文/馬亞妮

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保密管理工作

文/馬亞妮

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是環(huán)境保護(hù)工作規(guī)劃、發(fā)展、建設(shè)中不可或缺的部分，而環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保密管理工作對(duì)于環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案工作來說尤為重要，可以充分發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的實(shí)際價(jià)值，使其更好地服務(wù)于我國(guó)環(huán)保事業(yè)的發(fā)展

檔案是組織或個(gè)人在以往社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、準(zhǔn)確的、具有完整記錄作用的固化信息，包含國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及企事業(yè)單位等各行各業(yè)工作過程中的真實(shí)記錄，具有特別重要的憑證作用和參考使用價(jià)值。環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是做好環(huán)境保護(hù)工作的最基本要求，各類檢測(cè)、采樣、分析等監(jiān)測(cè)檔案數(shù)據(jù)能夠記錄和反映各時(shí)期的環(huán)境質(zhì)量，同時(shí)為環(huán)境保護(hù)的發(fā)展規(guī)劃、污染源治理、城市環(huán)境改善等提供科學(xué)依據(jù)。保密工作是環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的一個(gè)最重要的組成部分，也是推動(dòng)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作實(shí)現(xiàn)快速科學(xué)發(fā)展的根本保證，因此做好環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保密管理工作具有十分重要的意義。

一、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案主要工作內(nèi)容

全面做好環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作,不但能夠有效發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值,同時(shí)能夠向社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的信息資源，重點(diǎn)應(yīng)做好以下四個(gè)方面工作：一是完成質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、監(jiān)測(cè)報(bào)告、技術(shù)記錄等各類環(huán)境監(jiān)測(cè)文件和資料的歸檔工作；二是按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的整理，建立相應(yīng)的臺(tái)帳，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案；三是定期檢查檔案的保存情況，對(duì)損壞的檔案及時(shí)采取一定的修補(bǔ)措施，確保檔案資料的保存完好；四是認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案的保密工作，調(diào)用檔案必須嚴(yán)格辦理審批手續(xù)，并且限期使用、按期返還，保障檔案的安全。

二、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案特點(diǎn)

1.專業(yè)性

環(huán)境監(jiān)測(cè)主要是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段對(duì)各種環(huán)境污染物的監(jiān)視、監(jiān)控和測(cè)定，進(jìn)而采用科學(xué)技術(shù)手段對(duì)環(huán)境質(zhì)量及其變化趨勢(shì)進(jìn)行評(píng)價(jià)的過程。環(huán)境監(jiān)測(cè)單位依據(jù)國(guó)家規(guī)定以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)，使得各種被監(jiān)測(cè)對(duì)象的信息能夠全方位、不間斷地獲取，監(jiān)測(cè)對(duì)象包括大氣、污水、廢氣、土壤、噪聲等等，而監(jiān)測(cè)到的大量原始數(shù)據(jù)均需要進(jìn)行歸檔，因此環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理也呈現(xiàn)出極強(qiáng)的專業(yè)性。

2.完整性

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案反映了一個(gè)連續(xù)時(shí)期內(nèi)整個(gè)環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)過程，檔案材料之間聯(lián)系緊密、缺一不可。而環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的不完整既影響檔案的正常使用，同時(shí)會(huì)影響它的使用價(jià)值，甚至?xí)萍s環(huán)境保護(hù)工作的快速健康發(fā)展，故不得將其進(jìn)行切割、分散。

3.準(zhǔn)確性

隨著我國(guó)各行各業(yè)的快速發(fā)展壯大和人民生活水平的逐步提升，對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案也提出更高要求，不再局限于本機(jī)關(guān)的利用，還要滿足于政府決策、企事業(yè)單位的使用以及環(huán)境整治規(guī)劃、污染源治理應(yīng)用等，因此一定要確保環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并且要及時(shí)、正確的向單位或個(gè)人提供所需要的環(huán)境保護(hù)檔案信息，為下一步環(huán)保工作的正確開展提供了重要的數(shù)據(jù)支持。

三、存在問題

檔案保密工作是檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管理工作中的重要問題，近年來檔案信息在帶給人們高效工作和便利生活的同時(shí)，也給檔案保密管理工作帶來了一些新情況、新問題。

1.檔案管理人員的保密意識(shí)不強(qiáng)

隨著信息化社會(huì)的高速發(fā)展，檔案信息共享程度呈指數(shù)化上升，大大促進(jìn)了檔案信息向開放化方向發(fā)展，能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。隨之而來，全面開放的檔案信息也存在一些隱患，并且對(duì)重要檔案信息也形成一定威脅。由于有些檔案管理人員存在重使用輕保密的傳統(tǒng)思想，保密意識(shí)淡薄，責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對(duì)保密工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位、理解不深刻，也沒有接受過正規(guī)、系統(tǒng)的保密知識(shí)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致檔案信息的保密工作存在一些安全隱患，一旦發(fā)生保密期限內(nèi)檔案信息泄漏事件，對(duì)國(guó)家、集體或個(gè)人利益造成的危害將無法估量。

2.保密管理制度不完善

目前，我國(guó)檔案保密相關(guān)的法律法規(guī)體系沒有健全，各單位現(xiàn)有檔案保密管理制度不夠完善，從而使得在工作中檔案信息管理缺少對(duì)應(yīng)的依據(jù)。并且，一些單位還根據(jù)自身情況制定了與《保密法》、《檔案法》要求不同的規(guī)章制度，使得檔案管理人員在實(shí)際執(zhí)行過程中存在一定困難。即使一些單位已經(jīng)制訂了保密管理制度規(guī)定，但由于沒有有效落實(shí)，形同虛設(shè)，加之執(zhí)行力不強(qiáng)，故導(dǎo)致檔案保密工作不能較好的開展。

