黃軍昌

在現(xiàn)代管理中，時(shí)間管理是最基本也是最有效的管理方式之一。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者而言，在特定的時(shí)間內(nèi)完成既定任務(wù)，反映的是辦事效率，展示的是工作效能。能否充分利用好時(shí)間是衡量管理者是否成熟的必備條件。

領(lǐng)導(dǎo)學(xué)研究表明，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是一種特殊的投入與產(chǎn)出行為。一個(gè)有效的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該樹立正確的時(shí)間觀和效益觀，通過加強(qiáng)對(duì)時(shí)間的管理，切實(shí)提升時(shí)間利用的“產(chǎn)出效益”。時(shí)間管理本質(zhì)上是一種特殊的效能管理，領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)設(shè)定的目標(biāo)計(jì)劃，科學(xué)有效地管理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)時(shí)間利用效益的最優(yōu)化、最大化，是一項(xiàng)十分重要的領(lǐng)導(dǎo)技巧和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。一個(gè)成功的領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要管理好自己的時(shí)間，還應(yīng)通過各種行之有效的管理手段，管理調(diào)度好組織成員的時(shí)間，讓下屬最大限度地提高工作效率。那么，領(lǐng)導(dǎo)者如何才能提高時(shí)間管理的“產(chǎn)出效益”呢？

第一，要增強(qiáng)時(shí)間管理的計(jì)劃性。德國時(shí)間管理專家羅塔塞維特認(rèn)為：時(shí)間管理不僅是日常事務(wù)的安排和處理，還應(yīng)包括任務(wù)設(shè)置、目標(biāo)定位、時(shí)序安排、操作路徑及完成時(shí)限等層面的內(nèi)容。真正懂得利用時(shí)間的管理者，不是把大量的時(shí)間花在處理繁雜的事務(wù)上，而是放在精心編制時(shí)間利用計(jì)劃上。因?yàn)橹挥性谥苊芏侠淼挠?jì)劃指導(dǎo)下，人們使用時(shí)間才不至于出現(xiàn)無序狀態(tài)。從另一個(gè)層面講，時(shí)間管理不僅是個(gè)人的事情，更是組織層面的事情。在一個(gè)組織群體內(nèi)部，領(lǐng)導(dǎo)者與下屬之間以及下屬與下屬之間的時(shí)間管理是相互聯(lián)系、相互制約的。

“板塊”原理告訴我們，作為管理者應(yīng)把特定的時(shí)間段合理地分成若干個(gè)相對(duì)完整的“時(shí)間板塊”。在每個(gè)“時(shí)間板塊”中，盡量排除干擾，盡心竭力去完成既定的工作任務(wù)，就能產(chǎn)生最佳的利用效益；否則，就會(huì)出現(xiàn)“翻燒餅”現(xiàn)象，進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)。而重復(fù)勞動(dòng)則意味著時(shí)間的浪費(fèi)，將會(huì)大大地降低工作效率，影響時(shí)間管理的“產(chǎn)出效益”。

第二，要注意時(shí)間安排的有序性。時(shí)間管理的重點(diǎn)在于合理分配時(shí)間和科學(xué)利用時(shí)間。就時(shí)間的使用價(jià)值分析，不同的時(shí)間段在利用效果上存在一定的差異性，有重要時(shí)間和平常時(shí)間的區(qū)別。一個(gè)有效的管理者在時(shí)間的利用上，總是按照要事優(yōu)先的原則，把最重要的工作放在第一時(shí)間處理，并根據(jù)先急后緩、先主后次的次序，推進(jìn)相關(guān)任務(wù)的落實(shí)和完成。如果工作不分主次，平均使用時(shí)間，眉毛胡子一把抓，不僅抓不好，也抓不了。在時(shí)間的使用上，把事情做優(yōu)做好體現(xiàn)的是效益，而把事情盡快做完反映的是效率。作為管理者，在時(shí)間利用上應(yīng)該優(yōu)先考慮效益，然后再考慮效率。

美國管理學(xué)家科維根據(jù)效益優(yōu)先原則，把管理活動(dòng)按照重要和緊急兩個(gè)維度劃分為“重要又緊急”“重要但不緊急”“緊急但不重要”“既不緊急也不重要”等四個(gè)“象限”。他認(rèn)為，有效的時(shí)間管理應(yīng)首先完成那些既重要又緊急的工作，其次是做好重要但不緊急的工作，對(duì)于緊急但不重要的事可以考慮授權(quán)給下屬去做，對(duì)于那些既不緊急也不重要的事可以暫時(shí)不做?？凭S強(qiáng)調(diào)，一個(gè)高效的時(shí)間管理者在優(yōu)先完成第一“象限”任務(wù)的同時(shí)，應(yīng)重視第二“象限”的工作內(nèi)容，即把一定的精力放在重要但不緊急的工作上。因?yàn)槟切┲匾痪o急的事情，容易被人忽視，沒有人抓緊時(shí)間去做，到了“重要又緊急”的時(shí)候，常常會(huì)使管理者陷入被動(dòng)的局面。因此，一個(gè)有效的管理者在時(shí)間管理上，要學(xué)會(huì)彈鋼琴，對(duì)那些重要但不緊急的事情，要投放足夠的注意力，做到超前介入，未雨綢繆。這樣，領(lǐng)導(dǎo)者就能掌握時(shí)間管理的主動(dòng)權(quán)，保持時(shí)間利用的有序性，避免因緊急狀態(tài)的提前出現(xiàn)而導(dǎo)致新的“時(shí)間危機(jī)”。

