趙祥蕓/貴州盤(pán)江煤層氣開(kāi)發(fā)利用有限責(zé)任公司

關(guān)于物資采購(gòu)的集中管理和財(cái)務(wù)核算分析

趙祥蕓/貴州盤(pán)江煤層氣開(kāi)發(fā)利用有限責(zé)任公司

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，為了能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，各大企業(yè)通過(guò)各種各樣的管理模式來(lái)提高經(jīng)濟(jì)效益。而物資采購(gòu)的集中管理工作和財(cái)務(wù)核算分析直接關(guān)系到企業(yè)的成本，更影響到企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。只有在日常工作中不斷規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的控制管理，并進(jìn)行嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算工作，才能真正提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)健康、穩(wěn)定、高效的發(fā)展。

物資采購(gòu)；集中管理；財(cái)務(wù)核算；分析

引言

物資采購(gòu)的集中管理就是為了生產(chǎn)所需而進(jìn)行集中采購(gòu)，包括物資的儲(chǔ)備、控制、配送以使合理使用等等，通過(guò)科學(xué)的物資采購(gòu)集中管理可以有效的降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、物資采購(gòu)集中管理和財(cái)務(wù)核算的重要意義

在我國(guó)信息化時(shí)代背景下，各企業(yè)為了能夠適應(yīng)新形勢(shì)下新的管理模式，提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，只有在不斷的發(fā)展中對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行集中的管理和嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算，這樣才能讓企業(yè)的資金得以有效管控，經(jīng)濟(jì)效益得到有力的保障。

1.節(jié)約采購(gòu)成本。

物資采購(gòu)集中管理和財(cái)務(wù)核算是對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)成本最有效的管控方法，因?yàn)樵谄髽I(yè)正常的生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)當(dāng)中，物資采購(gòu)將是一筆非常大的開(kāi)支和消耗，只有合理的進(jìn)行物資配置，降低采購(gòu)頻率，才能有效的降低企業(yè)物資成本的增加，為企業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.控制流動(dòng)資金。

從我國(guó)企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看，很多企業(yè)不能夠正常運(yùn)營(yíng)的根本原因就是沒(méi)有流動(dòng)資金可以使用，從而導(dǎo)致資金鏈不流通，而這些流動(dòng)資金主要是由生產(chǎn)資金、儲(chǔ)備資金以及成本資金所構(gòu)成，尤其是企業(yè)的儲(chǔ)備資金更是保證企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵，如果可以通過(guò)物資采購(gòu)的集中管理，能夠有效的壓縮儲(chǔ)備資金的使用量，就等同于為企業(yè)創(chuàng)造更多的發(fā)展契機(jī)，讓企業(yè)進(jìn)入良性發(fā)展的軌道。

3.促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展。

如果不進(jìn)行有效的物資采購(gòu)控制，就會(huì)使企業(yè)出現(xiàn)大量的物資浪費(fèi)，或盲目采購(gòu)、物資積壓等等的現(xiàn)象，而這種現(xiàn)象不僅會(huì)造成企業(yè)資金的占用，而且還會(huì)讓企業(yè)陷入一個(gè)疲于管理的境地，而只有對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)進(jìn)行集中的管理與財(cái)務(wù)核算，才能有效的規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)期、穩(wěn)定發(fā)展。

二、物資采購(gòu)集中管理的方式和方法

1.集中采購(gòu)。

傳統(tǒng)的采購(gòu)方式具有很大的約束性，總是企業(yè)需要什么就購(gòu)進(jìn)什么，是采用分散采購(gòu)的方式進(jìn)行的。這種采購(gòu)方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)了大量的人力。而在企業(yè)采用集中采購(gòu)的方式以后，企業(yè)可以成立專(zhuān)門(mén)的物資采購(gòu)機(jī)構(gòu)，對(duì)各部門(mén)所需的物資進(jìn)行集中的統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和整理，然后再根據(jù)實(shí)際情況來(lái)制定合理的物資采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行價(jià)格的咨詢(xún)、質(zhì)量的對(duì)比以及供應(yīng)商信譽(yù)度的評(píng)價(jià)，最后選擇價(jià)格最低、最科學(xué)合理的采購(gòu)方案去進(jìn)行集中采購(gòu)。這種集中采購(gòu)的管理模式可以在很大程度上節(jié)約人力、物力和財(cái)力，為企業(yè)節(jié)省大量的開(kāi)支。