3.技術(shù)手段不夠先進(jìn)

近年來，自動(dòng)化信息技術(shù)水平逐年提升，檔案信息的主要載體逐步從單一的紙張向多媒體轉(zhuǎn)變，辦公自動(dòng)化全面引入檔案管理系統(tǒng)，各種高科技的竊密手段層出不窮，檔案保密技術(shù)將會(huì)面臨十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。目前，國(guó)內(nèi)檔案應(yīng)用系統(tǒng)涉及的信息與網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)能力不足，沒有在實(shí)際工作中應(yīng)用防盜加密技術(shù)，系統(tǒng)存在很大的安全漏洞，存在極大的風(fēng)險(xiǎn)性和危險(xiǎn)性。并且，現(xiàn)有檔案管理模式為開放式管理，但是許多檔案應(yīng)用系統(tǒng)的自動(dòng)化設(shè)施和信息技術(shù)缺乏必要的升級(jí)和技術(shù)改造，無法跟現(xiàn)代檔案信息管控要求相匹配，從而使得檔案管理的保密工作無法實(shí)現(xiàn)新的提升。

四、環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案保密工作的改進(jìn)建議措施

1.強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治性，檔案管理人員除了要掌握的環(huán)境監(jiān)測(cè)專業(yè)知識(shí)以外，還要加強(qiáng)檔案保密工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步強(qiáng)化個(gè)人防范意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，深刻理解檔案保密工作的重要性，切實(shí)做到愛崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)熟練，有效推動(dòng)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的全面提升。

2.做好實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定計(jì)量認(rèn)證證書的妥善保管

資質(zhì)認(rèn)定計(jì)量認(rèn)證證書是具備國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)的基本監(jiān)測(cè)條件和能力的憑證，可以向社會(huì)出具有證明作用的檢測(cè)數(shù)據(jù)和結(jié)果，需要進(jìn)行妥善保管。任何單位或個(gè)人需要借閱、復(fù)印各類實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定證書，要嚴(yán)格履行相關(guān)審批手續(xù)，應(yīng)將使用原因、歸還日期等重要信息填寫清楚，才能夠借出使用。若需進(jìn)行復(fù)印，必須由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印后還需加蓋專用章，有效杜絕復(fù)印件的二次使用。

3.嚴(yán)格保管《質(zhì)量手冊(cè)》

《質(zhì)量手冊(cè)》是環(huán)境監(jiān)測(cè)站構(gòu)建質(zhì)量管理體系、實(shí)施質(zhì)量管理的準(zhǔn)則、開展質(zhì)量改進(jìn)的依據(jù)，對(duì)站內(nèi)質(zhì)量管理體系、質(zhì)量活動(dòng)以及技術(shù)要求作出了具體規(guī)定，所有從事監(jiān)測(cè)工作的員工都應(yīng)遵循該手冊(cè)。并且《質(zhì)量手冊(cè)》為受控文件，只限在本站內(nèi)使用，受控本由檔案管理部門統(tǒng)一編號(hào)后發(fā)放給監(jiān)測(cè)人員，持有者必須對(duì)其妥善保管，不得私自帶出站外閱讀使用，不得自行更改、涂劃，不可隨意向無關(guān)人員外借、外傳或復(fù)印外贈(zèng)，應(yīng)確?！顿|(zhì)量手冊(cè)》的安全使用。

4.做好電子檔案的安全管理

電子檔案信息安全最重要的就是數(shù)據(jù)安全。對(duì)于環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作來說，計(jì)算機(jī)中貯存的各類數(shù)據(jù)和報(bào)表尤為重要，應(yīng)通過一些安全技術(shù)保障措施的實(shí)施，有效提升電子檔案信息的安全系數(shù)。全面增強(qiáng)電子檔案工作人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)定，對(duì)存貯和傳輸監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的計(jì)算進(jìn)行管控，對(duì)工作人員個(gè)人行為進(jìn)行監(jiān)控，有效避免電子檔案信息的泄漏、丟失。只有上報(bào)信息的工作人員才能使用存貯和傳輸監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)。對(duì)重要的電子檔案信息內(nèi)容可采用雙密鑰碼進(jìn)行加密處理，防止第三者對(duì)原文件進(jìn)行解密。對(duì)于解決計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全問題，常規(guī)可采用物理隔離、使用防火墻以及身份驗(yàn)證等安全技術(shù)。

5.慎重管理涉密檔案

環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案中有許多為涉密檔案，主要包括各類監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、月報(bào)、年報(bào)、污染事件調(diào)查以及《環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書》等等。涉密檔案信息可由專人來管控，并且在內(nèi)部建立出相互監(jiān)督的機(jī)制，以上級(jí)管理為基礎(chǔ)，增設(shè)平級(jí)監(jiān)督人員，能夠有效提升涉密檔案信息安全管理水平。另外，應(yīng)該在帶鎖的移動(dòng)密集檔案架或帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜里存放涉密檔案，以保證其安全。

綜上所述，環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是對(duì)歷史環(huán)境質(zhì)量數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)的記錄和反映，各級(jí)人員都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案保密管理工作的緊迫性和重要性，積極探索新的檔案管理思路和方法，切實(shí)保障環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的安全性和保密性，使其為構(gòu)建社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)揮應(yīng)有的信息價(jià)值。

（作者單位：榆林市環(huán)境監(jiān)測(cè)總站）