport through the boundaries of the East and South China Seas from a variable-grid global ocean circulation model[J].Science in China Series D（Earth Sciences），2003（2）：149-161.

[3] 蔣孝明.基于LINQ的人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化，2014（3）：69-72.

[4] 趙玲.人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].東方企業(yè)文化，2014（6）：158-161.

Design of digital archives management system based on B/S mode

Tian Shuping
（Archives of Ulanqab City, Inner Mongolia Autonomous Region, Ulanqab 012000, China）

Along with the deepening and advancement of informationization process of management department, the requirements of the digitization of the archives management work are put forward. Therefore, this paper proposes the digital archives management system based on B/S mode. Aiming at digital archives management system for demand analysis, the software framework and function framework of the system are constructed by using B/S architecture, and puts forward the digital archives management system storage model of archives management department. And construct the safety system of high reliability and good structure from the aspects of data, network security and so on.

archives management; digital; system design

田淑萍（1964— ），女，內(nèi)蒙古烏蘭浩特人，檔案館員，學(xué)士；研究方向：檔案文化建設(shè)。