(云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 云南 昆明 650106)

淺析民辦高校行政助理崗位的激勵(lì)措施

劉玨金靈

(云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院云南昆明650106)

如何激勵(lì)員工，獲得更高的效益一直是企業(yè)探討的問(wèn)題，民辦高校作為企業(yè)的一種類型，具有一些獨(dú)特的方面，本文旨在就民辦高校崗位進(jìn)行分析，根據(jù)高校行政助理崗位的薪酬制度及績(jī)效管理中的問(wèn)題，結(jié)合人力資源管理中人性假設(shè)理論和激勵(lì)理論，淺析幾條該崗位的激勵(lì)措施，以激勵(lì)該崗位員工更好的完成相關(guān)工作。

民辦高校；行政助理；激勵(lì)；薪酬

一、民辦高校背景介紹

民辦高校指的是企業(yè)事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體及其他社會(huì)組織和公民個(gè)人利用非國(guó)家財(cái)政性教育經(jīng)費(fèi)，面向社會(huì)舉辦的高等學(xué)校及其他教育機(jī)構(gòu)，其辦學(xué)層次分為專科和本科。

《教育法》、《高等教育法》于2015年進(jìn)行修訂，取消了“舉辦學(xué)校不得以營(yíng)利為目的”的規(guī)定，使得民辦學(xué)校的發(fā)展有了更大空間，其中民辦學(xué)前教育和高等教育規(guī)模增長(zhǎng)較為明顯。從2016年開(kāi)始，全國(guó)各省市先后將高校招生錄取批次中本科二批、三批進(jìn)行合并，此項(xiàng)舉措有利于消除社會(huì)對(duì)本三錄取的高校畢業(yè)生的偏見(jiàn)，推動(dòng)民辦本科院校和獨(dú)立學(xué)院發(fā)展，有利于今后高校畢業(yè)生平等就業(yè)。

二、高校行政助理主要崗位職責(zé)

行政助理崗位職責(zé)較為繁瑣，不同公司企業(yè)的崗位職責(zé)略有不同，本文僅闡述高校行政助理的主要崗位職責(zé)。

(一)辦公物品的管理。辦公用品、辦公日用品、書(shū)籍等的采購(gòu)、保管、發(fā)放及日常維護(hù)等工作；OA辦公系統(tǒng)中文件的收發(fā)、各項(xiàng)辦公流程的建立、跟蹤及工作完成；固定資產(chǎn)的采購(gòu)申請(qǐng)、購(gòu)置、系統(tǒng)錄入、管理等工作。

(二)考勤管理。處理OA辦公系統(tǒng)中員工加班、請(qǐng)假相關(guān)流程；記錄、整理每月員工考勤相關(guān)數(shù)據(jù)并統(tǒng)計(jì)匯總，按時(shí)上報(bào)。

(三)文件、文檔管理。負(fù)責(zé)校級(jí)文件的編制、審批、發(fā)放；外部門(mén)文件的接收與存檔；部門(mén)級(jí)文件的登記、分類、整理、編寫(xiě)、存檔、保管等工作，確保及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地管理學(xué)校內(nèi)部文件及文檔；負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部通訊錄的及時(shí)更新工作。

(四)會(huì)議及活動(dòng)管理。組織本部門(mén)的會(huì)議，做好會(huì)議記錄，并在會(huì)后及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要，根據(jù)需要，部分會(huì)議需寫(xiě)出新聞稿；協(xié)助學(xué)校及各部門(mén)重要會(huì)議的籌備及召開(kāi)工作，重要活動(dòng)的組織、籌備，負(fù)責(zé)一般人員的聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，通報(bào)會(huì)議決議，確保各項(xiàng)會(huì)議、活動(dòng)的順利開(kāi)展。

(五)報(bào)賬相關(guān)工作。協(xié)助部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，與財(cái)務(wù)部進(jìn)行溝通，編制、修改及執(zhí)行本部門(mén)預(yù)算；完成本部門(mén)員工出差相關(guān)借款、報(bào)賬工作；完成本部門(mén)物品購(gòu)置、活動(dòng)舉辦等的借款、報(bào)賬工作。

三、高校行政助理崗位的激勵(lì)措施

(一)關(guān)于薪酬制度的激勵(lì)措施。本文所分析的行政助理崗位的薪酬主要實(shí)行崗級(jí)制度，想要獲得更高的薪酬只能通過(guò)提高崗級(jí)。雖然該薪酬體系的設(shè)計(jì)具有公平性的報(bào)酬體系，可以讓員工知道分配的標(biāo)準(zhǔn)，滿足了亞當(dāng)斯的公平理論。但是不同部門(mén)的行政助理所需要管理的員工數(shù)量不同，工作范圍大小也不同，均采用相同的薪酬制度不利于員工的激勵(lì)。針對(duì)這一情況，可以采用對(duì)工作評(píng)級(jí)的激勵(lì)措施。

工作評(píng)級(jí)主要從部門(mén)員工數(shù)量及工作范圍兩個(gè)方面進(jìn)行。由于各個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況不同，因此每名行政助理所需要完成的工作范圍略有不同，除去基本的考勤管理、辦公物品管理及會(huì)議管理工作，其他相關(guān)工作約分為五部分：資產(chǎn)管理、報(bào)賬工作、檔案管理、教務(wù)工作及工會(huì)工作。采用工作評(píng)級(jí)方式可以激勵(lì)行政助理有更好的工作激情，而不只是干多干少都一樣，因此缺乏工作激情。具體方案如下圖：

