周文+魔之左手

在我們之前的文章中，曾經(jīng)介紹過讓職場新人能夠快速充分發(fā)揮能力的IT數(shù)碼硬件。在這些平臺(tái)上，我們還需要善用各種通用辦公或?qū)I(yè)處理軟件，也就是所謂的“生產(chǎn)力工具”類軟件，才能提升工作效率，產(chǎn)出各種工作成果。

“生產(chǎn)力工具”是一個(gè)從Productivity翻譯過來的舶來詞，翻譯成中文后明顯造成了認(rèn)知上的偏差。我們從GooglePlay、App Store、Windows Store中Productivity及Developers Tools分類下的APP可以看出，生產(chǎn)力工具并非特指程序員常用的Visual Studio等軟件，而是指Microsoft Office等軟件。

隨著這個(gè)詞在國內(nèi)逐漸擴(kuò)散開來，很多人將其誤解為程序員專用名詞，且因?yàn)槌绦騿T為了原生Unix環(huán)境常常使用搭載OSX系統(tǒng)的Mac電腦，便又傳出“生產(chǎn)力工具”是Mac專屬名詞的誤解。

時(shí)至今日，無論是Office軟件帶來的辦公高效率，還是程序員便捷的環(huán)境調(diào)用，甚至是平面設(shè)計(jì)等快速產(chǎn)出內(nèi)容都已經(jīng)可以算作“提高生產(chǎn)力”。而如何在日常工作中提高自己的生產(chǎn)力，關(guān)系著能否在同事中脫穎而出贏得BOSS青睞，因而便成了職場新人不得不學(xué)習(xí)的一課。

善用辦公軟件 提高生產(chǎn)效率

系統(tǒng)自帶文本編輯器

在我們常用的Windows系統(tǒng)中，其實(shí)存在著兩個(gè)可以用來生產(chǎn)的工具：寫字板和記事本。其中記事本是自1985年Windows 1.0便存在的文本編輯器，格式為“.txt”且支持ANSI、Unicode、Unicodebigendian及UFT-8編碼，但其不存在排版格式等內(nèi)容，是一種純文本格式。其實(shí)記事本中附帶一個(gè)日志功能，只要在文檔開頭第一行打出“.LOG”（不含引號），便會(huì)在每打開一次文件都記下一個(gè)新的時(shí)間標(biāo)簽。而寫字板則是一個(gè)簡化版的Word，默認(rèn)格式為“.rtf”，但可以保存成為“.docx”、“.odt”、“.txt”等格式（Windows 10新版本中已不支持保存為“.doc”）。寫字板的容量比較大，對于大點(diǎn)的文件記事本打開比較慢或者打不開，可以用寫字板程序打開。同時(shí)，寫字板支持多種字體格式，使用操作比較簡單方便。

這兩者雖然可以滿足簡單的生產(chǎn)需求，卻不足以招架高生產(chǎn)力下的生產(chǎn)模式。

Markdown

Mac用戶一定知道一個(gè)叫做Markdown的標(biāo)記語言，可以使用普通文本編輯器編寫，通過簡單的標(biāo)記語法，可以使普通文本內(nèi)容具有一定的格式，進(jìn)而保證創(chuàng)作生產(chǎn)時(shí)的思路不產(chǎn)生斷裂。

Markdown的語法簡潔明了、學(xué)習(xí)容易，而且功能比純文本更強(qiáng)，它可以讓人簡化排版工作，專注于寫作。Markdown具有一系列衍生版本，用于擴(kuò)展Markdown的功能（如表格、腳注、內(nèi)嵌HTML等等），這些功能原初的Markdown尚不具備，它們能讓Markdown轉(zhuǎn)換成更多的格式。

日常工作的文本處理無非就是標(biāo)題、引用、強(qiáng)調(diào)（加粗、斜體、下劃線）、插入鏈接、插入圖片、列表（有序和無序列表），甚至連表格都很少用。Markdown一共支持6個(gè)級別大小的標(biāo)題（對應(yīng)于HTML語法里的h1～h6），寫法很簡單，就是在文字前空一格加上#號就行，幾個(gè)#號就是幾級標(biāo)題，大小由大到小。

Markdown并不是OSX系統(tǒng)的專屬，在Windows和Linux平臺(tái)也有許多支持Markdown的軟件可以幫助我們提高生產(chǎn)力。

錘子便簽

在此我們推薦一款可以跨平臺(tái)使用的軟件——錘子便簽，老羅雖然做手機(jī)中規(guī)中矩，軟件卻是做得十分出色。錘子便簽的UI設(shè)計(jì)十分精美，擬物化非常到位，把便簽設(shè)計(jì)成小卡片（或者說小便簽）的形狀，用回形針夾在左邊，用木紋做背景圖，給人實(shí)物便簽一樣的體驗(yàn)。

錘子便簽支持Markdown模式和RTF富文本模式（多信息文本格式）。“錘子便簽”可以把排好版的文字以圖片分享出來，即使在沒有生成圖片時(shí)的編輯過程，也可以體會(huì)到老羅所要表現(xiàn)的優(yōu)雅，同時(shí)錘子便簽可以方便地插入圖片并能十分協(xié)調(diào)，不需要額外費(fèi)力進(jìn)行調(diào)整。

