熊昌英++陳菊英

【摘要】在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越發(fā)達(dá)，利用商務(wù)英語(yǔ)函電做成國(guó)際貿(mào)易的機(jī)會(huì)是越來(lái)越大了。一封內(nèi)容清楚，簡(jiǎn)明扼要，書(shū)寫(xiě)無(wú)誤，符合規(guī)范的商務(wù)英語(yǔ)函電不僅能給客戶留下良好的印象，而且還能提高達(dá)成交易的概率，在書(shū)寫(xiě)函電時(shí)，因此就要求使用者要遵守其特有的書(shū)寫(xiě)原則并適時(shí)地運(yùn)用些寫(xiě)作技巧，促成業(yè)務(wù)的往來(lái)和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)英語(yǔ)函電 寫(xiě)作原則 寫(xiě)作技巧

商務(wù)英語(yǔ)函電是在國(guó)際商務(wù)貿(mào)易中，運(yùn)用函電與各種有共同需求的用戶達(dá)成交易的跨語(yǔ)言的買(mǎi)賣(mài)行為。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越發(fā)達(dá)，高科技情況下利用商務(wù)英語(yǔ)函電做成貿(mào) 商務(wù)英語(yǔ)函電是一種在商務(wù)環(huán)境下利用函電與各種有共同意向的客戶達(dá)成交易的跨語(yǔ)言的行為。商貿(mào)英語(yǔ)信函是指外貿(mào)公司（企業(yè)）及其工作人員在對(duì)外貿(mào)易的交流工作中與涉外企業(yè)及其人員進(jìn)行以商貿(mào)交往為主的各種英文函件。商務(wù)英語(yǔ)函電包含于商貿(mào)英語(yǔ)信函之中，但它又不是單純的英語(yǔ)信件。商務(wù)英語(yǔ)函電與英語(yǔ)信函有共同之處，但也有它自己的寫(xiě)作準(zhǔn)則和寫(xiě)作技巧，掌握并運(yùn)用好這些原則和技巧能夠給客戶留下好印象，而且還能提高工作效率。

一、商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作規(guī)則

商務(wù)英語(yǔ)函電，特別是正文部分，也有一套自己的寫(xiě)作規(guī)則，寫(xiě)作要求是7個(gè)“C”，即以七個(gè)C字母為開(kāi)頭的原則，下面我們一一來(lái)做介紹：

1. Consideration：體諒。意為要考慮對(duì)方的想法，在日常生活中，經(jīng)常出現(xiàn)一些體諒他人的事，使我們?yōu)橹畡?dòng)容，多考慮對(duì)方，多為對(duì)方著想，這也是草擬商務(wù)函電時(shí)，一定不能忽略的準(zhǔn)則，因此盡量要多運(yùn)用第二人稱代詞（you，your）于商務(wù)函電之中，讓對(duì)方感覺(jué)自己有一種座上賓的感覺(jué)。即使要運(yùn)用第一人稱的（I，we，me us，my，our）時(shí)，必定要注意分寸，要使用在恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)境中。即使要運(yùn)用第一人稱代詞時(shí)，也要十分注意語(yǔ)境，也要讓對(duì)方感覺(jué)到我們也是以對(duì)方的立場(chǎng)來(lái)處理問(wèn)題，讓對(duì)方感覺(jué)，我們處處在維護(hù)者他們的利益，避免招致對(duì)方的曲解和反感。只有做到這一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)未來(lái)的溝通才會(huì)有積極的影響。如：

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2. Courtesy：禮貌。在商務(wù)函電寫(xiě)作中，言語(yǔ)和態(tài)度上的禮貌、謙遜固然重要，更要在行為上體現(xiàn)出本人的修養(yǎng)和氣度。例如：當(dāng)對(duì)方發(fā)給自己函件時(shí)，無(wú)論情況怎么樣，即使在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法解決，也要給予一個(gè)禮貌性的回函。這樣做的目的是為了讓對(duì)方知道自己收到函件了，同時(shí)也能夠讓客戶感到我們對(duì)他（她）的禮貌和尊重。如：We regret to inform you of your attention to your fax of 【April 10，2016】….（我們十分遺憾地請(qǐng)你方注意2016年4月10日的傳真……）。

3. Complete：完整。商務(wù)函電應(yīng)包含盡可能多的，有效的信息。最好不要把附言應(yīng)用在商務(wù)書(shū)信中，否則會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得你做事不夠細(xì)心，態(tài)度不夠誠(chéng)懇。另外，在函電寫(xiě)作中，每個(gè)段落都應(yīng)該與主題密切相關(guān)，段落中的每個(gè)句子都要與主題相關(guān)，做到條理清楚，內(nèi)容完整。

例如：The goods will be forward to you within 10 days.（incompleteness）

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4. Clarity：清楚。商務(wù)函電中的文字表述要正確，能夠準(zhǔn)確表達(dá)寫(xiě)信人的看法，否則可能引起歧義的表達(dá)會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生曲解；函電要結(jié)構(gòu)讓人一目了然，層次分明。寫(xiě)信人的真實(shí)想法都能通過(guò)措辭清晰地體現(xiàn)出來(lái)，有歧義的或令人產(chǎn)生歧義的表達(dá)都要禁止使用。應(yīng)該把最能易懂的詞句非常明確地傳達(dá)給對(duì)方。

