李展

公文是黨政機關、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務活動中制發(fā)的一種特殊文書，具有特定效力和規(guī)范體式，發(fā)揮著實施領導、履行職能、處理公務等重要作用。在很多黨政機關，為了充分發(fā)揮公文的作用，體現嚴肅性，建立了公文錯情通報制度，加強內部公文管理，提高公文質量，確保公文零失誤。

所謂公文錯情通報制度是針對公文中的各種錯誤情況建立的通報制度，就其內容而言主要對公文的文種選用是否正確、格式是否規(guī)范、是否符合行文規(guī)則、遣詞造句和標點符號使用是否正確、是否符合國家保密要求以及政策法規(guī)依據（含背景資料）是否充分等方面進行通報?？v觀各地的公文錯情通報制度，對通報依據、通報對象、通報內容、通報要素和通報方式等都作了明確規(guī)定。這些規(guī)定，對于規(guī)范公文管理、發(fā)揮公文效能具有重要意義。

亮明通報依據 確立公文規(guī)范

按照要求行文和編輯格式是公文規(guī)范化、標準化管理的基礎。公文的行文和格式依據主要來自兩個方面。

國家層面的依據一個是《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），該條例自2012年7月1日開始施行，明確了決定、決議等15種法定公文，份號、密級和保密期限等18個公文格式要素，以及行文規(guī)則、擬制和辦理流程、公文管理等內容，全面規(guī)范了公文制發(fā)的各個環(huán)節(jié)。在當前，公文的唯一“根本大法”就是《黨政機關公文處理工作條例》，一切公文均須以此為準；另一個是由國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發(fā)布的《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012），該標準與《黨政機關公文處理工作條例》相配套，對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體的技術規(guī)定，GB/T9704—1999被其代替，是目前唯一的公文方面的國家標準。此外，《標點符號用法》（GB/T15834-2011）、《出版物上數字用法的規(guī)定》（GB/T15835-2011）等也是公文制發(fā)的重要參考標準。

地方層面的依據主要是各地依據《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》，結合工作實際制定的本地有關公文制度。如新余市渝水區(qū)委辦公室、區(qū)人民政府辦公室下發(fā)的《關于實行公文錯情通報制度的通知》（渝黨辦字〔2016〕57號）指出，其依據除了《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》外，還有《中共新余市委辦公室關于印發(fā)〈市委規(guī)范性文件前置審核工作規(guī)程（試行）〉的通知》（余辦便函〔2016〕30號）、《中共渝水區(qū)委辦公室、渝水區(qū)人民政府辦公室關于轉發(fā)〈進一步清理規(guī)范部門（單位）工作簡報的通知〉的通知》（渝黨辦發(fā)電〔2016〕7號）。此外，各地出臺的公文處理工作細則、實施辦法等也常常成為公文錯情通報制度的重要依據。

界定通報對象 明晰公文類型

公文錯情通報的對象是有關部門制發(fā)的公文。這些公文，既包括本級單位報送給上級單位的上行文，也包括本級單位抄送給同級單位的平行文、發(fā)送給下級單位的下行文，還包括下級單位報送來的上行文?？傮w來說，這些公文涵蓋面比較寬泛，本級發(fā)文、下級來文均在其中，紙質公文、電子公文悉數在列。

各地根據各自工作實際，在通報對象上稍有差異。有的是本單位上行文、平行文、下行文以及內部單位的上行文兼及。從各地公文錯情通報制度的總體情況看，通報對象多以下級單位上報的公文為主。如貴州省政府辦公廳2014年編印的14期《公文復核情況通報》，對象都是省政府辦公廳內部處室的上報公文，以及各地各部門上報省政府、省政府辦公廳的公文，這些也都是上行文。

根據管理權限，以及公文制發(fā)主體和管理主體的不同，一般情況下，下級單位無權、也不會對上級單位的來文進行錯情通報。因此，在公文錯情通報制度中，沒有一家單位會把上級單位的來文列入通報對象。

