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福建省檔案信息化發(fā)展研究報(bào)告

福建省檔案學(xué)會

為適應(yīng)新形勢下檔案管理的新要求，本文對福建省檔案信息化發(fā)展進(jìn)行了系統(tǒng)研究，通過現(xiàn)狀調(diào)查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)不足，比對國內(nèi)外優(yōu)勢典型，面向未來發(fā)展趨勢，從政策、機(jī)制、技術(shù)等維度提出了提升福建省檔案信息化發(fā)展能力的對策和思路。

檔案 信息化 發(fā)展

信息化正成為人類認(rèn)識世界、改造世界的重要推動力。信息資源建設(shè)將成為國家信息化的核心內(nèi)容。檔案是重要的信息資源。檔案信息化必將成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。當(dāng)前是檔案事業(yè)改革發(fā)展的難得機(jī)遇期。福建各級檔案部門要以“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的政治責(zé)任感和“時不待我、只爭朝夕”的緊迫感，積極作為，科學(xué)謀劃，以信息化為引領(lǐng)，推動全省檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)超越發(fā)展，建成與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展水平相適應(yīng)的全省檔案事業(yè)發(fā)展體系。

1 福建省檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

“十二五”期間，福建省檔案部門高度重視檔案信息化建設(shè)，立足福建檔案工作實(shí)際，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)取得階段性成果。

1.1 檔案信息化組織領(lǐng)導(dǎo)

各級黨委、政府更加重視檔案信息化工作，省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》,7個設(shè)區(qū)市和部分縣市區(qū)相繼出臺具體落實(shí)意見，對全省檔案信息化工作進(jìn)行全面規(guī)劃和安排。財(cái)政投入加大，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)作為專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入各級財(cái)政預(yù)算，2014年以來，省政府批準(zhǔn)設(shè)立省檔案館館藏檔案數(shù)字化專項(xiàng)資金近7300萬元。

1.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推進(jìn)福建省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目，建成網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合全省各級國家綜合檔案館館庫項(xiàng)目建設(shè)，構(gòu)建了局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)三個物理隔離的網(wǎng)絡(luò)平臺，全省共有20個檔案館完成了數(shù)據(jù)機(jī)房和網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、18個檔案館正在建設(shè)中，為加快檔案信息化工作奠定良好基礎(chǔ)。

1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

2012年，省檔案館數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)和應(yīng)用軟件開發(fā)工作基本完成。2013年至2014年，部分市縣區(qū)全面完成分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目(二期)建設(shè)和數(shù)字檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。電力、公安、銀行等行業(yè)系統(tǒng)建成全省同業(yè)垂直統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。完成福建省電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)、公共檔案館綜合管理平臺、檔案查詢利用管理系統(tǒng)、公共檔案信息共享平臺、福建檔案信息網(wǎng)和檔案實(shí)體安全認(rèn)證智能管理系統(tǒng)等建設(shè);完成福建省分布式檔案網(wǎng)站升級改版，實(shí)現(xiàn)信息管理一體化、信息處理自動化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。

1.4 檔案信息資源建設(shè)

（1）推進(jìn)檔案數(shù)字化。截止2015年底，全省各級綜合檔案館已數(shù)字化館藏紙質(zhì)檔案122.85萬卷，共6992.9萬頁；紙質(zhì)檔案157.9萬件，共639.1萬頁；照片檔案26.2萬張，錄音、錄像、影片檔案總時長2181h，其他檔案數(shù)字化13.1萬件。（2）電子檔案接收進(jìn)展順利。省直機(jī)關(guān)共向省檔案館報(bào)送電子檔案目錄519005條；全省各級綜合檔案館共接收文書類電子檔案92933件，數(shù)碼照片類電子檔案97670張。（3）加大檔案信息資源采集。其中，省檔案館采集1825期“福建新聞聯(lián)播”，299期“八閩之子”，備份光盤1078張。

1.5 檔案信息化管理制度建設(shè)

2011年以來，先后印發(fā)《福建省檔案數(shù)字化工作安全保密管理規(guī)定》《福建省電子文件證照共享服務(wù)技術(shù)指南（試行)》《福建省電子文件管理暫行辦法》，轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于推廣應(yīng)用電子證照創(chuàng)新政務(wù)工作模式的實(shí)施意見》《福建省檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》，公布《福建省國家檔案館管理辦法》政府規(guī)章，助推福建省檔案信息化和電子證照管理與應(yīng)用工作。

1.6 檔案信息化服務(wù)利用

省檔案館通過局域網(wǎng)開放的案卷級目錄達(dá)25萬條，文件級目錄68萬條，可查閱的數(shù)字化全文超過33萬件。五年來，省檔案館提供檔案資料127681卷（件）。整合分布式檔案網(wǎng)站系統(tǒng)、公共檔案信息共享平臺和政府公開信息查詢管理系統(tǒng)為福建檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)全省檔案信息和政府公開信息“一站式”共享服務(wù)。截止2015年年底，通過公共檔案信息共享平臺發(fā)布了開放檔案目錄6.6萬條；專題檔案44個專題6.61萬條；網(wǎng)上展廳共285個7449張圖片；視頻檔案166個專題324個視頻，共享平臺訪問量達(dá)20萬人次。通過政府公開信息查詢管理系統(tǒng)發(fā)布政府公開信息5.1萬份，查詢?yōu)g覽36.7萬人次。全省10家綜合檔案館建立微信公眾號，實(shí)時發(fā)布檔案相關(guān)信息，為社會公眾利用檔案提供便利。

1.7 檔案安全管理工作

（1）強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全。建立市、縣檔案館檔案數(shù)據(jù)在省檔案館的集中備份機(jī)制，全省已有88家市縣級檔案館數(shù)據(jù)集中備份至省檔案館，福建省檔案館與廣東省檔案館互為檔案數(shù)據(jù)異地備份基地。（2）重視檔案管理系統(tǒng)安全。配備了防火墻、入侵檢測與防御系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)、網(wǎng)頁防篡改、上網(wǎng)行為管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防病毒系統(tǒng)等安全產(chǎn)品；開展檔案信息系統(tǒng)定級備案、等級測評工作；檔案系統(tǒng)安全工作納入省檔案局檔案執(zhí)法檢查和監(jiān)督指導(dǎo)的內(nèi)容；定期組織檔案信息系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案的處置演練。確定檔案門戶網(wǎng)站安全管理責(zé)任，對接省網(wǎng)安辦預(yù)警監(jiān)控平臺，實(shí)時有效地處置網(wǎng)站安全事件，實(shí)施24h網(wǎng)站安全監(jiān)控。

