郭靖斌/中國葛洲壩集團第一工程有限公司

基于設(shè)備物資信息系統(tǒng)的管理實踐

郭靖斌/中國葛洲壩集團第一工程有限公司

本文立足于網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，研發(fā)了“葛洲壩集團第一工程有限公司設(shè)備物資信息系統(tǒng)”，將傳統(tǒng)設(shè)備物資管理手段信息化、模塊化、流程化、科學(xué)化，大大提高了企業(yè)設(shè)備物資管理的效率。

設(shè)備物資；信息系統(tǒng)；管理實踐

引言

隨著國家十三五規(guī)劃宏偉藍(lán)圖的繪制和“一帶一路”偉大戰(zhàn)略目標(biāo)的引領(lǐng)，將進(jìn)一步鞏固建筑業(yè)在國民經(jīng)濟中的支柱地位。建筑業(yè)將再次迎來行業(yè)的春天，同時建筑業(yè)也面臨產(chǎn)能過剩的問題，這就必須走深化改革、轉(zhuǎn)型升級的路線，打造“特色、科技、綠色、安全”建筑。有了發(fā)展目標(biāo)，就要積極努力去實現(xiàn)，要想實現(xiàn)目標(biāo)就必須轉(zhuǎn)換思路、改進(jìn)管理方式，才能一步一個腳印，扎實穩(wěn)步推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、設(shè)備物資信息系統(tǒng)的實施背景

中國葛洲壩集團第一工程有限公司作為中國葛洲壩集團股份有限公司核心骨干企業(yè)，緊跟集團改革創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型升級的步伐，搶抓PPP業(yè)務(wù)、環(huán)境治理業(yè)務(wù)、綠化園林業(yè)務(wù)、“一帶一路”國際市場業(yè)務(wù)的歷史機遇，為努力實現(xiàn)企業(yè)“改革創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型升級”的目標(biāo)，中國葛洲壩集團第一工程有限公司在設(shè)備物資管理方面，總結(jié)經(jīng)驗，整合資源，借助科技信息化手段，研發(fā)了“葛洲壩集團第一工程有限公司設(shè)備物資信息系統(tǒng)”，將傳統(tǒng)設(shè)備物資管理手段信息化、模塊化、流程化、科學(xué)化，大大提高了企業(yè)設(shè)備物資管理的效率。

二、設(shè)備物資信息系統(tǒng)的管理理念

公司借助網(wǎng)絡(luò)信息化手段，有效整合資源，以公司設(shè)備物資管理模式和管理流程為骨架，將設(shè)備物資從計劃、采購、賬務(wù)、核算、分析、處置等環(huán)節(jié)流程化、模塊化，業(yè)務(wù)操作簡單，形成流水作業(yè)，上下環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，減少重復(fù)工作量，提高管理水平，并且達(dá)到系統(tǒng)資源共享。

三、設(shè)備物資信息系統(tǒng)的主要做法

通過設(shè)備信息系統(tǒng)的服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用程序、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、計算機主機等設(shè)備進(jìn)行設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，以確保公司設(shè)備信息系統(tǒng)安全、可靠、高效運行。工作方式由原來的人工管理，改為由系統(tǒng)流程管理。傳統(tǒng)的人工方式存在很多問題，比如效率低下，每次查找設(shè)備的歷史狀況，要找相關(guān)人員詢問，重復(fù)查找資料，現(xiàn)在這些重復(fù)性工作完全有系統(tǒng)進(jìn)行替代，在系統(tǒng)上為設(shè)備建立檔案，包含技術(shù)參數(shù)、費用、調(diào)配和維修歷史狀況等所有相關(guān)信息，輸入關(guān)鍵字立即搜索出相關(guān)信息。由于公司所有工程項目部都屬于臨時機構(gòu)，以往一個項目完工后，設(shè)備資料大部分也丟棄、遺失，造成設(shè)備管理沒有連續(xù)性，信息丟失，給今后的管理工作造成很多麻煩，建立系統(tǒng)后每臺設(shè)備有了網(wǎng)絡(luò)檔案，實現(xiàn)了設(shè)備的全壽命周期管理，從而可以長效、全面、高效管理。

四、設(shè)備管理

（一）基于設(shè)備信息系統(tǒng)的設(shè)備管理核心

1.需求階段。

需求階段是設(shè)備需求的發(fā)起階段，針對工程所需求的設(shè)備選型、成本測算、技術(shù)要求、規(guī)格型號等方面充分分析論證后，制定項目總需用計劃和月度需用計劃。

