平淡

直接套用 在Word中調(diào)用Excel

在Word中使用表格的時(shí)候，許多人常規(guī)的做法是直接在Word中插入，或先在Excel中復(fù)制制作好的數(shù)據(jù)進(jìn)行粘貼，但如此一來表格就無法使用函數(shù)了。因?yàn)椴迦氲谋砀駮?huì)變成Word的插入對(duì)象，正確的做法是：在Word中點(diǎn)擊“插入→表格→Excel電子表格”，插入一個(gè)虛線的表格（圖1）。

但是需要對(duì)這個(gè)表格數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，只要在Word中雙擊表格，表格激活后會(huì)直接調(diào)用Excel，這樣表格的具體使用和在Excel中是一樣的，可以直接使用函數(shù)、VBA腳本等工具。對(duì)于已經(jīng)在 Excel中處理好的數(shù)據(jù)如添加公式、函數(shù)等則可以通過粘貼的方法將數(shù)據(jù)移動(dòng)到插入的表格中，這樣對(duì)于需要在Word中進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的處理時(shí)非常方便（圖2）。

數(shù)據(jù)同步 在Word中鏈接表格

在Word中插入表格時(shí)很多時(shí)候需要對(duì)表格的數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，常規(guī)的方法是在Excel中修改后再根據(jù)實(shí)際修改到Word中進(jìn)行同步修改。其實(shí)數(shù)據(jù)同步不必這么麻煩，我們可以使用“選擇性粘貼”方法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步更改。

首先在Excel中完成數(shù)據(jù)的編輯后保存，接著在Excel中復(fù)制需要粘貼到Word中的數(shù)據(jù)。在Word中通過點(diǎn)擊“開始→粘貼→鏈接與使用目標(biāo)格式”的方式粘貼數(shù)據(jù)，這樣粘貼的實(shí)際上是一個(gè)鏈接數(shù)據(jù)（圖3）。

這樣以后粘貼到Word中的表格數(shù)據(jù)需要更改時(shí)，我們只要打開Excel對(duì)需要編輯的數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。完成更改后在Word中選中表格，右擊選擇“更新鏈接”即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步更改。這樣所有數(shù)據(jù)的處理是在Excel中完成，Word中只要“更新鏈接”即可（圖4）。

如果原始數(shù)據(jù)文件有多個(gè)備份，我們還可以自行定義鏈接的文件。同上在上述菜單選擇“鏈接的Worksheet對(duì)象→鏈接”，在打開的窗口中可以看到這里鏈接對(duì)象的實(shí)際文件，點(diǎn)擊“更改源”，然后重新選擇源文件和鏈接項(xiàng)目即可（圖5）。

就地取材 直接在Word中使用公式

上述方法利用的都是Excel的實(shí)際功能，在實(shí)際使用中都是要啟動(dòng)Excel運(yùn)行表格的操作。如果我們只是在Word中使用一些簡(jiǎn)單的函數(shù)如求和、平均數(shù)等，那么利用Word本身的“文檔部件→域”項(xiàng)即可，這樣無需啟動(dòng)Excel，既可以節(jié)省系統(tǒng)資源，還可以提高工作效率。這里以使用求和公式為例。

在插入的表格選中需要求和的單元格，點(diǎn)擊“插入→文檔部件→域”項(xiàng)，在彈出的“域”窗口中，選擇“域”列表中的“=（Formule）”，然后點(diǎn)擊“公式”按鈕（圖6）。

在打開的“公式”窗口中，輸入公式“=SUM（A1：A6）”，并點(diǎn)擊“確定”按鈕，這樣返回Word表格區(qū)域可以獲得求和結(jié)果（圖7）。

可以看到在Wo rd的域里公式的具體使用和Excel是一樣的，但是這里是直接在Word中進(jìn)行公式調(diào)用而無需再啟動(dòng)Excel，對(duì)于熟悉函數(shù)的朋友還可以在Excel中直接設(shè)置好，通過“粘貼函數(shù)”的方法實(shí)現(xiàn)公式的快速調(diào)用。當(dāng)然域代碼還有其他用處，比如直接輸入數(shù)學(xué)、物理等公式，比如按Ctrl+F9快捷鍵，然后輸入“eq ＼o（→，a）”，右擊選擇“切換域代碼”，最后再調(diào)整一下間距即可輸入數(shù)學(xué)向量公式（圖8）。