戴曉鋒（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國）

機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)程序文件編寫策略研究

戴曉鋒
（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國）

程序文件是描述或規(guī)定質(zhì)量體系要素所涉及到的質(zhì)量活動由哪個部門負(fù)責(zé)、誰來做、做什么、何時做的受控文本。程序文件實際上是機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)各類人員的行為規(guī)范和工作準(zhǔn)則。機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)所開展的一切檢測活動都必須按照相關(guān)程序文件的規(guī)定或要求來實施和執(zhí)行。

程序文件；質(zhì)量體系；機(jī)動車；安檢機(jī)構(gòu)

1 概述

機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)管理體系文件中的程序文件是規(guī)定質(zhì)量活動方法和要求的文件，是質(zhì)量手冊的支持性文件。管理體系所選定的每個要素或一組相關(guān)的要素一般都應(yīng)該形成書面程序。

在整個質(zhì)量管理體系文件中，質(zhì)量管理體系程序文件是質(zhì)量手冊的下一個層次的文件。質(zhì)量手冊的主要目的是對質(zhì)量管理體系做充分的闡述，是實施管理體系時應(yīng)長期遵循的文件。因此，質(zhì)量手冊中應(yīng)包括或涉及質(zhì)量管理活動的管理體系程序文件，要包括本單位所選用的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)中所有適用的要素。由于程序文件可能構(gòu)成手冊的組成部分或為其支撐性文件，所以程序文件的內(nèi)容與質(zhì)量手冊不應(yīng)有任何矛盾。

程序文件是編制質(zhì)量手冊的基礎(chǔ)，機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)在確定了質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，并落實了各職能部門和各類人員的質(zhì)量職責(zé)之后，要通過制定各類程序文件對影響檢驗檢測質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量直接或間接的質(zhì)量活動進(jìn)行控制，從而保證方針和目標(biāo)的落實。因此，可以說程序文件是實施質(zhì)量管理的基礎(chǔ)。程序文件對機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)各項活動的覆蓋程度以及程序文件的適用性直接影響質(zhì)量手冊的適用性和質(zhì)量管理工作的實效。

《檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》規(guī)定檢驗檢測機(jī)構(gòu)必須建立的程序有以下幾個條款：

“4.1.4檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持維護(hù)其公正和誠信的程序；

4.1.5 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持保護(hù)客戶秘密和所有權(quán)的程序；

4.2.1 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持人員管理程序；

4.2.6 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持人員培訓(xùn)程序；

4.3.4 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持檢驗檢測場所的內(nèi)務(wù)管理程序；

4.4.2 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持檢驗檢測設(shè)備和設(shè)施管理程序；

4.4.6 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理程序；

4.5.3 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持控制其管理體系的內(nèi)部和外部文件的程序；

4.5.4 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持評審客戶要求、標(biāo)書、合同的程序；

4.5.6 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持選擇和購買對檢驗檢測質(zhì)量有影響的服務(wù)和供應(yīng)品的程序；

4.5.7 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持服務(wù)客戶的程序；

4.5.8 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持處理投訴的程序；

4.5.9 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持出現(xiàn)不符合的處理程序；

4.5.10 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持在識別出不符合時，采取糾正措施的程序；

4.5.11 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持記錄管理程序；

4.5.12 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持管理體系內(nèi)部審核的程序；

4.5.13 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持管理評審的程序；

4.5.14 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持檢驗檢測方法控制程序；

4.5.15 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)需要建立和保持應(yīng)用評定測量不確定度的程序；

4.5.16 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持保護(hù)數(shù)據(jù)完整性和安全性的程序；

4.5.17 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持抽樣控制程序；

4.5.18 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持樣品管理程序；

4.5.19 檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持質(zhì)量控制程序，定期參加能力驗證或機(jī)構(gòu)之間比對?！?/p>

程序是指為某項活動所規(guī)定的途徑。描述程序的文件稱為程序文件。評審準(zhǔn)則規(guī)定需要建立的程序共有23個，除4.5.17抽樣控制程序外，其他的程序均適用于機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)。

