單鵬
摘 要:城建檔案是城市科技信息資源的匯總,是城市建設得以良好運行的基礎城建。而城建檔案利用工作是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié),是為城市經(jīng)濟建設和城市建設服務的直接手段,通過各種有效的方式和方法,提供和開發(fā)城建檔案信息資源,充分發(fā)揮城建檔案的依據(jù)和參考作用,把它的效用發(fā)揮出來,并轉化為社會效益和經(jīng)濟效益。城建檔案利用與服務工作具有較高的技術性和專業(yè)性,其不同于其他類型的檔案,有著非常鮮明的特點。因此,就需要我們探討城建檔案的合理利用途徑,從而提高信息資源的開發(fā)水平。
關鍵詞:城建檔案;數(shù)量利用;信息資源開發(fā)
1 城建檔案利用的重要性
1.1 檔案利用是實現(xiàn)檔案價值的核心
城建檔案工作的根本目的不在于檔案的保管,而在有效保管的基礎上提供城建檔案的有用信息,為城市規(guī)劃、城市建設和城市有效管理服務。為了實現(xiàn)這一目的,必須完成一系列的工作,其中直接傳遞信息為各項工作服務的工作稱“城建檔案利用工作”。城建檔案利用工作是按一定的原則和要求,通過各種有效的方式和方法,提供和開發(fā)城建檔案信息資源;充分發(fā)揮城建檔案效益和社會效益,實現(xiàn)城建檔案價值的一項工作。城建檔案的作用,只有通過利用工作,才能夠很好地發(fā)揮出來。所以,利用工作是能不能有效地發(fā)揮城建檔案的作用,為城市經(jīng)濟建設和城市建設服務的關鍵。應該適應新形勢的需要,加強城建檔案的利用工作。
1.2 檔案利用工作是檢驗檔案工作水平的關鍵
城建檔案的利用工作,在整個城建檔案工作中占主導地位。城建檔案利用工作的開展,有賴于城建檔案基礎工作的健全;而城建檔案利用工作的過程,又是對城建檔案基礎工作的檢驗。城建檔案收集得是否齊全、完整,整理、編目、鑒定、保管是否科學、系統(tǒng),往往在開展城建檔案利用工作中才能檢驗出來。城建檔案利用工作常常成為判斷城建檔案業(yè)務工作好壞的尺度,成為推動各項業(yè)務工作建設的動力。搞好城建檔案利用是城建檔案工作變被動為主動,把城建檔案工作搞活的關鍵。城建檔案工作在城市建設各項工作中是服務性的,有很大的被動性。搞好利用工作,積極主動地服務,才能把“死”檔案,變成活材料,才能最大限度地變被動為主動。
1.3 為城市規(guī)劃、建設、管理服務
城建檔案和城建檔案工作的重要地位,只有在使用城建檔案時得心應手,城建檔案工作真正為領導決策、為城市經(jīng)濟建設、為編制城市規(guī)劃等幫了忙時,才能得到承認。所以積極開展城建檔案利用工作,為城市建設服務,在城市科技宣傳周用展板實例宣傳城建檔案利用工作,是宣傳城建檔案工作重要性,提高城建檔案工作信譽,引起重視與支持的最好途徑。
2 城建檔案利用質量不高
城建檔案利用質量不高主要體現(xiàn)在以下幾方面,首先,收集與利用明顯錯位。檔案收集來源不均衡,影響檔案利用的質量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況,而來館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過地上檔案。地下管線普查結果雖然解決了一時之需,但建立和完善動態(tài)管理更有利于提供及時高效的服務。以銅陵市長江路人防地下工程為例,施工前施工單位調閱了所有沿街工程地質勘察報告、地下管線等檔案,為指導長江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是,還是有部分地下管線資料缺失,不得不邊施工邊探查。其次,檔案質量仍然不高。目前城建檔案館藏檔案重點是民用建筑,由于開發(fā)強度高,開發(fā)單位資質參差不齊,部分檔案在制作時就存在漏項,甚至空白。同時,檔案館本身也存在只重視館藏數(shù)量,盲目收集,范圍過于粗放的問題。有利用價值的資料難以準確、完整的接收進館,質量難以保證,從而進一步制約了檔案的利用。最后,檔案載體過于單一。紙質檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。
3 加強城建檔案信息資源開發(fā)
3.1 要不斷改進自身的服務理念
檔案管理人員一方面轉變自己的服務意識,積極主動服務。在實際的檔案服務工作中,要充分關注社會的服務意識,不單單只是對自己所聯(lián)系的部門進行服務,更要善于對社會各方面的服務。另一方面,檔案工作者要對所擁有的檔案資料進行開放式服務,不單單只是等待利用者的查詢,而應是將其資料以不同形式的開放傳遞給社會各層,從而成為人民群眾的信息咨詢庫。
3.2 城建檔案利用工作模式的創(chuàng)新
以傳統(tǒng)的檔案管理模式進行現(xiàn)有的檔案管理,往往只是單一的通過利用者的借閱和查詢來完成,限制了檔案利用的創(chuàng)新發(fā)展。首先,城建檔案工作者要利用自身的特點進行對信息的宣傳,可以通過舉辦重大展覽等開放式的活動把信息傳遞給社會各界人員。利用各種形式幫助人們對檔案服務工作內容的了解,方便大家在以后的運用中能夠有效地進行對信息的收集。也可以通過電視、網(wǎng)絡、書刊等載體進行宣傳,經(jīng)過精心的策劃,將編輯的信息有效地報道出去,滿足社會各界對信息的考察和利用。其次,檔案的材料大多屬于原件,提供給利用者利用,長時間會使材料破損,為了有效地保證材料的完整儲存,可以運用科技手段,把文字信息轉變?yōu)閿?shù)字信息,利用網(wǎng)絡傳達給利用者,并且要做到重要文件信息的保密。再則,增進不同部門的交流。各級檔案部門要避免各自為政,孤立存在,而應積極與其他部門進行交流,在交流工作中改善和促進自身管理和服務的發(fā)展,使整個檔案利用服務工作得到全面開展。最后,創(chuàng)建信息的社會服務體系。檔案服務要逐步社會化,以社會化服務進行對檔案的利用。在實際服務中,拓展自己的服務內容和服務對象,充分發(fā)揮自身的社會價值。此外,要提高檔案服務的效力,在不損害國家利益的前提下,簡化以往繁瑣的手續(xù),為社會各界提供更加快捷的服務,充分發(fā)揮檔案的社會作用。
如今城建檔案館都在向數(shù)字化城建檔案館靠攏,成為一個動態(tài)的信息中心,把“死檔案”變成“活檔案”。城建檔案工作者更要加強城建檔案專業(yè)的學習和培訓,盡可能地熟悉城市建設工作的業(yè)務知識,使自己的能力水平不斷適應城建檔案利用工作發(fā)展的需求
4 總結
城建檔案是城市建設中最為齊全和豐富的資源,檔案利用與服務工作的本質在于服務于當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展,為政府、民眾提供信息服務,以幫助其決策。城建檔案館應該積極響應時代號召,認清局勢,加強基礎建設,同時發(fā)展網(wǎng)絡化服務能力,完善收費機制,進一步提升城建檔案的利用價值和效果。
參考文獻
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