談玉平

文章以右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，從高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化的意義和必要性出發(fā)，分析當(dāng)前信息化社會下高校附屬醫(yī)院科研檔案的發(fā)展現(xiàn)狀，對高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化的應(yīng)用提出幾點(diǎn)建議，為下一步建立并完善科研檔案信息管理系統(tǒng)做好前期研究準(zhǔn)備，也為提高科研檔案管理提供理論依據(jù)。

科研檔案概述

科研檔案是科研工作的奠基石之一，更是醫(yī)院檔案不可或缺的重要組成部分，它能夠真實(shí)有效的反應(yīng)科研過程及研究成果，是一個(gè)單位的科技能力的體現(xiàn)。據(jù)悉，自治區(qū)財(cái)政自2008年開始，每年均在部門預(yù)算安排的項(xiàng)目支出中安排檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目資金，6年共安排資金560萬元用于支持全區(qū)檔案信息化工作。可見檔案的管理工作已經(jīng)受到領(lǐng)導(dǎo)的重視并得到了人財(cái)物的大力支持。因此，一個(gè)單位是否能科學(xué)有序的做好科研檔案的管理和使用工作，對醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，尤其是高校附屬醫(yī)院。

科研檔案的重要意義

科研擋案是科研工作的組成部分，是制定科研計(jì)劃和科研人才管理的重要依據(jù)，也是進(jìn)行科研的必要條件。眾所周知，科學(xué)研究是一項(xiàng)具有探索性、延續(xù)性和積累性等特點(diǎn)科研活動。每一項(xiàng)研究都是在對已有科研成果的不斷借鑒、繼承和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上建立起來的?？蒲袡n案的存儲、完善，不僅為后代提供繼承、延續(xù)的條件，而且在現(xiàn)代科學(xué)研究里，所有學(xué)科互相滲透、互相依存，只有建立了完備、充足的檔案資料，科研活動才得以更好更有序的開展。同時(shí)，科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動過程的真實(shí)記錄，是科研人員研究工作的結(jié)晶，能全面準(zhǔn)確地反映了科研才員的業(yè)務(wù)水平和工作成績，一項(xiàng)科研設(shè)計(jì)和實(shí)驗(yàn)操作，反映出研究人員是否掌握研究方法和實(shí)驗(yàn)技術(shù)等基本訓(xùn)練，是否掌握會直接影響整個(gè)研究隊(duì)伍的建設(shè)，而對研究人員的職務(wù)晉升、職稱評定考核中，也可從科研檔案中找到重要的依據(jù)。此外，通過科研檔案還可以啟發(fā)科研人員的選題思維，拓寬思路，啟發(fā)創(chuàng)造性，提高研究課題的水平和中標(biāo)率。

高校附屬醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

雖然，根據(jù)近年來國家出臺的系列關(guān)于檔案管理信息化規(guī)章制度不難看出，檔案信息化已被提上日程，其建設(shè)越來越受到重視，且經(jīng)過多年的建設(shè)，2013年自治區(qū)檔案信息化建設(shè)已初具規(guī)模，檔案全文數(shù)據(jù)庫已進(jìn)入實(shí)際采集階段。雖然，隨著人們生活水平的不斷提高，人們對健康重視程度不斷提升，間接促進(jìn)醫(yī)院擴(kuò)大規(guī)模、提高醫(yī)療技術(shù)、優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)環(huán)境，醫(yī)院的醫(yī)、教、研也得到了很大提升，但是，據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道顯示，部分高校附屬醫(yī)院的科研檔案管理尚未達(dá)到自治區(qū)檔案信息化發(fā)展的總體要求，相對應(yīng)的科研檔案管理沒有配套發(fā)展起來。原因有很多，就該院和部分高校附屬醫(yī)院而言，總體可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：一是重視程度不夠。對醫(yī)院先入為主的認(rèn)為醫(yī)院的醫(yī)、教、研中，研只是做好科學(xué)研究服務(wù)臨床就可以了，從而出現(xiàn)重科研工作輕檔案管理現(xiàn)象，對科研檔案的管理工作的人財(cái)物投入變得有限，不利于其發(fā)展。據(jù)研究顯示，當(dāng)前科研檔案存儲方式大多以柜式紙質(zhì)檔案存儲為主要管理方式。二是科研人員歸檔意識有待提升。部分科研工作者只注重研究過程，不注意收集研究過程中形成的材料，且科研成果被泄密或竊取的風(fēng)險(xiǎn)更是造成研究工作者不愿主動配合進(jìn)行科研資料歸檔。三是科研檔案管理制度不完善，缺乏有效的督查機(jī)制和激勵機(jī)制，導(dǎo)致醫(yī)院對科研檔案管理人員的檢查、督促、獎懲等措施難以落實(shí)。四是醫(yī)院檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，大多數(shù)人員是非檔案專業(yè)出身，對科研檔案歸檔的年限、內(nèi)容和范圍等認(rèn)識不到位，容易忽視由個(gè)人獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等科研材料，且科研檔案多由科研檔案管理人員收集，鑒于其對科研檔過程的了解程度不足加上檔案管理人員調(diào)動頻繁，從而影晌科研檔案的完整性。等等這些現(xiàn)象嚴(yán)重制約了檔案管理工作的開展，影響科研工作延續(xù)性、使用效率等，致使醫(yī)院工作乃至個(gè)人的發(fā)展都受到一定的制約。

