利文

也許大家會(huì)認(rèn)為，文檔打印操作不就是打開(kāi)文檔編輯界面，執(zhí)行打印命令這么簡(jiǎn)單嘛，這能有多大學(xué)問(wèn)？事實(shí)上，文檔打印操作是一場(chǎng)需要長(zhǎng)期消耗成本的持久戰(zhàn)，是單位辦公成本控制的重點(diǎn)。如果想有效節(jié)省文檔打印耗材成本，節(jié)省電力資源，那么文檔打印操作中還是隱藏著許多普通用戶(hù)可能不完全熟悉的秘密?，F(xiàn)在，本文通過(guò)一系列打印設(shè)置、打印習(xí)慣，向大家推介一下文檔打印操作省錢(qián)的學(xué)問(wèn)！

合適字體更省墨水

倘若待打印的材料主要是草稿，供自己檢查核對(duì)時(shí)使用，同時(shí)文檔內(nèi)容大多以阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母為主時(shí)，那么可以選用一些能省墨的特殊字體來(lái)編輯文檔，以達(dá)到節(jié)約打印費(fèi)用的目的。例如，從網(wǎng)上下載安裝Ecofont免費(fèi)字體（該字體是由荷蘭一家公司參考開(kāi)源的Sans Serif字體進(jìn)行獨(dú)立開(kāi)發(fā)的），之后將待打印的文檔內(nèi)容編輯成該字體，就能有效節(jié)省墨水，因?yàn)镋coFont是一個(gè)字體基于生態(tài)的Vera Sans，它使用小圓圈方式顯示字符，能達(dá)到20%左右的墨水或墨粉消耗，而又不會(huì)影響文檔的可讀性。

在安裝Ecofont免費(fèi)字體時(shí)，只要依次單擊“開(kāi)始”|“設(shè)置”|“控制面板”命令，雙擊其中的“字體”文件夾，將目標(biāo)字體文件直接拖放到該窗口。當(dāng)然，也可以直接用鼠標(biāo)右鍵單擊目標(biāo)字體文件圖標(biāo)，執(zhí)行右鍵菜單中的“安裝”命令，就能將對(duì)應(yīng)字體文件安裝到本地計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。

完成字體安裝操作后，日后打印文檔需要省錢(qián)時(shí)，只要先在文檔編輯界面中，選中所有文檔內(nèi)容，之后進(jìn)入字體設(shè)置對(duì)話(huà)框，從“西文字體”下拉列表中選擇“Spranq echo sans”字體選項(xiàng)，確認(rèn)之后執(zhí)行打印操作，我們將會(huì)看到打印出來(lái)的阿拉伯?dāng)?shù)字和英文字母上面都是一些小圓圈，如圖1所示。使用了該字體后，文檔打印操作比使用標(biāo)準(zhǔn)字體省下了20%左右的墨水，長(zhǎng)期下去，能節(jié)約一筆客觀的費(fèi)用。

良好習(xí)慣也能省錢(qián)

在平時(shí)打印材料的時(shí)候，如果能注意一些打印細(xì)節(jié)，養(yǎng)成良好的打印操作習(xí)慣，就能幫助大家在日常工作中節(jié)省不小的打印成本，大家千萬(wàn)不要小看這些細(xì)節(jié)，雖然很多時(shí)候只是舉手之勞，但是打印效果卻有很大差別，良好的打印習(xí)慣既能讓文檔打印效率提高，又能有效避免打印機(jī)損耗，節(jié)約電力資源。而一旦不注意打印細(xì)節(jié)，沒(méi)有良好打印習(xí)慣時(shí)，就容易造成不同程度的打印浪費(fèi)。

首先要養(yǎng)成使用省墨模式進(jìn)行打印的習(xí)慣。正常來(lái)說(shuō)，打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序都自帶有省墨模式打印功能，不過(guò)在缺省狀態(tài)下，該功能并沒(méi)有被啟用運(yùn)行，因此要是我們想在打印內(nèi)部交流資料或其他一些非正式文檔時(shí)，不妨及時(shí)啟用該模式，該功能模式輸出來(lái)的文字只有文字邊框線(xiàn)，也就是說(shuō)文字為空心文字，既能節(jié)省墨水和墨粉，又不會(huì)影響文檔可讀效果。例如，惠普激光類(lèi)打印機(jī)一般都有省墨打印模式。在啟用該模式時(shí)，可以先進(jìn)入打開(kāi)設(shè)置對(duì)話(huà)框，選中目標(biāo)打印機(jī)設(shè)備，按下“屬性”按鈕，展開(kāi)激光打印機(jī)屬性對(duì)話(huà)框。選中“紙張/質(zhì)量”標(biāo)簽，彈出如圖2所示的標(biāo)簽設(shè)置頁(yè)面，在“打印質(zhì)量”位置處選中“Economode（節(jié)省打印墨盒）”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕保存設(shè)置操作即可。

