王麗芬

新時期檔案管理信息化的對策解析

王麗芬

在信息時代已經(jīng)到來的新時期的背景之下，檔案管理的工作也必須實現(xiàn)信息化。本文根據(jù)目前檔案管理的實際情況，對新時期檔案管理信息化的對策進(jìn)行解析。

新時期 檔案管理 信息化 對策

檔案是非常重要的資料，為了順應(yīng)時代的發(fā)展，檔案部門一定要讓檔案管理工作實現(xiàn)信息化的建設(shè)。提高檔案管理的信息化程度，檔案管理工作也能夠?qū)崿F(xiàn)更好的發(fā)展。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)把檔案管理信息化重視起來，抓住這次檔案管理發(fā)展的機(jī)會。工作人員必須要使基礎(chǔ)工作更加堅實，在此基礎(chǔ)上使工作得到信息化的改革和創(chuàng)新，這樣檔案管理信息化的程度才能夠有所提高。

一、檔案管理信息化概念和意義

檔案管理信息化的概念就是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案當(dāng)中信息的采集和存儲的過程，使過去繁瑣的檔案管理工作過程得到簡化，同時效率也能夠有效提高。檔案管理信息化一般來說由兩部分內(nèi)容構(gòu)成，一個是檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化，另一個是檔案的傳遞過程實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理實現(xiàn)信息化是檔案管理諸多方法當(dāng)中的一種，無論檔案管理怎樣發(fā)展，其管理的過程都必須以檔案管理法規(guī)為一切工作的準(zhǔn)則。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)越來越成熟并被應(yīng)用到生活當(dāng)中的各個領(lǐng)域，在這樣的情況下，把信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的過程當(dāng)中已經(jīng)是大勢所趨，實現(xiàn)了檔案管理的信息化之后，檔案工作也一定能夠獲得更好的發(fā)展。

檔案管理信息化對于檔案管理工作有著非常重要的意義。具體的方面有：檔案管理信息化能夠讓原來的檔案管理工作得到有效的改善。檔案管理實現(xiàn)了信息化的管理之后，檔案管理所具有的職能也實現(xiàn)了與之前不同的轉(zhuǎn)變，之前管理過程當(dāng)中的許多限制都被有效的打破了，這樣想獲得檔案信息的人群就能夠獲得更加有效的信息。不僅如此，檔案管理實現(xiàn)了信息化之后，檔案信息也能夠得到更大程度的開發(fā)和利用。在信息化檔案管理工作真正實現(xiàn)了信息化以后，檔案信息在這種模式之下一定能夠變得更加的系統(tǒng)，這樣在有人需要查找檔案信息的時候就不需要大費周章，檔案信息也會變得更有價值，同時檔案資料的利用率也能夠有效提高。再有就是檔案原有的服務(wù)范圍實現(xiàn)了有效的擴(kuò)大，有了信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，檔案信息就能夠隨時完成復(fù)制的過程，且信息儲存技術(shù)能夠讓檔案資料存儲起來更加方便，所占空間能夠變得更小。在信息技術(shù)的支持之下，檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更加迅速的傳輸。這樣檔案管理工作的效率就能夠?qū)崿F(xiàn)有效的提高。

二、新時期檔案管理信息化的具體對策

（一）使檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)得到加強(qiáng)和完善

在新時期，想要提高檔案管理信息化的程度，就必須使檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施建設(shè)得到一定的完善和加強(qiáng)?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)得到完善和加強(qiáng)是發(fā)展檔案信息化的前提，要想讓基礎(chǔ)設(shè)施得到完善，最重要的一點就是要讓檔案信息的網(wǎng)絡(luò)有效建立起來并得到完善，在此基礎(chǔ)之上，檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸以及資源共享才能夠?qū)崿F(xiàn)。要想使信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)得到加強(qiáng)和完善，就一定要配備完整的信息化設(shè)備，例如計算機(jī)等互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備。同時，要建立起統(tǒng)一的、有效的網(wǎng)絡(luò)平臺，來保證檔案信息的傳輸速度以及資源共享的速度。除此之外，有關(guān)部門一定要加大對于檔案管理信息化工作的資金投入，這樣檔案信息化建設(shè)才能夠更快更好的實現(xiàn)。

（二）使檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系得到更加完整的建設(shè)

為了讓檔案管理信息化進(jìn)程發(fā)展得更快，必須使檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系得到更加完整的建設(shè)。讓檔案管理工作變得更加規(guī)范并形成標(biāo)準(zhǔn)的體系是檔案管理現(xiàn)代化的前提，能夠保證檔案管理現(xiàn)代化的實施。雖然我國的檔案管理信息化并沒有一個完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，但是我們可以去學(xué)習(xí)國內(nèi)和國外那些成熟的、先進(jìn)的經(jīng)驗，再把這些經(jīng)驗同我們國家的實際情況有效的結(jié)合到一起，這樣檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系就一定能夠有效的建立起來并得到完善。在有效的檔案管理信息化探索過程當(dāng)中，對于有關(guān)法律的完善和規(guī)范也具有一定的促進(jìn)作用。當(dāng)我國的檔案管理信息化工作更加系統(tǒng)、法律更加完善，工作的過程當(dāng)中有一定的法律可以遵循，那么檔案管理信息化的水平自然就會得到提高。

（三）使檔案管理信息化的資源體系建設(shè)得到健全

為了發(fā)展檔案的信息化管理，一定要使檔案管理信息化的資源體系建設(shè)得到健全，資源體系是檔案管理信息化的重中之重，檔案管理信息化的資源體系建設(shè)得到了健全的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)才能夠算得上是有了實質(zhì)性的進(jìn)展。有關(guān)部門必須要加大對于電子文件的監(jiān)督力度，使多媒體檔案數(shù)據(jù)庫得到更加完善的資源建設(shè)。運(yùn)用科學(xué)的管理方式，使檔案管理信息化的資源體系建設(shè)得到健全。

三、結(jié)語

綜上所述，在新的時期，檔案管理信息化是一項非常重要的工作內(nèi)容，要使檔案管理工作實現(xiàn)信息化的建設(shè)，有關(guān)部門一定要更新觀念，使自身的認(rèn)識有所提高。在開展信息化管理的過程當(dāng)中必須要做出科學(xué)合理的規(guī)劃，對于工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及信息化能力都要提出更高的要求。檔案管理工作如果能夠很好的實現(xiàn)信息化，那么檔案管理工作一定能夠獲得一個更好的發(fā)展。

[1]宋曄．交通檔案管理信息化中存在的問題及對策解析[J]．企業(yè)技術(shù)開發(fā),2015(33):64,67．

[2]曾霞．新時期醫(yī)院文書檔案保管期限的確定及管理對策解析[J]．科技與創(chuàng)新,2015(07):49．

[3]馬菲．新時期檔案管理信息化建設(shè)研究[J]．科技展望,2015(19):219．

（作者單位：江陰市林場）

王麗芬（1976-），女，漢族，江蘇江陰人，本科，江陰市林場，助理檔案管理員，研究方向：檔案管理。