5. Conciseness：簡(jiǎn)潔。在無(wú)阻礙禮貌的前提下，用簡(jiǎn)明扼要的文字來(lái)傳達(dá)自己真實(shí)的想法。用常見(jiàn)的單詞，避免用難懂和生冷的單詞。單詞能把意圖傳達(dá)清楚的，就不要運(yùn)用詞組，多用短句，這讓人容易明白函電的目的。少用“so”，“thus”，這些讓句子變得拖沓的連詞。在同一封信函里，盡量不重復(fù)運(yùn)用意思差不多的詞匯。比如，您前面寫(xiě)了The sewing machine will be delivered，后續(xù)的段落里還要提及此事時(shí)就不要再用近義詞如“sent” “l(fā)eave”等。因?yàn)檫@樣寫(xiě)會(huì)讓您的讀者不太清楚寫(xiě)函電之人是否是指同一件事情。清楚和簡(jiǎn)潔常常交替混合運(yùn)用，摒棄函電中的拖沓詞匯，可以使交流變得愈加容易，從而更能達(dá)成效果。

6. Concreteness：具體。在商務(wù)函電寫(xiě)作中，必須使用雙方都明白的表達(dá)方法，特別是對(duì)函電中所涉及的交易貨物或條款，一定要具體、準(zhǔn)確，避免運(yùn)用用造成歧義的詞語(yǔ)。函電的內(nèi)容當(dāng)然要詳細(xì)并且不能有其他夾雜的含意，特別是希望對(duì)方回函或者對(duì)接下去的業(yè)務(wù)的往來(lái)造成影響的函電。

We have drawn on you as usual under your L/C. （lack concreteness）

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7. Correctness：正確。在商務(wù)函電寫(xiě)作中，要求使用符合函電要求的語(yǔ)言外，也應(yīng)注意語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)正確。在核對(duì)完其內(nèi)容的準(zhǔn)確性后，才能慎重的商務(wù)函電簽名。函電中的個(gè)別極小的誤差，也會(huì)引發(fā)對(duì)寫(xiě)信者的信息產(chǎn)生質(zhì)疑，進(jìn)而影響了業(yè)務(wù)的往來(lái)。

二、不同的寫(xiě)作技巧需對(duì)應(yīng)在不同的內(nèi)容上

7C原則是一直貫穿商務(wù)英語(yǔ)函電的總方針，但不同目的用途的商務(wù)英文函電也需要不同的寫(xiě)作技巧，這叫微調(diào)。這里重點(diǎn)介紹幾種用途不同的函電。

1.建交函：撰寫(xiě)建交函時(shí)，一般包括如下幾個(gè)方面：自我介紹，有關(guān)本公司的情況，你獲得對(duì)方信息的途徑，你的意圖等等，因?yàn)榻ń缓前l(fā)給素未謀面的，想與對(duì)方建立公司的函，文字應(yīng)做到鄭重規(guī)范，給對(duì)方以良好的印象。如：

（1） We have learnt your name and e-mail address from you trade leader…

（2） If you are interested in some of them，please let us know.

2.詢盤(pán)函：撰寫(xiě)詢盤(pán)函時(shí)，必定要做到詳細(xì)，把需要對(duì)方需要弄清楚的信息要十分透徹的傳達(dá)給對(duì)方，如：價(jià)格、付款方式、賠付方式，裝運(yùn)期，保險(xiǎn)等。在回信時(shí)，一定不能漏過(guò)任何對(duì)方需要我們回答的問(wèn)題。假如進(jìn)出口商是首次聯(lián)系，則進(jìn)口商應(yīng)該先做自我介紹，包括經(jīng)營(yíng)范圍，所需貨物，所在國(guó)家等：假定雙方是熟悉的，詢盤(pán)信函就不用那么詳細(xì)了，至少不必再作自我介紹。

三、訂單

訂單是通常是買(mǎi)方為取得具體數(shù)目的貨物而提出的一種要求。訂單必須準(zhǔn)確、清楚。訂單確認(rèn)信要洋溢著高度的熱情，要把賣(mài)方對(duì)買(mǎi)方的惠顧，感謝之情呈現(xiàn)出來(lái)；能體會(huì)出賣(mài)方真誠(chéng)的謝意。即使賣(mài)方無(wú)法接受訂單，如：無(wú)法提供買(mǎi)方所需貨物，價(jià)格變動(dòng)等，賣(mài)方應(yīng)在回信函時(shí)也要要慎重，小心，盡量多使用一些不傷情感的措辭，為日后的可能買(mǎi)賣(mài)留下空間。

如：To encourage business，we will fill your order on the same terms as before though the ruling quotations are somewhat higher.

四、電報(bào)

電報(bào)是按“字”計(jì)費(fèi)的，所以在發(fā)電報(bào)時(shí)，虛詞都省略。

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五、電傳

電傳是按時(shí)間收費(fèi)的，因此我們就在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把事情表達(dá)完整即可，不要計(jì)算字?jǐn)?shù)的多少。

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六、結(jié)語(yǔ)

國(guó)際貿(mào)易通常以英文函電方式，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)完成。在商務(wù)英語(yǔ)函電中，使用者要遵守其特有的書(shū)寫(xiě)原則并適時(shí)地運(yùn)用些寫(xiě)作技巧才能促成業(yè)務(wù)的往來(lái)和發(fā)展。對(duì)商務(wù)英語(yǔ)函電的規(guī)范和技巧研究很有必要。

參考文獻(xiàn)：

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【基金項(xiàng)目】本文系福建省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃2016年度重點(diǎn)課題“互聯(lián)網(wǎng)+商務(wù)英語(yǔ)實(shí)踐教學(xué)實(shí)證研究（立項(xiàng)批準(zhǔn)號(hào)：FJJKCGZ16-247）”的部分成果。