在公文載體上，多數地方籠統(tǒng)指出通報的對象是公文，而有的地方則明確指出了公文的載體類型。如新余市渝水區(qū)委辦公室、區(qū)人民政府辦公室下發(fā)的《關于實行公文錯情通報制度的通知》就指出，通報的公文含平臺文件和紙質文件。這里的平臺文件，指的是通過政府電子公文交換系統(tǒng)收發(fā)的各類電子公文。

明確通報內容 強化標準意識

通報內容是建立健全公文錯情通報制度的核心。通報的內容，多以《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為基本遵循，凡有違兩規(guī)定者，均在通報范圍。具體來說，通報范圍主要包括以下三個方面：

一是行文未按規(guī)則。主要有：不按規(guī)定程序行文，越級行文、多頭主送，未經黨委、政府同意，直接向上級黨委、政府、部門報送請示報告事項等；所屬下級部門直接向單位領導同志個人報送公文等。

二是公文內容錯謬。主要有：文種錯用、混用，生造文種；文字表述不準確、不規(guī)范、不嚴謹，人名、地名、機構名稱、職務、用詞、數據錯誤，多字、錯字、漏字，語言不通順、重復累贅、指代不清、前后不一，存在語法、修辭、邏輯錯誤；計量單位、標點符號和數字用法錯誤；內容不符合黨的路線、方針、政策，違背黨中央、國務院，上級黨委、政府的精神和決策部署；違反憲法和國家法律法規(guī)，與國家法律法規(guī)或地方性規(guī)章相抵觸，違反依法行政精神和市場經濟原則，規(guī)范性文件未經前置審核；重要事件失實，表述不清，敘述不明，細節(jié)錯漏；請示事項不明確，未提出傾向性意見；等等。

三是公文格式有誤。主要有：未按規(guī)定設置幅面尺寸、頁邊與版心尺寸、字體和字號、行數和字數、文字顏色；未遵循制版、印刷、裝訂要求；份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分割線出現錯誤；標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等出現錯誤；版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期出現錯誤。此外，還包括頁碼、公文中的橫排表格以及特定格式公文方面的錯誤等。

列出通報要素 提升公文質量

通報要素是公文勘誤、糾正錯誤、提升質量的關鍵。一般來說，都是列出錯誤清單，一一指出存在問題，便于糾錯和引以為鑒。有的單位錯情通報以文字表述為主，有的單位還輔以錯情一覽表。endprint

有的單位還把收文和發(fā)文區(qū)別開來，分別通報。收文錯情通報的內容包括單位名稱、公文標題、發(fā)文字號、錯情描述、正確內容或者修改意見等；發(fā)文錯情通報包括擬稿人員、承辦科室、責任校對、核稿人、復核人員、簽批、公文標題、發(fā)文字號、錯情描述、正確內容或者修改意見等。

酌定通報方式 廣泛警示告知

公文錯情通報工作一般由各地各單位秘書部門負責，進行公文日常審核和抽查，對發(fā)現的錯情公文進行登記匯總。在通報時間段的選擇上，一些基層單位多是每季度通報一次，有的按年度通報，或每半年通報一次，在一些辦文較多的單位，則按月通報，有的單位是不定期通報。

在通報的形式上，有的單位是以通報形式下發(fā)正式公文。比如，三明市人民政府辦公室印發(fā)的《關于2011年錯情公文的通報》（明政辦〔2012〕44號）。有的單位編印公文錯情匯編，隨著時間的推進按期編發(fā)，如內蒙古自治區(qū)黨委辦公廳秘書處編印的《公文處理工作錯情分析綜述》。還有的單位在網上公布，比如，貴州省政府辦公廳匯總編印《公文復核情況通報》在貴州省電子政務網上予以公布。

申明工作要求 細化責任落實

公文錯情通報制度的建立和落地生根，離不開必要的保障機制。因此，各地在建立通報制度時，都非常注重建立相應的保障機制，確保公文錯情通報制度的落實。一般來說，保障機制可以從以下四個方面確立。

