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        淺談如何提高檔案工作水平

        2017-11-28 17:36:14葉小倩
        卷宗 2017年32期
        關(guān)鍵詞:檔案管理單位水平

        葉小倩

        摘 要:隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展,檔案工作在單位中具有重要作用,相關(guān)部門做好檔案管理工作,不但能夠提高單位工作效率,還能提高員工的工作質(zhì)量,使單位長期發(fā)展。因此,單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案工作人員的培訓(xùn),使其具有較高的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng),從而使工作人員更好的為單位服務(wù)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理工作;工作水平

        隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展,單位中的信息都記錄在檔案中,檔案管理工作對一個單位的良性發(fā)展起到重要作用,現(xiàn)在很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性,加大對檔案管理工作的實施力度,使檔案工作人員具有較高的管理水平,這為提高單位的工作質(zhì)量有著積極促進(jìn)作用。

        1 檔案工作的重要性

        檔案在單位的發(fā)展中具有無法取代的作用,檔案是衡量單位管理水平和服務(wù)態(tài)度的參考依據(jù),能夠使單位領(lǐng)導(dǎo)有效掌握單位實際情況,從而根據(jù)檔案中的信息內(nèi)容制定合理的方案,從而為單位帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。以醫(yī)療檔案為例,醫(yī)療檔案是醫(yī)療機構(gòu)業(yè)務(wù)統(tǒng)計的主要原料之一,醫(yī)療檔案不僅記錄了病人的患病情況、治療方法,還記錄了手術(shù)操作方法[1],這為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。對于單位管理者而言,檔案是管理工作的最原始資料,一旦單位出現(xiàn)意外情況,必須查找檔案中所記錄的信息,了解整個事件全過程,從而根據(jù)實際情況做出正確的判斷。單位管理者通過對檔案信息進(jìn)行分析,能夠掌握員工的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng),從而根據(jù)員工的工作情況加強對工作人員的監(jiān)督,提高單位工作效率和質(zhì)量管理的科學(xué)性。因此,單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案工作的重要性,加強對檔案工作人員的培訓(xùn),提高工作人員的管理水平,進(jìn)而更好的為單位服務(wù),使單位持續(xù)發(fā)展。

        2 提高檔案工作水平的方法

        2.1 建立完善的管理制度

        缺乏完善的檔案管理制度,在一定程度上會導(dǎo)致單位檔案管理工作不科學(xué),會抑制檔案管理水平的提高,因此,單位要想長遠(yuǎn)發(fā)展,必須要建立完善的管理制度,對工作人員進(jìn)行嚴(yán)格約束,使工作人員認(rèn)真做好自己本職工作,才能使單位的發(fā)展良好現(xiàn)狀得以繼續(xù)保持[2]。例如,單位領(lǐng)導(dǎo)可以制定檔案管理的檢查制度、保密制度等,檔案檢查制度是為了確保檔案信息真實;保密制度是為了確保檔案中的信息不受到泄露,增強檔案資料的安全性。一個單位的檔案是維護(hù)真實性的重要工作,建立完善的管理制度,能夠增強檔案工作的真實性,避免出現(xiàn)檔案信息不真實的情況,影響單位長期發(fā)展。單位的檔案記載會為本單位科學(xué)發(fā)展提供第一手資料,使單位朝著更好的方向發(fā)展。此外,單位領(lǐng)導(dǎo)要科學(xué)規(guī)范真實檔案的管理記載,使單位管理者掌握單位的經(jīng)營業(yè)績和員工的工作情況,管理者要根據(jù)具體情況進(jìn)行具體分析,制定合理的方案,使檔案工作人員具有較高的工作熱情,增強員工對單位的認(rèn)同感,使其積極投入到工作中。因此,單位必須建立完善的管理制度,對檔案資料進(jìn)行保護(hù),從而提高檔案工作水平。

        2.2 加強檔案工作人員的責(zé)任意識

        檔案工作人員的素質(zhì)高低對檔案工作具有重要影響,現(xiàn)在很多檔案人員的責(zé)任意識較低,對檔案管理工作不夠重視,認(rèn)為檔案工作只是簡單的記錄信息,對單位發(fā)展無關(guān)緊要,造成檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)錯誤,降低了檔案管理水平,影響了檔案管理工作正常運行。因此,要想改變這一現(xiàn)狀,相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案工作人員的培訓(xùn),使其具有一定的責(zé)任意識,讓檔案工作人員認(rèn)識到自己工作的重要性,提高對檔案工作的積極性,減少工作中的失誤,進(jìn)而促進(jìn)檔案工作水平的提高。例如,事業(yè)單位可以定期對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn),讓工作人員對檔案工作有全面的認(rèn)識,糾正他們對檔案工作的錯誤認(rèn)識,使其擺正工作態(tài)度,認(rèn)真對待檔案工作,從而提高檔案工作水平,使單位長期發(fā)展。