2 程序文件的編制要求

編制程序文件應(yīng)遵循管理體系文件編制的一些基本原則。在編制程序文件中要注意其內(nèi)容必須與質(zhì)量手冊的規(guī)定相一致，特別要強(qiáng)調(diào)的是程序文件的協(xié)調(diào)性、可行性和可檢查性。程序文件的內(nèi)容必須符合質(zhì)量手冊的各項規(guī)定，并與其他的程序文件協(xié)調(diào)一致。

程序文件中所敘述的活動過程應(yīng)就過程的每一個環(huán)節(jié)作出細(xì)致、具體的規(guī)定，應(yīng)具有較強(qiáng)的可操作性，以便于基層人員的理解、執(zhí)行和檢查。

程序文件應(yīng)是質(zhì)量活動實踐中的經(jīng)驗結(jié)晶。因此，編制程序的過程應(yīng)該也是總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行質(zhì)量管理優(yōu)化的過程。在編制程序文件時，應(yīng)注意如下幾點：

⑴按照管理體系文件化的原則，一般對本安檢機(jī)構(gòu)管理體系所選定的每個體系要素的各項質(zhì)量活動都應(yīng)建立其程序。應(yīng)涵蓋《檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》“5+1”要求。

⑵每個程序文件都應(yīng)包括管理體系的一個邏輯上獨立的部分，諸如一個完整的管理體系要素或其中一部分，或涉及一個以上管理體系要素并相互有關(guān)的一組活動。

⑶程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié)，需要時可引用技術(shù)程序或作業(yè)指導(dǎo)書。

3 程序文件編寫準(zhǔn)備

一般成立多年的安檢機(jī)構(gòu)，已制定大量的有關(guān)質(zhì)量的管理性文件，如規(guī)章制度、工作流程等，但由于未經(jīng)管理體系的總體設(shè)計，原有的規(guī)章制度難免不夠系統(tǒng)化，如內(nèi)容重復(fù)、銜接斷檔、相互矛盾以及可操作性不強(qiáng)等。所以，編寫程序文件前，應(yīng)著手準(zhǔn)備以下幾點：

⑴收集和整理安檢機(jī)構(gòu)現(xiàn)行的管理性文件。

⑵確定并完善管理層次，規(guī)定各部門的職責(zé)和權(quán)限，通過對現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查，確定需要補(bǔ)充或調(diào)整的職責(zé)和權(quán)限清單。

⑶組建程序文件編寫小組，所選擇的編寫程序文件人員應(yīng)具備以下條件：

①應(yīng)該是各部門能勝任工作的代表人。原則上，各部門編寫自己的程序文件，因此，參加程序文件編寫的人員應(yīng)該是本部門能夠勝任的代表。有些安檢機(jī)構(gòu)在建立文件化的質(zhì)量管理體系時，聘請技術(shù)咨詢公司專職編寫人員編寫程序文件，這樣的程序文件往往難以得到實施，其重要的原因就是程序文件不接地氣，與部門實際工作脫節(jié)。若條件不具備，本部門無勝任編寫者而需要由其他專職人員代為編寫時，所編寫的程序文件在定稿之前，必須經(jīng)過本部門集體討論通過和認(rèn)可。

②熟悉所編寫程序的質(zhì)量活動內(nèi)容和要求。程序文件的編寫人員只有非常熟悉所編程序的質(zhì)量活動內(nèi)容和要求，才能正確、全面編寫出程序文件，這樣的程序文件才接地氣，具有可操作性。相反，程序文件編寫人員若不熟悉該項質(zhì)量活動，所編寫出來的程序文件盡管在文字上、邏輯上都很好，但由于不符合具體質(zhì)量活動的實際情況，很難付諸實施。

③具備較強(qiáng)的文字能力。程序文件編寫力求簡明，措辭準(zhǔn)確。因此編寫人員須具備較強(qiáng)的文字能力，把質(zhì)量活動的實現(xiàn)途徑清楚地描述出來。

⑷編制所需程序文件清單表。根據(jù)《檢驗檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》要求，一般安檢機(jī)構(gòu)程序文件不得少于22個。

⑸編制程序文件編寫大綱。在動手編寫程序文件之前，應(yīng)先編寫程序文件大綱，大綱格式、內(nèi)容應(yīng)征詢所在部門主要負(fù)責(zé)人的意見，只有這樣才能提高程序文件的適用性。