第三，要堅(jiān)持分權(quán)授權(quán)的科學(xué)性?，F(xiàn)代管理學(xué)有兩句經(jīng)典名言：一句是“凡是可以授權(quán)給下屬做的，自己不要去做”；另一句是“當(dāng)你的事情忙不完的時(shí)候，首先應(yīng)該想到是否做了不該自己做的事?！本凸芾韺?shí)踐看，大凡有效的領(lǐng)導(dǎo)者，都深諳用人藝術(shù)，總是認(rèn)真研究組織成員的特長和優(yōu)勢，了解每位成員的基本素質(zhì)，并善于發(fā)揮每個(gè)人的長處，有序排兵布陣，合理調(diào)兵遣將，避免事事親力親為。

一方面，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注意運(yùn)用“層級(jí)管理”來解決分權(quán)和授權(quán)問題，根據(jù)職責(zé)分工，把工作任務(wù)分解到位，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，一級(jí)做一級(jí)的事，力戒越俎代庖。不要“帥”干“將”事，而是要讓下屬根據(jù)自身職責(zé)，做自己該做的事。這樣做，既節(jié)省了領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間，又調(diào)動(dòng)了下屬的積極性，進(jìn)而有效提高整個(gè)組織的工作效能；另一方面，在時(shí)間的管理上，高效的領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)遵循“例外管理”原則，即領(lǐng)導(dǎo)者只處理總體計(jì)劃中沒有安排卻又出現(xiàn)的例外事件，屬于正常程序內(nèi)的工作，交由責(zé)任單位和具體責(zé)任人負(fù)責(zé)，自己一般不干預(yù)，不插手，實(shí)施“駕馭式管理”。這是領(lǐng)導(dǎo)者擺脫瑣事纏身的有效辦法，也是提高管理效率的成功路徑。

第四，要保持時(shí)限設(shè)定的超前性。作風(fēng)拖沓、辦事拖拉是時(shí)間管理的大忌。成功的管理實(shí)踐告訴我們，當(dāng)一個(gè)人在完成任務(wù)時(shí)有緊迫感的時(shí)候，就會(huì)自加壓力，想方設(shè)法地排解危機(jī)。而當(dāng)完成任務(wù)有充裕的操作時(shí)間時(shí)，就很容易變得拖拖沓沓、松松垮垮。由于完成時(shí)限不明晰，工作常常前松后緊，到了最后時(shí)限，只能加班加點(diǎn)、手忙腳亂。對(duì)此，領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施時(shí)間管理方面，應(yīng)該堅(jiān)持長計(jì)劃、短安排，重視時(shí)間節(jié)點(diǎn)的安排和最后時(shí)限的設(shè)定，有條不紊地推進(jìn)工作任務(wù)的落實(shí)。

這里需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，領(lǐng)導(dǎo)者在完善時(shí)間管理方案時(shí)，應(yīng)將突發(fā)因素考慮在內(nèi)，盡可能安排一定的時(shí)間提前量，防止因其他事務(wù)干擾而突破最后時(shí)限。在時(shí)間管理方面，還要注意在組織內(nèi)部推行“節(jié)點(diǎn)督查制”和“限時(shí)辦結(jié)制”，督促責(zé)任單位和責(zé)任人按時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成既定任務(wù)，報(bào)告處理結(jié)果，保證單位工作的健康有序運(yùn)行。

第五，要提高時(shí)間利用的時(shí)效性。長期以來，人們?cè)跁r(shí)間管理上常常存在一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)：認(rèn)為只要大腦不停地思考，手腳不停地忙碌，就是充分利用時(shí)間，甚至把打“疲勞戰(zhàn)”“消耗戰(zhàn)”當(dāng)成是敬業(yè)的典范。成功的時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)告訴我們：考量時(shí)間管理的成效，不在于每天消耗時(shí)間的多少，而在于單位時(shí)間的工作效率有多高、成效有多大。

在時(shí)間管理環(huán)節(jié)，管理者應(yīng)當(dāng)把提高效率、提升效益擺在突出的位置，力爭用最少的時(shí)間做更多的事。在操作過程中，管理者要區(qū)分任務(wù)的難易、急緩程度，統(tǒng)籌安排，對(duì)那些內(nèi)容相近、要求類似的工作，可以相對(duì)集中、整合力量、加以推進(jìn)；對(duì)那些價(jià)值不大、可做可不做的事，可以壓一壓、拖一拖，把有限的時(shí)間用在刀刃上。根據(jù)實(shí)踐觀察，在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，常常有一些額外工作，如上級(jí)安排的會(huì)議、突如其來的來訪接待以及突發(fā)事件等，都會(huì)擠占領(lǐng)導(dǎo)者計(jì)劃分配的時(shí)間。因此，領(lǐng)導(dǎo)者在安排個(gè)人的時(shí)間時(shí)，一般不應(yīng)把計(jì)劃排得過滿，要留出一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間，用于應(yīng)對(duì)各種無法預(yù)期的事情。

時(shí)間管理的實(shí)踐證明：在加強(qiáng)績效管理的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境中，如果領(lǐng)導(dǎo)者能合理安排、有效調(diào)度、科學(xué)管理自己及組織成員的時(shí)間，就能最大限度地發(fā)掘時(shí)間使用價(jià)值，使領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)管理效能的最優(yōu)化、最大化。

（責(zé)編 / 傅建芬）endprint