        2.3 改變傳統(tǒng)的管理模式

        隨著信息技術(shù)快速發(fā)展,電子檔案在各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用,檔案管理工作也從傳統(tǒng)的手工模式不斷發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)信息管理模式,從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮游募n案[3],但很多檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念的影響,對新設(shè)備操作不夠熟練,仍然采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行工作,不但降低了工作效率,還導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備不能發(fā)揮出應(yīng)用的作用,影響了檔案工作水平的提高。電子檔案是社會發(fā)展的必然結(jié)果,通過計算機等設(shè)備,能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行有效存儲,把紙質(zhì)檔案的信息與電子圖像進(jìn)行結(jié)合,確保檔案信息的真實性。社會在不斷發(fā)展,檔案工作人員也要適應(yīng)社會發(fā)展步伐,改變傳統(tǒng)的管理模式,運用電子檔案進(jìn)行工作,進(jìn)而提高工作效率。

        2.4 加強對電子檔案的保護(hù)工作

        目前單位中的電子文件主要通過光盤進(jìn)行存檔,與磁盤相比,光盤存檔具有較強的干擾力,能夠增強電子檔案的保護(hù)性,有利于電子檔案長期保護(hù)。比如,工作人員根據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點對檔案存放的壽命問題進(jìn)行有效預(yù)防,工作人員盡量把光盤放在陰涼地方,防止光照強度過高使光盤的使用效果受到損害,從而減少一些外界因素的干擾。此外,工作人員還要定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行清理,提高數(shù)據(jù)庫的使用效率,從而影響檔案工作水平的提高。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展,檔案管理人員也應(yīng)該把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,對檔案使用數(shù)據(jù)加密技術(shù),這樣不但能夠確保檔案信息的安全性,還能使檔案防止受到黑客的入侵。

        其次,工作人員還要加強對電子檔案進(jìn)行病毒防范,定期對計算機進(jìn)行病毒檢測,防止計算機受到病毒入侵,使檔案中的信息受到損壞。有的電子文件在保存時進(jìn)行加密處理,一旦工作人員忘記文件密碼,這個文件很難打開,因此,工作人員在對這類檔案保存時應(yīng)該解密后再進(jìn)行歸檔保存,工作人員還要根據(jù)文件的年代、組織機構(gòu)進(jìn)行分盤保管[4],這樣便于工作人員查找檔案,不但節(jié)省了工作人員的時間,還提高了工作人員的工作效率,把同一檔案部門的檔案文件保存到同一盤上,能夠使工作人員在計算機上查找盤內(nèi)的相關(guān)文件。與傳統(tǒng)人工操作的檔案管理模式相比,電子文件的檔案管理具有較大的優(yōu)勢,不但滿足社會發(fā)展需求,還能開創(chuàng)檔案管理工作新局面[5],從而提高單位的檔案工作水平。

        2.5 嚴(yán)格監(jiān)管檔案的交接程序

        現(xiàn)在很多單位的檔案交接程序不夠規(guī)范,工作人員在離崗、調(diào)崗時,不按照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行部門檔案的交接,影響了檔案管理材料的完整性,不利于檔案管理工作正常運行。因此,單位要對檔案材料的交接程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,當(dāng)工作人員出現(xiàn)調(diào)崗時,要把自己所負(fù)責(zé)的項目資料進(jìn)行簽字,對相關(guān)信息進(jìn)行有效標(biāo)注,把借閱的資料進(jìn)行整理、催還,標(biāo)明借閱原因、催還情況等[6],使工作人員能夠直觀的了解檔案資料中的信息內(nèi)容,方便以后的管理,還能避免檔案資料丟失的情況發(fā)生,使檔案管理工作正常運行,進(jìn)而提高檔案工作水平。

        3 結(jié)語

        檔案工作是單位或者企業(yè)中的重要一項工作內(nèi)容,因此,單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案工作的重視,加強對檔案管理工作的改革,針對檔案管理中存在的問題進(jìn)行有效解決,提高檔案工作人員的責(zé)任意識,建立完善的管理制度,進(jìn)而提高檔案工作水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孫月.信息時代檔案工作者職責(zé)探析[D].黑龍江大學(xué),2016.

        [2]田玉奉.檔案行政執(zhí)法的問題與對策研究[D].山東大學(xué),2016.

        [3]周美玲.我國綜合檔案館檔案利用信息反饋機制建設(shè)研究[D].福建師范大學(xué),2016.

        [4]牛小娜.我國高?;n案管理現(xiàn)狀研究[D].安徽大學(xué),2016.

        [5]靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[D].四川大學(xué),2005.

        [6]張淯.知識管理背景下民營企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌大學(xué),2014.endprint

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