文/馬亞妮

加強環(huán)境監(jiān)測檔案管理的幾點思考

文/馬亞妮

環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)在活動中直接形成的記錄，對治理社會環(huán)境污染、改善人類居住環(huán)境有重要作用。但是目前環(huán)境監(jiān)測檔案管理還面臨一些問題，需要我們提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強電子檔案管理，提高技術(shù)水平等，以期環(huán)境監(jiān)測檔案發(fā)揮更大的價值。

環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)在活動中直接形成的記錄，是環(huán)境保護檔案管理工作中一個重要組成部分。強化環(huán)境監(jiān)測檔案管理，提升環(huán)境監(jiān)測檔案管理能力，對于更好地發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案的價值有著十分重要的意義。

一、環(huán)境監(jiān)測檔案工作現(xiàn)狀

環(huán)境監(jiān)測是環(huán)境保護立法、規(guī)劃以及決策的依據(jù)。雖然我國環(huán)境監(jiān)測工作起步較晚，但是近年來政府、企事業(yè)以及個人對環(huán)境監(jiān)測重要性的認識不斷增加，因此環(huán)境監(jiān)測檔案管理呈現(xiàn)出快速發(fā)展的勢頭，發(fā)生了一系列變化。

1.環(huán)境監(jiān)測檔案需求的變化

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展、人們生活水平提升以及環(huán)保意識的不斷增強，環(huán)境監(jiān)測檔案的需求也逐步提高，環(huán)境監(jiān)測檔案管理部門不再是簡單地提供幾個數(shù)據(jù)或者幾張圖紙，而是要打破時間、地域的限制，能夠系統(tǒng)地、完整地保存環(huán)境監(jiān)測檔案信息，并且及時、準確地向第三方提供所需的檔案信息。既可以滿足相關(guān)機構(gòu)、企業(yè)的使用，也能夠滿足政府的規(guī)劃和決策，進一步體現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案的實用價值。

2.環(huán)境監(jiān)測檔案載體的變化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，環(huán)保單位可以在局域網(wǎng)中完成內(nèi)部文件的起草、簽發(fā)等工作過程，對于大氣、水源的網(wǎng)絡(luò)在線監(jiān)測技術(shù)也已成熟使用，獲取的大量原始數(shù)據(jù)直接從網(wǎng)絡(luò)上完成傳遞后并進行歸檔，電子檔案數(shù)量越來越多，一定程度上解決了紙質(zhì)文件占用庫房空間大、不具備遠程調(diào)閱功能的難題，檔案部門要與時俱進，加強電子環(huán)境監(jiān)測檔案的管理。

二、存在的問題

1.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平無法滿足檔案管理發(fā)展需求

隨著環(huán)境監(jiān)測工作的深入開展，傳統(tǒng)的檔案管理已難以適應(yīng)形勢發(fā)展的需求，因此對環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出更高的要求。但是，多數(shù)環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員學歷不高，也不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)占比較低，也很少接受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)。再者，環(huán)境監(jiān)測檔案工作中系統(tǒng)掌握檔案管理以及信息技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏，整體來看人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)不高，無法實現(xiàn)標準化、精益化的檔案管理，更談不上對環(huán)境監(jiān)測檔案的開發(fā)和利用。

2.電子化檔案管理滯后

電子檔案跟紙質(zhì)檔案在保管方式上有所不同，其原始文檔容易遭到刪除、篡改和泄露等，進而影響檔案信息的準確性和真實性，甚至會發(fā)生由于重要信息數(shù)據(jù)丟失而引發(fā)的重大社會事件，因此，電子化檔案管理的安全問題不容小視。但是目前環(huán)境監(jiān)測單位的檔案管理人員年齡偏大，思想觀念落后，對檔案管理工作的電子化缺乏足夠認識，沒有有效應(yīng)用電子化檔案管理系統(tǒng)，也認識不到電子檔案的重要性。更由于缺乏兼?zhèn)錂n案、環(huán)境監(jiān)測和信息技術(shù)知識的綜合性人才，電子化的檔案管理處于滯后狀態(tài)。

三、措施及建議

1.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一是檔案管理人員要切實提高思想認識，有愛崗敬業(yè)、盡職盡責的工作精神，自覺養(yǎng)成良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。二是相關(guān)部門要優(yōu)先選用專業(yè)的人員從事檔案管理工作，通過集中培訓(xùn)或在職深造、交流學習等各種形式提升現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓所有人員都能夠熟練掌握環(huán)境監(jiān)測專業(yè)知識和檔案管理中的實際操作技能。三是加強檔案管理人員的崗位技能考核，建立常態(tài)化的獎勵機制，激發(fā)員工工作活力，全面提升環(huán)境監(jiān)測檔案專業(yè)的人才當量，努力打造能力強、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的檔案專業(yè)隊伍，以適應(yīng)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的快速發(fā)展。四是緊跟時代的步伐，環(huán)境監(jiān)測檔案管理人員要主動進行計算機、通信網(wǎng)絡(luò)以及相關(guān)知識的學習，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，進一步提升檔案管理效率。

2.全面實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案管理電子化

環(huán)境監(jiān)測檔案主要有數(shù)據(jù)量大、覆蓋面廣、數(shù)據(jù)聯(lián)系緊密等特征，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已難以充分滿足工作需求，采用計算機對檔案進行管理的新技術(shù)應(yīng)運而生，它能夠打破檔案管理時間和地域的限制，進一步實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案的更大范圍的合理利用，從而達到檔案資源的合理配置。同時，它可以將檔案協(xié)同辦公、在線監(jiān)測和檔案管理有機結(jié)合在一起，將檔案管理提前介入業(yè)務(wù)流程，真正做到檔案為業(yè)務(wù)服務(wù)。既可以提高環(huán)境監(jiān)測檔案資料查閱速度，又可以利用計算機儲存容量大、運算速度快和邏輯判別精準的特點，根據(jù)不同需求對現(xiàn)存檔案從各個方面、角度進行綜合分析，使環(huán)境監(jiān)測檔案信息的提取、利用更加便捷。

3.加強電子文件檔案的安全管理

首先檔案部門應(yīng)組織檔案管理人員以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，定期對電子檔案的軟硬件進行安全性檢查以及必要的維護，包括電子文件的完整性、可讀性，系統(tǒng)是否存在漏洞或感染病毒等，及時發(fā)現(xiàn)并消除存在的安全隱患，確保電子檔案保存的真實有效。其次應(yīng)用一些先進的安全技術(shù)措施，例如簽署技術(shù)、防火墻、身份驗證、防寫措施等，有效避免黑客侵入、病毒感染等造成的危害，確保電子文件檔案的安全性和完整性。再次做好電子文件檔案載體的物理保護，要合理控制檔案室內(nèi)溫濕度，做好八防工作。

總之，環(huán)境監(jiān)測檔案是環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)在活動中直接形成的記錄，能夠為社會環(huán)境污染治理、改善人類居住環(huán)境提供重要依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)增強服務(wù)意識和大局意識，全面提高自身業(yè)務(wù)能力，確保檔案信息的完整性、準確性。進一步做好檔案管理工作，能夠充分發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案在我國環(huán)保管理和經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

（作者單位：榆林市環(huán)境監(jiān)測總站）