其次要養(yǎng)成形成雙面打印的習(xí)慣。大家知道，雙面打印其實(shí)就是指當(dāng)打印機(jī)將文檔內(nèi)容輸出到紙張的一面后，再將紙張送到雙面打印單元內(nèi)，在其內(nèi)部完成一次翻轉(zhuǎn)重新送回進(jìn)紙通道以完成另一面的打印工作。具體地說(shuō)，打印雙面文檔的過(guò)程，就是將用戶(hù)原本要手工進(jìn)行的紙張翻轉(zhuǎn)操作自動(dòng)完成了。善于進(jìn)行雙面打印操作，既能有效節(jié)約打印紙張，又不會(huì)影響打印效果，現(xiàn)在多數(shù)型號(hào)的打印機(jī)設(shè)備都支持雙面打印功能。

第三要保持打印之前盡量預(yù)覽的習(xí)慣。倘若直接進(jìn)行打印而不預(yù)覽文檔內(nèi)容的話(huà)，打印效果很有可能不讓人滿(mǎn)意，這就容易引起重復(fù)性打印，隨之就會(huì)引起打印成本的隱性浪費(fèi)。在正式打印之前，先對(duì)待打印文檔內(nèi)容進(jìn)行預(yù)覽，就能很直觀地發(fā)現(xiàn)文稿內(nèi)容所占頁(yè)數(shù)多少，是否符合頁(yè)面要求等等，能夠有效重復(fù)打印。要是尾頁(yè)內(nèi)容很少，只有一行字或者幾個(gè)字，那么就能通過(guò)調(diào)整行間距、頁(yè)邊距、字號(hào)、字間距等方式，將它縮排到上一頁(yè)中去，從而達(dá)到避免紙張浪費(fèi)的目的。

第四應(yīng)形成只打印所需內(nèi)容的習(xí)慣。倘若待打印的文檔內(nèi)容多而雜，而用戶(hù)只需要其中的部分內(nèi)容，這該如何打印才能省錢(qián)呢？方法其實(shí)很簡(jiǎn)單，只要將選定的內(nèi)容打印出來(lái)即可。例如，在Word 2007應(yīng)用程序中進(jìn)行這種打印操作時(shí)，可以先打開(kāi)文檔編輯界面，將需要打印輸出的文檔內(nèi)容選中，之后按下左上角區(qū)域處的“Microsoft Office”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“打印”命令，切換到如圖3所示的打印設(shè)置對(duì)話(huà)框，選中這里的“所選內(nèi)容”復(fù)選框，按下“確定”按鈕保存設(shè)置操作即可。如果用戶(hù)安裝使用的是Word2003應(yīng)用程序，那么先選中word文檔編輯界面中要打印輸出的內(nèi)容，并依次點(diǎn)擊“文件”|“打印”命令，之后將打印設(shè)置框中的“所選內(nèi)容”選中，Word程序就能只打印文檔中指定的內(nèi)容，而會(huì)忽略其余內(nèi)容。

第五要養(yǎng)成集中打印習(xí)慣。對(duì)于噴墨打印機(jī)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，這種打印習(xí)慣尤其重要，因?yàn)檫@類(lèi)打印機(jī)每啟動(dòng)運(yùn)行一次，設(shè)備都要自動(dòng)清洗打印頭和初始化打印機(jī)，同時(shí)對(duì)墨水輸送系統(tǒng)進(jìn)行充墨，整個(gè)過(guò)程很容易造成墨水的浪費(fèi)。將所有打印任務(wù)集中在一起打印，可以減少?lài)娔蛴C(jī)的啟動(dòng)次數(shù)，降低墨水消耗以及噴頭損傷，長(zhǎng)期下去，節(jié)省下來(lái)的費(fèi)用也是很客觀的。此外，集中打印作業(yè)，可以有效減少打印機(jī)設(shè)備的開(kāi)關(guān)機(jī)次數(shù)，避免設(shè)備自檢和開(kāi)關(guān)機(jī)電流對(duì)打印機(jī)造成硬件上的損害，同時(shí)開(kāi)關(guān)機(jī)瞬間打印機(jī)會(huì)預(yù)熱，使得其功耗比待機(jī)時(shí)要大得多，從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，集中打印作業(yè)還能延長(zhǎng)打印設(shè)備的壽命。