在手機(jī)打開Markdown模式后碼字，輸入標(biāo)記符號并不方便，錘子便簽做了一個(gè)輕量級的排版操作工具條，通過工具條上的按鈕來實(shí)現(xiàn)排版，更加簡單易學(xué)，也更加便于操作，可以實(shí)現(xiàn)輕量級的排版。其對于Markdown語法的精簡，以及“居中”功能的加入，可以幫助用戶盡快找到自己想要的表達(dá)效果。

目前錘子便簽除iOS和Android版本外還有網(wǎng)頁版本，在安裝“歡喜云同步”的情況下可以輕松實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)同步的效果，非常適合用戶用來提升生產(chǎn)力。

OneNote

Microsoft OneNote是一套信息獲取以及多用戶協(xié)作工具，它更適合用于支持手寫筆操作的平板電腦，使用觸控筆、聲音或視頻來創(chuàng)建文本記錄。在Windows Ink的支持下，OneNote支持手寫識(shí)別轉(zhuǎn)文本，甚至可以識(shí)別手寫數(shù)學(xué)公式，如果用戶的工作中對這方面有所涉及，一定可以帶來極大的助力。比較遺憾的是OneNote不支持Markdown。

OneNote有著強(qiáng)大的索引的圖形和音頻倉庫，例如可在圖像文件（例如屏幕截圖、掃描的嵌入式文檔，或照片）中搜索內(nèi)嵌的文本內(nèi)容、可搜索電子墨水注釋中的文字、可對音頻內(nèi)容進(jìn)行語義搜索。該軟件的多用戶功能可實(shí)現(xiàn)脫機(jī)編輯并且在上線后以段落為基礎(chǔ)進(jìn)行同步合并，這使其多人協(xié)作功能更加靈活，對全體人員的時(shí)時(shí)在線能力要求比較低。

快速識(shí)別與轉(zhuǎn)換 保證生產(chǎn)力

在面對需要大量的數(shù)據(jù)識(shí)別的工作時(shí)，我們可能接觸最多的工具便是掃描機(jī)和各種識(shí)別軟件。受制于掃描機(jī)的效率問題，它很難幫助我們快速整理數(shù)據(jù)以便安心生產(chǎn)。其實(shí)，在智能手機(jī)對焦速度飛速發(fā)展的今天，我們完全可以用一些支持OCR的軟件來達(dá)到大量識(shí)別數(shù)據(jù)的效果。

OCR是提取圖片中文字的工具和方法，這種文字識(shí)別技術(shù)稱為OCR（Optical Character Recognition）。OCR技術(shù)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了將印刷文字掃描得到的圖片轉(zhuǎn)換為文本文字的功能，提供了一種全新的文字輸入手段，大大提高了用戶工作的效率。

掃描全能王

CamScanner掃描全能王可以將智能手機(jī)變成隨身攜帶的掃描儀，方便快捷地記錄和管理各種文檔、收據(jù)、筆記和白板討論等。通過圖像裁剪和圖像增強(qiáng)演算法，它可以提升掃描質(zhì)量，讓內(nèi)容更加清晰可讀。

掃描全能王應(yīng)用不僅可以修改文檔名稱、添加標(biāo)簽、智能管理文檔，還能給文檔添加自定義水印、手寫批注。對文檔全篇OCR后，只需輸入圖片或文檔內(nèi)的關(guān)鍵字，即可快速查找到含有此關(guān)鍵字的文檔。付費(fèi)高級賬戶還能把圖片上的文字直接變成文本導(dǎo)出。

掃描全能王支持手機(jī)、平板、電腦多終端同步，并且支持Box、Google Drive、Dropbox、Evernote、OneDrive等第三方云端存儲(chǔ)。

Office Lens

Office Lens是微軟發(fā)布的一款辦公軟件，需要使用Microsoft賬號登錄，不過應(yīng)用和里面的功能是完全免費(fèi)的。該軟件主要用于修正、增強(qiáng)白板和文檔的圖片，并將它們發(fā)送到OneNote。

Office Lens能配合Microsoft Office系軟件輸出掃描內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)無縫辦公，雖然它自身并不支持OCR，但可以實(shí)現(xiàn)精度很高的識(shí)別，將掃描識(shí)別好的文件導(dǎo)出到Word文件，且不需要如掃描全能王一樣購買昂貴的高級賬戶。

該軟件為Windows 10 UWP程序，可在多平臺(tái)進(jìn)行使用，搭配OneDrive可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)同步功能，如果不想掏出手機(jī)，也可以直接使用電腦攝像頭達(dá)到不俗的OCR效果。

多終端同步 云盤保證連續(xù)生產(chǎn)

