◎劉進

建立項目檔案質(zhì)量管理體系，強化項目檔案質(zhì)量控制

◎劉進

重視固定資產(chǎn)投資項目的檔案管理不僅能保障項目本身的順利開展和完好實施，也是檔案工作從專業(yè)層面出發(fā)需要關(guān)注的重點。文章首先分析了項目檔案質(zhì)量管理體系的構(gòu)成要素，闡述了各構(gòu)成要素的特點和關(guān)聯(lián)；然后從前端控制和過程控制兩方面來強化項目檔案質(zhì)量管理，最后提出完善項目檔案質(zhì)量管理體系應(yīng)創(chuàng)新工作方法，并從建立合同管理數(shù)據(jù)庫和建設(shè)更加高效的合同動態(tài)管理平臺兩方面進行論述。

“十五”以來，國家和有關(guān)主管部門大力支持研制保障條件建設(shè)，先后批準實施了多個固定資產(chǎn)投資項目，極大地提高相關(guān)企業(yè)科研、生產(chǎn)和試驗?zāi)芰?，為單位實現(xiàn)跨越式發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。

固定資產(chǎn)投資項目的實施同時也給檔案工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)，建立切實可行的固定資產(chǎn)投資項目檔案質(zhì)量管理體系（簡稱項目檔案質(zhì)量管理體系），確保項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、利用便捷以及檔案實體安全一直是檔案工作的重點之一。

建立完善的項目檔案質(zhì)量管理體系

項目檔案質(zhì)量管理體系是由多種要素構(gòu)成的具有特定功能的管理系統(tǒng)。一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案工作程序、檔案管理人員等要素。檔案管理體制是項目檔案工作關(guān)系的一種基本設(shè)計，是項目檔案質(zhì)量控制的組織保證；檔案工作制度體系是企業(yè)集成配套的項目管理辦法、業(yè)務(wù)標準，它是開展項目檔案質(zhì)量控制的行動指南和業(yè)務(wù)尺度；過程控制文件是關(guān)于檔案工作流程、工作內(nèi)容與工作標準，并以具體業(yè)務(wù)標準和操作細則作為尺度，有效運行和控制項目檔案管理各項業(yè)務(wù)活動；檔案管理人員是項目檔案工作的主體，應(yīng)熟悉項目檔案工作制度和業(yè)務(wù)內(nèi)容，利用檔案信息管理系統(tǒng)開展相關(guān)業(yè)務(wù)的具體操作，控制和實施各項業(yè)務(wù)內(nèi)容。

項目檔案管理體制設(shè)計。項目檔案工作是企業(yè)履行項目檔案管理職責的行為和活動。企業(yè)必須按照統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的指導思想，尊重企業(yè)的具體情況，設(shè)計檔案管理體制。按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，建立項目檔案質(zhì)量管理體制建設(shè)，如圖1所示。

圖1 項目檔案質(zhì)量管理體制示意圖

固定資產(chǎn)投資項目實行項目法人責任制，由項目法人對項目的策劃、建設(shè)實施、資金和資產(chǎn)管理等全過程負責；主管單位負責人負責項目的管理，統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)項目管理工作并授權(quán)委托專人處理日常工作；項目管理部門（一般為單位技改部門）負責項目立項、設(shè)計、實施及驗收等全過程的組織實施；技環(huán)、財務(wù)、資產(chǎn)、機動、供應(yīng)、保密、保衛(wèi)、監(jiān)察審計、信息化、計量檢驗、外事等部門根據(jù)各自專業(yè)職能參與項目建設(shè)的各個階段，并根據(jù)各自職能負責項目各專業(yè)檔案資料的形成、審查和協(xié)助歸檔工作；基建、加工、設(shè)計、試驗等建設(shè)部門負責所承擔的建設(shè)任務(wù)的具體實施直至驗收和投入使用，并負責承建項目檔案資料的形成、審查、積累和歸檔工作；檔案部門作為總負責單位負責項目檔案工作的具體實施，負責項目檔案的收集、整理、保管、提供利用和編研，負責項目檔案竣工驗收準備，參加項目各階段評審、驗收等工作。

這種橫向協(xié)調(diào)、縱向集中的管理體制，為檔案工作的開展提供了強有力的組織保障，確保了檔案工作制度和標準的貫徹實施，保證了項目檔案管理信息溝通渠道的暢通。

項目檔案工作制度體系建設(shè)。依據(jù)項目工作特點，項目檔案工作制度建設(shè)內(nèi)容一般應(yīng)包含“業(yè)務(wù)管理辦法”、“業(yè)務(wù)標準”兩項內(nèi)容。項目檔案管理工作是注重管理精細化和日?；囊豁椈顒?，涉及面廣，內(nèi)容瑣碎，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間銜接緊密，因此制度體系建設(shè)應(yīng)目標明確、要求具體、標準詳細、結(jié)點清晰。其制度體系建立如圖2所示。

