文|Lachel
如何高效地拖延
文|Lachel
一直以來,我們對“拖延”的理解基本都是負(fù)面的,盡管最終能夠完成任務(wù),但我們會認(rèn)為,如果一開始就著手去做的話,會好整以暇,做出來的效果會更好。我們甚至認(rèn)為,很多優(yōu)秀的人之所以能夠成功,就是因為他們比我們更有自控力。
但真的是這樣嗎?
組織心理學(xué)家亞當(dāng)·格蘭特在他的一次演講中提出,那些優(yōu)秀的“原創(chuàng)者”(比如畫家、作家、電影人等),其實大多數(shù)都是拖延癥患者。
他把人群分成三類:零拖延者(總是立刻行動),中度拖延者(先把任務(wù)拖一陣子,再行動),以及重度拖延者(拖到不得不做再行動)。經(jīng)過實驗和觀察,他的結(jié)論是:許多領(lǐng)域的佼佼者,往往不是零拖延者,而是中度拖延者。
這是為什么呢?
亞當(dāng)·格蘭特認(rèn)為,立刻行動的人常處于一種匆忙的狀態(tài)中,他們的行動往往欠缺思考;重度拖延者則處于壓力和焦慮之中,這會嚴(yán)重影響他們的表現(xiàn);而中度拖延者有足夠的時間去檢驗他們的想法,從而做出更好的作品。
正如時間管理專家阿蘭·拉金所說:“你以為我在拖延,其實我是在思考?!?/p>
這個觀點,是有理論支撐的。
2005年,哥倫比亞大學(xué)和麥吉爾大學(xué)的兩位教授在一篇論文中指出:拖延其實有兩種,一種叫作“積極拖延”,另一種叫作“消極拖延”?!跋麡O拖延”會降低效率,“積極拖延”不但不會降低效率,反而會提升效率。
兩位教授認(rèn)為,積極拖延者并不是真的在拖延,他們只是特別喜歡在壓力之下工作,享受腎上腺素狂飆的感覺。當(dāng)手頭的工作緊張、迫切、時效性強的時候,他們的表現(xiàn)會更加出色、專注,產(chǎn)生的正反饋和快感也會特別強烈。
因此,當(dāng)手頭的任務(wù)不夠緊迫時,他們?nèi)プ龅膭恿蜁浅5汀?/p>
我身邊的很多拖延癥患者,其實都是這一類—無論手頭有多少事情,他們總要等到deadline 前才開工。不是不愿意做,而是因為一來高度的壓力會迫使他們更投入,做出來的效果更好;二來在相同的結(jié)果之下,這樣耗費的時間更短,節(jié)省下來的時間,就是賺到的。
拖延,本質(zhì)上是大腦的一種“缺陷”:喜歡安逸,不喜歡消耗資源。那么,既然拖延無法避免,我們?yōu)楹尾慌c拖延和解?
只要能夠?qū)⒐ぷ髡瓶卦谧约菏种?,保證不出差錯,適當(dāng)?shù)摹胺e極拖延”其實是有利的。
實際上,許多效能專家和企業(yè)高管也都論述過“積極拖延”對工作的正面影響??偨Y(jié)起來,主要有下面三點:
1.積極拖延能幫你用“發(fā)散思維”找到更好的想法
與“發(fā)散思維”相對應(yīng)的是“專注思維”。如果你全神貫注于眼前的事務(wù),按部就班地進(jìn)行思考和執(zhí)行,你用的就是“專注思維”;反之,如果你讓大腦放空,讓碎片化的思緒和念頭在腦海里漂浮,讓它們自行組合,構(gòu)造出一個個聯(lián)系和模塊,你用的就是“發(fā)散思維”。
有這樣一個例子:一位電影編劇看著她手上的劇本—主角是個邪惡的女王,最后被正義的一方打敗了。這位編劇不滿足于這個老套的模式,開始思考,能否有一些不同的東西?然后她重寫了故事大綱,把女王寫成了一個悲劇式的英雄。
于是,《冰雪奇緣》誕生,一舉拿下了12.77億美元的票房。
當(dāng)我們腦海中出現(xiàn)一個念頭時,潛意識中會將它跟我們接收到的其他信息聯(lián)系起來。有時,通過這種方式,我們可以打破陳規(guī),找到一種全新的可能性。
所以,如果你在工作中遇到障礙,不妨先放一放,將它暫存在大腦里,慢慢醞釀、發(fā)散。也許,一條更好的路徑將就此開啟。
2.積極拖延,能有效提高你的投入產(chǎn)出比
一個事實是,有些事情,無論我們投入多少時間和精力,它的結(jié)果都不會有明顯的改變。
有研究表明,大多數(shù)戰(zhàn)略和市場決策,企業(yè)家們其實都是在短時間內(nèi)快速做出的,而結(jié)果顯示,它們都是正確的。
原因在于,這些企業(yè)家通過長年累月的積累,腦海中已經(jīng)形成了一個高度詳細(xì)的數(shù)據(jù)庫。對于外界的關(guān)鍵信息,他們能夠在腦內(nèi)的數(shù)據(jù)庫之中進(jìn)行對比、計算,迅速找出最優(yōu)方案,并做出應(yīng)對—這種現(xiàn)象稱為“商業(yè)嗅覺”。
當(dāng)然,這只針對他們熟悉的領(lǐng)域。
對我們而言也一樣?;ㄙM一個星期寫一份報告,跟花一天時間寫一份報告,報告的質(zhì)量往往不會差太大。原因就在于,寫報告跟做商業(yè)決策一樣,更多的是依賴內(nèi)在的積累和分析。對于論據(jù)和數(shù)據(jù),我們往往已經(jīng)了然于心,只需要將它們組織成文而已。
在這種情況下,與其提前開工,讓自己一直處于壓力和忙碌之中,不如留到deadline之前,用最專注的狀態(tài),一氣呵成地將它解決。
這不但能有效地節(jié)省你的時間,而且也可以使自己的精力集中在現(xiàn)階段最緊迫和最重要的事情上,幫助我們優(yōu)化事項的優(yōu)先級。
不知道你有沒有發(fā)現(xiàn),上面講的“積極拖延”和“消極拖延”最主要的區(qū)別在哪里呢?