2.集中倉(cāng)儲(chǔ)。

所有的企業(yè)都有自己的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，只不過(guò)設(shè)置倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的方式不同，部分企業(yè)會(huì)在各個(gè)分部門(mén)內(nèi)部設(shè)置單獨(dú)的倉(cāng)庫(kù)，方便自己進(jìn)行物資的領(lǐng)取和使用。但這種設(shè)置方式卻不便于集中管理，資金的占有量過(guò)大。于是集中倉(cāng)儲(chǔ)的管理模式就輕松的取代了這些零碎的小倉(cāng)庫(kù)。而這種集中倉(cāng)儲(chǔ)的管理模式，不僅設(shè)置有物資驗(yàn)收區(qū)、理貨區(qū)、儲(chǔ)存區(qū)、配貨區(qū)和辦公和管理區(qū)，還可以達(dá)到所有物資的共享，使采購(gòu)流程變得清晰且易于管理。倉(cāng)儲(chǔ)驗(yàn)收區(qū)可以對(duì)所采購(gòu)的物資進(jìn)行一一清點(diǎn)，而后分類(lèi)再入庫(kù)。而倉(cāng)儲(chǔ)理貨區(qū)則可以根據(jù)物資的用途來(lái)進(jìn)行分類(lèi)存放。儲(chǔ)存區(qū)則是物資擺放的地方，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的工作人員按照企業(yè)需要可以把整個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)空間劃分成不同的區(qū)域，并進(jìn)行明確的標(biāo)記，以便于物資領(lǐng)用的方便性和快捷性。配貨區(qū)是企業(yè)各部門(mén)進(jìn)行物資領(lǐng)用的區(qū)域，大家可以在配貨區(qū)完成物資的領(lǐng)用工作。物資辦公管理區(qū)是對(duì)整個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制的區(qū)域。比如說(shuō)物資的退、換貨，補(bǔ)貨以及各種問(wèn)題的處理和解決。進(jìn)行集中倉(cāng)儲(chǔ)、集中管理的工作流程不僅便于物資的高效管理更縮短了物資采購(gòu)及分配的過(guò)程，提高了物資流通的速度和效率。

3.集中配送。

改變傳統(tǒng)的部門(mén)自行領(lǐng)料模式，改為由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的集中配送方式。倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)可以根據(jù)各部門(mén)所報(bào)送的用料計(jì)劃，進(jìn)行合理的分類(lèi)和集中的配送。這種管理模式可以有效的管理各部門(mén)物資濫用的情況，為企業(yè)節(jié)約成本。

4.集中結(jié)算。

集中結(jié)算的放式就是對(duì)企業(yè)各部門(mén)的物資采購(gòu)資金進(jìn)行統(tǒng)一的核算和管理，這種結(jié)算方式，可以有效的控制企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中所出現(xiàn)的人為控制價(jià)格現(xiàn)象，制止各種吃、拿、卡、要等不良現(xiàn)象的發(fā)生，而且還可以集中結(jié)算的方式建立合適的資金保障制度，促進(jìn)物資采購(gòu)集中管理工作的順利進(jìn)行。

三、物資采購(gòu)集中管理中的財(cái)務(wù)核算分析

財(cái)務(wù)核算是物資采購(gòu)集中管理過(guò)程中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，采購(gòu)的各個(gè)流程都離不開(kāi)財(cái)務(wù)的核算工作。通過(guò)嚴(yán)格的財(cái)務(wù)核算、審查和監(jiān)督工作，可以有效地防止采購(gòu)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)貪污、受賄現(xiàn)象，保證采購(gòu)過(guò)程的公平、公正和客觀(guān)性，提高采購(gòu)效率，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