《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是項目檔案管理工作的“基本法”，它規(guī)定項目文件歸檔與整理要求和方法，引導和統(tǒng)籌了單位檔案業(yè)務(wù)管理辦法、業(yè)務(wù)標準的接口平臺。

業(yè)務(wù)管理辦法是針對企業(yè)項目建設(shè)內(nèi)容所制定的管理制度，它規(guī)定了項目從計劃到驗收各階段的工作內(nèi)容與流程。項目檔案質(zhì)量控制系統(tǒng)必須關(guān)注其業(yè)務(wù)活動及業(yè)務(wù)活動中文件材料閉合結(jié)點，同時提出其與檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接的要求，對文件材料的形成狀況進行全過程控制，使文件材料形成納入項目管理流程，同步實施項目實施，以保證項目各類文件材料的形成質(zhì)量。

項目檔案業(yè)務(wù)標準對項目檔案管理中所涉及的基本概念、管理原則、歸檔方法與要求進行了規(guī)范，并重點劃定項目文件材料歸檔范圍及保管期限表，確保了項目檔案管理質(zhì)量。

過程控制文件建立?？刂莆募?guī)范了項目檔案工作各環(huán)節(jié)工作程序、工作內(nèi)容及工作標準，是項目檔案質(zhì)量體系建設(shè)的重點內(nèi)容，并與檔案信息資源管理系統(tǒng)完全嵌入，把項目檔案管理質(zhì)量推向新的高度?？刂莆募ㄔO(shè)內(nèi)容如圖3所示。

圖2 項目檔案工作制度體系示意圖

圖3 過程控制文件架構(gòu)示意圖

建立專兼職檔案管理人員隊伍。專兼職檔案管理人員是項目檔案質(zhì)量管理體系的主體，項目檔案質(zhì)量控制必須擁有一支具有掌握檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)標準、學科理論；掌握工程建設(shè)內(nèi)容、熟悉工程管理程序、了解工程建設(shè)規(guī)范；具有職業(yè)道德、工作技能全方位全能的檔案管理人員隊伍。

強化項目檔案質(zhì)量控制

項目文件是隨項目進展環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸，逐漸形成的。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應(yīng)與建設(shè)項目的立項準備、建設(shè)和竣工驗收同步進行，以確保項目檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。

前端控制是項目檔案質(zhì)量控制的基礎(chǔ)。由于建設(shè)項目從申報到竣工驗收歷經(jīng)時間長、環(huán)節(jié)多，項目文件在形成過程中涉及部門和人員也較多，特別是部分建設(shè)項目工期緊、施工任務(wù)重、參建單位多，往往工程任務(wù)一結(jié)束，臨時機構(gòu)就解散、而建設(shè)項目文件也隨之被分散或散失，項目文件不易控制。因此，項目文件應(yīng)實行“誰形成、誰負責”的管理原則，對項目文件的形成與歸檔納入項目建設(shè)計劃、質(zhì)量保證體系、項目管理程序、合同管理及崗位責任制，各參建單位對形成的項目文件質(zhì)量和整理編制負責，從各類項目文件形成的源頭進行控制。檔案部門應(yīng)該理順建設(shè)項目單位內(nèi)部項目文件歸檔渠道，固化業(yè)務(wù)流程，明確檔案管理職能，制定可操作性強的管理制度。其中，對外部參建單位的歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的研究所內(nèi)部相關(guān)職能管理部門，由相關(guān)職能管理部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤考核。同時明確相關(guān)職能管理部門負有對合同執(zhí)行情況的監(jiān)控責任，檔案管理部門參與監(jiān)控、協(xié)同管理和超前培訓指導，使外部單位的資料交付處于受控狀態(tài)，建設(shè)項目檔案的質(zhì)量也就有了一定保障。前端控制關(guān)鍵舉措如下：

檔案部門抓住項目管理、基建、供應(yīng)、機動等關(guān)鍵部門，主動及時溝通，保持信息暢通、友好協(xié)作開展工作，特別注重爭取技改部門的支持，由技改部門出面協(xié)調(diào)項目檔案工作中的重大問題，在全所形成一個和諧的項目檔案工作氛圍。

檔案部門提前介入到項目的立項、可行性研究、初步設(shè)計工作之中，及時進行項目前期檔案資料的收集和了解項目的具體建設(shè)內(nèi)容。

檔案部門提前介入到重要合同簽訂工作之中，參與合同和技術(shù)協(xié)議的評審工作，對合同中有關(guān)歸檔內(nèi)容提出要求，力求歸檔要求明確、可操作性強，避免因條款不清而產(chǎn)生糾紛。

過程控制是建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的保障。把檔案工作從一個工作環(huán)節(jié)擴展為貫穿始終的全程質(zhì)量控制體系，將項目檔案工作和項目建設(shè)共同納入程序管理，與項目建設(shè)的各階段同步進行，使建設(shè)項目檔案形成首尾相接、全程控制的記錄體系。