“積極拖延”只是把完成任務(wù)的期限往后延,并不是完全放任不管。這需要做到兩點:第一,對任務(wù)有確切的把握和掌控力,并確保自己能夠完成;第二,它需要對任務(wù)進(jìn)行前期的規(guī)劃和思考,以期在最終執(zhí)行時摒除一切干擾,直接上手。
但如果你完全不去思考,只是等到最后一刻才著手開工,連任務(wù)要怎么做都不清楚,那就是“消極拖延”了。
是不是所有的任務(wù)都能用“積極拖延”去應(yīng)對
顯然不是?!胺e極拖延”無法應(yīng)對沒有明確截止時間的任務(wù),比如背單詞、讀書、寫作、健身……有多少次,你寫下這些計劃,言之鑿鑿,但最后依然堅持不下去。
究其原因,就是因為這些計劃沒有截止時間。
那么,如何用“積極思維”的原理,應(yīng)對這些沒有明確期限的任務(wù),避免無限期地拖延下去呢?
1.創(chuàng)造一個足夠有誘惑力的前景
對于被分配到的任務(wù),人會有兩種動力:外在驅(qū)動力和內(nèi)在驅(qū)動力。
“積極拖延者”的特征是:具備很高的外在驅(qū)動力,但內(nèi)在驅(qū)動力很低。隨著時間的推移,兩者慢慢上升,直到超過警戒線時,他們才會去做。
所以,我們可以通過創(chuàng)造一個美好的前景,來強化內(nèi)在驅(qū)動力,從而將“愿意去做”的信念提前。
如果你想攢錢去旅行,可以把目的地的海報、照片等打印出來,貼在房間里、手賬上,時時翻閱,讓這種美好期望成為你攢錢和開源的動力。這就是一種通過強化內(nèi)在驅(qū)動力,來迫使我們采取行動的方法。
2.找到令你興奮的東西,將它們跟任務(wù)聯(lián)結(jié)起來
我最常用的方法是問題導(dǎo)向—遇到缺乏動力去做的事情時,我會將它轉(zhuǎn)化成問題,向自己提問。這樣一來,我的行動就從“完成任務(wù)”變成了“去解決這個問題”。
而解決問題是人天生的興奮點。
同樣,如果工作涉及一些我不熟悉的領(lǐng)域,我就會對自己說,這是一個了解新領(lǐng)域、獲取新知識的好機會。無論是搜集信息,還是請教別人,抑或是通過執(zhí)行項目去做嘗試和摸索,都能使我了解和深入接觸這個新領(lǐng)域。
這樣一來,就能將不熟悉的工作、“舒適區(qū)”之外的工作,轉(zhuǎn)化成“學(xué)習(xí)”,降低心理阻力,提高內(nèi)在驅(qū)動力。
3. 跟隨感性決策
我提到過無數(shù)次理性的重要性,但是,如果實在不想做,可以參考英國作家馬克·福斯特提出的一套方法,他稱其為AF(自動聚焦)System時間管理法:
a.將所有需要做的事情列出清單。不要做任何考慮,巨細(xì)靡遺地列出來,盡量細(xì)一點兒。
b.從第一項開始,問自己:完成這項工作的意愿有多高?從1分到10分打分。
c.找出分?jǐn)?shù)最高的一項,動手去做。在結(jié)束之前,不要考慮別的事情,也不要轉(zhuǎn)移注意力。
d.完成之后,把這個事項劃掉。
e.重復(fù)c到d。
參照這一方法,可以保證你每一天都在完成一些事情,并且完成的是當(dāng)下行動意愿最強烈的事情。
其實,無論是“積極拖延”還是“消極拖延”,最需要避免的事情是什么呢?就是為了拖延而讓自己無所事事。
如果在拖延的同時你能夠去做一些事情,哪怕并不是特別重要的事,只要能推進(jìn)項目,保證一定的產(chǎn)出,也是可以接受的。
在對付拖延的過程中,最重要的就是要保持良好的心態(tài),千萬不要把拖延看得太嚴(yán)重,不要對自己產(chǎn)生負(fù)面想法,諸如自控力差、一事無成……
記住,拖延并不可怕,它是每個人都會有的狀態(tài),甚至有利于提升效率。
最簡單的調(diào)整心態(tài)的方法,就是讓自己看到拖延的正面效果。
例如當(dāng)我不想寫稿的時候,為了減輕罪惡感,我會去讀書、查資料……常常半天過去還沒動筆,但記了一大堆筆記。這些筆記經(jīng)過梳理、加工、內(nèi)化,都會成為創(chuàng)作源泉。這些,就是可視化的“拖延的正面效果”。
如果你時常拖延,不妨問問自己:“拖延的時候,我都在做些什么?有沒有一些能夠讓自己安心的成果?”
如果沒有,就調(diào)整一下自己的狀態(tài)和行動,讓拖延成為你的另一種動力。