1.制定合理的物資采購(gòu)計(jì)劃。

企業(yè)的各個(gè)部門(mén)根據(jù)自己的實(shí)際要求來(lái)填寫(xiě)物資采購(gòu)計(jì)劃單，交給物資采購(gòu)部門(mén)。而當(dāng)部門(mén)提出這樣的采購(gòu)申請(qǐng)以后，采購(gòu)部門(mén)就可以按照大家的物資申請(qǐng)需求，再結(jié)合物資的預(yù)算計(jì)劃、庫(kù)存數(shù)量、存量指標(biāo)，來(lái)開(kāi)具詳細(xì)的物資采購(gòu)明細(xì)單，明細(xì)單上一定要標(biāo)注清楚物資的名稱(chēng)、規(guī)格、所需采購(gòu)的數(shù)量以及使用的時(shí)間、注意事項(xiàng)等等，這樣不僅便于采購(gòu)，更有利于財(cái)務(wù)部門(mén)的審查，當(dāng)物資采購(gòu)計(jì)劃完成以后，需要經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)之后，才能再進(jìn)行財(cái)務(wù)部門(mén)資金額度的審批。因此，財(cái)務(wù)核算工作是物資采購(gòu)工作開(kāi)始的關(guān)鍵。

2.做好采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作。

當(dāng)上級(jí)的采購(gòu)審批下來(lái)之后，便可進(jìn)行物資采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作，比如說(shuō)物資價(jià)格的查詢(xún)、與供應(yīng)商價(jià)格的商談等等，這樣在做好采購(gòu)前的準(zhǔn)備之后，才可以進(jìn)行采購(gòu)合同的擬定，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)物資采購(gòu)合同中的金額及付款方式進(jìn)行嚴(yán)格的審核。另外，物資采購(gòu)合同擬定好以后，有必要讓法律事務(wù)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，以保證合同條款符合法律條例，受法律保護(hù)，避免因?yàn)榕c法律法規(guī)相沖突，而引起不必要的法律糾紛，影響企業(yè)的聲譽(yù)和效益。

3.對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行全面審核。

物資采購(gòu)成功辦理入庫(kù)之后，所有的手續(xù)基本已經(jīng)齊全，這時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)需要對(duì)其所收到的采購(gòu)單據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的檢查和核實(shí)，確保所采購(gòu)的物資已經(jīng)安全入庫(kù)，保證采購(gòu)物資及采購(gòu)單據(jù)、憑證等等的齊全性。

4.物資的領(lǐng)用及盤(pán)查環(huán)節(jié)。

企業(yè)在進(jìn)行物資領(lǐng)用時(shí)，必須要求出具領(lǐng)料單據(jù)，而且領(lǐng)料單上必須要有相關(guān)人員以及主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字，這樣才能到倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)領(lǐng)取到相應(yīng)的物資。并且這份領(lǐng)料單據(jù)至少要一式三聯(lián)：一聯(lián)留取存根、一聯(lián)交到倉(cāng)儲(chǔ)部、一聯(lián)送給財(cái)務(wù)部門(mén)。這樣到了月底的時(shí)候倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)把采購(gòu)數(shù)量及庫(kù)有數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，并將數(shù)據(jù)報(bào)到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部門(mén)就可以依據(jù)票據(jù)信息對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)入庫(kù)以及領(lǐng)料情況進(jìn)行核查和盤(pán)點(diǎn)，直到對(duì)所有數(shù)據(jù)都確認(rèn)無(wú)誤之后，才能進(jìn)行物資采購(gòu)的成本核算，做到賬實(shí)相符。

5.物資采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)入賬。

根據(jù)物資采購(gòu)管理中所簽訂合同的規(guī)定，只要進(jìn)行物資采購(gòu)就需要由財(cái)務(wù)部門(mén)為其付款。也就是說(shuō)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行物資采購(gòu)供貨之后，供應(yīng)商必須給采購(gòu)人員開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票，而財(cái)務(wù)部門(mén)只有見(jiàn)到采購(gòu)發(fā)票、購(gòu)貨計(jì)劃以及入庫(kù)單據(jù)之后才能進(jìn)行核算、入賬和付款。另外，各項(xiàng)單據(jù)需要由相關(guān)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字，方可生效，而財(cái)務(wù)部門(mén)需要嚴(yán)格把控的環(huán)節(jié)就是要保證所有單據(jù)的齊全性和規(guī)范性。

四、結(jié)束語(yǔ)

要想提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須從物資采購(gòu)的集中管理和財(cái)務(wù)核算入手，加強(qiáng)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的管控，提高財(cái)務(wù)核算過(guò)程的控制力度，這樣才能有效的提高資金使用效率，推動(dòng)企業(yè)的良性循環(huán)和高效發(fā)展。

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