段悅

摘 要 隨著時代的發(fā)展，科技不斷進步，在公司或者企業(yè)進行辦公的時候普遍使用辦公軟件進行公司業(yè)務(wù)的處理，尤其是Office辦公軟件的應(yīng)用更加廣泛。本文就如何更為高效地使用Office辦公軟件作為出發(fā)點，介紹一些常用的Office自動化操作技巧，讓Office用戶能進行軟件的自動化設(shè)定，加強辦公人員在使用辦公軟件過程中的用戶體驗。

關(guān)鍵詞 Office辦公軟件；自動化；應(yīng)用技巧

中圖分類號 TP2 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）06-0081-02

文中主要介紹一些相應(yīng)的Office辦公軟件在辦公自動化中的常用技巧，方便工作人員進行快速辦公操作。巧妙使用自動化技巧，人員在辦公的時候就可以利用Office自動化技術(shù)進行應(yīng)用程序的個性化設(shè)定，將其提供給Office作為數(shù)據(jù)對象進行處理。辦公人員如果能進行自動化技術(shù)開發(fā)，在辦公的時候就可以大大提升辦公效率。本文從3個方面簡單介紹如何在Office辦公軟件的使用過程中應(yīng)用自動化辦公技巧。

1 掌握Word實用技巧，提升辦公自動化程度

Office辦公軟件是一套得到廣泛應(yīng)用的辦公軟件，無論是大公司的辦公人員還是正在進行辦公軟件操作學(xué)習(xí)的學(xué)生都普遍使用Office辦公軟件進行相關(guān)操作。在使用Office辦公軟件的過程中，客戶可能對于辦公軟件部分默認操作不適應(yīng)，進而降低了工作效率，在使用Word辦公軟件進行業(yè)務(wù)處理的時候，人們?nèi)绻軌蛘莆找恍┫嚓P(guān)的小辦公技巧，就可以比較輕松地進行辦公操作，大大提升辦公效率，對于公司和企業(yè)的發(fā)展也有著很大的好處。下面介紹一些使用Word辦公軟件的實用技巧。

在辦公人員利用WPS辦公軟件進行文檔的處理操作的過程中，進行存盤關(guān)閉再打開的操作以后，光標(biāo)會出現(xiàn)在文檔處理以后上一次關(guān)閉的位置，這一功能對于辦公人員的工作效率提升有著極大的幫助，可以讓辦公人員快速找到下一次工作應(yīng)當(dāng)接續(xù)的位置，然后在Word辦公軟件中，沒有類似的默認功能，辦公人員可以利用辦公自動化技巧進行自定義設(shè)置，從而進行Word辦公軟件光標(biāo)的快速定位。當(dāng)辦公人員使用Word辦公軟件的時候，可以使用Shift+F5的快捷鍵組合進行光標(biāo)的快速定位，Shift+F5的快捷鍵組合可以進行本W(wǎng)ord文檔最近三次文檔更改操作位置的調(diào)用，通過Shift+F5的重復(fù)操作切換出的光標(biāo)位置，辦公人員可以大大提升辦公效率。

為了將一篇文章中的字體格式進行組合，并將已經(jīng)整合完成的文件在另外的計算機上進行展示，就需要使用謹慎嵌入字體，然而由于一篇文章中的內(nèi)容比較多文件容量也會增大，在進行謹慎嵌入字體的過程中，辦公人員若不使用True Type字體，也可以使用自定義辦公技巧，在工具欄中選擇“選項”，然后點擊“選項”命令中的“保存”選項卡，這樣的自動化辦公應(yīng)用技巧可以壓縮文件大小，利用嵌入字體的辦公自動化技巧可以保證Word文檔在其他電腦上進行演示的時候僅僅通過記住需要的字體就能夠完成相應(yīng)的字體嵌套，從而保證了Word文檔使用時候效果的同時節(jié)約Word文檔實際容量。

2 掌握Excel實用技巧，提升辦公自動化程度

在Office辦公辦公軟件系列中Excel表格軟件的使用人群也十分廣泛，Excel軟件主要用于制作表格，辦公人員利用Excel表格軟件可以進行快速、高效地制表，將數(shù)據(jù)進行合理清晰的呈現(xiàn)。因此，Excel制表軟件在許多公司中都有著廣泛的應(yīng)用，如果在使用Excel制表軟件的過程中利用局域網(wǎng)進行公司或者企業(yè)中各個部門之間的業(yè)務(wù)連接，就可以比較輕松地建立相對封閉的獨立辦公場所，進而達到利用Excel指標(biāo)軟件進行表內(nèi)數(shù)據(jù)的流暢交換，形成高效共享數(shù)據(jù)體系，大大提高企業(yè)辦公效率有利于公司的順利運營。由于Excel辦公軟件具備強大的運算分析能力，辦公人員可以十分迅速地掌握使用技巧，在制表的時候可以十分直觀地進行數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。在學(xué)習(xí)使用的時候，學(xué)習(xí)者需要巧妙運用辦公自動化技巧，熟練掌握相關(guān)Excel制表快捷操作。在Excel辦公軟件中，最常用的功能就是函數(shù)功能。使用Excel內(nèi)置函數(shù)，能夠給辦公人員從相對繁瑣枯燥的計算任務(wù)中解放出來。辦公人員們要利用好Excel辦公軟件的強大自動化數(shù)據(jù)處理能力，提升辦公效率。

