黃輝+汪越元

摘 要： 通過(guò)一個(gè)完整的案例，對(duì)采購(gòu)和銷售業(yè)務(wù)中的退貨業(yè)務(wù)按環(huán)節(jié)進(jìn)行了梳理，并通過(guò)示例圖對(duì)業(yè)務(wù)中涉及的紅字單據(jù)處理進(jìn)行了深入的分析和說(shuō)明。

關(guān)鍵詞： 用友； 采購(gòu)； 銷售； 紅字單據(jù)

中圖分類號(hào)：F49 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1006-8228（2017）11-64-04

Deal with the red letter document of U8 purchasing and selling business

Huang Hui， Wang Yueyuan

（School of economics and management， East China Jiaotong University， Nanchang， Jiangxi 330013， China）

Abstract： Through a complete case， the paper makes a detailed analysis of the return business in the purchasing and sales business， and analyzes and illustrates the processing of the red letter document involved in the business through the example diagram.

Key words： UFIDA； purchasing； selling； red letter document

0 引言

在供應(yīng)鏈相關(guān)業(yè)務(wù)中，特別是在采購(gòu)或者銷售環(huán)節(jié)，有時(shí)會(huì)發(fā)生一些退貨業(yè)務(wù)（采購(gòu)?fù)素浕蛘咪N售退貨）。與正常業(yè)務(wù)相比，這些退貨業(yè)務(wù)的掌握需要對(duì)采購(gòu)或銷售業(yè)務(wù)流程有清晰的了解[1]，并且需要熟練掌握紅字單據(jù)的處理。下面分別對(duì)采購(gòu)和銷售業(yè)務(wù)中的退貨業(yè)務(wù)涉及的紅字單據(jù)處理進(jìn)行說(shuō)明。

1 采購(gòu)業(yè)務(wù)紅字單據(jù)處理

1.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

采購(gòu)是企業(yè)的重要業(yè)務(wù)，通過(guò)對(duì)企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，可以幫助企業(yè)降低采購(gòu)成本，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)業(yè)務(wù)管理流程具體可分為普通采購(gòu)流程、受托代銷采購(gòu)流程、直運(yùn)采購(gòu)流程，以下結(jié)合最常見(jiàn)的普通采購(gòu)流程進(jìn)行說(shuō)明。

從普通采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖1可以看出，通常從請(qǐng)購(gòu)開(kāi)始，經(jīng)過(guò)采購(gòu)訂單、到貨等一系列相互關(guān)聯(lián)的串行環(huán)節(jié)完成采購(gòu)業(yè)務(wù)，而退貨可能出現(xiàn)在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)，紅字單據(jù)通常伴隨著退貨業(yè)務(wù)而發(fā)生。

1.2 請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)和采購(gòu)訂單環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)訂單環(huán)節(jié)，還不涉及實(shí)際的物流和資金流的變化，所以，如果在這兩個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，實(shí)際上也就是取消采購(gòu)的意向，不會(huì)涉及到紅字單據(jù)的處理。只需要在相應(yīng)的單據(jù)處理中使用“關(guān)閉”功能就可以，這樣既可以中止采購(gòu)業(yè)務(wù)，也可以保留相應(yīng)的業(yè)務(wù)痕跡。詳細(xì)操作見(jiàn)圖2。

1.3 采購(gòu)到貨環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

如果在采購(gòu)到貨后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，由于涉及具體的物流，需要在單據(jù)上體現(xiàn)出來(lái)該物流的逆向變化。由于采購(gòu)的物料尚未驗(yàn)收入庫(kù)，可以直接通過(guò)采購(gòu)?fù)素泦芜M(jìn)行采購(gòu)?fù)素沎2]。具體需要在采購(gòu)到貨環(huán)節(jié)填制采購(gòu)?fù)素泦危〝?shù)量需要使用負(fù)號(hào)填入，也就是會(huì)計(jì)上的紅字概念），以反映采購(gòu)物流的變化情況。詳細(xì)操作見(jiàn)圖3。

此外，退貨還有一種情況叫拒收，這時(shí)候不需要進(jìn)行其他的操作，不用退貨單也不用紅字入庫(kù)單，直接就當(dāng)作未收到就行了，屬于質(zhì)檢的一個(gè)操作。

1.4 采購(gòu)入庫(kù)環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

在采購(gòu)管理和庫(kù)存管理集成使用的情況下，采購(gòu)入庫(kù)環(huán)節(jié)是在庫(kù)存管理系統(tǒng)中完成的。若采購(gòu)入庫(kù)以后存在退貨業(yè)務(wù)，那就必須完成采購(gòu)出庫(kù)操作（或稱為采購(gòu)?fù)藥?kù)），以及采購(gòu)?fù)素洸僮鳌?/p>

