◎顧 蕓

媒介管理

檔案管理的信息化建設(shè)思考

◎顧 蕓

本文首先對(duì)財(cái)務(wù)檔案現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了分析論述，然后就如何抓好財(cái)務(wù)檔案管理尤其是財(cái)務(wù)檔案信息化提出了對(duì)策建議，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和參考價(jià)值。

財(cái)務(wù)檔案 信息化 建設(shè)

一、財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

南水北調(diào)中線(xiàn)工程由水源工程、輸水干線(xiàn)工程和漢江中下游治理工程三部分組成，湖北省主要承擔(dān)漢江中下游治理工程，即興隆水利樞紐、引江濟(jì)漢、部分閘站改造和局部航道整治四項(xiàng)綜合治理工程，規(guī)劃總投資107.03億元。工程實(shí)施后對(duì)減緩南水北調(diào)中線(xiàn)調(diào)水對(duì)漢江中下游經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展及生態(tài)環(huán)境影響至關(guān)重要。由于受工程前期論證和建設(shè)方案比選的影響，在整個(gè)南水北調(diào)中線(xiàn)工程中,漢江中下游四項(xiàng)治理工程開(kāi)工的時(shí)間相對(duì)較晚。為實(shí)現(xiàn)南水北調(diào)中線(xiàn)主體工程“同步建設(shè),同步受益”的工作目標(biāo),在時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高、難度大的多重壓力下，經(jīng)參建多方共同努力，搶睛天，抓雨天，保質(zhì)量，促進(jìn)度，漢江中下游四項(xiàng)治理工程于2009年2月26日開(kāi)工，2014年底基本建成，其中興隆樞紐工程于2014年9月26日正式運(yùn)行，引江濟(jì)漢工程2014年9月26日正式通水。在比中線(xiàn)主體工程晚開(kāi)工6年多的情況下，實(shí)現(xiàn)了“提前通水、提前受益”。

作為南水北調(diào)中線(xiàn)

工程的重要組成部分，湖北四項(xiàng)治理工程投資大、工期長(zhǎng)、涉及的區(qū)域廣、參與的部門(mén)多,直管工程、委托工程和合同承包工程交錯(cuò)復(fù)雜,資金支出具備長(zhǎng)期性、流動(dòng)性等特性。財(cái)務(wù)檔案既是完整反映工程建設(shè)管理全過(guò)程的重要基礎(chǔ)資料，也是辦理工程竣工驗(yàn)收手續(xù)必備的關(guān)鍵支撐。由于湖北省南水北調(diào)工程建設(shè)的特殊性，受工程人員變動(dòng)以及現(xiàn)場(chǎng)施工流動(dòng)等因素影響，財(cái)務(wù)檔案資料數(shù)量大、類(lèi)別多、跨度時(shí)間長(zhǎng)，加之信息化建設(shè)滯后，在檔案的收集、歸類(lèi)、整理、建檔管理過(guò)程中，還存在眾多不被重視、管理不到位的狀況，都需加以分析和解決，工程財(cái)務(wù)檔案管理任務(wù)十分繁重。

二、財(cái)務(wù)檔案管理中存在的突出問(wèn)題

1、檔案管理制度不規(guī)范。

2013年，湖北省南水北調(diào)辦（局）針對(duì)南水北調(diào)財(cái)務(wù)檔案頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施暫行辦法》。但工程早在2009年即開(kāi)工建設(shè)，管理制度制定滯后，因此造成部分財(cái)務(wù)檔案資料因制度建設(shè)滯后而在建設(shè)過(guò)程中收集不齊全、不完備，甚至部分遺失。同時(shí)，在工程實(shí)際建設(shè)過(guò)程中財(cái)務(wù)檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格、不到位，規(guī)劃、工程、財(cái)務(wù)、檔案綜合管理等部門(mén)相互之間沒(méi)有形成有效的協(xié)作運(yùn)行機(jī)制，造成財(cái)務(wù)檔案管理與其他工作銜接不緊，各類(lèi)檔案資料的日常收集、歸類(lèi)、整理、審核以及集中歸檔管理責(zé)任不明確，沒(méi)有形成有效的工作流程，相互脫節(jié)，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中財(cái)務(wù)檔案日常管理缺乏有效的指導(dǎo)和監(jiān)督。

