楊海潔 蔣積余 吳永鑫 高 思 包濟民

PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的應(yīng)用

楊海潔①*蔣積余②吳永鑫①高 思③包濟民④*

目的：運用戴明循環(huán)(PDCA)管理法對醫(yī)院體外診斷試劑進行管理，以提高醫(yī)院體外診斷試劑管理效率，加強在管理制度、流程和機制上的調(diào)整及完善。方法：運用PDCA管理法，分析存在的問題并持續(xù)性改進，提高管理水平。通過數(shù)據(jù)比對法及各項指標量化評估統(tǒng)計法比對分析過期試劑品種下降率及試劑丟失率。結(jié)果：試劑丟失的不良事件從2016年的3件下降至2017年零報告率，過期試劑明顯減少，有效證明了持續(xù)性改進取得了明顯效果。結(jié)論：醫(yī)院必須建立一套體外診斷試劑從采購、備貨、驗收和使用的一體化管理流程，規(guī)范管理流程，方能提高體外診斷試劑采購和使用的準確性、實效性和安全性。

PDCA；體外診斷試劑；規(guī)范流程；再持續(xù)性改進流程

隨著醫(yī)療需求增長，臨床使用一次性衛(wèi)生材料和體外診斷試劑的數(shù)量不斷增加，逐漸覆蓋到醫(yī)療服務(wù)的各個方面。加強體外診斷試劑的管理，規(guī)范合理使用，醫(yī)院必須建立一套從采購、備貨、驗收和使用一體化管理流程，規(guī)范流程，提高采購的準確性、實時性及安全性[1-3]。本研究探討戴明循環(huán)(plan do check action，PDCA)管理法在體外診斷試劑管理中的具體應(yīng)用，旨在提高醫(yī)院對體外診斷試劑管理效率，提升醫(yī)院對檢驗試劑的綜合管理水平。

1 醫(yī)院體外診斷試劑管理中存在的問題

由于醫(yī)院的規(guī)模小，人員配置少，通常一人身兼多職，衛(wèi)生耗材由藥庫人員統(tǒng)一采購。衛(wèi)生耗材的種類與數(shù)量繁多、規(guī)格復(fù)雜，用途的多樣化，尤其是檢驗試劑更為復(fù)雜與煩瑣，給采購人員帶來一定的采購難度，因此醫(yī)院檢驗試劑一直歸至檢驗科自行在耗材平臺上采購，再由科室人員驗收，藥庫人員只負責出入庫。采購方式不規(guī)范，無形中加大了檢驗科室人員的工作量，且不符合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購流程。

2 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的應(yīng)用

2015年醫(yī)院衛(wèi)生材料采購權(quán)歸至設(shè)備科，為了通過規(guī)范管理提高管理效率，解決醫(yī)療設(shè)備管理上的難點，本研究引入PDCA管理法解決在檢驗試劑采購管理中遇到的問題。

2.1 PDCA管理法的基本理論

PDCA管理法是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序，適用于一切循序漸進的管理工作。PDCA管理法就是按照計劃(plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)和處理(Action)不停頓地周而復(fù)始和持續(xù)改進的過程[4]。

2.2 P-制定計劃

在引入PDCA管理法管理后組織召開科室會議，討論采購、驗收、出入庫職責分工，制定計劃。協(xié)調(diào)檢驗科，根據(jù)醫(yī)院檢驗試劑使用情況制定采購目錄，科室根據(jù)檢驗試劑使用量再按照采購目錄申報采購計劃；由設(shè)備科人員在浙江省耗材采購平臺上采購，擬定由設(shè)備科人員驗收，驗收時需雙方簽字確認。簽字確認的發(fā)票及試劑清單及時提交至倉庫財務(wù)人員出入庫。

2.3 D-執(zhí)行計劃

醫(yī)院全體設(shè)備科人員應(yīng)力求做到嚴格按詳細流程執(zhí)行，檢驗科人員仔細填寫科室采購申請單，采購人員需根據(jù)科室采購計劃申請單在浙江省耗材平臺上采購，采購時必須嚴格審查產(chǎn)品的醫(yī)療器械注冊證、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照以及醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證等相關(guān)證件，無證試劑嚴格禁止用于臨床。驗收人員驗收貨物時須嚴把驗收關(guān)，以確保最終產(chǎn)品的質(zhì)量，如果發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品規(guī)格、品種不符或數(shù)量缺少等應(yīng)及時向廠商反映，查明原因，分清責任，妥善處理，并注意試劑的運輸環(huán)境是否滿足要求。出入庫人員入庫時，庫管人員必須仔細核對產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)廠商、供貨商、規(guī)格型號、批號、有效日期 、批號及合格證等信息。制定采購制度，明確責任分工，并試運行一個月。