一是加強組織領導。這需要各單位各部門高度重視公文處理工作，嚴把質量關。有的地方建立了主要領導負總責、分管領導具體抓、秘書部門工作人員負直接責任的工作機制，壓力層層傳導，逐層增加，形成了強化責任、常抓不懈的良好氛圍。武漢市國土資源局要求，起草的公文報局領導審批前，必須送局辦公室對口核稿人審核。

二是抓好隊伍建設。首先是要抓好秘書隊伍建設，選用秘書堅持政治強、業(yè)務精、作風好、紀律嚴的標準，特別是要選用業(yè)務水平高、文字功底扎實的秘書人員，并注重秘書人員素質的提高，加強秘書業(yè)務教育培訓，強化崗位實踐鍛煉，提升職業(yè)能力素質。其次是要加強公文錯情審核隊伍建設。如貴州省政府辦公廳為確保公文把關質量，辦公廳文書處專門成立了復核小組，不斷充實復核力量，小組成員多達6人，并定期開展學習，交流、分享復核技巧、經驗，不斷提高公文復核水平和效率。

三是堅持問題導向。公文制發(fā)單位要嚴把審核關，堅持問題導向，堅持精品意識和質量意識，健全公文逐級審核制度，要明確必經程序，加強審批、把關；明確體例格式，嚴格遵守《黨政機關公文格式》；規(guī)范公文內容，避免語言文字錯誤。要強化公文校對和分級核稿責任，確保公文“零差錯”。要對公文的文種選用是否正確、格式是否規(guī)范、是否符合行文規(guī)則、遣詞造句和標點符號使用是否準確、錯別字、公文辦理延時誤事、是否符合報審程序、保密要求等各方面進行全方面審核，把好公文“出口關”。還要建立健全公文錯情預警和通報制度，形成長效監(jiān)督機制，逐級傳導壓力，做到環(huán)環(huán)相扣，層層壓實，不斷提高公文辦理質量。

四是注重通報結果運用。在很多地方，通報結果是日常工作年度考核的依據之一。如銀川市人民政府辦公廳印發(fā)的《關于建立銀川市政府系統(tǒng)來文錯情通報制度的通知》要求，通報結果提供給市績效考評領導小組辦公室，對來文錯情較多的單位將在考核中酌情扣分。很多單位還出臺了具體的懲罰措施。如新余市渝水區(qū)委辦公室、區(qū)人民政府辦公室對初次出現的錯誤，予以提醒告知；對重復性、常識性錯誤連續(xù)多次出現并未改正的，視情況抄送相關單位領導，并在單位年度績效考核中予以相應扣分；對因工作失誤，公文把關審核不嚴格，造成不良后果的，將在全區(qū)進行通報。畢節(jié)市七星關區(qū)人民政府辦公室要求被通報的公文退回報文單位修改后重新報送；對重復出現錯誤，經3次退文后仍不改正的，實行約談；區(qū)政府辦公室內設各科室、下屬二級機構被通報的，在內部干部職工大會上作書面檢討；一年內出現3次以上錯誤被通報的，由辦公室分管領導約談，并報綜合二科備案，取消本年度評先選優(yōu)資格；一年內出現5次以上錯誤被通報的，由辦公室主要領導進行警告；被主要領導警告后，當年內再次出現錯誤被通報的，立即調整工作崗位，屬于借用人員的，退回原單位。

公文錯情通報制度能夠增強秘書人員的責任意識和擔當意識，消滅公文錯漏之處，提高公文處理工作的質量和效率。根據近年來的實踐看，織密織緊織牢公文處理工作各方面制度的“籠子”，提高秘書人員素質，強化公文制發(fā)各環(huán)節(jié)的審核把關，不斷加強對公文質量的督促檢查，能夠有效維護公文的嚴肅性和權威性。

（責編 / 劉博）endprint