2、財(cái)務(wù)檔案歸類(lèi)整理不及時(shí)。

湖北省南水北調(diào)工程工程從2005年啟動(dòng)工程前期準(zhǔn)備到2014年主體工程完工，建設(shè)點(diǎn)多、線(xiàn)長(zhǎng)、面廣、跨度時(shí)間長(zhǎng)，部分項(xiàng)目沒(méi)有明確具體財(cái)務(wù)檔案收集歸檔人員，缺乏專(zhuān)人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，而且人員變動(dòng)較為頻繁，以致于有關(guān)人員手中有財(cái)務(wù)檔案資料卻沒(méi)有收集；另外，一些財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)人員由于缺乏對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)了解沒(méi)有將形成的所有財(cái)務(wù)文件進(jìn)行收集，除了對(duì)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿比較重視外，對(duì)預(yù)算、決算、計(jì)劃、合同等一般檔案的重視程度不夠。財(cái)力檔案資料日常管理不夠集中規(guī)范。很多單位在年度終了并沒(méi)有按規(guī)定將已形成的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)整理立卷，裝訂成冊(cè)。有的雖然進(jìn)行了整理，但案卷的質(zhì)量不合規(guī)。

解決交叉渡線(xiàn)定位問(wèn)題時(shí)，應(yīng)用變跨龍門(mén)吊對(duì)軌道進(jìn)行鋪設(shè)，軌道的鋪裝采用一體化設(shè)計(jì)，降低了定位了難度。在道床的整體鋪裝時(shí)，首先安排道床鋪裝人員對(duì)道床進(jìn)行預(yù)鋪設(shè)，提前發(fā)現(xiàn)鋪設(shè)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，提前解決，這種鋪設(shè)安排可以大大提升鋪設(shè)的施工進(jìn)度，保證工程的整體效率。

3、檔案管理硬軟件不到位。

由于南水北調(diào)工程建設(shè)期間點(diǎn)多、線(xiàn)長(zhǎng)、面廣，工程類(lèi)別復(fù)雜，工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案資料內(nèi)容多、時(shí)間長(zhǎng)、范圍廣，加之人員調(diào)配歷時(shí)長(zhǎng)、變動(dòng)頻繁，現(xiàn)場(chǎng)檔案資料管理人員大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，有的人員還身兼數(shù)職，不能主動(dòng)地或有針對(duì)性的有利于檔案收集為目標(biāo)的開(kāi)展工作，造成資料不完整、不齊全，嚴(yán)重影響了檔案日常管理質(zhì)量。而且建設(shè)期間工程建設(shè)單位屬臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)人員流動(dòng)性大，變動(dòng)較為頻繁。大多數(shù)財(cái)務(wù)人員雖然熟悉財(cái)務(wù)處理，但缺乏對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，而檔案管理人員又缺少財(cái)務(wù)知識(shí)，不利于財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)和專(zhuān)業(yè)化管理。加之建設(shè)期間全局沒(méi)有建立起統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)房和良好的設(shè)施設(shè)備條件，檔案資料儲(chǔ)存條件總體較差，部分項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案甚至潮濕、發(fā)霉。

4、后期財(cái)務(wù)檔案管理任務(wù)重。

南水北調(diào)漢江中下游四項(xiàng)治理工程的竣工財(cái)務(wù)決算編制，從資料整理、往來(lái)款清理、承包單位工程竣工結(jié)算、各級(jí)決算編制、湖北省南水北調(diào)局匯總、決算審查與修編,直至上報(bào)國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦審查,這一過(guò)程需要較長(zhǎng)的周期,如果順利,竣工半年內(nèi)基本可以完成,如果某一個(gè)環(huán)節(jié)因故延后,預(yù)定的時(shí)間就不可能完成。目前，湖北省南水北調(diào)工程已簽訂的建筑安裝合同96個(gè)，合同金額大，施工期長(zhǎng),不同程度的存在設(shè)計(jì)變更問(wèn)題、價(jià)差問(wèn)題、索賠問(wèn)題，這些問(wèn)題如果解決的不當(dāng),都直接影響價(jià)款結(jié)算的順利推進(jìn)。以上諸多因素都制約竣工驗(yàn)收財(cái)務(wù)決算的開(kāi)展，從而影響工程檔案的順利驗(yàn)收。

5、檔案信息化管理亟待加強(qiáng)。

由于財(cái)務(wù)檔案管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃和統(tǒng)一管理，檔案信息化、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)隨之滯后。雖然部分項(xiàng)目在一定程度上采用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，但由于檔案信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，管理軟件在實(shí)用性存在著不足，檔案管理設(shè)備型號(hào)多樣，設(shè)備檔次不同，沒(méi)有形成一致的硬件環(huán)境。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子化財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。我省南水北調(diào)工程財(cái)務(wù)檔案信息化管理還處于初始階段，急需從技術(shù)組織、系統(tǒng)集成管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新上獲得有力支撐。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、規(guī)范管理，統(tǒng)籌規(guī)劃。

