孫圣權(quán)

摘 要：近些年以來，隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，檔案信息資源的需求隨著得以不斷增長(zhǎng)，并且檔案信息資源也發(fā)生了翻天覆地的變化。有效的整合檔案信息資源是建設(shè)檔案信息資源的核心所在，整合檔案信息資源是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源充分利用與合理開發(fā)的重要手段。

關(guān)鍵詞：檔案信息；發(fā)布；利用

網(wǎng)絡(luò)檔案信息是指可以通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳遞和利用的檔案信息與圍繞檔案所開展的相關(guān)活動(dòng)及其成果的信息的總和。它主要來源于兩個(gè)方面：一是對(duì)各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本；二是直接通過計(jì)算機(jī)生成和處理的、在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)摹⒉⒂蓹n案機(jī)構(gòu)進(jìn)行收集歸檔的電子文件。

1 發(fā)布

檔案信息發(fā)布是指將檔案信息以一定的計(jì)算機(jī)文件形式上傳到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。進(jìn)行信息發(fā)布首先要建立網(wǎng)站。建設(shè)檔案網(wǎng)站，必須了解建設(shè)的意義所在，明確建設(shè)目標(biāo)。目前網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布方式主要有兩種：一是以靜態(tài)頁面形式發(fā)布，簡(jiǎn)稱頁面發(fā)布；二是以動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫查詢方式發(fā)布，簡(jiǎn)稱數(shù)據(jù)庫發(fā)布。頁面發(fā)布是指以計(jì)算機(jī)文件的方式來管理各類信息，并將這些文件基于置標(biāo)語言（如SGML）組織成許多的靜態(tài)網(wǎng)頁，然后將這些網(wǎng)頁復(fù)制到中心服務(wù)器上。隨著網(wǎng)絡(luò)使用范圍的日趨廣泛，僅有靜態(tài)頁面形式已不能滿足發(fā)布信息的需求，人們引入了數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫形式發(fā)布信息。這種方式是通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器擴(kuò)展程序?qū)eb技術(shù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)連接起來。在Web上連接、訪問或獲取數(shù)據(jù)庫信息。數(shù)據(jù)庫中的信息是由集成的內(nèi)部管理系統(tǒng)提供，也就是說內(nèi)部管理系統(tǒng)（如檔案信息管理系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容是信息發(fā)布的數(shù)據(jù)源。信息發(fā)布方通過Web服務(wù)器接收用戶的輸入，實(shí)時(shí)執(zhí)行用戶的提問，并返回執(zhí)行后的結(jié)果，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息的動(dòng)態(tài)發(fā)布。這樣給用戶提供了一個(gè)可供交互的平臺(tái)，滿足了用戶對(duì)信息的動(dòng)態(tài)需求，一方面減少了用戶利用網(wǎng)絡(luò)信息的盲目性，另一方面提高了網(wǎng)絡(luò)的有效利用率，不僅把Web與數(shù)據(jù)庫的所有優(yōu)點(diǎn)集中在一起，而且充分利用了大量已有的數(shù)據(jù)庫信息資源。這對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布者和維護(hù)人員來說也非常有意義。他們?cè)僖膊槐鼐S護(hù)大量需手工修改的靜態(tài)網(wǎng)頁，取而代之的是發(fā)布可以根據(jù)用戶的特殊需要從數(shù)據(jù)庫提取不同數(shù)據(jù)生成相應(yīng)內(nèi)容的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁。數(shù)據(jù)庫由專業(yè)人士進(jìn)行組織和管理，數(shù)據(jù)質(zhì)量、可靠性、安全性都比較高。利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以對(duì)各種復(fù)雜的信息進(jìn)行有效的管理。對(duì)于檔案信息來說，主要是根據(jù)信息的結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)進(jìn)行選擇。如檔案機(jī)構(gòu)職能信息、檔案利用服務(wù)信息、檔案工作信息等都是單向性、分散性的信息，可以采用靜態(tài)頁面形式發(fā)布。而檔案內(nèi)容信息、檔案背景信息等數(shù)量大且具有結(jié)構(gòu)性、動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)，更適合以數(shù)據(jù)庫形式發(fā)布。對(duì)發(fā)布形式的選擇沒有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，而是取決于技術(shù)的發(fā)展和考慮問題的角度。此外，檔案機(jī)構(gòu)在選擇發(fā)布方式時(shí)，還要注意技術(shù)的更新。網(wǎng)絡(luò)檔案信息的發(fā)布還涉及發(fā)布語言的問題。對(duì)于文本文件，置標(biāo)語言用于標(biāo)記其內(nèi)容結(jié)構(gòu)，頁面描述語言用于精確描述其外觀。常用的置標(biāo)語言都屬于SGML體系。根據(jù)SGML的原則，可以進(jìn)一步生成某一領(lǐng)域特定文獻(xiàn)所需的標(biāo)識(shí)語言標(biāo)準(zhǔn)。EAD就是應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域信息發(fā)布的標(biāo)識(shí)語言標(biāo)準(zhǔn)。EAD在我國(guó)是否有生命力值得商榷，它主要取決于兩個(gè)方面：一是在我國(guó)檔案界采用EAD是否真正有意義，二是在我國(guó)能否克服EAD實(shí)現(xiàn)的障礙。此外，圖像文件、聲音文件、視頻文件的發(fā)布各有不同的標(biāo)準(zhǔn)格式。網(wǎng)絡(luò)檔案信息發(fā)布還涉及安全問題，它包括三個(gè)方面：一是檔案信息內(nèi)容的安全，即確保不能泄露黨和國(guó)家的機(jī)密，解決這個(gè)問題的根本途徑是通過法律手段對(duì)檔案信息的內(nèi)容范圍加以界定；二是網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全存儲(chǔ)與保管。理想的存儲(chǔ)介質(zhì)是能夠以較低的代價(jià)存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)，支持快速讀取信息，并經(jīng)久耐用，目前可采用多級(jí)存儲(chǔ)設(shè)備。由于計(jì)算的格式經(jīng)常變化，網(wǎng)絡(luò)檔案信息還存在安全保管問題，保管技術(shù)包括刷新、移植、仿真等方法。從技術(shù)和資金上看，這些方法都是可實(shí)現(xiàn)的，關(guān)鍵的問題是檔案機(jī)構(gòu)是否有計(jì)劃實(shí)行這些過程。三是網(wǎng)絡(luò)安全。解決網(wǎng)絡(luò)安全的主要手段是建立健全管理體制，其次要完善技術(shù)措施。全面的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)用技術(shù)結(jié)構(gòu)包括網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)自身的安全、系統(tǒng)安全、信息安全三個(gè)方面。

