高晨翔+黃新榮

摘要：本文以社交媒體文件的類別劃分為基礎(chǔ)，對社交媒體文件歸檔的鑒定原則與基本方法進行分析，探討與鑒定環(huán)節(jié)密切相關(guān)的社交媒體文件歸檔中的時間問題，提出了社交媒體文件的部分鑒定、前端鑒定方式及其應(yīng)用條件，并結(jié)合實際闡述了不同類別社交媒體文件的歸檔周期。

關(guān)鍵詞：社交媒體文件歸檔價值鑒定歸檔時間

作為網(wǎng)絡(luò)時代電子文件的特殊形式，社交媒體文件的歸檔工作已經(jīng)在英美等發(fā)達(dá)國家全面展開。近年來，社交媒體文件的歸檔問題逐漸引起我國檔案界的重視，部分學(xué)者就國外社交媒體文件歸檔的政策內(nèi)容、組織架構(gòu)、歸檔方式及組織環(huán)境等問題進行了分析，部分省市的檔案館也已經(jīng)對本館所發(fā)布的社交媒體開展了實驗性的保存工作。社交媒體內(nèi)容龐雜，種類繁多，檔案部門在歸檔與保存時如何對其進行甄別，確保社交媒體文件的基本質(zhì)量與利用效果，以及如何確定歸檔的周期，確保歸檔工作的連續(xù)性與規(guī)律性，是社交媒體文件歸檔活動中亟須解決的問題。

一、我國社交媒體文件的類別劃分

在闡述鑒定工作的基本原則與方法前，需要對社交媒體文件產(chǎn)生與歸檔的主體及客體進行分類。我國的社交媒體，依據(jù)馮惠玲教授的分類，大致有“創(chuàng)作發(fā)表型、資源共享型、協(xié)同編輯型、社交服務(wù)型、C2C商務(wù)網(wǎng)站”[1]五種類型。結(jié)合我國機關(guān)單位與檔案館平時在行使基本職能、進行業(yè)務(wù)活動以及與公眾互動時較多采用新浪微博與騰訊微信兩種社交媒體平臺的實際情況，筆者分別對社交媒體中的微博與微信文件類型作如下劃分。

（一）政務(wù)性社交媒體文件

政務(wù)性社交媒體文件包括與國家機關(guān)日常職能活動相關(guān)的微博與微信內(nèi)容，分為政務(wù)微博、政務(wù)參與性微博與政務(wù)微信三種類型。

1.政務(wù)微博。國家機關(guān)在其日常職能活動中發(fā)布的與本機構(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的微博，這類微博的發(fā)布主體是本機關(guān)內(nèi)部的信息化辦公室，而微博文件的采集與歸檔則由發(fā)文機關(guān)及該地區(qū)的公共檔案館聯(lián)合負(fù)責(zé)，由公共檔案館負(fù)責(zé)政策制定與技術(shù)指導(dǎo)，由發(fā)文機關(guān)具體實施歸檔工作。

2.政務(wù)參與性微博。個人、企業(yè)及社會組織利用微博行使公民基本權(quán)利、與國家機關(guān)進行互動時發(fā)布或評論且轉(zhuǎn)發(fā)的微博。政務(wù)參與性微博的發(fā)文主體包括企業(yè)、個人、非政府組織等，這類微博的歸檔同樣由本地區(qū)的公共檔案館統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

3.政務(wù)微信。政務(wù)微信的性質(zhì)與內(nèi)容類似于政務(wù)微博，指機關(guān)職能部門在其日常職能活動中利用官方認(rèn)證的微信公眾號發(fā)布的、與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的微信內(nèi)容。二者的區(qū)別在于政務(wù)微信界面更為明晰，信息組織體現(xiàn)出明顯的結(jié)構(gòu)化、體系化特征。政務(wù)微信的發(fā)布主體是本機關(guān)內(nèi)部的信息化辦公室，發(fā)文機關(guān)與本地區(qū)的公共檔案館負(fù)責(zé)歸檔。

（二）區(qū)域記憶性社交媒體文件

區(qū)域記憶性社交媒體包括區(qū)域記憶性微博和區(qū)域記憶性微信。與政務(wù)性社交媒體文件不同的是，這類社交媒體一般不帶有政務(wù)性。區(qū)域記憶性微博與微信分別由新浪和騰訊官方認(rèn)證的微博賬號和微信公眾號發(fā)布與城市物質(zhì)文明、精神文明、社會記憶相關(guān)的內(nèi)容。其發(fā)布主體一般是經(jīng)過官方認(rèn)證的社會團體、組織及個人，而歸檔主體一般為承擔(dān)本地區(qū)文化信息資源建設(shè)職能的公共圖書館?，F(xiàn)階段，在對此類社交媒體文件進行保存時，僅歸檔由官方認(rèn)證的、文章整體質(zhì)量較高的社交媒體所發(fā)布的內(nèi)容，在進一步觀察歸檔效果與質(zhì)量后再逐步擴大歸檔范圍，以避免美國國會圖書館歸檔全部Twitter內(nèi)容而難以開發(fā)利用的窘境。