2.策劃階段。

在策劃階段在設(shè)備總需用計劃和月度需用計劃，根據(jù)公司自有的設(shè)備情況，再進(jìn)行深入的經(jīng)濟合理性對比分析，最終確定設(shè)備來源，比如新購、租賃、購置二手設(shè)備、調(diào)配、工程分包等方式。

3.合同階段。

在設(shè)備配置策劃已經(jīng)確定，進(jìn)入采購實施階段，包括招投標(biāo)管理、合同談判、合同簽訂、采購結(jié)算等環(huán)節(jié)，最終完成設(shè)備實體采購。

4.使用階段。

使用階段是檢驗設(shè)備配置方案經(jīng)濟合理性、技術(shù)性能指標(biāo)、工作效率、運維管理的重要環(huán)節(jié)，同時也是公司固定資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié)。包括查詢分析、臺賬管理、維修管理、特種設(shè)備管理、監(jiān)視測量儀器管理、設(shè)備事故管理、設(shè)備調(diào)撥、設(shè)備報廢、資產(chǎn)管理等模塊。

5.結(jié)算階段。

結(jié)算階段主要是設(shè)備購置費用、租賃費用、折舊計提、資產(chǎn)重置、報廢處置等費用的賬務(wù)核算。

（二）設(shè)備信息系統(tǒng)管理模塊

1.查詢分析。

（1）設(shè)備臺賬?？梢圆樵儐闻_設(shè)備的編號、名稱、分類、型號、資產(chǎn)單位、使用單位、使用狀態(tài)、購置原值、重置原值等基本信息。

（2）設(shè)備分布。以直觀圖形的方式，體現(xiàn)公司所有設(shè)備按類別所占比重；以表格的形式，顯示使用單位所有設(shè)備的數(shù)量及類別。

（3）設(shè)備地圖。以地圖分布方式，直觀展示每個省級地區(qū)的公司所屬工程項目數(shù)量以及項目部相應(yīng)的設(shè)備情況。

（4）設(shè)備使用費查詢?？梢圆樵兪褂脝挝幌鄳?yīng)的設(shè)備使用費明細(xì)及費用收繳信息。

（5）維修計劃執(zhí)行統(tǒng)計報表?？刹樵兠颗_設(shè)備歷史維修類別、修理項目和時間、修理單位、修理費用、資金來源和主要部件，可方便快捷的了解設(shè)備機況。

（6）設(shè)備事故統(tǒng)計月報表。及時掌握設(shè)備使用過程中，發(fā)生事故的情況。

（7）監(jiān)視測量設(shè)備檢定檢驗計劃表。以報表的形式反映出公司所有監(jiān)視和測量設(shè)備檢定日期、檢定周期、檢定計劃及責(zé)任人員等信息。

（8）設(shè)備配置計劃臺賬。將工程項目對應(yīng)的設(shè)備配置計劃進(jìn)行臺賬管理，快速查找設(shè)備配置計劃的依據(jù)。

（9）設(shè)備采購合同臺賬、租賃合同臺賬?？蓪崟r掌握設(shè)備采購及租賃的合同信息，包括合同基本信息、合同金額、質(zhì)保金、資金支付情況等動態(tài)信息。

（10）特種設(shè)備管理報表。潮汛特種設(shè)備的基本信息、檢驗日期、檢驗單位、責(zé)任人、檢驗計劃，有效提高了特種設(shè)備檢驗計劃管理。

（11）資產(chǎn)折舊表。以動態(tài)的數(shù)據(jù)，更新設(shè)備資產(chǎn)的折舊計提過程，包括原值、重置原值、計提年限、計提期次、折舊金額、本期應(yīng)提折舊金額、累計折舊、凈值等信息。

2.設(shè)備配置模塊。

（1）配置計劃

建立設(shè)備配置需求計劃，明確所需設(shè)備名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、預(yù)估采購金額、使用單位及公司計劃批復(fù)信息。

（2）采購合同及結(jié)算。以合同臺賬管理來體現(xiàn)合同管理程序控制，臺賬中包括基本信息、采購方式、資金來源、合同會簽類型、審批人員、公司集采通知編號、審批狀態(tài)、合同資金動態(tài)支付情況，客觀全面的體現(xiàn)了合同管理流程和合同履約情況。

