張利萍

摘 要：信息時代的檔案信息管理存在諸多的安全隱患，文章簡要的介紹了幾種常見的影響檔案信息安全的因素，針對這些問題，提出了一些行之有效的解決措施，保障信息時代電子檔案管理的安全。其中有包括建立健全高效應(yīng)急防范機(jī)制、網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)等在內(nèi)的諸多解決方法，以期通過文章能夠給其他電子檔案管理人員提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案信息 安全保障

中圖分類號：G70 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）10（a）-0192-02

電子檔案管理是計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展以來，檔案管理方面產(chǎn)生的最重大變革，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理變成如今信息時代的電子檔案管理，其運作方式和管理模式受到了巨大的影響，當(dāng)初“汗牛充棟”的情況不復(fù)存在，取而代之的是一張張硬盤和一臺臺計算機(jī)，便攜式的存儲，快速的信息定位和搜尋，為檔案管理提供了前所未有的便捷，但是同時也帶來了一些顯而易見的弊端。如何保障電子檔案的信息安全是當(dāng)代檔案管理者首先要解決的問題。

1 影響電子檔案信息安全因素的分析

1.1 載體壽命因素的影響

眾所周知，電子檔案的存儲載體一般都是磁盤磁帶和硬盤之類的物質(zhì)，這些媒介用于存儲信息是有一定的壽限的。例如磁帶在經(jīng)過長期的使用之后會消磁或者由于磁場不強(qiáng)載體受損而產(chǎn)生信息無法讀取、或者信息讀取錯誤的現(xiàn)象[1]。有研究表明一般的磁性物質(zhì)壽命短的只有三年，長的五年，因此，存儲在磁性物質(zhì)里面的信息就會隨著磁盤的老化而消失，這些磁性物質(zhì)適合于短期的信息存儲卻不能用于長期甚至是終身的信息存儲，沒有安全保障。而計算機(jī)硬盤存儲也存在這樣的問題，不但要保證信息存儲要在硬盤使用年限內(nèi)，還要保證硬盤不會突然失效或者崩壞，一旦硬盤出現(xiàn)問題，那么存儲的信息就會有安全隱患。相比于可以儲存超過一千年的紙質(zhì)材料，電子存儲雖然便捷快速，但是還是要解決一些硬件本身的問題，這個任務(wù)也是長期的，不斷發(fā)展和變化的。

1.2 技術(shù)因素的影響

電子檔案的管理最重要的其實不是電子檔案的壽命因素和環(huán)境因素，而是電子檔案管理的技術(shù)因素，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在日趨完善，電子檔案管理在向前邁進(jìn)的時候也難免會遇到技術(shù)上難以突破的障礙，也會遇到前進(jìn)路上的新情況和問題。硬盤技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)都在不斷的更新?lián)Q代，更換周期頻繁的可能一年更換一次，在計算機(jī)技術(shù)更新之后，過時的管理技術(shù)就跟不上新的存儲載體的管理模式，會產(chǎn)生檔案管理與檔案存儲調(diào)取不匹配的現(xiàn)象，管理人員沒有足夠先進(jìn)的管理技術(shù)就會使檔案管理工作停滯不前。同樣的，計算機(jī)是當(dāng)前使用率最廣泛的信息載體，因此在紛繁復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下難免會有種種危機(jī)，例如病毒和黑客的侵襲，就是一大隱患。

1.3 管理因素的影響

管理因素的影響主要指的是管理工作中出現(xiàn)的制度不全、法律法規(guī)不全、人員素質(zhì)低下、沒有責(zé)任落實制度，導(dǎo)致管理工作一盤散沙沒有核心，管理工作沒有標(biāo)準(zhǔn)。出現(xiàn)在管理因素上的檔案信息問題一般分為以下幾類：人為因素的檔案丟失，檔案信息不完善，紙質(zhì)檔案和電子檔案信息混亂不堪，信息存儲分散不集中、難以抽調(diào)，種種因素導(dǎo)致電子檔案管理出現(xiàn)紕漏[2]。人為因素的檔案丟失一般出在管理人員安全意識不高的原因上，管理人員沒有對檔案管理有一定的安全意識，不知道信息保密原則，有意或者無意的將信息泄漏出去；檔案信息不完善是由于檔案存儲的時候沒有經(jīng)過核實和即時的積累以及歸檔鑒定等程序；有些檔案管理部門對于當(dāng)下的檔案管理完全沒有章法，認(rèn)為電子管理可以取代一切的紙質(zhì)檔案管理，就在處理電子檔案的時候忽視了紙質(zhì)檔案信息的完善和補(bǔ)充，有時候又認(rèn)為有了紙質(zhì)檔案作為備份就對待電子檔案信息隨意錄入，敷衍對待；還有部分管理檔案的人員，缺乏專業(yè)素養(yǎng)和計算機(jī)技術(shù)，不懂得如何進(jìn)行檔案的分類和歸檔，檔案信息雜亂分散、大大的加重了信息抽調(diào)的難度。