我省檔案信息化發(fā)展雖然進(jìn)步較為明顯，但也存在一些比較突出的問題體現(xiàn)在：一是檔案信息化發(fā)展不平衡，區(qū)域和城鄉(xiāng)之間差距明顯；二是較多單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱；三是檔案信息資源體系不夠完善；四是檔案信息開放與共享程度不高；五是檔案干部隊(duì)伍信息素養(yǎng)亟待提高。

2 國內(nèi)外檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀及對比分析

近年來，國內(nèi)外關(guān)于檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探索、理論研究非常活躍，在制度構(gòu)建、標(biāo)準(zhǔn)制定、運(yùn)轉(zhuǎn)模式等方面的研究取得了長足的進(jìn)步。

2.1 國內(nèi)方面

2.1.1 檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃先行。海南、江蘇、四川、上海等多個省市檔案局均制定本省檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見或檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要，力爭在檔案發(fā)展中取得先機(jī)。

2.1.2 檔案數(shù)字化工作快速推進(jìn)。除了涉密檔案外，各地區(qū)都把檔案數(shù)字化作為本地區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重要內(nèi)容，提出了明確目標(biāo)。檔案數(shù)字化工作實(shí)行外包服務(wù)已成首選。

2.1.3 普遍重視電子檔案接收問題。國家和部分省市相繼出臺了電子文件和電子檔案的歸檔與管理的有關(guān)規(guī)定，多數(shù)省市檔案館已頒布《文書檔案電子版接收規(guī)范》，開展相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)規(guī)范管理。

2.1.4 數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成為主要抓手。一些地方依照國家《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，在推動數(shù)字檔案館建設(shè)方面已經(jīng)先行一步，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了嘗試，并積累一定經(jīng)驗(yàn)。青島市檔案館在全國率先建成第一個數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源“數(shù)字化”、檔案實(shí)體“虛擬化”、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識化等為標(biāo)志的檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。

2.2 國際方面

2.2.1 數(shù)字檔案館研究方面。國外制定了大量數(shù)字檔案館建設(shè)和有關(guān)電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，成為國際數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的框架與基礎(chǔ)。在美國、英國、法國、澳大利亞等西方發(fā)達(dá)國家，數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)用十分普遍，采用信息化手段管理電子檔案已成為共識并在行業(yè)領(lǐng)域普及。同時，他們更傾向于建設(shè)向公眾開放的、查詢利用方便的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

2.2.2 檔案信息資源建設(shè)方面。在“社會記憶觀”“大檔案觀”理念影響下，國外檔案信息資源內(nèi)容涉及人類生活的方方面面。各檔案館非常重視地域特色和人物（家族）特色檔案或某一方面專門檔案的征集，形成獨(dú)具特色的館藏。檔案信息資源由原有的單主體開發(fā)模式向社會化方式轉(zhuǎn)變，有眾多的志愿者參與檔案各種業(yè)務(wù)，包括對館藏檔案或檔案工作有濃厚興趣、有某種專業(yè)特長、擁有某類檔案的公民，高校、科研院所、教育部門、圖書館、博物館、數(shù)據(jù)庫開發(fā)商等組織機(jī)構(gòu)的非檔案專業(yè)人員都能參與檔案管理，對檔案信息進(jìn)行開發(fā)和編研，檔案工作人員扮演“輔導(dǎo)員型的檔案工作者”的角色。

2.2.3 數(shù)字檔案館的利用方面。國外大多檔案館都向公民提供數(shù)字檔案服務(wù)。美國國家檔案館從2010年至2014年的利用率逐年增加，擁有上百萬訪問量。相比，我國一些數(shù)字檔案資源利用率不高。主要原因：一是檔案利用方面思想還沒有完全解放。受傳統(tǒng)“檔案”認(rèn)知的影響，大多數(shù)檔案館只是提供數(shù)字檔案給政府部門內(nèi)部使用。二是宣傳工作還不夠充分。即便提供數(shù)字檔案給“特定”人員利用，其實(shí)際訪問量也不高。同時，應(yīng)用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)成為國際潮流。我國各級檔案部門也積極開展檔案服務(wù)手段、方式的創(chuàng)新工作。

3 檔案信息化的發(fā)展趨勢

以檔案利用需求為引領(lǐng)，以信息化新技術(shù)為手段，兩者的深度融合構(gòu)成了檔案信息化的未來發(fā)展趨勢。

3.1 法制化方向

檔案管理的目的是利用，社會化利用的前提之一是檔案信息具有法律證據(jù)作用。信息化條件下，加快賦予電子文件或者電子檔案法律證據(jù)地位是大勢所趨；同時，檔案信息化建設(shè)離不開電子和網(wǎng)絡(luò)兩個基本要素，必然產(chǎn)生信息安全問題。法制化趨勢要求檔案信息化建設(shè)既要符合國家記憶、國家證據(jù)以及信息科學(xué)發(fā)展的要求，亦要秉承安全原則，在加強(qiáng)監(jiān)督以及運(yùn)營管理的要求下，實(shí)現(xiàn)社會服務(wù)和法制規(guī)范的統(tǒng)一。

3.2 人性化方向

利用先進(jìn)的信息技術(shù)為民眾利用檔案信息提供方便。搭建可靠技術(shù)平臺，廣泛接收各領(lǐng)域全門類多層級的電子檔案數(shù)據(jù)，是服務(wù)的基礎(chǔ)。利用高效邏輯分析技術(shù)，想民眾之所想，減少操作環(huán)節(jié)，快速檢索和定位信息，以聲音、圖像、視頻等多媒體方式展示各類信息。根據(jù)個人的偏好和興趣以及歷史檢索行為構(gòu)建個人的信息管理空間，提供延伸、拓展的人性化信息服務(wù)途徑，讓更多人享受到更快、更便捷的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足民眾及社會發(fā)展的信息需求。

3.3 智慧化方向

智慧檔案館是智慧城市背景下檔案館發(fā)展的高級形態(tài)。結(jié)合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等最新技術(shù)，全面推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)，豐富檔案館藏資源信息，共享館際IT 基礎(chǔ)設(shè)施和館際信息，建立全面感知的一站式服務(wù)，應(yīng)用“智慧因子”轉(zhuǎn)化檔案信息為知識，實(shí)現(xiàn)知識的移動式主動推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員之間及其與利用者之間的業(yè)務(wù)協(xié)同和服務(wù)交互。