二、我國社交媒體文件價值判斷的基本原則

“歸檔本質(zhì)上就是價值選擇的過程”[2]，而價值理論指導(dǎo)下的鑒定工作則是檔案取舍的過程。鑒定工作是檔案管理中難度較高、主觀性較強的管理環(huán)節(jié)。相比真?zhèn)舞b定，決定檔案存毀與保管期限的價值鑒定工作主觀性更強。盡管位列檔案學(xué)界三大理論之一，檔案價值鑒定理論在實際工作中能夠給予檔案工作者的幫助十分有限，造成許多價值還未顯現(xiàn)的檔案被提前銷毀。20世紀(jì)90年代，特里·庫克和伊斯特伍德等加拿大知名檔案學(xué)者提出檔案的“宏觀鑒定”思想，強調(diào)檔案應(yīng)體現(xiàn)文件形成的相互聯(lián)系，檔案的價值取決于社會結(jié)構(gòu)。這一思想對北美地區(qū)檔案鑒定工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，并有效指導(dǎo)了加拿大政務(wù)檔案鑒定方案的制定，該方案中提到“統(tǒng)一鑒定標(biāo)準(zhǔn)；針對不同責(zé)任者、不同的工作職能部門制定具體的文件處置實施方法；依據(jù)機構(gòu)不同職能對文件進行類別劃分；嚴(yán)格處理非法銷毀檔案行為”[3]等內(nèi)容，明確的鑒定標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格的鑒定程序、始終以保護檔案信息資源為原則的鑒定態(tài)度是社交媒體文件進行鑒定時必須考慮的內(nèi)容。

在我國現(xiàn)行檔案工作體制下，鑒定工作一般由機關(guān)單位檔案室完成，具有保存價值的檔案在檔案室保存一定年限后移交公共檔案館，沒有價值的檔案則予以銷毀。鑒定機構(gòu)通常是根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》及地區(qū)、行業(yè)的檔案管理辦法制定本單位的鑒定制度，因此不同地區(qū)、不同機關(guān)的檔案室所采取的鑒定方法也不統(tǒng)一?；诖?，為了最大限度地對有價值的社交媒體文件實行長期保存，本文提出對社交媒體文件實行部分鑒定。部分鑒定，即對社交媒體文件進行類別劃分，對其中的一部分進行鑒定，而另一部分則無需鑒定、直接保存。部分鑒定原則的依據(jù)有三點：一是信息時代，云計算技術(shù)極大地提升了人們的存儲能力，打破了存儲的時空限制，在宏觀層面消除檔案保存的空間障礙不再是一個偽命題，因此對部分社交媒體文件不進行鑒定而直接存儲，在技術(shù)上具有很強的可行性。二是檔案工作中既有的鑒定理論和原則內(nèi)容具有一定的模糊性和主觀性，操作性不強，對社交媒體文件進行歸檔后鑒定，其工作量必然成倍增長，即使是理論水平很高的專家組與經(jīng)驗豐富的工作者也很難保證在面對如此巨大的鑒定工作量時不出紕漏，因此必須以更高效、更穩(wěn)健的方式來解決海量檔案信息的鑒定問題。三是部分鑒定不代表完全不鑒定，鑒定的重點落在本文提出的政務(wù)參與性微博和區(qū)域記憶性社交媒體文件部分，這里利用的鑒定方法筆者將其定義為前端鑒定，即在歸檔行為之前利用一定的工具，制定特定的標(biāo)準(zhǔn)、列表來完成社交媒體文件的價值判斷，之后再進行歸檔。