全過程參與

檔案部門參與項目的立項、可行性研究、初步設(shè)計工作之中；檔案部門參與項目方案設(shè)計評審、工程設(shè)計評審、安裝調(diào)試評審工作之中；檔案部門參與項目分部、分項工程驗收工作之中；檔案部門參與項目任務(wù)的計劃和考核工作之中；通過這種全過程參與，全面掌握項目實施情況，做到在第一時間收集資料，確保項目檔案收集齊全。

抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好收集工作

重視設(shè)備儀器開箱：高度重視設(shè)備儀器開箱工作，嚴格執(zhí)行設(shè)備儀器開箱制度。檔案部門會同設(shè)備儀器管理部門和使用部門共同對開箱資料進行完整、準確和系統(tǒng)性審查，使檔案部門對到貨設(shè)備儀器形成了直觀印象，了解了設(shè)備儀器的大體組成，有利于保證設(shè)備儀器開箱資料收集齊全。

嚴把合同驗收關(guān)，檔案部門擁有一票否決權(quán)：高度重視合同驗收工作，檔案部門參與到每個合同的驗收工作當中，對項目檔案進行審查，對不符合要求的不允許通過驗收。明確規(guī)定在合同付款前由檔案部門對應(yīng)歸檔資料進行再次審查和確認，符合要求的才簽字放行，沒有檔案部門的簽字財務(wù)部門不得付款，確保檔案資料在合同付款前收集齊全，避免付款后再產(chǎn)生糾紛或增加整改難度。

把握驗收節(jié)點契機，檔案部門擁有話語權(quán)：業(yè)務(wù)管理制度明確規(guī)定，各分部分項驗收，檔案部門均應(yīng)出具檔案資料合格結(jié)論，否則不得提請批準項目驗收，更不得投入使用。檔案部門充分把握分項目驗收節(jié)點這一契機，及時復查梳理分部分項檔案資料歸檔情況，提出整改意見并督促和落實整改，力爭在分項目驗收時檔案資料符合要求，不把問題遺留到整個項目竣工驗收時再發(fā)現(xiàn)和組織整改，以至失去最佳時機導致整改不能到位。

及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，解決重大問題：檔案部門重視總結(jié)項目檔案管理工作的經(jīng)驗教訓，清理問題，梳理思路，協(xié)商對策，解決重大問題，避免出現(xiàn)過的問題在工作中問題再現(xiàn)。

創(chuàng)新工作方法，提升項目檔案管理水平

隨著信息化的持續(xù)推進，建立項目檔案信息管理系統(tǒng)，從條目到全文，由單獨系統(tǒng)到與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)項目文件一體的全程管理——提升工程檔案管理信息化水平。使業(yè)務(wù)流程顯性化、規(guī)范化、自動化，通過優(yōu)化工作流程來提高項目檔案質(zhì)量控制水平。當前舉措有：

建立合同管理數(shù)據(jù)庫。為了更好地開展項目檔案自查工作,考慮到所有的項目任務(wù)均是分解成合同形式組織實施的，檔案部門依托檔案資源綜合管理系統(tǒng)建立了“合同管理數(shù)據(jù)庫”。設(shè)置了合同名稱、合同號、供銷商、招標機構(gòu)、招投標資料歸檔情況、開箱情況、開箱資料歸檔情況、預驗收資料歸檔情況、合同驗收情況、驗收資料歸檔情況等幾十個非傳統(tǒng)檔案著錄字段，數(shù)據(jù)著錄時以單個合同為記錄單位，全面著錄合同的初始信息，并將合同執(zhí)行過程中的項目檔案信息在數(shù)據(jù)庫中及時進行補充著錄，確保數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)客觀反映合同的實際執(zhí)行狀態(tài)和歸檔資料信息，動態(tài)反映項目檔案信息，提供了更多的查詢途徑，有利于對項目檔案的全過程參考和控制。實踐證明，該數(shù)據(jù)庫極大地方便了項目管理人員和項目檔案工作人員的工作，是一個運行高效的管理手段。

謀求建設(shè)更加高效的合同動態(tài)管理平臺?；谏鲜龊贤芾頂?shù)據(jù)庫只能夠起到信息查詢而不能夠起到過程控制的局限性，檔案部門結(jié)合現(xiàn)有的規(guī)章制度和部門分工，著力謀求建設(shè)更加高效的合同動態(tài)管理平臺，期望以單位信息化建設(shè)為契機，利用信息化手段，將合同管理進行流程化設(shè)計，與資產(chǎn)管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)和設(shè)備管理系統(tǒng)等完成集成，實現(xiàn)對合同全生命周期的動態(tài)管理，確保項目檔案符合規(guī)定要求。

（作者單位：中國航發(fā)湖南動力機械研究所）