毛莉君，張燕

（西安培華學(xué)院，陜西西安，710125）

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

毛莉君，張燕

（西安培華學(xué)院，陜西西安，710125）

在現(xiàn)代化管理體制的要求下，為了提升企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。本文以JSP和JAVA BEAN技術(shù)為主要開發(fā)手段，分析并設(shè)計(jì)了一套適應(yīng)企業(yè)檔案管理發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，極大地提高了企業(yè)檔案管理工作和業(yè)務(wù)處理的效率。

檔案管理系統(tǒng)；J2EE；系統(tǒng)架構(gòu)

0 引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案在國(guó)內(nèi)外都已普遍存在，檔案資料的數(shù)字化、光盤存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索查詢利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

綜合檔案管理系統(tǒng)符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，適用于政府機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)的開發(fā)堅(jiān)持通用化、系列化、組合化、用戶化的方針，提供完整的解決方案和完善的售后服務(wù)，協(xié)助用戶建立完備的檔案管理體系。檔案管理系統(tǒng)中集成了主題詞自動(dòng)標(biāo)引、光盤數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及光盤塔（庫(kù)）入網(wǎng)、大幅面掃描圖像的壓縮與動(dòng)態(tài)解壓、多媒體檔案存儲(chǔ)、與協(xié)同辦公系統(tǒng)無(wú)縫連接等高新技術(shù)。

1 本系統(tǒng)需要解決的問題

1.1 解決檔案資料查找困難的問題

將檔案掃描的電子影像保存于服務(wù)器磁盤陣列或光盤庫(kù)中，在計(jì)算機(jī)上調(diào)閱，可以使調(diào)閱時(shí)間由數(shù)分鐘、數(shù)十分鐘縮短為數(shù)秒鐘，并且模糊查找功能可以使查閱準(zhǔn)確性大大提高。

1.2 解決日益增加的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)成本問題

通過檔案數(shù)字化加工處理，實(shí)現(xiàn)所有檔案的數(shù)字化管理，檔案原稿可以打包到遠(yuǎn)郊存放，極大降低中心城市的庫(kù)房空間壓力。

1.3 解決檔案文件安全性問題

電子化的檔案資料，可以多次讀取而不接觸原件，可以充分保證原件安全性，通過數(shù)據(jù)備份，可以異地保存，遇上自然或人為災(zāi)害（如水災(zāi)、火災(zāi)）也保證檔案信息不丟失。應(yīng)用加密技術(shù)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，保證電子數(shù)據(jù)的安全。

2 系統(tǒng)功能分析

檔案管理系統(tǒng)主要包含：個(gè)人事務(wù)、文件管理、案卷管理、檔案檢索、資料管理、檔案法規(guī)、檔案打印、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案助手、檔案預(yù)約、短信管理和審計(jì)日志等功能。

2.1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要有數(shù)據(jù)采集加工、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用三方面功能組成，主要的核心功能如圖1所示。

圖1 功能結(jié)構(gòu)圖

2.2 設(shè)計(jì)思路及優(yōu)勢(shì)

2.2.1 全文檢索

基于索引的檢索機(jī)制，支持多種分詞算法；支持靈活的索引創(chuàng)建機(jī)制；系統(tǒng)自檢更新變更后的文件，自動(dòng)重建索引信息；支持分類、分庫(kù)索引；支持多種流行文件格式的索引。

2.2.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理

基于OCR識(shí)別技術(shù)、掃描儀應(yīng)用等開發(fā)的一套可以適應(yīng)多種類型掃描儀數(shù)據(jù)接口的集文件掃描處理、掃描圖片消藍(lán)，去污、圖片識(shí)別為一體的圖像處理系統(tǒng)，工作流程如圖2所示：

圖2 工作流程圖

2.2.3 界面元素拖拽

采用最新的界面展現(xiàn)技術(shù)，界面元素支持無(wú)刷新的自動(dòng)排序、元素拖拽、自定義要顯示的元素、已錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)提示，搜索功能等。

2.2.4 雙層PDF處理技術(shù)

檔案原文采用雙層PDF處理技術(shù)結(jié)合加密控制技術(shù)有效保證了檔案數(shù)據(jù)的安全。

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)技術(shù)