過(guò)濾打印不會(huì)浪費(fèi)

在打印材料特別是打印網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容的時(shí)候，最大的浪費(fèi)可能出現(xiàn)在與自己想要內(nèi)容無(wú)關(guān)的宣傳圖片或廣告上。一張打印出來(lái)的網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面，或許有效的部分只占一小半，另外一大半不但耗費(fèi)了墨水、墨粉，而且也浪費(fèi)了打印紙張。倘若在打印網(wǎng)頁(yè)之前，將這些無(wú)效的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容過(guò)濾掉，讓有效的內(nèi)容輸出到打印紙張上，顯然會(huì)節(jié)約不少打印耗材，從而實(shí)現(xiàn)輕松省錢(qián)的目的。那么如何才能輕松而又方便地將待打印網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面中無(wú)效的內(nèi)容過(guò)濾干凈呢？雖然采用手工方式將網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容復(fù)制到記事本之類(lèi)的應(yīng)用程序中，可以提取出網(wǎng)頁(yè)的正文內(nèi)容，但是這種方式操作起來(lái)比較麻煩，同時(shí)原先的網(wǎng)頁(yè)格式將全部丟失，打印出來(lái)的內(nèi)容可讀性會(huì)受到影響。endprint

為了能夠快速過(guò)濾網(wǎng)頁(yè)中的無(wú)效打印內(nèi)容，同時(shí)又不影響打印效果，我們不妨借助“ViewText”網(wǎng)站中的查看文本功能來(lái)幫忙，有效提取網(wǎng)頁(yè)中的正文內(nèi)容。這種方式操作起來(lái)很簡(jiǎn)單，通過(guò)瀏覽器的收藏夾欄就能輕松進(jìn)行，當(dāng)然，操作之前，需要先將“ViewText”網(wǎng)站中的對(duì)應(yīng)服務(wù)手工添加到瀏覽器中。例如，要打印Ch FOree瀏覽器中的某個(gè)網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面時(shí)，不妨先在該瀏覽器窗口地址欄中輸入“http：//viewtext.org”地址，單擊回車(chē)鍵后，切換到“ViewText”網(wǎng)站主頁(yè)面（如圖4所示），用鼠標(biāo)將其中的綠色“ViewText”按鈕直接拖動(dòng)到瀏覽器收藏夾或書(shū)簽中，完成收藏或添加任務(wù)。對(duì)于IE瀏覽器來(lái)說(shuō)，我們只能將“ViewText”網(wǎng)站中的URL地址手工添加到收藏夾中。

之后，用瀏覽器打開(kāi)待打印的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，然后單擊收藏夾或書(shū)簽中的“ViewText”按鈕或超級(jí)鏈接，這時(shí)當(dāng)前頁(yè)面中的有關(guān)圖像、廣告和正文的文字內(nèi)容已經(jīng)被自動(dòng)提取出來(lái)了，同時(shí)顯示在瀏覽器窗口中，再按照常規(guī)方式將文字內(nèi)容打印出來(lái)，就能節(jié)省不少墨水或墨粉以及打印紙張了。打印結(jié)束后，只要按下瀏覽窗口中的“Original”按鈕，就能快速切換到原來(lái)的網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面，恢復(fù)到正常的網(wǎng)頁(yè)瀏覽狀態(tài)。

合并打印超級(jí)省錢(qián)

大家知道，平時(shí)購(gòu)物時(shí)，批發(fā)往往會(huì)比零售便宜得多。而在日常打印操作中，總會(huì)遇到打印紙張不能打滿(mǎn)的現(xiàn)象，這很容易造成浪費(fèi)，要是能夠把多張頁(yè)面內(nèi)容合并到一張紙中輸出，完全能夠做到既省墨水或墨粉又省打印紙張的目的。

要想高效進(jìn)行合并打印操作，可以考慮請(qǐng)“iPrint”這款特色的打印工具來(lái)幫忙，該工具能夠?qū)Πl(fā)送到打印機(jī)的所有任務(wù)進(jìn)行自動(dòng)攔截，用戶(hù)可以按照實(shí)際需求將多張頁(yè)面內(nèi)容合并到一張紙中進(jìn)行打印輸出，并且該工具可以將目標(biāo)文檔中沒(méi)有有效內(nèi)容的頁(yè)面自動(dòng)刪除掉，保證打印輸出的連續(xù)性和高效性。在理想狀態(tài)下，該工具可以幫助大家節(jié)約60%左右的打印成本。

