于鵬

[摘要]在智慧城市建設(shè)浪潮影響下，城市信息化建設(shè)也在逐步向范圍更廣的智慧新城轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案管理是“智慧新城”建設(shè)中重要的基礎(chǔ)性資源，能為“智慧新城”建設(shè)提供可視化的設(shè)計、建設(shè)、展示、計算和管理平臺服務(wù)，使眾多的新城資源和管理對象能在統(tǒng)一的空間化環(huán)境中進行同步規(guī)劃、管理、控制和優(yōu)化。

[關(guān)鍵詞]智慧城市；數(shù)字化；檔案管理 文章編號：2095-4085（2017）05-0146-02

1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念

檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數(shù)字信息，以實現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實現(xiàn)利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內(nèi)容。

1.1檔案目錄的數(shù)字化

（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。

（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目內(nèi)時間取文件最后形成時間。

1.2實體檔案的圖文信息數(shù)字化

王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數(shù)字化采集，從而實現(xiàn)圖文信息的計算機存儲、調(diào)閱、分析。

1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化

將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數(shù)字化。

2實施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）

（1）設(shè)立專用的檔案儲藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據(jù)檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理→檔案掃描（文字、圖紙）→圖像處理→圖像存儲→目錄建庫→數(shù)據(jù)掛接→數(shù)據(jù)驗收→數(shù)據(jù)備份。在整個流程中要注意幾個關(guān)鍵點。

以作者所在項目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數(shù)字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數(shù)字化工作計劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗收嚴(yán)格把關(guān)。

（2）掃描、編輯處理及存儲。數(shù)字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時調(diào)整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。

3數(shù)據(jù)的存儲與安全是實現(xiàn)數(shù)字化的最終保障

當(dāng)今任何一種計算機的存儲技術(shù)都還不能實現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計算機故障、存儲介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點的存儲與保管方式。在此基礎(chǔ)上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行及時地備份。對備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。

4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效

（1）提高了經(jīng)濟效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（2）提高了辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以規(guī)劃建設(shè)部為例，涉及決策階段、設(shè)計階段、施工階段的各項檔案都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息，然而檔案數(shù)字化管理可提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（3）增強檔案原件保護。通過將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案，增強了對檔案原件的保護，使得檔案使用更加安全，保證了建設(shè)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及延續(xù)性，保留舊有原貌的詳細(xì)資料。另外，通過檔案的數(shù)字化處理，防止了部分建設(shè)檔案篡改的行為。