（3）租賃合同及結(jié)算。針對設(shè)備自理合同流程管理，包括合同基本信息、租賃類型、狀態(tài)、租賃費結(jié)算信息。

（4）設(shè)備驗收。格局公司設(shè)備管理辦法，對納入固定資產(chǎn)管理的所有新購設(shè)備，均需辦理設(shè)備驗收，建立設(shè)備檔案，包括驗收單號、合同名稱及標(biāo)號、使用單位、驗收項目、驗收日期、發(fā)票編號等信息。

3.臺賬管理。

臺賬管理共分為三個層級，分別為公司臺賬、項目臺賬、國際臺賬，每個層級根據(jù)權(quán)限、管理方式、地域的不同分別建立對應(yīng)的設(shè)備臺賬。

4.維修管理。

維修管理主要是對設(shè)備大中修及日常修理過程的管理，制定維保計劃，根據(jù)計劃編制對應(yīng)設(shè)備修理的內(nèi)容、時間、修理，為其建立修理檔案，對修理后的設(shè)備起到動態(tài)跟蹤監(jiān)控作用。

5.特種設(shè)備管理。

根據(jù)公司特種設(shè)備安全管理辦法，建立特種設(shè)備安全檢驗檔案，包括特種設(shè)備檢驗，大型設(shè)備安裝與拆除方案。

6.監(jiān)視測量儀器管理。

主要是針對測量儀器建立技術(shù)檔案，包括使用狀況、檢定周期、檢定單位、責(zé)任人等信息。

7.設(shè)備事故管理。

當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)事故時，在系統(tǒng)上詳細(xì)記錄事故設(shè)備信息、事故經(jīng)過及原因、當(dāng)事人、事故級別、經(jīng)濟損失、處理結(jié)果等相關(guān)信息。

8.設(shè)備調(diào)撥。

設(shè)備調(diào)撥管理主要針對公司已有設(shè)備的資產(chǎn)調(diào)撥管理，根據(jù)不同工程項目的需求，以設(shè)備管理辦法為依據(jù)，辦理調(diào)撥的手續(xù)，包括設(shè)備信息、調(diào)出和調(diào)入單位名稱、設(shè)備調(diào)撥和財務(wù)經(jīng)辦人等信息。同時在設(shè)備管理中，統(tǒng)計處于閑置狀態(tài)的設(shè)備，填寫相應(yīng)的閑置原因。

9.設(shè)備報廢。

設(shè)備報廢是對設(shè)備報廢審批、實物處理、處置合同的流程管理，詳細(xì)記錄了報廢設(shè)備的信息、審批問好、處置金額、處置方式、處置合同信息等信息，對設(shè)備報廢處置加強監(jiān)管。

10.資產(chǎn)管理。

在資產(chǎn)管理方面，設(shè)備信息系統(tǒng)應(yīng)用顯著的提高了設(shè)備資產(chǎn)的管理效率，減少了人工核算勞動強度。系統(tǒng)根據(jù)各使用單位設(shè)備清單及使用狀況，自動核算當(dāng)期及累計設(shè)備使用費，并根據(jù)財務(wù)固定資產(chǎn)折舊核算規(guī)則，核算每臺設(shè)備折舊計提和資產(chǎn)重置原值。

五、物資管理

（一）基于信息系統(tǒng)的物資管理核心

1.需求階段。

物資需求階段是根據(jù)工程主合同、招標(biāo)文件等工程主要資料文件，編制工程物資材料總需用計劃，然后根據(jù)工程進(jìn)度分解到月，制定工程物資月需用計劃。

2.策劃階段。

策劃階段是工程項目開工前，對工程所需材料的來源、采購方式、供應(yīng)方式、現(xiàn)場管理模式、市場行情等因素進(jìn)行調(diào)查、論證、策劃，最終形成工程物資管理的指導(dǎo)性文件。

3.合同階段。

合同階段是對物資采購實施階段的管理，確定采購方式，比如招標(biāo)采購、詢價采購等方式，然后進(jìn)入合同個條件和邊界條件責(zé)任的談判，最后簽訂合同。

4.采購階段。

采購階段是工程物資采購過程的實施階段，包括向供應(yīng)商申請所需的物資材料、現(xiàn)場驗收、物資發(fā)放、退庫等管理環(huán)節(jié)。

5.結(jié)算階段。

結(jié)算階段是與供應(yīng)商之間的結(jié)算管理，以采購合同、清單及重要附件為依據(jù)，按合同約定的結(jié)算方式、支付條件等方面，支付供應(yīng)商材料款。