如今國內(nèi)的上網(wǎng)速度，特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)速度雖然不是全球最快，卻也足以傲視世界上大部分國家和地區(qū)，滿足日常使用需求更不在話下，也正因?yàn)槿绱耍嘟K端辦公才成為了很多用戶的選擇。通過選擇使用合適的云盤，我們可以將特定工作文件夾的內(nèi)容自動(dòng)同步，甚至可以通過在線平臺(tái)進(jìn)行生產(chǎn)，利用一切碎片化時(shí)間提高生產(chǎn)力。

目前國內(nèi)市場比較出色的同步網(wǎng)盤有很多，但可以在線完美預(yù)覽編輯Office文件的網(wǎng)盤只有OneDrive和微云。我們建議正版Windows 10用戶采用OneDrive作為同步盤使用，而Windows 7及其他用戶則可以考慮購買百度網(wǎng)盤的普通會(huì)員。雖然百度網(wǎng)盤的定位屬于“備份網(wǎng)盤”，對辦公工作的助益比較小，但只要設(shè)置好備份間隔，也可以達(dá)到同步的效果。作為同步、備份網(wǎng)盤時(shí)，它低廉的價(jià)格和超高的容量也讓我們使用起來更加沒有顧忌，保留數(shù)年的工作數(shù)據(jù)都沒有問題。

在多終端適配方面，很多網(wǎng)盤的體驗(yàn)都差不多，相對來說Windows 10用戶使用OneDrive可能會(huì)更加方便。如果是Mac用戶，則需要考慮如果沒有應(yīng)用適配，網(wǎng)頁端是否足夠滿足日常使用的要求。

百度網(wǎng)盤

百度網(wǎng)盤（原百度云）是百度推出的一項(xiàng)云存儲(chǔ)服務(wù)，首次注冊即有機(jī)會(huì)獲得2TB的空間，已覆蓋主流PC和手機(jī)操作系統(tǒng)，包含Web版、Windows版、Android版、iPhone版。用戶可以輕松將自己的文件上傳到網(wǎng)盤上，并可跨終端隨時(shí)隨地查看和分享。

在網(wǎng)盤大戰(zhàn)已經(jīng)落幕的今天，百度網(wǎng)盤仍舊是眾多網(wǎng)民的常用選擇，雖然現(xiàn)在免費(fèi)用戶的體驗(yàn)可能有所欠缺，但付費(fèi)用戶的功能確實(shí)一點(diǎn)不少。百度網(wǎng)盤普通會(huì)員即可以享受2TB空間及云解壓和多終端自動(dòng)備份的功能，可以將我們辦公電腦、手機(jī)、家用機(jī)上的不涉密文件夾進(jìn)行同步，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)多終端辦公的效果。

百度網(wǎng)盤有著豐富的資源儲(chǔ)備，如果MD5相同還可以實(shí)現(xiàn)秒上傳的效果。

OneDrive

微軟的OneDrive云存儲(chǔ)服務(wù)即原先的SkyDrive，為了解決與英國天空廣播公司的商標(biāo)雷同案件而改名，SkyDrive的服務(wù)細(xì)節(jié)和品質(zhì)并不受此次更名影響。在更名后，微軟還特別將付費(fèi)用戶的SkyDrive服務(wù)更名為OneDrive for Business，以方便商務(wù)用戶識(shí)別。

OneDrive提供的功能包括相冊自動(dòng)備份、在線Office、分享指定文件或整個(gè)文件夾。OneDrive采取的是云存儲(chǔ)產(chǎn)品通用的有限免費(fèi)商業(yè)模式：用戶使用Microsoft賬戶注冊O(shè)neDrive后就可以獲得5GB免費(fèi)存儲(chǔ)空間，如果需要更多空間則需要額外付費(fèi)。對日常工作來說，5GB的免費(fèi)存儲(chǔ)空間綽綽有余，只是不能如同百度網(wǎng)盤那般進(jìn)行大容量存儲(chǔ)。

OneDrive的額外空間可通過訂閱Office365享受，即在購買Office365這個(gè)生產(chǎn)工具的時(shí)候我們便也享受了額外的存儲(chǔ)空間加成，這一點(diǎn)還是十分不錯(cuò)的。

iCloud Drive

對使用OSX系統(tǒng)的Mac用戶來說，無論是百度網(wǎng)盤或OneDrive都顯得有些遙遠(yuǎn)。這時(shí)，iCloud Drive便成為了最佳選擇。iCloud Drive是蘋果旗下的一個(gè)產(chǎn)品，可以隨心所欲地在選定的設(shè)備上處理選擇的文件，并且支持Windows 7或更新版本的Windows操作系統(tǒng)。蘋果注冊賬戶可以免費(fèi)獲得5GB的iCloud存儲(chǔ)空間，更大存儲(chǔ)空間方案則需要額外付費(fèi)。

在OS X Yosemite/Windows 7以上版本操作系統(tǒng)上，用戶只需將文件拖放到iCloud Drive即可上傳到云端，當(dāng)然也可以從iOS設(shè)備上支持iCloud的APP創(chuàng)建新文檔，然后就能從其他聯(lián)網(wǎng)設(shè)備上隨時(shí)隨地訪問這些文檔。