使用“iPrint”特色工具進(jìn)行合并打印操作時(shí)，先要從網(wǎng)站中下載獲取該工具的安裝程序，按照常規(guī)方法將其安裝到本地計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，之后不需要進(jìn)行任何設(shè)置，該工具就能自動(dòng)成為本地系統(tǒng)的默認(rèn)打印機(jī)。日后，在本地計(jì)算機(jī)中進(jìn)行文檔打印操作時(shí)，先打開(kāi)“iPrint”程序的登錄界面（如圖5所示），使用默認(rèn)賬號(hào)登錄之后，我們會(huì)在其后界面中發(fā)現(xiàn)默認(rèn)狀態(tài)下，空白頁(yè)面和無(wú)用頁(yè)面已經(jīng)被程序自動(dòng)標(biāo)識(shí)為deleted，也就是說(shuō)，對(duì)應(yīng)程序日后一旦發(fā)現(xiàn)發(fā)送到打印機(jī)中的內(nèi)容包含空白頁(yè)面和無(wú)用頁(yè)面，將會(huì)自動(dòng)將其刪除掉，以便節(jié)省打印紙張。之后，從“iPrint”程序界面中選擇一個(gè)合適的合并模式，該程序?yàn)橛脩?hù)提供了單頁(yè)、雙頁(yè)、四頁(yè)等幾個(gè)模式選項(xiàng)，它們分別表示將單張頁(yè)面、兩張頁(yè)面、四張頁(yè)面內(nèi)容合并到一張紙中輸出；按照實(shí)際需要選好合并模式后，再?gòu)脑摮绦蚪缑嬷械拇蛴C(jī)列表中選擇打印機(jī)的型號(hào)，最后按下對(duì)應(yīng)界面中的打印機(jī)圖標(biāo)按鈕，就能將目標(biāo)文檔內(nèi)容按照指定合并模式打印出來(lái)了。經(jīng)過(guò)實(shí)踐測(cè)試，我們發(fā)現(xiàn)在打印長(zhǎng)文檔內(nèi)容時(shí)，這種合并打印方式能夠?yàn)橛脩?hù)節(jié)約相當(dāng)多的打印費(fèi)用。

選好設(shè)備降低消耗

除了要養(yǎng)成良好打印習(xí)慣和人為注意節(jié)約外，我們還要選用低能耗的打印機(jī)，不然的話(huà)也無(wú)法達(dá)到高效節(jié)能效果。這就要求我們?cè)谔暨x打印設(shè)備時(shí)，必須要統(tǒng)籌考量設(shè)備選購(gòu)成本和各種耗材價(jià)格，同時(shí)要注重下面幾個(gè)細(xì)節(jié)。

首先要按需選用合適設(shè)備。從價(jià)格角度而言，打印設(shè)備基本可以分為兩類(lèi)：一類(lèi)是設(shè)備選購(gòu)成本較貴，不過(guò)后期耗材很便宜，例如激光打印機(jī)就屬于這種類(lèi)型；另外一類(lèi)是設(shè)備選購(gòu)成本便宜，但后期耗材很貴，這類(lèi)代表是噴墨式打印機(jī)。無(wú)論選購(gòu)哪種類(lèi)型的打印設(shè)備，打印出來(lái)的質(zhì)量，沒(méi)有明顯的差距，差距主要體現(xiàn)在打印速度上。我們應(yīng)該根據(jù)平時(shí)實(shí)際打印量來(lái)選用合適設(shè)備，倘若打印作業(yè)量較大，不妨選用打印速度更快一些的激光打印機(jī)，盡管這類(lèi)設(shè)備前期選購(gòu)成本昂貴，不過(guò)打印時(shí)間長(zhǎng)了以后，不會(huì)給自己帶來(lái)明顯經(jīng)濟(jì)壓力。倘若實(shí)際打印作業(yè)量不大，那么可以考慮選用噴墨打印機(jī)，這類(lèi)設(shè)備不僅前期投入較小，而且后期由于打印量小耗材消耗也會(huì)很少，整體來(lái)說(shuō)能節(jié)省不少費(fèi)用。當(dāng)然，值得注意的是，要是不打印彩色照片或彩色文本的話(huà)，應(yīng)盡量選用黑白激光打印機(jī)來(lái)打印材料，這樣省錢(qián)會(huì)更徹底一些。倘若打印對(duì)象僅是普通的文字材料，選用600dpi分辨率的低端激光打印機(jī)就OK了，選用高端彩色激打就純屬浪費(fèi)資源了。