三、我國社交媒體文件歸檔中的鑒定方法

（一）政務(wù)性社交媒體文件的部分鑒定

美國和澳大利亞國家檔案部門在社交媒體文件歸檔政策中分別以“與政府機構(gòu)職能、業(yè)務(wù)相關(guān)性”為核心提出了四個判斷政務(wù)社交媒體文件的問題，如“社交媒體內(nèi)容是否包含該機構(gòu)政策、業(yè)務(wù)與職責(zé)的證據(jù)；這些信息是否只存在于社交媒體平臺”[4]以及“機構(gòu)使用社交媒體是否產(chǎn)生了業(yè)務(wù)活動的證據(jù)；這些社交媒體文件是否需要被輸入文件管理系統(tǒng)中”[5]等。對于政務(wù)參與性微博，也可以使用類似的方法來進行判斷?；谏鲜龆x的政務(wù)參與性微博概念與主題組織的形式，筆者也提出四個問題以幫助綜合檔案館進行價值判斷：第一，個人、企業(yè)、社會組織等發(fā)布者發(fā)布的內(nèi)容是否與本地區(qū)具有影響力的、社會關(guān)注度較高的重要事件相關(guān)，這些內(nèi)容集群是否能夠組成一個熱點話題以建構(gòu)主題；第二，發(fā)布的內(nèi)容是否與國家機關(guān)的基本職能或業(yè)務(wù)相關(guān)；第三，發(fā)布的內(nèi)容結(jié)構(gòu)是否規(guī)范（至少應(yīng)有語義明確的文字表述），內(nèi)容的是否合法，是否是作者合理合規(guī)的訴求、評論、參與；第四，發(fā)布的內(nèi)容是否牽涉發(fā)布者或其他主體的隱私。綜合檔案館需要根據(jù)以上問題完成鑒定后再進行歸檔。雖然這樣的問題仍然帶有一定的模糊性，但是其中的客觀標(biāo)準(zhǔn)更為明顯，可以在很大程度上簡化鑒定工作，以一定的模糊性來換取歸檔的全面性，進而比較完整地保存社會記憶。

依據(jù)部分鑒定的原則，筆者建議政務(wù)微博與政務(wù)微信暫不進行鑒定，由各機關(guān)職能部門將本機關(guān)產(chǎn)生的政務(wù)微博及在歸檔范圍討論中提到的描述性信息一起歸檔。因為政務(wù)微博和微信的歸檔主體過于龐大，幾乎涵蓋了國家機關(guān)的所有部門，不同部門的文書工作人員知識水平與信息識別能力參差不齊，主觀的判斷標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一。在歸檔主體泛在化的環(huán)境下，傳統(tǒng)的鑒定理論難以利用，若貿(mào)然進行文件存毀的選擇可能導(dǎo)致信息的永久丟失。機關(guān)發(fā)布的社交媒體內(nèi)容普遍以文字和圖片為主，現(xiàn)有的云計算體系與異構(gòu)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以完成對這些信息的全部存儲。

（二）區(qū)域記憶性社交媒體文件的前端鑒定

前端控制是檔案學(xué)界提出的針對電子文件質(zhì)量控制層面的管理原則，指出檔案人員應(yīng)參與到電子文件系統(tǒng)的設(shè)計和運維活動中，電子文件的質(zhì)量控制應(yīng)始于文件制作與生成時期，這樣后期的檔案管理工作才能夠建立在科學(xué)、完整的基礎(chǔ)上。在社交媒體文件歸檔的鑒定工作中，可以借鑒前端控制思想，在鑒定工作開展之前先行制定明確可行的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行框架，并將鑒定工作向前推進到社交媒體的采集階段。這樣，在進行社交媒體文件的采集時，便可以依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)重點關(guān)注符合標(biāo)準(zhǔn)的、日常發(fā)布內(nèi)容質(zhì)量較高的官方微博和微信公眾號，剔除那些更新頻率低、文章質(zhì)量有限的官方微博和微信公眾號，有效降低鑒定工作的任務(wù)量與難度。因此，筆者建議對區(qū)域記憶性的微博與微信采用前端鑒定的方式進行價值鑒定。即在歸檔前依據(jù)微博與微信綜合影響力的定量結(jié)果制定歸檔的列表，由公共圖書館根據(jù)歸檔列表對其中列出的微博賬號、微信公眾號內(nèi)容進行統(tǒng)一歸檔，列表還可以根據(jù)社交媒體平臺影響力的變化進行修正。清博大數(shù)據(jù)公司與清華大學(xué)新聞傳播學(xué)院研究團隊合作制定了關(guān)于微信與微博影響力的量化研究指標(biāo)WCI（微信傳播指數(shù)）與BCI（微博傳播指數(shù)），可以成為歸檔列表制定的重要依據(jù)。以WCI指數(shù)為例，WCI指數(shù)以層次分析的形式確立，制定了2個一級指標(biāo)（閱讀指數(shù)、點贊指數(shù)）與6個二級指標(biāo)（日均閱讀量、篇均閱讀量、最高閱讀量；日均點贊數(shù)、篇均點贊數(shù)、最高點贊數(shù)）[6]，作為社交媒體文件價值判斷的定量依據(jù)，很大程度降低了傳統(tǒng)鑒定方式中的主觀干擾。然而，該指數(shù)體系在指標(biāo)選取的科學(xué)性與指標(biāo)的全面性上還有待實踐檢驗，因此應(yīng)將其作為社交媒體文件歸檔價值判斷的依據(jù)之一。此外，還需要圖書館、檔案館及其他信息、情報研究機構(gòu)對區(qū)域內(nèi)WCI指數(shù)較高的公眾號按照政策標(biāo)準(zhǔn)和工具進一步篩選、刪定，完成歸檔列表的制定。基于此，筆者提出了如圖1所示的歸檔列表制定的技術(shù)路線。

