傅軍華/平泉市發(fā)展改革局

檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

傅軍華/平泉市發(fā)展改革局

目前，檔案管理仍存在一些問(wèn)題問(wèn)題，必須加以改進(jìn)，強(qiáng)化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)，提升檔案管理的信息化水平，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)行檔案的現(xiàn)代化管理策略，建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理的工作機(jī)制，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍。

檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

建設(shè)具有現(xiàn)代化的檔案管理工作需要立足于管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升，檔案管理人員對(duì)檔案意識(shí)的強(qiáng)化，以及建立科學(xué)合理的檔案管理制度。目前，隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大部分的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理方式，既減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度又提升了工作效率，使得檔案的管理方式隨著時(shí)代的發(fā)展獲得新突破。

一、檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案收集不全。只有檔案越全面才能夠?yàn)槠髽I(yè)積累更多的發(fā)展資料，為企業(yè)各部分進(jìn)行決策時(shí)能夠提供更細(xì)致的參考材料。但是，由于行政管理部門(mén)忽視檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。為了真實(shí)完整地收集檔案，滿(mǎn)足企業(yè)決策部門(mén)更全面的信息需求，必須要將檔案的資料在誕生之時(shí)就及時(shí)提交，由于大部分企業(yè)并沒(méi)有將檔案制度獨(dú)立出來(lái)，難以滿(mǎn)足資料整理的實(shí)際需求，所以影響了檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮。

（二）檔案收集過(guò)程不夠順暢。為保證檔案工作能夠發(fā)揮最大的價(jià)值，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對(duì)檔案管理工作的深刻認(rèn)識(shí)，自身的職業(yè)能力有限，難以準(zhǔn)確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導(dǎo)致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會(huì)出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問(wèn)題，為檔案收集管理工作的開(kāi)展帶來(lái)障礙。

（三）檔案的應(yīng)用效率低下。檔案的具體信息資源需要來(lái)自于企業(yè)的各個(gè)職能部門(mén)，而檔案的實(shí)際操作價(jià)值在于檔案的日常應(yīng)用。但是目前由于企業(yè)在檔案的移交管理過(guò)程中存在漏洞，沒(méi)有任何專(zhuān)業(yè)性的部門(mén)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督管理，行政部門(mén)檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導(dǎo)致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時(shí)，由于單位員工的流動(dòng)性非常大，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)與基層員工對(duì)檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值沒(méi)有深刻的了解，為檔案的日常應(yīng)用埋下了潛在危機(jī)。

二、檔案管理工作的改進(jìn)策略

（一）強(qiáng)化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件的最終歸宿。檔案管理人員做好文書(shū)的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級(jí)的文書(shū)收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求檔案管理人員一定要具備良好的文書(shū)收集意識(shí)，保證文件收集的真實(shí)性、完整性。與此同時(shí)，檔案管理人員需要加強(qiáng)與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護(hù)以及統(tǒng)計(jì)工作。

（二）提升檔案管理的信息化水平。為強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理工作水準(zhǔn)，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應(yīng)用于檔案管理工作流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。為實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視檔案的數(shù)據(jù)建庫(kù)工作，促進(jìn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時(shí)共享與信息開(kāi)發(fā)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，需要對(duì)檔案的信息收集運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)操作管理，提高檔案管理的自動(dòng)化程度。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為保障和提升檔案管理工作的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與操作質(zhì)量，需要重視對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業(yè)單位需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作人員的思想指導(dǎo)與意識(shí)管理，為工作人員及時(shí)了解國(guó)家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識(shí)與信息敏感度。與此同時(shí)，在對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的提升中增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感與使命感，在對(duì)檔案管理工作的技能提升中強(qiáng)化該項(xiàng)工作的應(yīng)用價(jià)值。

三、檔案的現(xiàn)代化管理策略

（一）建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度。保障檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設(shè)是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學(xué)合理的制度建設(shè)加上專(zhuān)業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅?shū)的信息收集與檔案管理工作開(kāi)展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學(xué)的，陳舊落后的，對(duì)于充分提升管理效率沒(méi)有幫助的操作方式，需要結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況建立有利于企業(yè)結(jié)構(gòu)獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業(yè)檔案管理制度操作的靈活性與科學(xué)性。在對(duì)不良制度的改善中積極結(jié)合富有時(shí)代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴(yán)密的管理體系。

（二）創(chuàng)新檔案管理的工作機(jī)制。豐富檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對(duì)企業(yè)的事業(yè)單位，高校的科學(xué)研究都具有重要的參考意義。在創(chuàng)新檔案管理的工作機(jī)制時(shí)需要強(qiáng)化組織的自我管理機(jī)制，主要的工作內(nèi)容需要對(duì)企業(yè)或者是該部門(mén)制定科學(xué)合理的階段性目標(biāo)，在對(duì)檔案管理的操作流程與實(shí)際運(yùn)用中提升工作質(zhì)量。其次，需要強(qiáng)化組織企業(yè)的自我參與機(jī)制。將檔案的信息應(yīng)用發(fā)展為部門(mén)開(kāi)展工作的重要協(xié)助內(nèi)容，積極主動(dòng)地參與到部門(mén)組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機(jī)制需要注意的是對(duì)互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制的重視。加強(qiáng)檔案管理工作與操作部門(mén)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，在良好的雙向互動(dòng)中提升部門(mén)之間的鏈接作用。

（三）建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍。現(xiàn)代化的檔案管理工作需要建立在具有現(xiàn)代化素質(zhì)的操作隊(duì)伍之上，在最大限度內(nèi)滿(mǎn)足檔案現(xiàn)代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量要求，需要建立完善合理的人才選拔機(jī)制，對(duì)具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)非常高的人員采取擇優(yōu)錄取，對(duì)于職業(yè)技能不夠突出的現(xiàn)有工作人員進(jìn)行必要的職業(yè)培訓(xùn)，開(kāi)展定期的職業(yè)講座或者職業(yè)宣講課，在優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與管理理念的學(xué)習(xí)中強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，在定期的職業(yè)培訓(xùn)中提升工作人員的職業(yè)技能，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予必要的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，在爭(zhēng)創(chuàng)先進(jìn)的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學(xué)習(xí)環(huán)境。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期的信息時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)，需要企業(yè)管理人員或者部門(mén)負(fù)責(zé)人強(qiáng)化對(duì)檔案管理的操作意識(shí)，采用科技化的手段和優(yōu)秀的管理理念參與檔案的日常整理，在對(duì)資源的有效收集與整理中提升其應(yīng)有價(jià)值，為事業(yè)單位或者企業(yè)部門(mén)提供必要的信息支撐。

[1]周毅. 檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略[J]. 檔案學(xué)研究，2004（1）：54-56.

[2]張照余，吳品才.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案管理，2007（6）：10-15.

[3]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[4]沈彥．淺議電子文件及電子檔案管理[J]．各部門(mén)導(dǎo)報(bào)．2010（4）：12～13