摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，隨著各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，檔案越來越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，科學(xué)技術(shù)在科研、黨政管理等項(xiàng)工作中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。本文結(jié)合多年的檔案管理工作，總結(jié)了檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)和做法供大家思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；管理

1 數(shù)字化檔案管理的意義

（一）信息時(shí)代發(fā)展的必然需求。長(zhǎng)期以來，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國(guó)信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被高速發(fā)展的信息社會(huì)所淘汰。

（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識(shí)、服務(wù)社會(huì)。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會(huì)大眾家庭教育等需求，在落實(shí)科教興國(guó)科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。

（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會(huì)地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。切實(shí)把數(shù)字化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。

2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時(shí)間的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率，信息及時(shí)準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。

（三）具有較強(qiáng)的時(shí)效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長(zhǎng)的時(shí)間，而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。

（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會(huì)造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。

（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不同部門的檔案有時(shí)候可以共享，便于及時(shí)、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

3 存在的問題

（一）文件資料收集不完整

據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個(gè)單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分。同時(shí)，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔(dān)了國(guó)家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，科研人員對(duì)科研檔案建檔意識(shí)較強(qiáng)，也比較重視，但對(duì)文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對(duì)檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎(jiǎng)懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

（二）文件資料歸檔過程中存在漏洞

目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對(duì)本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識(shí)又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

（三）人員管理和文件印制中造成浪費(fèi)

大部門起草后的機(jī)關(guān)文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機(jī)關(guān)各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費(fèi)，而且反映了機(jī)關(guān)工作雜亂無章。

4 整改措施

積極拓展檔案管理工作的深度和廣度，努力做到內(nèi)實(shí)外美，使“死檔案”變成“活信息”。 一是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化資源共享。堅(jiān)持文檔一體化原則，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng)，資源共享，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。 二是建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作。為使文書檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、美觀化，單位將把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容列入日常工作計(jì)劃中，明確部門人員各自分工，明細(xì)責(zé)任，并制定本部門的檔案管理相關(guān)制度，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)上級(jí)部門、各科室來源文件材料的收集、整理、歸檔工作的規(guī)范性，從制度上、措施上有效保證檔案管理工作地順利開展。 三是定期整理自查檔案，確保檔案安全完整。為使文書檔案資料完整、真實(shí)，在日常檔案管理工作中，第一要抓好接收關(guān)，認(rèn)真檢查接收的檔案的質(zhì)量和內(nèi)容指示是否由本科室具體負(fù)責(zé)，對(duì)不明確或不符合規(guī)定的文件退回補(bǔ)充、糾正，直到達(dá)到規(guī)定要求才于接收，切實(shí)保證歸檔質(zhì)量。第二要把好整理關(guān)，把各項(xiàng)問題解決在檔案歸檔之前，對(duì)接收、發(fā)送的檔案進(jìn)行簽單、分類、整理、編目、裝盒，做到整齊規(guī)范、排列有序、查找方便，保證每季度歸檔工作按質(zhì)量和進(jìn)度順利進(jìn)行。第三做好借閱關(guān)，借閱其他部門檔案一定要做好登記，堅(jiān)決杜絕各類檔案的丟失，損壞和泄密等事件發(fā)生。第四做好檢驗(yàn)關(guān)，本部門將結(jié)合工作實(shí)際，每月進(jìn)行一次檔案檢查，每季度進(jìn)行一次檔案排編匯總，通過定期自查，做到勤察備、勤整理、勤回收、勤修補(bǔ)，使檔案不散、不亂、不丟、不壞，確保檔案的安全與完整。

作者簡(jiǎn)介

韓淑艷（1970-），女，漢族，?？茖W(xué)歷。endprint