（二）物資信息系統(tǒng)管理模塊

1.查詢分析。

計劃模塊：物資總需用計劃、年度需用量計劃、物資年采購計劃、月需用量計劃、月采購計劃、應(yīng)急采購報表。計劃模塊查詢是根據(jù)計劃的不同類型、不同方式和不同級別，分別查看所需要的計劃。

物資核銷模塊：主要物資量差核銷表、自購主要物資材料價差分析表?？刹樵児こ添椖恐饕镔Y材料現(xiàn)場量差核銷控制和材料價差情況。

2.計劃管理。

根據(jù)計劃的不同層級、不同需求時間和不同類型，分別建立主要材料預(yù)算、總需用計劃、年度需用計劃、月度需用計劃、年度采購計劃、月度采購計劃、應(yīng)急采購、月度報表上傳，加強計劃管理，提高計劃的準(zhǔn)確性，編制需求計劃，分解具體現(xiàn)場需求計劃確定具體采購計劃，包括采購物資的品種、規(guī)格型號、采購方式、采購時間、市場行情等信息。

3.合同結(jié)算。

合同結(jié)算是物資管理的重要環(huán)節(jié)，加強了公司對所屬在建項目的管理，建立合同檔案信息，掌握工程項目物資成本，模塊包括合同基本信息、采購方式、資金來源、采購計劃編號、集采結(jié)果通知、每筆業(yè)務(wù)的驗收及資金支付情況、每份合同的總體結(jié)算支付情況，在整個物資管理流程中體現(xiàn)資金流向。

4.項目庫存管理。

將物資賬務(wù)管理表單流水化，現(xiàn)場貨物收到后，系統(tǒng)填報到貨登記，然后自動生成驗收單。根據(jù)已驗收物資材料，按照發(fā)放方式，填寫領(lǐng)料單和調(diào)撥單。每月定期將現(xiàn)場實物盤存數(shù)量，錄入庫存管理倉庫盤點單，公司可以全面掌握在建項目庫存信息，優(yōu)化物資采購需求，合理降低庫存，協(xié)調(diào)項目之間物資調(diào)配，盤活資產(chǎn)利用率。

5.周轉(zhuǎn)材料庫存管理。

周轉(zhuǎn)材料庫存管理是按周轉(zhuǎn)材料的采購方式不同進(jìn)行模塊化管理。第一，按新購周轉(zhuǎn)材料方式，辦理采購入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、攤銷、報廢等業(yè)務(wù)流程。第二，按租賃周轉(zhuǎn)材料方式，辦理租賃入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、租出、租賃歸還、租入結(jié)算、攤銷及報廢等業(yè)務(wù)流程。有效加強周轉(zhuǎn)材料管理，防止資產(chǎn)流失，提高資產(chǎn)增值效益。

六、結(jié)語

公司依托信息化管理手段，結(jié)合工程設(shè)備物資管理實踐，設(shè)計并研發(fā)了“葛洲壩集團第一工程有限公司設(shè)備物資信息系統(tǒng)”，將設(shè)備物資全壽命周期管理納入信息化管理，建立數(shù)據(jù)庫平臺，直觀地展現(xiàn)了各個關(guān)鍵業(yè)務(wù)之間的相互管理，將業(yè)務(wù)管理模塊化，有效地預(yù)警和監(jiān)管公司各單位設(shè)備物資業(yè)務(wù)流程，將管理工作的“被動方式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃臃绞健薄Ｖ氨粍庸ぷ鞣绞?，通常在工作中出現(xiàn)問題是，才去向項目部調(diào)查和收集資料，既增加了工作量，也浪費了工作時間，管理風(fēng)險高。變?yōu)橹鲃庸ぷ鞣绞胶螅究偛靠梢愿鶕?jù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，及時掌握項目信息，提前發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，極大地提高了公司設(shè)備物資管理水平，降低了項目管理風(fēng)險。其次，信息系統(tǒng)充分地展示了每項業(yè)務(wù)辦理的流程，全部存入數(shù)據(jù)庫，避免了以前項目完工或人員變動后，項目管理資料丟失，不可追溯現(xiàn)象，使設(shè)備物資信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成為一個管理信息化平臺。此系統(tǒng)的應(yīng)用，大大降低了企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險和管理成本，極大提高了企業(yè)管理效率和資產(chǎn)管理效益，對行業(yè)管理水平提升起到了示范作用。

[1]李春萍.淺析信息系統(tǒng)在企業(yè)物資管理中的應(yīng)用[J].河南化工，2015（18）.

[2]吳文革.淺談國有企業(yè)如何做好倉庫管理工作[J].經(jīng)營管理者，2015（14）.