本系統(tǒng)遵循J2EE架構(gòu)，以JSP和JAVA BEAN技術(shù)作為主要的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)手段，采用當(dāng)前主流的spring＋struts＋hibernate開源框架進(jìn)行程序的開發(fā)。

3.1 技術(shù)路線

3.1.1 采用分布式多層體系結(jié)構(gòu)和Web架構(gòu)

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用是一個(gè)復(fù)雜的企業(yè)級(jí)應(yīng)用，其主要特點(diǎn)是：數(shù)據(jù)量大、用戶數(shù)量多、業(yè)務(wù)邏輯復(fù)雜，對(duì)系統(tǒng)的可靠性、性能、可用性都有非常高的要求。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用用戶數(shù)量大、分布廣。分布式多層體系結(jié)構(gòu)比傳統(tǒng)的客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)具有更好的可升級(jí)性和靈活性?？蛻舳瞬捎肳EB方式，通過瀏覽器來訪問系統(tǒng)的功能，客戶端零安裝、易于使用、界面美觀、便于系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)。

3.1.2 采用J2EE技術(shù)

目前在多層分布式體系結(jié)構(gòu)領(lǐng)域主要存在由SUN發(fā)起的J2EE體系結(jié)構(gòu)和微軟發(fā)起的.NET體系結(jié)構(gòu)兩大陣營(yíng)，J2EE在跨平臺(tái)、開放性、可伸縮性、事務(wù)處理能力等方面具有很大的優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)成為大型企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的主流技術(shù)。

J2EE平臺(tái)提供了一個(gè)基于組件的方法，來設(shè)計(jì)、開發(fā)、裝配及部署企業(yè)應(yīng)用程序。J2EE平臺(tái)提供了多層的分布式應(yīng)用模型、組件重用、一致化的安全模型以及靈活的事務(wù)控制。同時(shí)保證您的平臺(tái)獨(dú)立的、基于組件的J2EE解決方案不會(huì)被束縛在任何一個(gè)廠商的產(chǎn)品和API上。

3.1.3 建立穩(wěn)定的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)模型

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用的具體業(yè)務(wù)功能需求是多樣的、易變的，但其管理的對(duì)象是相對(duì)穩(wěn)定的。只要建立一個(gè)合理的、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)模型，就可以保持系統(tǒng)容易適應(yīng)將來的變化和不同公司的個(gè)性化需求。所以企業(yè)檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用的建設(shè)，首先要在對(duì)業(yè)務(wù)功能的認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，歸納總結(jié)出系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型，然后才是軟件的功能實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)。有了公共的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)模型，就可以為其他業(yè)務(wù)應(yīng)用提供相關(guān)數(shù)據(jù)，消除信息孤島，對(duì)數(shù)據(jù)中心的建設(shè)有很大的促進(jìn)作用。

4.結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)針對(duì)用戶單位各類檔案的收集整理、日常管理、信息開發(fā)和檔案利用等檔案業(yè)務(wù)工作，在平臺(tái)化理念指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理體系，使用戶單位檔案管理業(yè)務(wù)達(dá)到一個(gè)新的高度。

[1]王緒貴．Web技術(shù)下的電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析[J] ．電子世界，2017（1）:19-23.

[2] 昭日格圖.現(xiàn)代綜合檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué).2016.

[3]任紀(jì)兵.基于.NET的興隆電廠檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].成都.電子科技大學(xué)2016.

毛莉君，女，1978.9，講師，碩士，研究方向：模式識(shí)別與人工智能。張燕，女，1977.4，講師，碩士，研究方向：數(shù)據(jù)庫(kù)與知識(shí)工程。

Analysis and design of enterprise archives management system

Mao Lijun，Zhang Yan
(Xi’an Peihua University，Xi’an Shaanxi,710125)

Under the requirements of the modern management system, in order to promote the scientific and standardized management of enterprise archives. In this paper, JSP and JAVA BEAN as the main development tools, analysis and design a file management system to adapt to the modern development of enterprise archives management, greatly improve the efficiency of enterprise archives management and business process.

File management system; J2EE;System architecture