辦公人員可以使用Excel制表軟件中的數(shù)據(jù)采集運算功能來進行相關(guān)公司中的工作量信息統(tǒng)計的任務(wù)，人們將公司相關(guān)工作信息輸入到Excel制表軟件中后，選擇相應(yīng)的運算公式來進行精確、迅速的數(shù)據(jù)整理，繼而讓公司管理人員對于數(shù)據(jù)一目了然，迅速找出數(shù)據(jù)背后的商機或存在的問題，在進行公司決策的時候就會更加清晰。在一些企業(yè)和人事單位，也會使用WPS軟件進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，但是WPS辦公軟件也存在數(shù)據(jù)統(tǒng)計不兼容的問題，這一點上Excel辦公軟件具備很大的優(yōu)勢，故而使用Excel辦公軟件就能比較準(zhǔn)確而快速地提升統(tǒng)計數(shù)據(jù)工作效果，在進行辦公的時候，如果實現(xiàn)進行所需信息檢索設(shè)定，Excel辦公軟件就能把人們需要的信息進行自動篩選，將辦公人員最需要的信息優(yōu)先呈現(xiàn)給人們。

3 掌握自定義相關(guān)技巧，提升辦公自動化程度

由于每個人的工作習(xí)慣都有著或多或少的差異，在辦公人員使用Office辦公軟件的時候就可能由于操作習(xí)慣的問題造成工作效率的差距，為了將Office辦公軟件使用效率最大化，辦公人員可以對于Office辦公軟件進行自定義設(shè)置，使其符合個體操作習(xí)慣。人們在使用Office辦公軟件的時候需要對于自定義設(shè)置技巧有相關(guān)的了解，在辦公的時候?qū)⒆远x技巧加以運用，根據(jù)自我操作習(xí)慣進行Office辦公軟件操作質(zhì)量的個性化設(shè)定，凸顯辦公自動化的優(yōu)勢，進而使得Office辦公軟件體現(xiàn)出人性化的一方面。微軟公司自從推出Office辦公軟件以后也不斷進行Office軟件版本的更新，在每一次的更新中Office辦公軟件的操作界面都會發(fā)生一定的變化，更新以后的Office辦公軟件界面得到了美化，功能區(qū)的界面也得到了改進，但是對于一些習(xí)慣于舊版界面的人員來說，需要一段時間用來適應(yīng)新版的Office辦公軟件。如果工作人員可以利用自定義功能進行功能區(qū)的個性化設(shè)置，就可以還原回自己所習(xí)慣的操作界面，提升辦公效率。接下來就給讀者介紹幾種常見的Office辦公軟件自定義功能設(shè)定方法。

在辦公的時候還可以將添加命令進行自定義設(shè)置，由于系統(tǒng)本身帶有默認組，有適合辦公人員還需要對于已經(jīng)進行過添加操作的文件中進行系統(tǒng)默認數(shù)據(jù)的修改，而在Office辦公軟件的默認設(shè)置中是不可行的，為了避免過多的繁瑣修改默認系統(tǒng)設(shè)置，人們可以通過自動添加指令進行默認值數(shù)據(jù)修改，在自定義功能區(qū)中的設(shè)定板塊中新建選項卡，使用“重命名”操作將命令選擇列表中全選事先設(shè)定好的命令，并重復(fù)“重命名”操作，在這一步操作中需要選擇所有字體辦公指令，最后進行字體格式的添加。

4 結(jié)論

總而言之，隨著科技的不斷發(fā)展，人們對于辦公軟件的依賴性越來越強，從事相關(guān)辦公職務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自我職業(yè)技術(shù)，對于Office辦公軟件有深刻的認識，并且能夠熟練使用自動化辦公技巧，提升使用Office辦公軟件使用效率，從而才能更好地應(yīng)用Office辦公軟件自動化技術(shù)的優(yōu)勢，本文提出了一些相關(guān)的Office辦公軟件在辦公自動化中的應(yīng)用技巧，辦公人員還需要在辦公過程中不斷學(xué)習(xí)和探索，巧妙利用自動化功能完成Word或者是Access等常用辦公軟件的數(shù)據(jù)處理，進而為整個公司或者企業(yè)的良性發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

[1]王敏.Word應(yīng)用中的四種技巧[J].辦公自動化，2012（12）：48，60.