根據(jù)相關(guān)規(guī)定和法律，制定一套財(cái)務(wù)檔案完整的保存、整理、查閱、銷(xiāo)毀程序，嚴(yán)格財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作流程；要強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門(mén)與檔案部門(mén)之間的分工合作，將財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一納入單位檔案管理信息化系統(tǒng)范疇，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理，共同做好財(cái)務(wù)檔案的管理工作。

2、分類(lèi)整理，集中歸檔。

一是要集中力量做好歸檔前整理工作，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)四個(gè)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)、整理，并按規(guī)范要求裝訂成冊(cè)。二是做好歸檔工作。認(rèn)真填寫(xiě)財(cái)務(wù)檔案案卷名稱(chēng)、起止時(shí)間、冊(cè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容，統(tǒng)一檔案編號(hào)、規(guī)范檔案管理，調(diào)閱時(shí)更加方便快捷。三是及時(shí)移交專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)每年形成的財(cái)務(wù)檔案整理立卷或裝訂成冊(cè)后，在當(dāng)年終了后，可暫保管一年。一年期滿(mǎn)后，財(cái)務(wù)部門(mén)編寫(xiě)清單移交本單位檔案部門(mén)統(tǒng)一保管。四是嚴(yán)格財(cái)務(wù)檔案的調(diào)閱使用。財(cái)務(wù)檔案的查閱、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自查閱。檔案在使用完畢后需及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施。

3、大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

檔案信息化建設(shè)是指檔案信息的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔。保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，能實(shí)現(xiàn)檔信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；能極大地提高檔案管理水平和檔案資料的綜合利用效率。我省南水北調(diào)工程檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，著力推進(jìn)信息化系統(tǒng)“軟”、“硬 ”件規(guī)范化建設(shè)。

（一）提升軟件能力

1.進(jìn)一步提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)保持高度的責(zé)任感，關(guān)注部門(mén)財(cái)務(wù)控制環(huán)節(jié)，按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》開(kāi)展相應(yīng)的工作，也就是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起自身部門(mén)會(huì)計(jì)活動(dòng)還有相關(guān)信息的監(jiān)管理工作，推動(dòng)數(shù)據(jù)真實(shí)性水平不斷提高。

2.完善財(cái)務(wù)檔案信息化制度。著力完善財(cái)務(wù)報(bào)表體系，并通過(guò)數(shù)據(jù)處理及時(shí)性、高效性還有完整性不斷提高財(cái)務(wù)報(bào)表水平。不斷提高會(huì)計(jì)檔案控制標(biāo)準(zhǔn)化水平。應(yīng)提高核算體系標(biāo)準(zhǔn)化水平，推動(dòng)財(cái)務(wù)控制體系完善。

3.積極完善財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)信息化為檔案控制過(guò)程中非常關(guān)鍵的基礎(chǔ)，為開(kāi)展另外的財(cái)務(wù)控制活動(dòng)還有工程營(yíng)造的重要基礎(chǔ)。應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)我省南水北調(diào)工程建設(shè)全過(guò)程財(cái)務(wù)檔案資料的收集、歸類(lèi)、整理、建檔，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)齊備。

4.不斷提升財(cái)務(wù)人員信息化素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。

（二）夯實(shí)硬件基礎(chǔ)

1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。按照統(tǒng)一規(guī)劃的原則，構(gòu)建統(tǒng)一平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享和基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.建立財(cái)務(wù)檔案安全運(yùn)行管理機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控，網(wǎng)絡(luò)之間要實(shí)行物理隔離，對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。根據(jù)國(guó)家 《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進(jìn)行。

3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)的建設(shè)。在檔案管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)定量分析同定性分析有機(jī)統(tǒng)一，合理借助檔案，提高有效利用率。

[1]鄭姣：《淺議財(cái)務(wù)檔案信息化管理》，《四川水利》2011年第4期

[2]李毓軍：《淺談水利工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策》，《華章》2013年第15期

[3]翟秀芹：《論科技檔案實(shí)體管理與現(xiàn)代化檔案信息技術(shù)融合》，《辦公室業(yè)務(wù)》2012年第3期

[4]張立：《淺談如何加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案的收集工作》，《蘭臺(tái)世界》2011年第S3期

[5]范永勝：《水利工程檔案資料管理和應(yīng)用》，《山西水利》2011年第8期

[6]孔莉：《對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)的探討》，《辦公室業(yè)務(wù)》2012年第5期

(湖北省南水北調(diào)監(jiān)控中心)