4 福建省檔案信息化面臨的發(fā)展機(jī)遇

4.1 國內(nèi)外檔案信息化發(fā)展新環(huán)境帶來新機(jī)遇

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（以下簡稱《綱要》）提出，從國際上看，開放政府和信息技術(shù)發(fā)展將檔案推到政府治理和公共服務(wù)的重要位置。電子政務(wù)建設(shè)極大推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)了電子檔案的形成、管理；云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給信息安全、隱私保護(hù)和數(shù)字記憶留存帶來挑戰(zhàn)。從國內(nèi)看，“四個全面”戰(zhàn)略布局、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計(jì)劃的推進(jìn)，深刻影響檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式；檔案日益成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源；檔案工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要?！毒V要》給福建省加快推進(jìn)檔案信息化工作帶來了新機(jī)遇。

4.2 福建省更加重視檔案信息化建設(shè)

《福建省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》提出加快檔案信息資源建設(shè)，推動檔案信息化建設(shè)納入各單位信息化建設(shè)和各地區(qū)智慧城市建設(shè)規(guī)劃，探索檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)與電子檔案的整合模式，實(shí)現(xiàn)不同格式數(shù)據(jù)的同平臺有效利用，推進(jìn)福建省分布式公共檔案信息共享平臺建設(shè)等規(guī)劃。此外，《福建省檔案信息資源服務(wù)與共享管理辦法》、《福建省公路建設(shè)項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)化管理規(guī)范》等地方行政法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的編制為檔案信息的服務(wù)與共享、組織機(jī)構(gòu)文件數(shù)據(jù)化管理和應(yīng)用提供了規(guī)范和指南，也給福建省檔案信息化工作帶來了新機(jī)遇。

5 福建省檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

5.1 建立原生性電子檔案憑證保障體系方面

建立原生性電子檔案憑證保障體系，實(shí)現(xiàn)無紙化管理，是檔案資源價值得以充分發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前福建省絕大多數(shù)領(lǐng)域還未建立起原生性電子檔案憑證價值保障體系，電子檔案的法律地位目前尚未得到承認(rèn)。

5.2 建立文件過程控制規(guī)范體系方面

文件過程管理代表國際文件管理的先進(jìn)理念。文件過程管理需要建立一系列規(guī)范體系，包括元數(shù)據(jù)、封裝，以及管理平臺的系統(tǒng)功能需求。目前，福建省絕大多數(shù)領(lǐng)域還未建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

5.3 建立統(tǒng)一的檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)方面

福建省缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各地區(qū)檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致形成的數(shù)字檔案格式不一致，阻礙全省檔案資源的整合利用。地區(qū)發(fā)展不平衡也增加了推動標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的執(zhí)行難度。

5.4 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息共享平臺的安全問題

一是外部人員（黑客）非法入侵導(dǎo)致安全性問題。據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計(jì)，在外部人員入侵網(wǎng)絡(luò)的案例中，近25%來自于系統(tǒng)實(shí)施方有意留下的后門或者植入木馬，以達(dá)到自己的目的。二是內(nèi)部人員的違規(guī)操作或人為失誤導(dǎo)致系統(tǒng)安全性問題。三是資金投入不足，導(dǎo)致硬件設(shè)備不穩(wěn)定產(chǎn)生的問題，給儲存的檔案信息資源帶來安全隱患。

5.5 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面

與國內(nèi)先進(jìn)省份相比，福建省檔案信息化資金投入相對較少，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對落后，部分檔案館信息化管理設(shè)備配備和性能受限，既有的信息共享平臺水平不高，也面臨后期維護(hù)困難的問題。

5.6 復(fù)合型人才培養(yǎng)方面

新形勢下，檔案管理工作人員不僅需要扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，也需要熟悉互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，才能滿足檔案管理需求。培養(yǎng)多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才是個亟需解決的問題。

6 檔案信息化的新型關(guān)鍵技術(shù)

新型技術(shù)應(yīng)用是福建省檔案信息化發(fā)展的重要技術(shù)支撐，要重點(diǎn)開展以下幾個方面研究。

6.1 電子簽章技術(shù)

電子簽章在文件相應(yīng)位置蓋章時，系統(tǒng)能夠識別簽名者的實(shí)體印章，并在相應(yīng)蓋章部位為電子文件附上電子印章。這種技術(shù)能夠通過識別實(shí)體印章確認(rèn)蓋章人身份，防止代簽現(xiàn)象的發(fā)生。

6.2 檔案信息隱私保護(hù)的新技術(shù)

傳統(tǒng)的受限或自由訪問情況下的隱私保護(hù)技術(shù)無法適應(yīng)新要求。基于訪問策略的檔案信息訪問控制能夠確保信息資源利用請求是經(jīng)過正確授權(quán)的；基于知識的信息匿名保護(hù)和隱私推理防范技術(shù)能夠切斷語義關(guān)系，從而確保信息發(fā)布者隱匿檔案信息不被搜索者推導(dǎo)而發(fā)現(xiàn)。

6.3 檔案數(shù)字資源整合方案

不同區(qū)域之間文檔格式和存儲介質(zhì)的不兼容是檔案資源整合共享中的一個關(guān)鍵問題。Digital Vellum檔案數(shù)字資源整合方案采用云技術(shù)，整合不同來源、不同格式、不同歷史時期的數(shù)字檔案，為檔案資源存儲提供足夠空間，有利于向用戶高效提供快捷、便利的服務(wù)。

6.4 射線識別技術(shù)（RFID）

射線識別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)。它通過采用無線射頻方式，無需借助機(jī)械或光學(xué)接觸，自動識別目標(biāo)對象然后獲取所需數(shù)據(jù)，從而“感知”實(shí)物檔案生存環(huán)境。

6.5 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

檔案資源信息加工或者轉(zhuǎn)化為知識，離不開數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)通過數(shù)據(jù)建模對海量數(shù)據(jù)的整理與分析，幫助檔案管理人員查找數(shù)據(jù)分布的關(guān)聯(lián)性，探索客戶行為規(guī)律，提出管理優(yōu)化或調(diào)整服務(wù)內(nèi)容和方式的建議意見。

7 福建省檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

按照《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》的精神，對照我省檔案信息化現(xiàn)狀，當(dāng)前和今后一段時期，福建省檔案信息化建設(shè)目標(biāo)主要是：