由于采購(gòu)入庫(kù)單來(lái)源于采購(gòu)到貨單，所以退貨時(shí)也需要先在采購(gòu)管理的到貨環(huán)節(jié)填采購(gòu)?fù)素泦?，然后在?kù)存管理中參照該采購(gòu)?fù)素泦?，填制紅字采購(gòu)入庫(kù)單。最后在采購(gòu)結(jié)算環(huán)節(jié)（可選擇自動(dòng)結(jié)算或者手工結(jié)算）進(jìn)行紅藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù)單結(jié)算[3]，以沖減退貨的存貨數(shù)量。詳細(xì)操作見(jiàn)圖4。

1.5 采購(gòu)發(fā)票環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

如果填制采購(gòu)發(fā)票以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，由于涉及到采購(gòu)管理中的物流和資金流變化，需要在單據(jù)上面反映出來(lái)。需要先填采購(gòu)?fù)素泦?，在?kù)存管理中填制紅字采購(gòu)入庫(kù)單，在采購(gòu)管理中填制紅字發(fā)票，最后進(jìn)行紅藍(lán)采購(gòu)入庫(kù)單、紅藍(lán)發(fā)票采購(gòu)結(jié)算[4]。詳細(xì)操作見(jiàn)圖5。

1.6 采購(gòu)結(jié)算環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

若采購(gòu)結(jié)算以后出現(xiàn)退貨。需要先填采購(gòu)?fù)素泦?，?jù)以填制紅字采購(gòu)入庫(kù)單、紅字發(fā)票，進(jìn)行紅藍(lán)入庫(kù)單、紅藍(lán)發(fā)票結(jié)算。

2 銷售業(yè)務(wù)紅字單據(jù)處理

2.1 銷售業(yè)務(wù)流程

銷售是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果的實(shí)現(xiàn)過(guò)程，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中心，提供了報(bào)價(jià)、訂貨、發(fā)貨、開(kāi)票的完整銷售流程，支持普通銷售（又可分為先發(fā)貨后開(kāi)票業(yè)務(wù)、開(kāi)票直接發(fā)貨業(yè)務(wù)）、委托代銷、分期收款、直運(yùn)、零售、銷售調(diào)撥等多種類型的銷售業(yè)務(wù)，并可對(duì)銷售價(jià)格和信用進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。普通銷售流程圖見(jiàn)圖6。

銷售退貨業(yè)務(wù)是指客戶因貨物質(zhì)量、品種、數(shù)量不符合要求或者其他原因，而將已購(gòu)貨物退回的業(yè)務(wù)?？砂l(fā)生在銷售業(yè)務(wù)流程的任何一個(gè)環(huán)節(jié)。

2.2 銷售報(bào)價(jià)和銷售訂貨環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

在銷售報(bào)價(jià)和銷售訂貨環(huán)節(jié)，由于業(yè)務(wù)不涉及物流和資金流變化，所以這個(gè)階段的退貨只需要在相應(yīng)單據(jù)中執(zhí)行關(guān)閉操作即可，不需要填制紅字單據(jù)。詳見(jiàn)圖7。

2.3 銷售發(fā)貨環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

如果發(fā)貨以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，需要把物流的變化反映出來(lái)?？梢韵忍钔素泦危缓髮徍思纯?。詳見(jiàn)圖8。

2.4 銷售出庫(kù)環(huán)節(jié)

若銷售出庫(kù)以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，可以先在銷售管理的發(fā)貨環(huán)節(jié)填退貨單，然后在庫(kù)存管理中填紅字銷售出庫(kù)單。詳見(jiàn)圖9。

2.5 銷售發(fā)票環(huán)節(jié)

由于銷售系統(tǒng)是以銷售發(fā)票的審核作為應(yīng)收單據(jù)生成的依據(jù)，所以，如果開(kāi)具銷售發(fā)票并審核以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)。需要先在發(fā)貨環(huán)節(jié)填制退貨單，然后填紅字銷售出庫(kù)單，據(jù)以填制紅字銷售發(fā)票。然后進(jìn)行應(yīng)收款退款或取消應(yīng)收款債權(quán)等業(yè)務(wù)處理。詳見(jiàn)圖10。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，無(wú)論是采購(gòu)管理還是銷售管理，涉及到的退貨業(yè)務(wù)都需要在對(duì)正常業(yè)務(wù)操作流程有清晰的理解基礎(chǔ)上，分別不同情況來(lái)進(jìn)行處理，基本的處理原則是：未涉及物流、資金流變化的，不需要使用紅字單據(jù)，只需要關(guān)閉相關(guān)的單據(jù)即可[5]。涉及到物流、資金流變化的，則需要通過(guò)紅字單據(jù)來(lái)對(duì)退貨業(yè)務(wù)進(jìn)行正確的處理。

參考文獻(xiàn)（References）：

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[5] 黃輝.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)理論與實(shí)踐[M].東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，

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