工作等級(jí)分?jǐn)?shù)部門(mén)員工數(shù)量工作范圍50分≥151人五部分工作40分101—150人四部分工作30分51人—100人三部分工作20分11人—50人兩部分工作10分≤10人一部分工作

工作評(píng)級(jí)工作評(píng)級(jí)分?jǐn)?shù)工作評(píng)級(jí)崗位工資A級(jí)(81分-100分)1800元/月B級(jí)(61分-80分)1600元/月C級(jí)(41分-60分)1400元/月D級(jí)(21分-40分)1200元/月E級(jí)(0分-20分)1000元/月

(二)關(guān)于績(jī)效管理的激勵(lì)措施。根據(jù)斯金納的強(qiáng)化理論，得到以下啟示：應(yīng)建立完善的績(jī)效管理體系和獎(jiǎng)懲制度；對(duì)員工的績(jī)效考核不僅注重目標(biāo)，還要注意過(guò)程；及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工的有效行為和不良行為并及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，以達(dá)到引導(dǎo)和糾正員工行為的目的。

本學(xué)院行政崗的績(jī)效管理實(shí)行崗級(jí)制度，崗級(jí)越高，基本績(jī)效越高，想要獲得更高的績(jī)效只能通過(guò)提高崗級(jí)。只需績(jī)效考核分?jǐn)?shù)達(dá)到80分，將獲得全額基本績(jī)效。行政助理均為同等崗級(jí)，故基本績(jī)效均相同。針對(duì)這一情況，可以采用考核具體任務(wù)的激勵(lì)措施。行政助理大部分工作是相同的，因此可以根據(jù)同一特殊工作進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放其他績(jī)效。若采用此方式，當(dāng)其他部門(mén)布置日常工作以外的其他工作時(shí)，行政助理們將不再抱怨，而是會(huì)努力盡快的完成好相應(yīng)工作。

(三)關(guān)于內(nèi)容型的激勵(lì)措施。通過(guò)分析馬斯洛的需求層次理論以及赫茨伯格的“雙因素理論”，可得赫茨伯格的“雙因素理論”中的保健因素與馬斯洛的需求層次理論中的生理需求、安全需求、社會(huì)需求相似，赫茨伯格的“雙因素理論”中的激勵(lì)因素與馬斯洛的需求層次理論中的尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求相似?，F(xiàn)今的企業(yè)在保健因素即三個(gè)低層次需求的完成度基本較好，因此需要注重激勵(lì)因素即兩個(gè)高層次需求。具體措施有：當(dāng)眾稱贊員工，給員工更高的職稱和頭銜，為員工提供更好的工作環(huán)境，任命員工完成富有挑戰(zhàn)性的工作，賦予員工工作中的自主權(quán)和決策權(quán)。

(四)關(guān)于福利的激勵(lì)措施。薪酬及績(jī)效只是短期內(nèi)人力資源市場(chǎng)供求關(guān)系的體現(xiàn)，而福利則反映了企業(yè)對(duì)員工的長(zhǎng)期承諾。深得人心的福利,比高薪還能有效地激勵(lì)員工。較常見(jiàn)的福利包括:住房福利、交通福利、飲食福利、教育培訓(xùn)福利、醫(yī)療保健性福利、帶薪節(jié)假日、文化性福利、金融福利、保險(xiǎn)福利。

(五)其他激勵(lì)措施。高校相較于其他企業(yè)，有其獨(dú)特的激勵(lì)措施，主要有以下兩個(gè)方面。一是，高校教師可以參與評(píng)職稱。作為行政助理，學(xué)校允許行政人員兼課，則評(píng)定職稱將是很好的激勵(lì)方式，不僅可以促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，也能促使行政人員的進(jìn)步。二是，高校教師更加注重科研。作為行政助理，也可積極參與論文撰寫(xiě)、課題的申報(bào)及研究。教師進(jìn)行科研不僅將在每年末進(jìn)行科研評(píng)分，獲得相應(yīng)的獎(jiǎng)金，對(duì)今后的升職有較好的幫助，并且能滿足自身的尊重需求。

[1]陳小平“論企業(yè)文化的塑造與變革”，《中國(guó)人力資源開(kāi)發(fā)》，2001年第5期，第26-27頁(yè)

[2]劉志遠(yuǎn)《現(xiàn)代企業(yè)激勵(lì)機(jī)制》,上海人民出版社,1997年

[3]任巍《中國(guó)教育概況——2015年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展情況》，中華人民共和國(guó)教育部，2016-12-19

[4]謝康《企業(yè)激勵(lì)機(jī)制與績(jī)效評(píng)估設(shè)計(jì)》,中山大學(xué)出版社,2001年9月

[5]楊東濤、朱武生“激勵(lì)性薪酬體系設(shè)計(jì)”，《中國(guó)人力資源開(kāi)發(fā)》，2001年第7期，第9-12頁(yè)

劉玨(1989-)，女，漢族，云南昭通人，工商管理碩士研究生在讀，助教，云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院；金靈，女，助教，云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院。