一是加快推進(jìn)、全面完成全省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)；二是建立全省統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)（軟件）標(biāo)準(zhǔn)；三是加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的投入；四是培養(yǎng)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的復(fù)合型檔案工作人才；五是出臺相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為推進(jìn)檔案信息化提供制度性保障；六是開展電子檔案移交工作，逐步實(shí)現(xiàn)立檔單位電子檔案或紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本同步向同級國家綜合檔案館移交；七是探索檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)與電子檔案的整合模式，實(shí)現(xiàn)不同格式數(shù)據(jù)的同平臺有效利用；八是加快檔案信息資源建設(shè)，推動檔案信息資源建設(shè)納入各單位信息化建設(shè)和各地區(qū)智慧城市建設(shè)規(guī)劃。

8 福建省檔案信息化建設(shè)思路

要緊盯目標(biāo)，堅(jiān)持穩(wěn)健與快速相結(jié)合的方針，推進(jìn)福建省檔案信息化建設(shè)發(fā)展。為此，必須重視以下幾方面工作：

8.1 完善環(huán)境保障

完善環(huán)境保障包括人們思想觀念的轉(zhuǎn)變、檔案事業(yè)管理體制和機(jī)制的理順，以及構(gòu)建納入機(jī)制和相關(guān)社會服務(wù)體系的健全完善等。

一要轉(zhuǎn)變思想觀念。不斷深化認(rèn)識是有效推動全省檔案信息化發(fā)展的前提，推動福建省檔案信息化水平的提升，需要建立在對全省經(jīng)濟(jì)社會活動及其信息化環(huán)境正確認(rèn)識的基礎(chǔ)上。

（1）加深對“檔案是資產(chǎn)”的認(rèn)識。檔案作為人類社會的原始?xì)v史記錄，不僅是人類社會的寶貴資源，也是社會的重要資產(chǎn)。機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位從事各項(xiàng)職能活動都會同時形成兩種“產(chǎn)品”，一是“物質(zhì)產(chǎn)品或服務(wù)”，另一就是記錄和反映這些活動的“精神文化產(chǎn)品”，即檔案資產(chǎn)。檔案既然是資產(chǎn)，資產(chǎn)責(zé)任主體就有責(zé)任和義務(wù)管理好并使其世代傳承。

（2）加深對“沒有信息化就沒有現(xiàn)代化”的認(rèn)識。計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的融合與應(yīng)用，從根本上改變了信息的產(chǎn)生、處理、傳輸、存儲的方式。這種改變推動了經(jīng)濟(jì)社會結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式以及人們生活方式的徹底變革，也從根本上推動了檔案事業(yè)的發(fā)展與變革。檔案信息化成為新時期檔案工作的核心任務(wù)，是推動檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的必然選擇，更是推動檔案信息資源面向社會實(shí)現(xiàn)共享的必由之路。

二要理順管理體制和機(jī)制。檔案事業(yè)管理體制和機(jī)制科學(xué)與否，關(guān)系檔案事業(yè)中各個要素能否得到合理配置、各方力量能否得到有效激發(fā)的關(guān)鍵因素。必須明確福建省各級人民政府和各單位內(nèi)部的檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息部門、效能監(jiān)督部門之間的分工與協(xié)作關(guān)系。

（1）檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門檔案信息的生成和歸檔工作，并接收具有保存價值的檔案信息，為各機(jī)關(guān)和公眾提供檔案信息服務(wù)。

（2）各業(yè)務(wù)部門接受檔案部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并負(fù)責(zé)按統(tǒng)一要求向檔案部門歸檔。

（3）信息部門按照檔案部門提出的需求和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案部門提供開展檔案信息化所需要的信息設(shè)施和信息技術(shù)支撐。

（4）效能監(jiān)督部門對檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息部門檔案信息化工作進(jìn)行考核和審計(jì)。

（5）必要時，組建跨部門的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，協(xié)調(diào)和處理檔案和檔案信息化管理領(lǐng)域中的各機(jī)構(gòu)的關(guān)系和重大問題。

（6）對于企業(yè)，所在地的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的引導(dǎo)。

三要建立同步納入機(jī)制。能否科學(xué)統(tǒng)籌和構(gòu)建檔案信息化發(fā)展體系，事關(guān)檔案信息化事業(yè)的成敗。從信息資源的歸屬和安全角度來看，信息化工作中產(chǎn)生的信息資源如果沒有統(tǒng)一歸集，終將散失在各級、各單位的存儲介質(zhì)中，造成信息失存、失控和失密。而檔案信息資源的統(tǒng)一歸集管理，正是檔案管理部門的重要職能，也是檔案信息化的重點(diǎn)任務(wù)。將檔案信息化事業(yè)同步納入全省信息化戰(zhàn)略，勢在必行。

（1）在制定全省信息化發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃各類具體信息化建設(shè)項(xiàng)目時，應(yīng)充分考慮檔案信息化的需求，充分征求和采納檔案部門的意見。

（2）將檔案部門負(fù)責(zé)同志納入全省信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單。

（3）將檔案信息化專家納入各信息化項(xiàng)目建設(shè)的顧問或咨詢專家團(tuán)隊(duì)，在項(xiàng)目論證、評審鑒定時充分聽取檔案信息化專家意見。

（4）將檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)的人財(cái)物保障納入全省信息化戰(zhàn)略的保障內(nèi)容。

四要培育和完善社會服務(wù)體系。單靠檔案行政管理部門并不能完全勝任檔案信息化的所有工作，檔案信息化工作需要多方社會力量的參與。

（1）出臺政策吸引社會力量參與檔案信息化工作。鼓勵檔案管理系統(tǒng)軟硬件提供商、信息安全服務(wù)商、高等院校、科研機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等各類服務(wù)組織，投身檔案信息化事業(yè)，承擔(dān)部分重復(fù)性、技術(shù)性或智力性工作的外包業(yè)務(wù)。

（2）制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范服務(wù)過程和服務(wù)方法。隨著信息化事業(yè)的推進(jìn)，要逐步提高信息化行業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)市場競爭向高質(zhì)量、高效率、低成本方向良性發(fā)展。

8.2 加強(qiáng)保障條件建設(shè)

檔案信息化建設(shè)所需的保障條件包括硬件設(shè)施和部分應(yīng)用軟件。

一是完善網(wǎng)絡(luò)條件。繼續(xù)推動全省機(jī)關(guān)政務(wù)網(wǎng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)省、市、縣、鄉(xiāng)、村政務(wù)網(wǎng)全面覆蓋；不斷擴(kuò)大全省機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)橫向互聯(lián)和縱向貫通；加快推進(jìn)政務(wù)網(wǎng)和內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)與檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的接入工作，為檔案信息資源的統(tǒng)一歸集提供基本條件。提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保滿足不斷提高的安全、速率和帶寬要求。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行管理，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)7×24h安全、可用和暢通。

