劉曉燕 / 四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院

關(guān)于做好新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理工作的相關(guān)探討

劉曉燕 / 四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院

教學(xué)檔案管理工作是高校教學(xué)工作的重要組成部分，它在提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量、明確學(xué)校的教學(xué)改革方向以及構(gòu)建校園文化等方面發(fā)揮著重要的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展，我國高校教學(xué)檔案管理被賦予了新的內(nèi)涵，同時(shí)也面臨著新的挑戰(zhàn)。本文從高校教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，深入分析了當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案管理過程中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上給出了新時(shí)期做好高校教學(xué)檔案管理工作的相關(guān)策略。

新時(shí)期；高校教學(xué)檔案管理工作；相關(guān)探討

縱觀歷史的軌跡，可以說每一個(gè)學(xué)校的教學(xué)檔案都記錄著一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷程，承載著一個(gè)學(xué)校的歷史文化。同時(shí)伴隨著高校的發(fā)展，教學(xué)檔案也在不斷地豐富和充實(shí)。教學(xué)檔案管理工作是隨著教學(xué)檔案的發(fā)展而衍生出的一項(xiàng)具體事務(wù)，它主要是指對學(xué)校招生、教學(xué)科研活動、管理決策詳細(xì)記錄收集、整理和歸檔的過程。新時(shí)期，高校教學(xué)檔案管理工作逐漸變得復(fù)雜和具有挑戰(zhàn)性，以致于在我國目前的高校教學(xué)檔案管理過程中存在著一些問題，等待著我們?nèi)ソ鉀Q。

一、當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案管理過程中存在的問題

（一）高校工作人員缺乏檔案管理意識

高校教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)很重要的工作，然而在高校管理領(lǐng)域，它卻常常受到人們的忽視。究其原因，則主要是因?yàn)楦咝９ぷ魅藛T缺乏檔案管理意識。很多教師認(rèn)為學(xué)校就是教師教書、學(xué)生學(xué)習(xí)的地方，學(xué)生成績就可以說明一切，從而忽略了教學(xué)開展的過程，這使得很多教師不愿意上交教學(xué)檔案，或者交上來的檔案內(nèi)容稀少，不能真實(shí)反映問題，也不具有實(shí)際的參考價(jià)值和儲藏意義。

（二）高校教學(xué)檔案管理制度存在缺陷

在當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案案卷丟失、錯(cuò)放、毀壞的現(xiàn)象，這不難看出，大部分高校的教學(xué)檔案管理都比較混亂。同時(shí)，高校教學(xué)檔案在歸檔、查找、借閱和歸還等方面也存在著嚴(yán)重的漏洞。比如：高校檔案管理員通常整天都忙于整理工作，工作量巨大，所以常常會導(dǎo)致高校檔案歸檔不及時(shí)，這無疑增加了檔案丟失的可能性；當(dāng)有人想要查看借閱某些檔案時(shí)，檔案管理人員往往需要很長的時(shí)間來進(jìn)行查找，這顯然浪費(fèi)了大量時(shí)間；有些檔案被借出后，便沒有了歸來之日，從此消失，這必然也會產(chǎn)生不可估量的損失。所以，健全高校檔案管理制度迫在眉睫。

（三）高校檔案管理人員素質(zhì)水平較低

從我國目前高校檔案管理人員素質(zhì)水平方面來看，可以大概得出這樣一個(gè)結(jié)論，即高校檔案管理人員素質(zhì)水平普遍較低，其已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢下高校教學(xué)檔案管理工作的需要。這突出表現(xiàn)為很多高校檔案管理人員并不是相關(guān)專業(yè)出身，且有些檔案管理人員文化程度也不高，他們?nèi)狈镜臋n案管理經(jīng)驗(yàn)和技能，在日常的工作中，只能憑借蠻力來努力完成工作任務(wù)，這樣既會增加檔案管理員的工作壓力，也不利于檔案管理工作的有效開展，顯然這種工作模式是不可取的。

（四）高校教學(xué)檔案管理手段比較落后

隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越普及，并對人們的生活產(chǎn)生了重大的影響。對于高校檔案管理來說，亦是如此。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得高校檔案管理部門出現(xiàn)了信息化設(shè)備，但是，從目前高校信息化設(shè)備運(yùn)用的實(shí)際情況來看，其使用效果并不理想。這突出表現(xiàn)在我國高校雖然出現(xiàn)了信息化的檔案管理設(shè)備，但是在使用過程中還沒有達(dá)到信息化管理的程度，有的檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，基本不使用現(xiàn)代信息化的設(shè)備，同時(shí)也不具備使用信息化設(shè)備的能力。所以高校教學(xué)檔案管理手段落后嚴(yán)重阻礙了高校教學(xué)檔案管理的發(fā)展。