2.4 C-是否按規(guī)定的工作程序執(zhí)行

檢查是否按照采購制度執(zhí)行，檢查執(zhí)行結(jié)果是否達到了原先的設(shè)想，通過規(guī)范試劑采購流程是否給科室?guī)肀憷?，采購、驗收流程是否恰當，是否有效減少試劑過期現(xiàn)象，按照制定采購制度進行逐一的檢查。

2.5 A-監(jiān)測檢查結(jié)果

設(shè)備科應(yīng)該采取措施，力求管理工作中上一個新臺階。如有未按流程內(nèi)容進行管理操作的情形，應(yīng)分析原因，針對原因采取相應(yīng)的糾正措施，努力避免或減少由于自身工作的失誤給科室?guī)聿槐匾膿p失。通過流程管理總結(jié)查找工作中未預(yù)料但實施過程中卻實際存在的問題，為后續(xù)工作的實施提出預(yù)防措施和建議。對采購過程中正確的繼續(xù)執(zhí)行，錯誤的分析原因，提出改善方法，納入到下一個PDCA循環(huán)中解決。

3 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的運行

3.1 運行中出現(xiàn)的問題

(1)未填寫采購計劃申報單。科室人員在申報計劃時出現(xiàn)不定時申報，無時間點的限制，只要科室人員發(fā)現(xiàn)科內(nèi)試劑備貨不足，就馬上打電話給試劑采購人員采購，而檢驗科人員怕麻煩而經(jīng)常不細報商品名或者潦草報數(shù)量，有時一日采購3～4次，且數(shù)量較少，造成設(shè)備科采購人員工作量加大，出錯率高，退貨次數(shù)增多[5]。

(2)試劑無人驗收。當周末或休息日快遞人員將試劑送至科室時無人驗收，有冷鏈溫度要求的試劑擱置，造成不良影響。

(3)出現(xiàn)試劑丟失現(xiàn)象。由設(shè)備科人員驗收后科室人員未接收，試劑出現(xiàn)丟失情況，由于試劑昂貴，造成醫(yī)院嚴重損失。

3.2 持續(xù)性改進流程

在體外試劑的管控上，試行1個月后，需要再持續(xù)性改進流程。針對在檢驗試劑管理存在的問題，必須加強在管理制度、流程和機制上的調(diào)整及完善等工作，逐步形成新的管理模式，在其過程中采取以下措施。

(1)制訂規(guī)范的管理制度和詳細的試劑清單，要求科室根據(jù)清單內(nèi)容填寫詳細，采購時間在一個月內(nèi)填寫兩次采購計劃。不接受隨意更改計劃或者電話要求采購[6-7]。

(2)重新制訂驗收流程，進行驗收時，驗收人員必須仔細核對產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)廠商、供貨商、規(guī)格型號、批號、有效日期及合格證等信息，并注意試劑的運輸環(huán)境是否滿足要求[8]。驗收后需驗收人員、科室人員雙簽字確認，并直接送入檢驗科冰箱保存。采購驗收流程如圖1所示。

圖1 檢驗試劑采購驗收流程圖

(3)周末時間驗收貨物由科室值班人員簽收，周一上班時由設(shè)備科驗收人員進行補簽。

4 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管控中的效果

通過應(yīng)用PDCA管理法對體外診斷試劑的管控，2017年采購金額達320萬，比2016年采購總額增加了50%，過期試劑數(shù)量減少了90%，試劑丟失的不良事件從2016年的3件，至2017年零報告率。嚴格把控采購流程，過期試劑的減少，丟失試劑(次數(shù))的下降，有效證明了持續(xù)性改進的效果明顯(見表1)。

5 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的優(yōu)勢

體外診斷試劑的采購是醫(yī)院采購中心管控的重要項目，是控制成本、提高效益的重要環(huán)節(jié)。由于體外診斷試劑具有專業(yè)性、技術(shù)性、人為性、習慣性以及不穩(wěn)定性等特點，因而耗材采購和使用均存在一定的風險性[10]。體外診斷試劑規(guī)范化采購引入PDCA管理，在增大了體外試劑的采購量前提下，規(guī)范流程減少過期試劑，減少了醫(yī)院成本，實現(xiàn)規(guī)范管理的同時也得到了科室的認同，從而提高了臨床科室的滿意度。