其次設(shè)備應(yīng)支持雙面打印功能。對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，雙面打印理論上能夠減少50%左右的打印消耗。打印設(shè)備支持了自動(dòng)雙面打印功能后，用戶(hù)日后在打印材料時(shí)，就不需要手動(dòng)翻頁(yè)，有利于大幅改善打印效率。盡管雙面打印機(jī)前期選購(gòu)成本較高，不過(guò)隨著使用時(shí)間的延長(zhǎng)，以及繼續(xù)降低雙面打印機(jī)成本，相信這類(lèi)打印機(jī)日后一定會(huì)是市場(chǎng)主導(dǎo)。

第三要關(guān)注設(shè)備待機(jī)功耗。倘若打印機(jī)設(shè)備在待機(jī)狀態(tài)下，消耗功率不是很大，那么這類(lèi)設(shè)備就值得選用，畢竟高消耗的打印設(shè)備工作時(shí)間長(zhǎng)了以后，會(huì)造成隱形的浪費(fèi)。

防止他人無(wú)謂浪費(fèi)

在局域網(wǎng)工作環(huán)境中，打印機(jī)設(shè)備很容易被一些私心較重的用戶(hù)過(guò)度使用，時(shí)間一長(zhǎng)，不但打印機(jī)壽命會(huì)縮短，而且也會(huì)造成打印成本的節(jié)節(jié)攀高。為了有效節(jié)省打印費(fèi)用，我們應(yīng)該想辦法控制打印機(jī)的訪問(wèn)權(quán)限，以避免打印設(shè)備被自由訪問(wèn)！不過(guò)，直接限制打印機(jī)使用權(quán)限，其他用戶(hù)很容易看出其中貓膩，那樣反而容易影響朋友或同事的感情。為了既能禮貌地禁止其他用戶(hù)任意訪問(wèn)打印機(jī)，又能讓朋友或同事看不出打印機(jī)已被人做了手腳，我們不妨利用下面的方法來(lái)防止他人造成無(wú)謂打印浪費(fèi)：

對(duì)于有些品牌的打印機(jī)而言，我們往往要先進(jìn)入打印機(jī)應(yīng)用程序窗口，通過(guò)其中的相關(guān)命令按鈕，才能讓打印機(jī)正常工作?？刂七@類(lèi)打印機(jī)使用權(quán)限時(shí)，我們只要按照下面的操作讓普通用戶(hù)不能正常運(yùn)行打印機(jī)應(yīng)用程序，就可以達(dá)到防止他人隨意打印造成無(wú)謂浪費(fèi)的目的了：首先在安裝了打印機(jī)設(shè)備的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中依次點(diǎn)擊“開(kāi)始”|“程序”|“附件”|“windows資源管理器”命令，彈出系統(tǒng)資源管理器界面，從中將打印機(jī)應(yīng)用程序安裝文件夾找到。

接著用鼠標(biāo)雙擊該文件夾圖標(biāo)，切換到打印機(jī)應(yīng)用程序所在文件夾窗口，右擊其中的空白位置，執(zhí)行右鍵菜單中的“新建”、“文本文檔”命令（如圖6所示），將新創(chuàng)建的文本文件名稱(chēng)命名為“ws2_32”，之后將該文本文件的擴(kuò)展名調(diào)整為“dll”。

結(jié)束上面的文件創(chuàng)建操作后，我們重新啟動(dòng)運(yùn)行打印機(jī)應(yīng)用程序時(shí)，就會(huì)看到Windows系統(tǒng)出現(xiàn)了文件錯(cuò)誤的提示，不知道個(gè)中隱情的用戶(hù)看到如此錯(cuò)誤提示，多半會(huì)認(rèn)為這是打印機(jī)應(yīng)用程序發(fā)生了故障，而不會(huì)想到這是人為限制引起的，這樣我們就能禮貌地禁止普通用戶(hù)自由訪問(wèn)打印機(jī)了！日后，我們自己需要啟動(dòng)打印機(jī)程序進(jìn)行工作時(shí)，只要進(jìn)入系統(tǒng)資源管理器窗口，展開(kāi)打印機(jī)應(yīng)用程序安裝文件夾窗口，將“ws2_32.dll”文件從系統(tǒng)中刪除掉即可。endprint