二是配置和更新必備硬件。加大政策支持，積極籌措資金，配置必要的機(jī)房、計(jì)算機(jī)設(shè)備、輸出設(shè)備等硬件設(shè)施。更換或升級部分不能適應(yīng)新要求的老舊設(shè)備，定制或者研發(fā)特定要求的設(shè)備設(shè)施。

三是單獨(dú)規(guī)劃特定的基礎(chǔ)設(shè)施。針對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，如檔案數(shù)字化加工常用的各類掃描儀、照相機(jī)、存儲設(shè)備等，需要進(jìn)行單獨(dú)考慮和規(guī)劃。設(shè)備投入使用前，嚴(yán)格安全檢查或進(jìn)行相應(yīng)改造；加強(qiáng)使用全過程的安全管理，防止失密或泄密事件發(fā)生。

四是推廣檔案信息管理系統(tǒng)全覆蓋與應(yīng)用。檔案部門只有率先實(shí)現(xiàn)信息化管理，全省檔案信息化才有成為可能的條件。當(dāng)前，要加快推進(jìn)電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行，建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫，大規(guī)模開發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型、高速、便于擴(kuò)充的規(guī)模型集群系統(tǒng)，以及高可靠性的信息安全存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。

8.3 推進(jìn)規(guī)范建設(shè)工作

省檔案行政管理部門應(yīng)積極組織貫徹落實(shí)國家檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章，結(jié)合福建省情和檔案信息化發(fā)展實(shí)際，加快制定與檔案信息化工作相關(guān)的法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度指南及其實(shí)施細(xì)則等規(guī)范性文件。

8.3.1 健全法規(guī)政策

檔案信息化也是一項(xiàng)動態(tài)發(fā)展的工作。電子化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的工作內(nèi)容和方法本身也是不斷發(fā)展和變化的過程，這個發(fā)展和變化的過程必然產(chǎn)生許多新的問題，一些重大問題需要上升到法律法規(guī)的層面進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。

（1）電子文件的憑證作用。電子文件是檔案信息化后檔案管理的根本對象，其憑證作用涉及權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的重大問題，也涉及到檔案信息化工作的價值問題，迫切需要進(jìn)行調(diào)整和規(guī)范。一方面“電子文件”這個名稱在不同規(guī)范性文件里說法各異，有的稱之為數(shù)據(jù)電文，有的稱之為電子公文，有的稱之為電子數(shù)據(jù)，有的稱之為數(shù)據(jù)信息或信息數(shù)據(jù)等等，沒有進(jìn)行頂層規(guī)范和統(tǒng)一。隨著對“電子文件”認(rèn)識的加深，有必要規(guī)范早期出現(xiàn)的各種稱呼。另一方面，我國《電子簽名法》雖然對電子簽名的效力進(jìn)行了確認(rèn)，在具體的法律訴訟中，國內(nèi)法官也采信了諸如手機(jī)短信、微信聊天記錄等一些電子文件的證據(jù)作用，但還沒有系統(tǒng)、全面和直接闡述電文文件憑證作用的法律或法律條款。

（2）電子文件開放原則和內(nèi)容。中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》（中辦發(fā)〔2004〕34號）對開發(fā)信息資源的戰(zhàn)略意義和政策導(dǎo)向做了深入闡述。福建省在推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的過程中應(yīng)高度重視電子文件這一數(shù)量龐大且具有獨(dú)特價值的戰(zhàn)略資源，將其納入開發(fā)利用的總體戰(zhàn)略，積極實(shí)施推進(jìn)。但是，電子文件不當(dāng)開放的風(fēng)險(xiǎn)也十分突出，這種風(fēng)險(xiǎn)不僅會導(dǎo)致電子文件自身的損失，而且會造成歷史文化、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事安全等方面的連帶損失，造成社會公眾的間接損失。應(yīng)將電子文件開放原則和內(nèi)容納入全省風(fēng)險(xiǎn)管理框架，也就是說，將確定電子文件開放原則與內(nèi)容視為“全省安全體系中的關(guān)鍵要素”，從全省戰(zhàn)略層面予以高度重視，從戰(zhàn)術(shù)層面對電子文件的開放界定其原則和內(nèi)容。

（3）支持和引導(dǎo)的政策。檔案信息化這項(xiàng)新事業(yè)的定位和發(fā)展途徑，都離不開政策的引導(dǎo)和支持。當(dāng)前，迫切需要將檔案信息化作為信息資源開發(fā)利用的重要內(nèi)容，納入省委省政府、行業(yè)、地方信息化之中，納入相關(guān)地方和行業(yè)信息化發(fā)展的戰(zhàn)略行動中，并制定與信息社會發(fā)展要求相適應(yīng)的檔案信息化規(guī)劃和攻關(guān)計(jì)劃。檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)推動并牽頭促成這種政策引導(dǎo)，但絕不是檔案部門“單打獨(dú)斗”或關(guān)起門來推進(jìn)檔案信息化事業(yè)。

8.3.2 制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案信息化過程中遭遇的各種操作規(guī)程問題，需要通過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來解決，并通過標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范普及優(yōu)秀的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一管理方法，減少低水平重復(fù)，促進(jìn)信息共享和交流。

（1）盡早構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系。信息技術(shù)日新月異，早期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范逐漸不能適應(yīng)技術(shù)和管理的新態(tài)勢，技術(shù)發(fā)展也不斷產(chǎn)生新的標(biāo)準(zhǔn)需求。應(yīng)當(dāng)全面梳理文件和檔案管理領(lǐng)域現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的基本情況，厘清哪些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)失效，哪些標(biāo)準(zhǔn)需要修訂或完善，哪些標(biāo)準(zhǔn)需要加快制定以填補(bǔ)空白。實(shí)際操作中，優(yōu)先考慮急需的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如電子文件存儲格式的標(biāo)準(zhǔn)、電子文件永久保存的管理規(guī)范、電子文件全程管理（一體化管理）標(biāo)準(zhǔn)等。在標(biāo)準(zhǔn)搭建的過程，要認(rèn)真考慮各種標(biāo)準(zhǔn)的一致性和協(xié)調(diào)性，科學(xué)部署，有序推進(jìn)。

（2）考慮國家標(biāo)準(zhǔn)制定過程較長，建議近期出臺福建省檔案信息化工作指南或?qū)嵤┮庖?，出臺電子文件相關(guān)規(guī)范制度，逐步提升全省電子文件管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性。

