熊 英

內(nèi)江師范學(xué)院

高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及解決辦法探析

熊 英

內(nèi)江師范學(xué)院

高校的財務(wù)檔案既是記錄和反映高校經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是高校檔案的重要組成部分。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，會計檔案工作中新情況、新問題不斷出現(xiàn)，如何管理好高校財務(wù)檔案；以及在管理過程中如何采取相應(yīng)的措施；尋求解決的辦法，是高校檔案管理中所面臨的一個重要問題。

高校；財務(wù)會計；檔案管理；問題；辦法探析

前言：

會計檔案管理包括會計檔案資料的獲取、保管、歸檔、交接、調(diào)用、銷毀等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都很重要。高校財務(wù)會計檔案和其它企業(yè)類檔案還有所不同，它是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是高校檔案的重要組成部分，也是國家檔案不可缺少的部分之一。因此，必須要真實、齊全、準(zhǔn)確、完整，否則將直接影響到國家高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。

一、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)容

會計檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和證據(jù)，是總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行決策所需的重要資料，也是檢查各種責(zé)任事故的重要依據(jù)，是高校檔案的重要組成部分。為了加強(qiáng)會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)管理辦法，制定了具體的學(xué)校會計檔案管理制度。內(nèi)容包括會計檔案管理部門、會計檔案歸檔的范圍、會計檔案的整理、會計檔案的歸檔保管和移交、會計檔案的借閱使用、各種會計檔案保管期限、會計檔案的銷毀和附則幾大部分。

二、高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題

(一)對財務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，意識淡薄。根據(jù)資料顯示，有團(tuán)隊關(guān)于高校財會檔案管理問題專門做過一項200份的調(diào)查問卷，發(fā)現(xiàn)一個問題：原本決定單位工作效率和水平的重要性因素卻在高校中很薄弱，無論是教職工還是學(xué)生對財會檔案管理的認(rèn)識都不是很清晰，對檔案管理的重要性也是缺乏認(rèn)識，這一狀況無疑將為高校財會檔案管理工作帶來難度，需要進(jìn)一步去加強(qiáng)。

(二)高校會計檔案管理制度缺乏執(zhí)行力和約束力。近些年，也頒布了不少高校會計檔案管理制度。以期用制度不斷約束完善會計檔案使其更加科學(xué)規(guī)范，但事實上，在制度的執(zhí)行上仍存在許多問題需要解決，雖然制度是有的，但如果執(zhí)行對象思想上不重視或認(rèn)識不到位必然導(dǎo)致制度形同虛設(shè)。

(三)高校財會檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。要想檔案管理工作做到規(guī)范化統(tǒng)一化，必不可少專業(yè)的管理人員。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高校缺少會計檔案專業(yè)管理人員。目前的管理人員缺乏專業(yè)的財務(wù)知識和管理水平，只對檔案管理有些經(jīng)驗，不符合管理人員應(yīng)具備檔案管理知識和財務(wù)基礎(chǔ)知識的雙重考核要求，實際工作中，檔案從收集、管理、鑒定到利用，每個環(huán)節(jié)都離不開專業(yè)知識的運用。同時，職業(yè)道德也是對管理人員的另一個不可忽視的重要要求，包括道德準(zhǔn)則、道德情操和道德品質(zhì)、職業(yè)道德是行業(yè)人員在職業(yè)活動中的行為規(guī)范，也是行為對社會所負(fù)的道德責(zé)任和義務(wù)。高校會計檔案管理工作，因為有財務(wù)活動，所以管理人員的道德水平尤為重要。

(四)高校財會檔案作用實現(xiàn)不充分。高校財會檔案是對高校管理情況的真實記錄，其存在有著不可估計的價值和意義。如記錄憑證作用、信息保障作用、監(jiān)督作用、歷史作用以及指引作用等。高校是一個以教學(xué)科研為主的非營利性組織，其經(jīng)營活動離不開教學(xué)、科研和管理。對高校財會檔案作用的挖掘可以對高校未來治理起到一定作用。事實上，目前各高校對檔案的利用還是較少的，多是財務(wù)部門、審計部門、監(jiān)察部門以及教職工和學(xué)生查詢往來經(jīng)濟(jì)事項。檔案管理作用僅停留在維持高校正常秩序和個人權(quán)益層面上，很少涉及高校治理問題，作用未充分發(fā)揮是高校的損失。

三、高校財務(wù)會計檔案管理存在問題的解決辦法

(一)提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。高校要加強(qiáng)會計檔案管理工作，首先要有正確的認(rèn)識并上升到一定高度，特別是高層領(lǐng)導(dǎo)一定要有足夠重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能引起下屬管理人員的同等重視；各高校應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的正確指引和領(lǐng)導(dǎo)下，廣泛宣傳檔案管理的重要性，上至管理人員，下至每一位員工都重視會計檔案管理工作，樹立良好的制度執(zhí)行意識，認(rèn)真做好會計檔案的收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀每個環(huán)節(jié)工作，為高校會計檔案管理工作做好基礎(chǔ)。

(二)增強(qiáng)高校會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。為了適應(yīng)社會發(fā)展需求，前些年高校在不斷擴(kuò)張，辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，高校經(jīng)費來源和籌資渠道也多樣化。高校財會檔案管理工作如果有高素質(zhì)的專業(yè)人員管理肯定會提高工作效率。高校應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)和教育、增加工作人員的操作技能培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，確保能科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的對檔案資料進(jìn)行分類、整理、編目立卷。同時還要加強(qiáng)多樣化人才的培養(yǎng)，即具有檔案管理能力和財務(wù)管理能力的復(fù)合型人才。

(三)確保高校財會檔案管理作用的實現(xiàn)。檔案管理的重要作用就是使開發(fā)記錄下的各種材料發(fā)揮其功能和憑證的價值。為單位未來工作指導(dǎo)重點和方向。高校的主要活動體現(xiàn)在教學(xué)、管理和科研三方面，在教學(xué)方面，要科學(xué)記錄和整理教學(xué)計劃安排、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)管理改革的財會事項等，它們都是財會檔案的重要資料。

會計檔案對高校的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，主要是因為財會信息對管理決策的影響和先導(dǎo)作用，會計檔案數(shù)據(jù)不僅能為高校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要依據(jù)，還可以調(diào)整管理和重點發(fā)展方向，促使高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。

結(jié)語：

信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校作為人才成長和培養(yǎng)的重要場地，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已刻不容緩，如何建好、管好、用好電子財務(wù)檔案，從而提高財會檔案管理水平和財務(wù)管理效率是當(dāng)前高校管理工作的一項重要課題。要想充分利用信息技術(shù)提高財務(wù)檔案管理工作效率，一是要借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，如計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，目前高校財務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計算機(jī)處理和儲存，形成電子財務(wù)檔案，其信息傳遞速度較快。二是要加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，配備計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，對檔案信息進(jìn)行計算機(jī)錄入，方便查閱和管理，為單位發(fā)展和個人需要提供最真實有效的依據(jù)。

[1] 楊哲.高校財務(wù)檔案管理的思考及對策.吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報.2014， 30(12)

[2] 馮媛.高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及解決辦法 企業(yè)改革與管理 2015 年 24