4 程序文件的格式

程序文件的格式包括封面、修改頁、刊頭、正文內(nèi)容和刊尾等部分。每個單獨的程序文件由文頭、正文內(nèi)容和文尾等部分組成，每部分的格式有具體要求，以保證程序文件的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容的規(guī)范化。

⑴封面包括如下信息：程序文件名稱、安檢機(jī)構(gòu)名稱（logo）、文件編號、發(fā)放編號、持有人、版次（含修訂次數(shù)）、受控狀態(tài)、編寫人員、審核人、批準(zhǔn)人、發(fā)布日期、實施日期等。

⑵修改頁包括序號、修改號（文件編號和章節(jié)條號）、修改內(nèi)容、審批人等。

⑶刊頭。在每頁文件的上部加刊頭，便于文件控制和管理?？^包括如下信息：實驗室名稱（logo）、程序文件名稱、文件編號、版次（含修訂次數(shù)）、頁碼、頒布日期、實施日期等。

⑷正文內(nèi)容可以有不同的表達(dá)形式，包括文字和圖表等，但通篇格式應(yīng)統(tǒng)一。格式應(yīng)包括題目格式（字體、字號）、章節(jié)條目格式（字體、字號）、表格格式（表序、表題）、插圖格式（圖序、圖題）、正文（字體、字號、行間距）。

⑸刊尾（需要時采用）。每頁文件或每份文件的末頁底部加刊尾說明文件起草、會簽及審批情況。刊尾包括：每個程序的編制人、會簽人及日期、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期、程序內(nèi)容解釋人員（如有）等。

⑹版面一般采用A4版面，便于打印和裝訂。

5 程序文件正文內(nèi)容

程序文件正文應(yīng)包括以下內(nèi)容：

⑴說明程序文件所控制的質(zhì)量活動及目的。

⑵說明程序文件所涉及部門和人員的各類工作和質(zhì)量活動。

⑶規(guī)定負(fù)責(zé)實施程序文件的部門或人員及其職責(zé)和權(quán)限。

⑷說明在程序文件實施過程中所涉及的其他程序文件的名稱和編號，以及所涉及的其他管理性文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等）。

⑸寫明工作程序。按具體工作的邏輯順序?qū)懗鲩_展該項工作的各個細(xì)節(jié)：規(guī)定具體工作應(yīng)做的事情（What）；明確每一質(zhì)量活動的實施者（Who）；規(guī)定質(zhì)量活動的實施時間（When）；說明在何處實施（Where）；規(guī)定質(zhì)量活動具體實施辦法（How）；以及所采用的材料、設(shè)備、引用的文件等；如何進(jìn)行控制和評價；應(yīng)保留的記錄；例外特殊情況的處理方式等。

⑹引用文件及相關(guān)的記錄。涉及的相關(guān)程序文件；引用的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程及其他技術(shù)文件；涉及的其他管理性文件；所使用的記錄、表格等。

6 結(jié)論

機(jī)動車安檢機(jī)構(gòu)所從事的工作基本相同，在編寫程序文件時相互參照、相互借鑒、取長補(bǔ)短是很有必要的，如果是新建檢測機(jī)構(gòu)，借鑒其他機(jī)構(gòu)成功經(jīng)驗，可以少走彎路，既省事，又省時，但一定不要照搬照抄，要根據(jù)機(jī)構(gòu)自身的特點和具體情況編制。在程序文件編制完成之后還應(yīng)進(jìn)行試運(yùn)行，通過試運(yùn)行來檢驗程序文件的適用性，這樣程序文件才能有效地貫徹實施。

Researching on the strategy of compiling program files of vehicle safety inspection agency

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

A program file is a controlled text describing or defining the quality activities involved in the quality system elements, which department is responsible for, who is going to do, what to do, and when to do it.The procedure file is actually the motor vehicle safety inspection organization of various personnel behavior norms and guidelines.All inspection activities carried out by the vehicle safety technology inspection organization must be implemented and implemented in accordance with the relevant procedures and requirements.

Procedure file; quality system; vehicle; safety inspection agency