（3）積極采納和借鑒國際標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)。國際檔案理事會提出的ISO15489標(biāo)準(zhǔn)已成為多數(shù)國家的共識，采納國際標(biāo)準(zhǔn)與否成為一個國家文件管理水平高低的評價標(biāo)準(zhǔn)之一。福建省也應(yīng)該全面貫徹落實(shí)ISO15489標(biāo)準(zhǔn)，并據(jù)此細(xì)化相關(guān)規(guī)范，并完善和改進(jìn)我省標(biāo)準(zhǔn)，推動福建標(biāo)準(zhǔn)上升為國家標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)全省檔案信息化工作和文件管理水平再上新高度。

（4）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳貫徹。加大新標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的宣傳教育力度，提高標(biāo)準(zhǔn)推廣和實(shí)施的效果。

8.4 提升檔案信息資源管理水平

檔案信息化的任務(wù)之一就是把檔案作為一種資源，結(jié)合新技術(shù)新手段，對檔案進(jìn)行加工、分析和整理，挖掘檔案價值，服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

8.4.1 創(chuàng)建和擴(kuò)大資源

檔案信息資源通過信息化手段，成為計(jì)算機(jī)能夠識別和處理的數(shù)字檔案信息資源。檔案信息資源是檔案信息化的立身之本。在技術(shù)手段不斷更新的背景下，資源本身的重要性更為彰顯。檔案管理部門應(yīng)抓住機(jī)遇，千方百計(jì)擴(kuò)大檔案信息資源。

（1）融入業(yè)務(wù)職能歸集檔案資源。從檔案管理角度來說，資源來自于業(yè)務(wù)職能，什么樣的業(yè)務(wù)職能產(chǎn)生什么內(nèi)容的檔案資源。要深入梳理各級政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體業(yè)務(wù)流程，發(fā)現(xiàn)信息資源產(chǎn)生點(diǎn)，確定信息資源管控點(diǎn)，依據(jù)內(nèi)容，采用價值判斷方法，完善這些文件或電子文件信息資源的收集歸檔范圍，結(jié)合信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)顆粒歸倉、應(yīng)歸盡歸。

（2）加大監(jiān)控力度歸集檔案資源。從長遠(yuǎn)來看，要賦予檔案管理部門全程監(jiān)控各業(yè)務(wù)職能產(chǎn)生的電子文件的權(quán)限和職能。這也符合電子文件全生命周期管理理論。檔案部門全程監(jiān)控電子文件管理也符合業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本精神，在這種全程監(jiān)督下，克服政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體或有關(guān)單位政出多門、職能分割、過程失范的弊病，使之具有整體性、統(tǒng)一性，促進(jìn)信息透明化、行政高效化。而監(jiān)控過程，既是文件或電子文件質(zhì)量與效率的管理過程，也是文件或電子文件等信息資源歸集的過程。

（3）加快存量檔案數(shù)字化工作。存量檔案數(shù)字化后，形成內(nèi)容相同的數(shù)字形式的檔案信息資源，可以實(shí)現(xiàn)快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用，大大提高檔案信息的易用性；也可以減少檔案利用時對原件的物理接觸，有利于檔案原件的保護(hù)；同時，數(shù)字化后的檔案信息資源，可以匯集存儲、跨庫檢索和綜合開發(fā)，滿足更廣闊的資源整合和資源共享需求。

（4）注重全格式數(shù)據(jù)信息收集。檔案原文信息可能包含文本、圖像、數(shù)據(jù)、聲頻、視頻等多種媒體格式，應(yīng)采取措施，確保各類格式的檔案原文或原生電子文件統(tǒng)一歸集，提高檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量。

（5）有計(jì)劃地建立全省電子文件中心。將我省各級政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和履職政務(wù)數(shù)據(jù)全部歸集到一個數(shù)據(jù)信息平臺，具有永久保存價值的電子文件，應(yīng)進(jìn)行集中管理。這對于提高信息化時代全省對內(nèi)的資源控制力與對外的綜合競爭力都具有十分重要的意義，也為日后建立或接入國家電子文件中心提前做好準(zhǔn)備。

8.4.2 實(shí)施高效資源管理

檔案信息資源創(chuàng)建后，需對其實(shí)施有效管理。

（1）改變檔案管理方式。信息化條件的檔案管理的主要對象，是海量產(chǎn)生的電子文件。依靠傳統(tǒng)的分類、著錄、整理的方法處理電子文件，無法適應(yīng)信息化要求。海量的電子文件，單靠人力手工永遠(yuǎn)也無法完成處理。對此，必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，在電子文件管理平臺上，實(shí)現(xiàn)檔案分類、著錄、整理、統(tǒng)計(jì)、查詢檢索等業(yè)務(wù)的自動化高效和精準(zhǔn)處理。而傳統(tǒng)檔案的編研、分析、展覽、價值傳播等工作，可以借助計(jì)算機(jī)語義網(wǎng)技術(shù)、泛在學(xué)習(xí)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘和大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理泛在智能化，實(shí)現(xiàn)我省檔案管理質(zhì)的飛躍。

（2）構(gòu)建新型檔案管理方法。強(qiáng)化傳統(tǒng)的好做法，引入新的管理方法。第一，要強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理原則。但有別于傳統(tǒng)方式下的集中統(tǒng)一管理，在檔案信息化事業(yè)中，強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理是從對檔案（管理對象）的集中統(tǒng)一管理擴(kuò)展到檔案信息管理過程（文件全生命周期）的統(tǒng)一管理，同時，檔案信息管理也要從部門機(jī)構(gòu)層面的集中管理擴(kuò)展到全省甚至國家層面的集中管理。第二，要強(qiáng)調(diào)檔案部門在檔案信息集中統(tǒng)一管理過程中的全程監(jiān)管作用和職能。在傳統(tǒng)方式下，檔案部門居于文件或檔案管理流程的后端，是最終永久保管文件的專業(yè)部門。但信息化條件下，保障檔案信息或電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的許多要素都貫穿于文件管理的各個階段，應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)全過程的監(jiān)督管理，提前控制文件管理質(zhì)量，克服分段式、分散式管理弊端。第三，試點(diǎn)建立檔案信息審計(jì)制度。推動將檔案信息的管理作為我省政府機(jī)關(guān)績效的評估指標(biāo)之一，納入職能部門審計(jì)項(xiàng)目之中，納入領(lǐng)導(dǎo)人員離任審計(jì)內(nèi)容，促進(jìn)政務(wù)數(shù)據(jù)部門提高管理水平，更好地使用檔案信息等公共資源。

