李丹

【摘要】為進(jìn)一步優(yōu)化物資計(jì)劃管理流程，充分發(fā)揮計(jì)劃引領(lǐng)作用，XX供電公司物資供應(yīng)中心依托以職責(zé)、流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核為一體的“五位一體”機(jī)制，認(rèn)真剖析工作現(xiàn)狀，針對工作中存在的問題，通過深化協(xié)同共管模式，采取制定一個物資計(jì)劃批次表，建立一個典型案例數(shù)據(jù)庫，設(shè)計(jì)一個計(jì)劃審查標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書，把好一個計(jì)劃預(yù)審關(guān)口，強(qiáng)化一個統(tǒng)計(jì)分析及考評機(jī)制的“五個一”措施，規(guī)范物資計(jì)劃管理，提升計(jì)劃申報質(zhì)量。自2015年以來，該中心超前主動服務(wù)各項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃業(yè)務(wù)協(xié)同，連續(xù)兩年12個批次物資計(jì)劃報送準(zhǔn)確率達(dá)到100%，提高了計(jì)劃審查效率。

【關(guān)鍵詞】五位一體；五個一

一、應(yīng)用“五位一體”前管理現(xiàn)狀及存在問題

應(yīng)用“五位一體”機(jī)制前，物資計(jì)劃管理存在以下不足：

一是物資部門與發(fā)策、財務(wù)及項(xiàng)目管理部門協(xié)同性不強(qiáng)。二是計(jì)劃前期延伸工作不到位。

三是計(jì)劃審查流程有待進(jìn)一步優(yōu)化，職責(zé)需進(jìn)一步明確。

二、主要做法

（一）加強(qiáng)計(jì)劃橫向協(xié)同，明確各專業(yè)部門職責(zé)

成立物資需求計(jì)劃管控小組，明確各部門工作職責(zé)。

（二）發(fā)揮計(jì)劃引領(lǐng)作用，優(yōu)化計(jì)劃審查流程

1.物資計(jì)劃管理向項(xiàng)目前端延伸。建立物資計(jì)劃、項(xiàng)目儲備、初步設(shè)計(jì)協(xié)同聯(lián)動機(jī)制，介入項(xiàng)目可研、工程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)物料應(yīng)用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，構(gòu)建物資與專業(yè)共享信息、共同決策的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。

2.強(qiáng)化與需求單位物資計(jì)劃的縱向協(xié)同管控。強(qiáng)化需求計(jì)劃與里程碑進(jìn)度相匹配，引導(dǎo)需求單位及時申報物資需求，持續(xù)提升需求計(jì)劃的準(zhǔn)確和及時性。

3.做好部門之間橫向協(xié)同。

4.組織好物資需求計(jì)劃的內(nèi)部集中審查。各批次計(jì)劃申報截止日期前一周召開計(jì)劃預(yù)審會，要求發(fā)展建設(shè)部、財務(wù)部、項(xiàng)目管理部門、公司審查專家、設(shè)計(jì)單位、物資供應(yīng)中心、需求單位提報人員及物資計(jì)劃人員共同參會，各司其責(zé)，共同完成計(jì)劃預(yù)審，把關(guān)計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范書提報質(zhì)量。

（三）細(xì)化工作要求，嚴(yán)格考核管理

進(jìn)一步細(xì)化物資計(jì)劃工作管理，通過引導(dǎo)、管控、通報考核等措施，確保物資計(jì)劃各項(xiàng)指標(biāo)在全省同業(yè)對標(biāo)中的排名。

（四）深化協(xié)同共管，采取“五個一”措施提升計(jì)劃申報質(zhì)量

1.制定一個物資批次計(jì)劃分解表。關(guān)口前移，根據(jù)節(jié)點(diǎn)管控批次，主動加強(qiáng)與項(xiàng)目主管部門溝通，扎實(shí)梳理年度需求，協(xié)調(diào)需求單位根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際，提前制定公司年度物資計(jì)劃上報分解表，實(shí)現(xiàn)物資需求與項(xiàng)目進(jìn)度同步，確保各類工程項(xiàng)目按期完成。

2.建立一個物資計(jì)劃審查案例數(shù)據(jù)庫。針對計(jì)劃申報工作中發(fā)生的典型錯誤，編寫計(jì)劃管理典型案例，適時進(jìn)行培訓(xùn)，通過典型案例分析舉一反三，提升物資計(jì)劃管理預(yù)控水平。

3.設(shè)計(jì)一個計(jì)劃審查標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書，明確應(yīng)該做什么、誰來做、怎么做、做到什么程度等關(guān)鍵點(diǎn)，確定審查要點(diǎn)，規(guī)范審查流程，提升操作質(zhì)效。

4.把好一個計(jì)劃預(yù)審關(guān)口。強(qiáng)化項(xiàng)目主管部門在物資計(jì)劃申報的職責(zé)。

（1）對擬采購項(xiàng)目前期、采購條件及資金預(yù)算等情況進(jìn)行審查；

（2）對管理范圍內(nèi)的物資需求計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范書進(jìn)行審查，確保

（3）要求項(xiàng)目管理部門加強(qiáng)對計(jì)劃申報人員特別是崗位調(diào)整人員的系統(tǒng)操作培訓(xùn)。

5.強(qiáng)化一個統(tǒng)計(jì)分析及考評機(jī)制。定期召開計(jì)劃提報分析會，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析不足，制定改進(jìn)措施。