2 信息時代電子檔案信息安全保障策略

2.1 建立高效應(yīng)急機(jī)制，加強(qiáng)電子信息安全防范

應(yīng)急機(jī)制就是說要在平時的檔案管理之外要時刻保持高度的警惕，對于突發(fā)的事件要有一個應(yīng)對措施制定的方案，這個措施就是應(yīng)急機(jī)制。從美國911事件來看，電子信息存儲的應(yīng)急機(jī)制有多么的重要，很多的銀行和重大信息存儲機(jī)構(gòu)在經(jīng)過襲擊事件之后就丟失了信息，并且是永久性丟失，有些很重要的信息包括有人物信息和財務(wù)信息以及一些政治方面的信息都在事件中丟失，對整個城市和整個國家都產(chǎn)生了重大的影響[3]。但是有些機(jī)構(gòu)能夠在經(jīng)受了襲擊之后快速的整頓自己，恢復(fù)營業(yè)，就是因為他們的信息存儲完整，沒有遭受到嚴(yán)重的損害?？梢?，檔案管理建立起一個科學(xué)合理、高效的應(yīng)急機(jī)制對于檔案管理而言是一件多么重要事情，信息的損毀和消失對于檔案管理而言是致命性的打擊。檔案管理部門的電子檔案管理，也要及時的建立起高效的應(yīng)急機(jī)制。面對突發(fā)事件能夠迅速的做出反應(yīng)，采取正確的措施將信息損害在事故中降到最低甚至是不受損害，并且在經(jīng)過了突發(fā)事故之后還能夠快速的恢復(fù)。

2.2 提升檔案管理的安全意識

前文提到，很多檔案管理出現(xiàn)信息泄露的問題，絕大多數(shù)都是出在了員工沒有安全意識或者是安全意識薄弱上。在檔案管理工作中，人永遠(yuǎn)是決定性的因素，檔案的安全最大保障就是工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，檔案管理最大的危機(jī)就是工作人員的疏忽和私利性。所以檔案管理安全體系的建立先決條件是要樹立工作人員的安全意識，加強(qiáng)思想建設(shè)，提高管理人員對檔案管理的重視程度，把安全第一當(dāng)做檔案管理事業(yè)的重要戰(zhàn)略，將檔案管理任務(wù)上升到戰(zhàn)略高度來認(rèn)識，為檔案管理筑起一道堅固的思想防線。一直以來，在檔案管理的工作中，有些管理人員根本不重視檔案的信息安全，認(rèn)為檔案管理就是只要保證檔案信息的完整就好，信息交到他的手上他就有處理的權(quán)利，法律意識不明確，安全意識為零，對于這樣的檔案管理人員最好不啟用，或者啟用之前進(jìn)行科學(xué)的專業(yè)的培訓(xùn)，樹立起基本的信息安全意識，并且要在全體范圍內(nèi)樹立起檔案安全意識[4]。還有一種情況是管理人員有基本的信息安全意識，但是出于私利，將檔案信息當(dāng)做盈利的工具，出賣檔案庫中的信息賺取額外的收入，這樣的做法不是沒有安全意識而是沒有法律意識，因此檔案管理人員的培訓(xùn)除了要樹立一定的安全意識之外還要建立起相關(guān)的法律保障機(jī)制。另外還應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)當(dāng)前我國檔案的安全保障的相關(guān)體系，要制定并有效實施檔案信息的安全保障規(guī)劃，從而使得我國的檔案事業(yè)能夠得到有效的健康發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，從20世紀(jì)的90年代開始，我國檔案的信息化以及電子化的程度也在進(jìn)一步加深?？墒怯捎诩夹g(shù)以及法規(guī)等多方面的不完善，使得我國檔案信息工作在安全方面也開始暴露出一定的問題，需對其影響因素進(jìn)行探析，不斷創(chuàng)新保障信息安全的策略，才能促使我國檔案信息化有序良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 項文新.基于信息安全風(fēng)險評估的檔案信息安全保障體系構(gòu)架與構(gòu)建流程[J].檔案學(xué)通訊，2012（2）：87-90.

[2] 馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].檔案學(xué)通訊，2012（3）：56-60.

[3] 宗文萍，郭莉珠.論信息時代的檔案信息安全保障[J].檔案學(xué)通訊，2004（6）：60-64.

[4] 張霞.信息時代的檔案信息安全保障[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2016，13（13）：130-131.endprint