（3）加快“雙套制”向“單套制”的過渡。電子文件保存“雙套制”或“雙軌制”是過渡時期的權(quán)宜之計(jì)，無法全面應(yīng)對電子文件的運(yùn)行和保管。第一，音視頻、數(shù)據(jù)庫、多媒體等類型的文件無法打印，第二，一些電子文件被打印后，因脫離其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而損失證據(jù)效力，第三，“雙套制”大大增加管理成本，也耗費(fèi)紙質(zhì)資源。福建省應(yīng)克服對“雙套制”的依賴，加快縮短“雙套制”過渡時間，盡早實(shí)現(xiàn)“單套制”管理。

8.4.3 創(chuàng)新資源服務(wù)方式

通過信息化手段，提升檔案管理水平，其目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，促進(jìn)檔案信息資源的價值轉(zhuǎn)化，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

（1）開展多元化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。第一，完善檔案信息服務(wù)平臺功能。應(yīng)全面具備檢索、復(fù)制、下載、咨詢和開放利用服務(wù)等基本功能，以滿足公眾的基本信息需求。第二，提高查詢速率，優(yōu)化平臺構(gòu)架和技術(shù)參數(shù)，考慮足夠的并發(fā)帶寬，提升公眾的使用的良好感受。第三，擴(kuò)展信息開放內(nèi)容。轉(zhuǎn)變“保密前提下的開放”觀念，在涉及公眾切身利益方面的檔案信息，基于“開放前提下保密”的理念，不斷挖掘和擴(kuò)大檔案信息的開放程度，簡化審批手續(xù)，還公眾知情權(quán)，避免把“鮮檔案”管理成“死檔案”。第四，試行實(shí)時咨詢方式，通過檔案信息服務(wù)平臺積極開展與用戶實(shí)時互動交流，解決公眾在檔案業(yè)務(wù)上的實(shí)際問題。第五，加快利用網(wǎng)絡(luò)社交媒體。積極推動社交媒體的運(yùn)用，吸引最廣泛的民眾參與檔案信息服務(wù)工作，提高檔案信息服務(wù)的號召力和影響力。

（2）開展專屬定制服務(wù)。第一，依據(jù)客戶需求，按照客戶課題或者內(nèi)容偏好，組織檔案管理專家，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)和泛在智能技術(shù)，專題、專門、專項(xiàng)開展深度編研，實(shí)現(xiàn)高端知識專屬服務(wù)。第二，逐步培育和擴(kuò)大客戶群體，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)大眾化高端化兼有。條件成熟時，按市場機(jī)制，引入社會力量，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

（3）開展定向咨政服務(wù)。有針對性地開展人大提案、政協(xié)建議的分析調(diào)研工作，發(fā)現(xiàn)基層百姓需要解決的迫切議題、當(dāng)前社會治理熱點(diǎn)提議，挖掘檔案信息，提出決策輔助、資政參政服務(wù)。

（4）開展文化傳播服務(wù)。積極開展內(nèi)容豐富多彩的檔案文化宣傳活動，挑選極具檔案味的題材，舉辦3D檔案網(wǎng)上展廳、專題文化展、對外交流展、電子出版物等等，形成對社會公眾的視覺沖擊和心理沖擊。吸引廣大民眾像在圖書館、科技廳、電影院過雙休日一樣，雙休日到檔案館發(fā)現(xiàn)歷史、發(fā)現(xiàn)文化、發(fā)現(xiàn)與自身密切相關(guān)的信息。

8.5 規(guī)范應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

只有構(gòu)建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，才能履行信息化條件下檔案管理的職能。從技術(shù)角度來說，主要包括應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施和維護(hù)，從管理角度來說，主要是控制好系統(tǒng)功能和推廣應(yīng)用等。

（1）制定和完善福建省檔案管理系統(tǒng)通用功能需求標(biāo)準(zhǔn)。國家已經(jīng)出臺了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。福建省要貫徹落實(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)，必要時應(yīng)結(jié)合管理實(shí)際，提出不低于此標(biāo)準(zhǔn)的全省檔案管理系統(tǒng)通用功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

（2）禁止采購不合格或未經(jīng)測評認(rèn)證的檔案管理系統(tǒng)。從管理和審計(jì)角度，加強(qiáng)檢測和監(jiān)測，嚴(yán)要求、高標(biāo)準(zhǔn)搭建檔案管理系統(tǒng)。

（3）遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)，循序漸進(jìn)原則，推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)建設(shè)。第一，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與政府機(jī)關(guān)各職能管理系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門能實(shí)時對各業(yè)務(wù)職能部門產(chǎn)生的電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳輸。第二，留有一定的預(yù)留接口，能夠適應(yīng)政府機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能變化后有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接入。第三，要依據(jù)國家和福建省檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)的軟件。第四，要具備適應(yīng)多種文件存儲格式、適應(yīng)復(fù)雜權(quán)限控制、滿足電子文件全過程監(jiān)控和綜合利用的需要。

（4）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的災(zāi)難恢復(fù)與備份管理。為防止系統(tǒng)故障或操作失誤或意外災(zāi)害造成檔案信息丟失，應(yīng)對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行容災(zāi)備份，采取合適的備份方式，并實(shí)現(xiàn)異地備份，加強(qiáng)系統(tǒng)常態(tài)化實(shí)體巡檢和技術(shù)巡檢，確保重要檔案信息安全。

8.6 完善安全管理體系建設(shè)

檔案管理部門要聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門，從技術(shù)和管理兩個方向的四個要素，共同構(gòu)建嚴(yán)格的安全制度，切實(shí)維護(hù)檔案實(shí)體和檔案信息安全。

8.6.1 提高管理安全水平

要從頂層制定統(tǒng)一的檔案實(shí)體和檔案信息的安全管理方案，包括規(guī)劃、預(yù)案、應(yīng)急措施、檢查手段和懲處等方面。其次，要逐層逐級貫徹落實(shí)安全方案，明確操作規(guī)程和職責(zé)分明且相對獨(dú)立的崗位責(zé)任，明確不越權(quán)管理常態(tài)和越權(quán)限制條件；定期開展預(yù)案演練和應(yīng)急處置演練，積累經(jīng)驗(yàn)，提高快速反應(yīng)能力，防患于未然。