（三）社交媒體文件的歸檔時間

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔是由國家機關(guān)的文書部門在每年的上半年將上一年度積累的、具有保存價值的文件經(jīng)過初步整理后移交給本單位檔案部門保管。然而，社交網(wǎng)絡(luò)的易變性與內(nèi)容的易失效性決定著社交媒體文件的歸檔需要以更科學(xué)、靈活的時間進行。

1.政務(wù)微博、微信的歸檔時間。為了保證國家機關(guān)歸檔行動的統(tǒng)一性，同時遵循各機關(guān)政務(wù)信息工作的基本規(guī)律，筆者建議按照發(fā)文頻率的不同制定歸檔周期。這樣，職能相異、發(fā)文頻率差異較大的機關(guān)部門可根據(jù)地區(qū)公共檔案館的政策要求以及本機關(guān)的實際情況，對本機關(guān)發(fā)布的微博、微信進行歸檔，所有發(fā)文機關(guān)應(yīng)以月為單位組織、整理本機關(guān)歸檔的社交媒體文件，完善文件之間的聯(lián)系，并于每年上半年隨紙質(zhì)文件一并向本單位檔案部門移交，由檔案部門負(fù)責(zé)提供利用。

2.政務(wù)參與性微博、區(qū)域記憶性微博與微信歸檔時間。從發(fā)文的規(guī)律性來看，政務(wù)參與性微博的歸檔具有時間上的集中性和偶然性，相比之下區(qū)域記憶性微博和微信公眾號的文章發(fā)布有著更強的規(guī)律性，因此歸檔時間應(yīng)當(dāng)具有明顯的周期性。（1）政務(wù)參與性微博。應(yīng)采用彈性時間，對具體的周期不作明確限定。檔案館工作人員首先應(yīng)組織有價值的話題進而形成主題，再借助微博平臺發(fā)起的話題與歸檔工具對相關(guān)內(nèi)容進行集中采集，按主題的形式進行組織，將每個主題看作一個整體性的文件集，完善主題的元數(shù)據(jù)。以年為單位進行進一步的統(tǒng)一整理與保存，以達(dá)到對本地區(qū)年度重要事件進行明確記錄的目的，完成整理后應(yīng)及時向用戶開放。（2）區(qū)域記憶性微博與微信。上文提到區(qū)域記憶性微博與微信按列表進行歸檔，歸檔列表的制定意味著在歸檔時間意義上的工作簡化。由于列表中各認(rèn)證微博及公眾號的發(fā)文頻率有差異，各級公共圖書館可以以周為單位對列表內(nèi)的微博賬號及微信公眾號發(fā)布內(nèi)容進行統(tǒng)一歸檔，按照一定的標(biāo)引與著錄方法對收集的內(nèi)容進行類別劃分與主題組織，并以年為單位進行總體性、回顧性的組織與整理，完成上述工作后應(yīng)及時提供利用。

*本文為2016年國家社會科學(xué)基金項目“社交媒體文件的歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)體系研究”（項目編號：16BTQ093）的階段性成果。

注釋及參考文獻：

[1]孫洋洋.社交媒體在社會記憶建構(gòu)中的介入機制探析[J].檔案與建設(shè)， 2015（3）：4-7.

[2]邢變變，孫大東.網(wǎng)絡(luò)信息歸檔的模式與方法研究[J].北京檔案，2016（2）：13-16.

[3]張姬雯，薛春剛.加拿大政務(wù)檔案的宏觀鑒定法[J].檔案與建設(shè)， 2002（5）：39-43.

[4]NARA.Guidance on managing social media record[EB/OL].[2017-1-5].

http：//www.archives.gov/records–mgmt/bulletins/ 2014/2014-02.html.

[5]National Archives of Australia. Social Media：An？ other Type of Commonwealth Record[EB/OL].[2017-1-5].http：//naa.gov.au/records -management/agency/dig？ ital/socialmedia/index.aspx.

[6]北京清博大數(shù)據(jù)科技有限公司.微信傳播指數(shù)WCI（V12.0）[EB/OL].[2016- 12- 01]. http：// www.gsdata.cn/site/usage#WCI.