王虹博

【摘要】為適應社會的變革，為了事業(yè)單位能夠有序、協(xié)調(diào)、高效地運行，檔案管理的方法也必須進行創(chuàng)新。本文即對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題闡述了具體的創(chuàng)新思路，以期能為相關工作提供參考。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；新思路

一、目前事業(yè)單位檔案管理的問題

首先，在現(xiàn)代信息技術的應用促進下，通過計算機管理的方式，電子計算機和網(wǎng)絡所形成的各種檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有越來越多的電子檔案。但是紙質(zhì)檔案仍然占有相當大的比重，有的紙質(zhì)檔案與電子檔案存在著聯(lián)系，如何進行紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理給單位檔案管理帶來了雙重壓力，難度也大大增加，使檔案管理工作產(chǎn)生了許多的問題，嚴重影響了檔案的利用。第二，檔案管理的基礎業(yè)務較差，管理人員缺乏科學的管理理念，有的單位有專門的部門，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進行檔案管理實際上只能將現(xiàn)有資料進行統(tǒng)一存放或者在計算機中進行存檔，不是真正意義上的檔案管理。對于一些電子檔案，事業(yè)單位檔案管理也是簡單地進行電子存檔，而沒有通過計算機進行整理分類，而且是在本部門內(nèi)部存檔，在本部門或者其他部門需要時，查找起來還是不便，影響檔案資料的共享和利用。第三， 隨著時代的不斷發(fā)展，不少基層事業(yè)單位領導由于思想意識和經(jīng)濟發(fā)展方面的限制對檔案管理工作的重視程度不足，導致不少檔案管理模式仍然以傳統(tǒng)的形式為主，對科學技術的應用程度嚴重不足。檔案信息化管理程度較低，管理水平難以得到有效的提高。管理部門的相關設備明顯落后，使得檔案的開發(fā)、存儲、調(diào)整以及分類等工作無法執(zhí)行到位，嚴重影響檔案后期資源的利用度。

二、事業(yè)單位檔案管理的新思路

（一）強化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。首先，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的方式，而是應該將檔案管理的媒介從人力轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化技術，完善管理體制。強制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統(tǒng)方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統(tǒng)的建立工作，也需要人員對基礎指令進行操作。因此，應該采用不定期的培訓方式學習如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡計算機進行檔案管理，從而促進效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現(xiàn)代的信息化技術管理學習培訓工作，提高檔案管理的信息化水平，促進檔案管理效率的提升。

（二）構建檔案管理信息化建設平臺。首先要構建檔案管理信息化建設平臺，對數(shù)據(jù)資料進行統(tǒng)一的搜集和處理，為信息時代下檔案管理工作提供更為廣闊的發(fā)展空間，再次需要加強檔案管理部門的設備改進力度，增加設備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎，加快研究解決電子政務環(huán)境下檔案工作的新技術新問題，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步實現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務平臺，積極開展已公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務，穩(wěn)步推進館藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時，依托電子政務平臺建立電子文件中心，實現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。加快檔案信息化基礎設施建設，加強檔案資源信息化建設，努力構建檔案信息化必須的標準化體系、安全保障體系、社會服務體系，促進檔案信息化建設持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）電子文件歸檔管理。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的普及，越來越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，電子文件檔案將成為傳統(tǒng)文件的必要補充和完善，因此做好電子文件歸檔管理工作尤為重要，是當前檔案管理人員面臨的重要課題，面對這一挑戰(zhàn)，檔案部門唯有更新觀念，調(diào)整工作職責，把眼光投向電子文件，電子信息才能生存并獲得新生。要想使電子檔案管理工作提前步入電子文件的運作與管理就要把規(guī)范管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成，充分發(fā)揮電子文件在計算機網(wǎng)絡中便于檢索、傳遞、利用的特點，對電子文件進行規(guī)范化管理，制定一系列管理制度從文件收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面制定具體標準和規(guī)范顯得尤為重要。

三、結語

基于現(xiàn)代新形式下計算機的運用，檔案管理工作必須借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)對以往紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化，確保檔案的完整與安全，電子檔案同樣要遵循紙質(zhì)檔案管理的基本原則，同時還要建立事業(yè)單位自己的數(shù)據(jù)庫，方便對信息進行存儲。

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