二、新時(shí)期做好高校教學(xué)檔案管理工作的策略

（一）高校必須樹立檔案管理意識

馬克思主義哲學(xué)里面有講到過“意識對物質(zhì)具有反作用”，可見意識十分重要。的確如此，一個(gè)人具有了某種意識，在某種程度上就具有了開始某項(xiàng)行動的動力。所以，高校首先必須樹立教學(xué)檔案管理的意識，只有檔案管理意識提高了，高校檔案管理工作才能順利開展。平時(shí)，學(xué)?？梢苑e極舉辦檔案管理知識講座、檔案管理知識競賽、檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會等，鼓勵(lì)廣大師生積極參加，使他們能夠在活動中自覺地樹立起高校教學(xué)檔案管理意識，強(qiáng)化自身在檔案管理方面的責(zé)任，從而推動高校教學(xué)檔案管理朝著科學(xué)化和合理化的方向發(fā)展。對于在檔案管理過程中遇到的問題，檔案管理員要主動上報(bào)，并積極想辦法去解決。

（二）健全高校教學(xué)檔案管理制度

高校教學(xué)檔案管理制度是高校進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重要依據(jù)。新時(shí)期，要想做好高校的教學(xué)檔案管理工作，就必須要健全高校教學(xué)檔案管理制度，靠制度來規(guī)范和約束高校的教學(xué)檔案管理工作。同時(shí)在制定制度時(shí)，必須從高校教學(xué)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，按照高校檔案管理的實(shí)際需求來制定。只有這樣，制定出的高校檔案管理制度才能更具有可行性，才能更好地約束高校檔案的管理者和使用者，更好地促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的開展。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)水平

高校教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)水平直接關(guān)系著我國高校教學(xué)檔案的管理情況。所以新時(shí)期提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，是做好高校教學(xué)檔案管理工作的一條有效措施。高校教學(xué)檔案管理工作需要安排具備專業(yè)能力的工作人員來完成，這些人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任感和正派的工作作風(fēng)。同時(shí)，高校也要加強(qiáng)對高校教學(xué)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不定期對他們的能力進(jìn)行考核，以確保他們的職業(yè)水準(zhǔn)，從而有效提高高校教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，為學(xué)校發(fā)展提供更多有意義有價(jià)值的信息資源。

（四）完善高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)

高校教學(xué)檔案管理工作涉及的層面很廣，涉及的人員也很多，所以，高校教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，新時(shí)期只有全校人員共同支持和配合，才能真正做好高校教學(xué)檔案的管理工作。具體而言，學(xué)校必須要積極宣傳檔案管理思想，樹立起全校人員的教學(xué)檔案管理意識；加大對有關(guān)檔案管理培訓(xùn)工作的力度，提高全校人員對教學(xué)檔案管理的重視程度等。各個(gè)院系也要積極建立專門的檔案室，并安排專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行管理，明確其職責(zé)，以有效緩解高?？倷n案室的工作壓力，提高檔案管理的效率和管理質(zhì)量。

（五）落實(shí)高校檔案管理信息化建設(shè)工作

信息技術(shù)在我國高校教學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了初步的運(yùn)用，但是效果不佳。新時(shí)期，要想切實(shí)做好高校的教學(xué)檔案管理工作，就必須高度重視信息技術(shù)，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而減少高校教學(xué)檔案管理過程中不必要的時(shí)間和精力浪費(fèi)，提高高校教學(xué)檔案管理的效率。比如構(gòu)建電子檔案庫，它一方面有利于檔案管理員和使用者查詢，另一方面也有利于檔案的管理和儲存。所以高校必須充分認(rèn)識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，逐漸加大對信息設(shè)備的投入，及時(shí)更新設(shè)備；同時(shí)也要加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn)，使其能夠熟練靈活地操縱信息設(shè)備，從而切實(shí)落實(shí)高校檔案管理的信息化建設(shè)工作。

三、結(jié)語

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理工作十分重要。針對現(xiàn)階段我國高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題，高校必須積極采取措施，比如：樹立檔案管理意識，健全高校教學(xué)檔案管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)水平，完善高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，落實(shí)高校檔案管理信息化建設(shè)工作等等，從而切實(shí)提高高校教學(xué)檔案管理水平，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。

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