8.6.2 提高環(huán)境安全水平

從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全和防范自熱環(huán)境破壞兩個方面開展工作。在確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全與信息傳輸通道安全方面，第一，要明確什么內(nèi)容范圍的檔案信息可以在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)或社交媒體上公開，什么內(nèi)容范圍的檔案信息可以在內(nèi)部辦公局域網(wǎng)上運(yùn)行。第二，對于不同的功能應(yīng)用，需要在技術(shù)上采取不同層次的安全技術(shù)，如遠(yuǎn)程訪問安全技術(shù)、傳輸層安全機(jī)制和應(yīng)用層安全機(jī)制，或者進(jìn)行多種安全機(jī)制的綜合運(yùn)用，采用身份認(rèn)證、數(shù)字簽名、加密技術(shù)、統(tǒng)一權(quán)限控制、防病毒等技術(shù)手段，防范人為破壞或病毒感染。自熱環(huán)境破壞方面，要提高風(fēng)險(xiǎn)防患意識。我省各地均有自身獨(dú)特的自然環(huán)境，沿海和山區(qū)的自然災(zāi)害發(fā)生也呈現(xiàn)一定的規(guī)律性。各地區(qū)各部門和單位要結(jié)合本地區(qū)特點(diǎn)，做好防御性工作，雷區(qū)加強(qiáng)防雷，山區(qū)加強(qiáng)防山洪、泥石流、山體滑坡等地質(zhì)災(zāi)害和防潮措施，沿海做好防臺風(fēng)海嘯工作，震區(qū)加強(qiáng)防震演練和應(yīng)急管理。

8.6.3 提高檔案工作人員的安全工作水平和能力

對相關(guān)檔案工作人員進(jìn)行有效的安全教育和管理，是維護(hù)檔案信息安全的重要手段之一。首先，要制定清晰的安全操作規(guī)程，以此規(guī)范和約束檔案作業(yè)人員行為，提高其安全操作能力。其次，加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案工作人員的安全意識和管理技能，促進(jìn)檔案工作人員理解并自覺遵照操作規(guī)程進(jìn)行規(guī)范化作業(yè)，掌握文件安全管理的方法，甚至引導(dǎo)工作人員激發(fā)主動性，發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)檔案信息安全管理方法。再次，加強(qiáng)外包人員的安全管理。檔案信息化過程中，社會力量參了一些重復(fù)性勞動、技術(shù)性工作和智力性工作的外包任務(wù)，但業(yè)務(wù)外包不等于不管。任何外包性質(zhì)的工作都必須在檔案管理部門的控制之下，防止檔案信息被人為竊取，保障檔案信息安全。

8.6.4 提高數(shù)據(jù)安全水平

數(shù)據(jù)安全是維護(hù)檔案信息安全微觀層面的首要技術(shù)要素。第一，為減少甚至杜絕因?yàn)橄到y(tǒng)漏洞造成文件的損失，要選用質(zhì)量過硬的符合國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和我省標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件系統(tǒng)設(shè)備和存儲載體。第二，采取標(biāo)準(zhǔn)格式存儲。系統(tǒng)差異性造成文件格式不兼容，導(dǎo)致電子文件不可讀，是檔案信息化發(fā)展的一個攻關(guān)難題。當(dāng)前，福建省要優(yōu)先使用XML文件格式或PDF文件格式保存電子文件。第三，開展備份工作。備份可以應(yīng)對系統(tǒng)崩潰、天災(zāi)人禍、誤刪除操作等風(fēng)險(xiǎn)。備份硬件時，只需備份關(guān)鍵硬件；備份軟件和信息時，需要全部備份，以便系統(tǒng)崩潰之后快速還原。第四，開展電子文件遷移。若電子文件系統(tǒng)改變或者電子文件不能采用標(biāo)準(zhǔn)格式存儲時，把電子文件從原有系統(tǒng)向新的保存或管理系統(tǒng)復(fù)制，維護(hù)檔案信息安全。

8.7 重視高端人才培養(yǎng)

檔案信息化事業(yè)所涉及的專業(yè)知識正在快速更新。檔案信息化事業(yè)不僅需要既懂信息化技術(shù)又懂檔案專業(yè)的復(fù)合型人才，也需要更為專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才。福建省要加快建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技專門人才為骨干的檔案隊(duì)伍體系，滿足檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

8.7.1 加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)

擴(kuò)大視野，立足全國甚至國際，引入符合檔案信息化各專業(yè)需求的高層次人才，進(jìn)入檔案管理部門任職或者高校任教，推動福建省檔案信息化建設(shè)事業(yè)或者為我省檔案信息化事業(yè)培育先進(jìn)人才。加快高端人才內(nèi)部培養(yǎng)，有計(jì)劃地發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、儲備一批專業(yè)型、技術(shù)性強(qiáng)的高端人才后備梯隊(duì)，提升現(xiàn)有檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)全省檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施。

8.7.2 加強(qiáng)教材體系建設(shè)

進(jìn)一步促進(jìn)教材建設(shè)，提高檔案管理人員和工作人員編寫教材的積極性，編印更多符合信息化未來發(fā)展方向的教材、對當(dāng)前工作比較有指導(dǎo)意義的實(shí)務(wù)教材。同時，引導(dǎo)管理人員、高校機(jī)構(gòu)和社會力量加強(qiáng)協(xié)同合作，鼓勵與省內(nèi)外高校、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位中有檔案專長的專家進(jìn)行合作，利用多方資源提高教材總體質(zhì)量。

8.7.3 深化在職實(shí)訓(xùn)教育

堅(jiān)持在實(shí)踐中鍛煉和培養(yǎng)人，積極搭建多種多樣的人才培養(yǎng)平臺。一是開展同業(yè)交流，拓寬橫向視野，吸取同行智慧和經(jīng)驗(yàn)做法，實(shí)現(xiàn)共同提高。二是組織專題研討，細(xì)分論題，開展深入研究和分析，攻克急需解決的難題。三是開展對臺交流，發(fā)揮地緣優(yōu)勢和文化優(yōu)勢，積極借鑒和學(xué)習(xí)臺灣地區(qū)先進(jìn)理念和做法。四是堅(jiān)持項(xiàng)目帶動，部署一批專門項(xiàng)目，指派相關(guān)部門或單位推動項(xiàng)目落地，通過項(xiàng)目建設(shè)，培養(yǎng)和促進(jìn)人才成長，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目和人才雙豐收。

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1．雷乃明，福建省檔案學(xué)會理事長、福建省檔案局法制處處長，課題組組長。

2．石家標(biāo)，福建省檔案學(xué)會理事、國網(wǎng)福建省電力有限公司文檔處處長，課題組副組長。

3．林凱旋，福建省檔案學(xué)會理事、福建省公安廳辦公室綜合檔案室主任。

4．周國偉，福建省檔案學(xué)會檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)福州片區(qū)專業(yè)委員會會長、華閩通達(dá)信息技術(shù)有限公司總經(jīng)理。

5．梁偉燦，福建省檔案學(xué)會秘書處副秘書長、福建省檔案局主任科員。