5.1 提高科室內(nèi)部人員規(guī)范采購意識

通過分析問題、聽取各方反饋意見以及不斷對工作進行總結(jié)，提高管理水平，將管理作為有機整體，各環(huán)節(jié)互相銜接，互相促進。PDCA管理法要求將執(zhí)行計劃中的成功經(jīng)驗與失敗教訓(xùn)納入有關(guān)的各項標準、規(guī)程和制度中，作為今后的指南或借鑒，能夠幫助管理部門在原有的工作基礎(chǔ)上不斷提高，注重細節(jié)，提高管理質(zhì)量[11-12]。

5.2 重視反饋提高效率

PDCA管理法重視的問題反饋貫穿整個流程，涉及全部流程參與者，不僅要要求管理者重視各方反饋的問題，及時對反饋做出調(diào)整，同時要求采購人員對申請科室進行及時反饋。若采購試劑時發(fā)現(xiàn)廠商無貨品，需要及時反饋給科室人員，避免因缺少試劑造成科室業(yè)務(wù)停滯。

5.3 促進部門協(xié)調(diào)

體外診斷試劑采購驗收過程可能會出現(xiàn)科室業(yè)務(wù)忙、驗收不重視的現(xiàn)象，使設(shè)備科驗收人員和檢驗科室人員出現(xiàn)不協(xié)調(diào)，不合作等問題，通過組織兩科室人員學(xué)習有關(guān)制度，并再改進[13-15]。重溫規(guī)章制度后科室人員能夠?qū)︱炇蘸碗p簽收引起高度重視，及時將試劑整理存入冰箱，規(guī)范存儲條件。醫(yī)用耗材管理屬于流程化管理，而體外診斷試劑采購流程的每個環(huán)節(jié)互相緊扣，影響因素多，而衍生問題都屬于“攻堅區(qū)”，需要跟檢驗科共同協(xié)作才能解決[16-17]。引入PDCA管理后可幫助相關(guān)科室設(shè)立共同的目標，排除其他干擾因素，朝相同方向努力，促進多部門相互溝通，相互學(xué)習，共同提高。

表1 醫(yī)用體外診斷試劑各項量化評估指標

6 結(jié)語

運用PDCA管理法可有效解決醫(yī)療耗材規(guī)范化采購中存在的問題，將其運用到醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理時，通過PDCA理論可解決醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理中遇到的問題，進行精心計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，可始終嚴格把控醫(yī)療設(shè)備管理流程，并可及時檢查、反饋，減少失誤，保證了醫(yī)療設(shè)備使用的安全性和有效性，保障患者的醫(yī)療安全。

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Application of PDCA cycle management method in the management for in vitro diagnostic reagents of hospital

YANG Hai-jie, JIANG Ji-yu, WU Yong-xin, et al

Objective:To apply PDCA cycle management method in management for in vitro diagnostic (IVD) reagents of hospital so as to enhance the management efficiency and strengthen the adjustment and improvement for management system, process and mechanism.Methods:The existed problem were analyzed and continuously improved, and the management level was enhanced through using PDCA cycle method. The rate of decrease of the kind of overdue reagent and loss rate of reagent were compared and analyzed through data comparison and quantitative evaluation statistical method for various indicators.Results:The adverse event of loss reagent was decreased from three events of 2016 year to zero of 2017 year. And the reduction of overdue reagent were obvious. Therefore, the results indicate that continuous improvement has obtained obvious effect.Conclusion:Hospital must establish and standardize a integrated management process for IVD reagent from purchase,preparation of goods, acceptance to usage. And above method can enhance the accuracy, effectiveness and safety of purchase and usage of IVD reagent.

PDCA cycle; In vitro diagnostic reagents; Standardized process; Continuous improvement process

Department of Equipment, Ruian Second People’s Hospital, Ruian 325200,China.

1672-8270(2017)11-0129-04

R954

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.11.038

楊海潔,女,(1983- ),本科學(xué)歷，工程師。瑞安市第二人民醫(yī)院設(shè)備科，從事醫(yī)學(xué)工程管理工作。

①瑞安市第二人民醫(yī)院設(shè)備科 浙江 瑞安 325207

②杭州市腫瘤醫(yī)院設(shè)備科 浙江 杭州 310000

③瑞安市人民醫(yī)院設(shè)備科 浙江 瑞安 325200

④內(nèi)蒙古巴彥淖爾市醫(yī)院統(tǒng)計科 內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000

*通訊作者：105572935@qq.com；baojimin507@sina.com

China Medical Equipment,2017,14(11):129-132.

2017-04-25