三、具體案例分析

以2015年2月完成的電網(wǎng)公司輸變電項(xiàng)目2015年第二批招標(biāo)采購為例，xx供電公司依托“五位一體”管理機(jī)制，開展物資計(jì)劃提報工作。

2014年底，XX供電公司物資供應(yīng)中心根據(jù)省公司下發(fā)的2015年集中采購目錄和批次安排表，制定了XX供電公司物資集中采購批次申報表。然后協(xié)同發(fā)策部門、財務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門根據(jù)項(xiàng)目儲備及預(yù)計(jì)的項(xiàng)目里程碑計(jì)劃，結(jié)合物資批次申報時間初步制定了各項(xiàng)目的物資提報預(yù)安排時間節(jié)點(diǎn)表（待綜合計(jì)劃下達(dá)后從新修改正式制定該表）。

2015年1月3日，物資供應(yīng)中心通過掛網(wǎng)及短信告知各需求單位和項(xiàng)目管理部門電網(wǎng)公司輸變電項(xiàng)目2015年第二批招標(biāo)采購計(jì)劃的申報開始時間、截止時間、開標(biāo)時間，提醒各項(xiàng)目管理部門提報物資計(jì)劃。

2015年2月3日，在省公司批次計(jì)劃截止日期前，物資供應(yīng)中心組織計(jì)劃預(yù)審會，并要求各計(jì)劃提報單位人員及物資計(jì)劃人員、相關(guān)管理部門、設(shè)計(jì)單位、公司專家?guī)鞂＜覅?，分別對商務(wù)和計(jì)劃部分進(jìn)行確認(rèn)。商務(wù)部分由物資供應(yīng)中心、需求單位及項(xiàng)目管理部門進(jìn)行共同審查，重點(diǎn)審查項(xiàng)目電壓等級、項(xiàng)目名稱、批次選擇、物料選擇、數(shù)量、估算價格、交貨日期、交貨地點(diǎn)、采購方式等是否正確；技術(shù)部分由審查專家、項(xiàng)目管理部門、設(shè)計(jì)人員共同確認(rèn)，包括是否選擇固化ID及選擇的正確性、自編標(biāo)書是否正確。物資供應(yīng)中心對審查發(fā)現(xiàn)的問題一一記錄，形成2015年總部第二批輸變電設(shè)備物資計(jì)劃預(yù)審情況統(tǒng)計(jì)表，并轉(zhuǎn)發(fā)至各需求單位進(jìn)行修改確認(rèn)后完成了物資計(jì)劃的提報。

最后，物資供應(yīng)中心結(jié)合此次申報和預(yù)審情況，形成預(yù)審報告，轉(zhuǎn)各基層單位和項(xiàng)目管理部門學(xué)習(xí)，同時按照“誰提報、誰負(fù)責(zé)”的原則，對錯誤計(jì)劃涉及的需求單位在月度會上予以通報考核。由于電網(wǎng)公司輸變電項(xiàng)目2015年第二批招標(biāo)采購計(jì)劃在省公司及總部的集中審查會上未出現(xiàn)錯誤，故未進(jìn)行二次考核。

四、工作成效

（一）建立了完善的物資計(jì)劃協(xié)同聯(lián)動機(jī)制

物資供應(yīng)中心主動聯(lián)系發(fā)策部門、財務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門、需求單位，依據(jù)綜合計(jì)劃、財務(wù)預(yù)算、項(xiàng)目里程碑計(jì)劃，對照批次安排，制定了物資計(jì)劃上報批次分解表。

（二）形成了職責(zé)明晰的物資計(jì)劃管理體系

明確了需求單位、發(fā)策部門、財務(wù)部門、各專業(yè)管理部門、物資供應(yīng)中心在物資計(jì)劃管理中的職責(zé)，專業(yè)管理縱向貫通的穿透力明顯增強(qiáng)，橫向協(xié)同更加通暢。

（三）提升了物資計(jì)劃的審查效率

組建了由需求單位、專業(yè)管理部門、設(shè)計(jì)單位、公司專家?guī)斐蓡T共同參加的計(jì)劃專業(yè)審查團(tuán)隊(duì)，按照分級負(fù)責(zé)、聯(lián)合審查的工作方式，把關(guān)計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范書申報質(zhì)量，確保了各批次計(jì)劃申報的及時、完整性，物資計(jì)劃及技術(shù)規(guī)范書合格率有了一定程度的提高。

（四）實(shí)現(xiàn)了物資計(jì)劃的閉環(huán)管理

在物資計(jì)劃管理工作中深化“五位一體”管理應(yīng)用，強(qiáng)化協(xié)同聯(lián)動機(jī)制，明確各崗位審查職責(zé)、細(xì)化計(jì)劃相關(guān)制度、制作計(jì)劃審查標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)卡、將計(jì)劃提報正確率納入月度績效考核、同業(yè)對標(biāo)及企業(yè)負(fù)責(zé)人KPI考核，做到了一個計(jì)劃批次進(jìn)行一次培訓(xùn)，開展一次預(yù)審，進(jìn)行一次分析、完成一次通報考核的全面管控，實(shí)現(xiàn)了物資計(jì)劃的閉環(huán)管理。