高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

依托OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對科研檔案進(jìn)行管理，是新時(shí)期提高檔案管理和服務(wù)效率的必然要求。右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院現(xiàn)已使用醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、檢驗(yàn)管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)及辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）等進(jìn)行無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院管理現(xiàn)代化，促進(jìn)了醫(yī)院科研檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。目前，依托OA系統(tǒng)的科研管理平臺，該院不但優(yōu)化工作流程、提升工作效率、提高工作質(zhì)量，其科研信息共享程度高，數(shù)據(jù)重復(fù)利用率高，信息傳遞速度快，極大地減少了檔案的雍容繁雜等問題，實(shí)現(xiàn)了科研管理工作走向信息化、規(guī)范化的道路。因此，好的載體、依托平臺和單位信息化的環(huán)境對實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化至關(guān)重要。

完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，規(guī)范工作職責(zé)。俗話說“無規(guī)矩不能成方圓”，在科研檔案管理工作中，完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，規(guī)范工作職責(zé)是非常必要的，它是科研檔案管理工作的組織保障，只有完善的組織機(jī)構(gòu)和規(guī)范的機(jī)制去約束、監(jiān)督和指導(dǎo)檔案人員去收集整理、立卷歸檔，才能更好地做好科研檔案工作。因此，近幾年，右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院通過一系列檔案培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流，規(guī)范科研檔案管理人員的工作職責(zé)，建立了如右圖所示的較為完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，逐級分責(zé)，責(zé)任到人，進(jìn)一步促進(jìn)科研檔案信息化管理落實(shí)。

重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。人才隊(duì)伍建設(shè)是做好科研檔案工作的奠基石。但，目前該院乃至其他單位在檔案信息化建設(shè)的人才都大致存在如下不足：一是科研檔案管理人員是非檔案專業(yè)，且缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)；二是缺乏專職的科研檔案管理人員和維護(hù)科研信息管理系統(tǒng)的技術(shù)人員，在一定程度上制約了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。因此既要培養(yǎng)和引進(jìn)精通檔案管理和信息技術(shù)的專門人才，也要對原有工作人員進(jìn)行相關(guān)技能培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)，為科研檔案信息化服務(wù)提供人才支持，進(jìn)而通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，推動檔案管理水平的提升。

強(qiáng)化安全意識，完善保密機(jī)制?？蒲袡n案是科研人員勞動和智慧的結(jié)晶，更是科研成果的直接載體，其安全性是檔案管理工作的重中之重。為此，必須通過強(qiáng)化安全保密機(jī)制，完善管理制度建設(shè)；提高硬件技術(shù)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)及載體安全性；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員保密意識等方式，切實(shí)保證檔案信息的安全可靠，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源利用的安全性、保密性和完整性。

綜上所述，隨著醫(yī)療技術(shù)的迅速發(fā)展，大量的科研課題、科研成果、醫(yī)療新技術(shù)等科研材料不斷增多，醫(yī)院科研管理工作不斷增加。而科研檔案具有科學(xué)研究依據(jù)、憑證、參考等重要作用，同時(shí)還是真實(shí)科研活動及科研成果記錄的綜合載體，對科研工作的延續(xù)性和繼承性有很好的指導(dǎo)促進(jìn)作用，是醫(yī)院科研水平和醫(yī)療技術(shù)水平的一種體現(xiàn)，與醫(yī)院未來開展科研活動密不可分。因此，科研檔案信息化已成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。