2 利用

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，是指檔案機(jī)構(gòu)通過各種類型的網(wǎng)絡(luò)直接傳遞檔案信息，為利用者服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有開放性、及時(shí)性、全面性、檢索的方便性等特點(diǎn)。采用系統(tǒng)分析的方法可以設(shè)計(jì)清楚網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的整個(gè)工作流程。在這個(gè)流程中涉及的主要問題包括：1.利用者需求分析，掌握利用者對(duì)檔案信息的需求是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的前提條件；2.檢索提問，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用者直接操作檢索系統(tǒng)，獲得檢索結(jié)果，因此利用者要有能力進(jìn)行檢索提問；3.執(zhí)行檢索，利用者按下相應(yīng)的功能鍵，檢索系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的檢索操作； 4.身份認(rèn)證與用戶權(quán)限，在網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用中必須能對(duì)某些有特殊要求的檔案信息加以控制。這種控制主要表現(xiàn)在利用者提供身份證明，檔案機(jī)構(gòu)賦予用戶權(quán)限；5.網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的費(fèi)用，包括檔案機(jī)構(gòu)前期開發(fā)投入的費(fèi)用、利用者的通信費(fèi)用和檔案機(jī)構(gòu)收取的信息服務(wù)費(fèi)幾個(gè)方面；6.網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用結(jié)果，對(duì)于利用者來說，利用的結(jié)果有三種：一是在網(wǎng)絡(luò)中直接閱讀檔案信息，并按照需要下載；二是通過網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息線索，獲得物理載體的復(fù)制品；三是獲得檔案證明。前兩種結(jié)果實(shí)現(xiàn)了檔案的情報(bào)價(jià)值，后一種實(shí)現(xiàn)了檔案的憑證價(jià)值。研究網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，服務(wù)效益是一個(gè)不可回避的問題。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)形式來說，網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用對(duì)促進(jìn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化具有積極意義，其社會(huì)效益更加顯著，這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是有利于更廣泛地傳播社會(huì)記憶和人類文化；二是有利于提高社會(huì)檔案意識(shí)。至于網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益，目前無法進(jìn)行定量分析。但是通過我國(guó)航拍片從美國(guó)國(guó)家檔案館“回歸”、北京市公路設(shè)計(jì)研究院的局域網(wǎng)檔案信息利用等實(shí)例，可以看出網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用是有明顯的經(jīng)濟(jì)效益的。此外，檔案事業(yè)是公益性的基礎(chǔ)事業(yè)，不能僅僅以局部的、短期的利益來衡量其利用效益。

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