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        信息時代下照片檔案管理及利用淺談

        2017-06-06 14:57:18何文斌
        卷宗 2017年6期
        關(guān)鍵詞:信息時代措施管理

        何文斌

        摘 要:如今信息時代的發(fā)展也推動了照片檔案的出現(xiàn),照片檔案在檔案管理中占有重要作用。然而在照片檔案發(fā)展的過程中也出現(xiàn)了一些問題,如照片檔案管理措施不完善等。在當(dāng)今時代下如何對照片檔案進(jìn)行有效管理并利用是人們應(yīng)該思考的問題。本文對照片檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析,并提出有效管理照片檔案的措施,最大化發(fā)揮照片檔案的價值。

        關(guān)鍵詞:信息時代;照片檔案;管理;問題;措施

        如今使用數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備可拍攝出數(shù)碼相片,并可將其儲存在磁盤等載體中,使用現(xiàn)代信息設(shè)備對其進(jìn)行處理,可通過互聯(lián)網(wǎng)將其上傳,保存在數(shù)據(jù)庫中。由此產(chǎn)生了照片檔案,對檔案管理有重要影響。相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識到照片檔案管理的重要性,對照片檔案進(jìn)行科學(xué)管理并充分利用。

        1 信息時代照片檔案管理存在的問題

        1.1 照片檔案管理人員管理意識不足

        多數(shù)檔案管理人員沒有認(rèn)識到照片檔案管理存在的重要性,照片當(dāng)按出現(xiàn)的時間較晚,管理人員對其沒有形成全面的認(rèn)識,多數(shù)人員認(rèn)為照片檔案處于紙質(zhì)檔案的附屬位置,在檔案管理中并不重要,這就容易造成忽視照片檔案的問題,而更多的去關(guān)注紙質(zhì)檔案,難以對照片檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在對照片檔案進(jìn)行搜集時需要關(guān)注較廣的范圍,搜集照片的工作人員也不固定,檔案管理單位為方便調(diào)用照片檔案,通常不對其進(jìn)行歸檔,甚至一些人員將一些照片據(jù)為己有,攝像人員在拍完照片后也沒有及時對其進(jìn)行整理,容易發(fā)生照片檔案丟失等問題,為日后檔案工作的管理帶來困難。出現(xiàn)這些問題的原因主要是因?yàn)闄n案管理人員缺乏照片檔案管理意識,對其重要性認(rèn)識不夠造成的。

        1.2 照片檔案管理制度不全面

        在照片檔案管理方面,雖然有相關(guān)的《照片檔案管理規(guī)范》,但該規(guī)范主要針對傳統(tǒng)照片檔案管理來說的,在數(shù)碼照片檔案管理方面還缺乏相應(yīng)的管理規(guī)范,即使存在相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn),但相關(guān)檔案管理部門并沒有建立全面的檔案管理制度,比如對照片檔案歸檔時間、要求、存儲條件、利用方法等都沒有進(jìn)行明確。同時也缺乏對檔案管理部門的監(jiān)督,對照片檔案管理的職責(zé)范圍也沒有進(jìn)行明確,難以找到相關(guān)責(zé)任人。照片檔案管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù),管理人員難以開展工作,不利于對照片檔案進(jìn)行合理管理。

        1.3 照片檔案管理?xiàng)l件較差

        照片檔案管理部門檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施并不完善,部門條件較差,缺乏足夠的財(cái)政支撐,檔案保存環(huán)境也沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求,將照片進(jìn)行歸檔后容易出現(xiàn)變色等問題,影響照片質(zhì)量。在對數(shù)碼照片檔案進(jìn)行保存時,相應(yīng)的存儲設(shè)備如計(jì)算機(jī)等的性能較差,管理人員通常不對照片進(jìn)行備份,照片一旦發(fā)生丟失問題就無法找回,造成極大損失。檔案管理部門應(yīng)不斷對相關(guān)設(shè)施進(jìn)行完善,充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)對照片檔案進(jìn)行管理。

        1.4 數(shù)碼照片檔案具有較高復(fù)雜性

        數(shù)碼照片為大檔案管理帶來了一定的復(fù)雜性,在對數(shù)碼照片進(jìn)行搜集時難以找到相關(guān)依據(jù),同時搜集的一些照片也存在質(zhì)量問題,也有一些照片缺乏利用價值,而且搜集到的照片也具有較多數(shù)量,檔案人員對照片進(jìn)行歸檔時會碰到諸多困難,這些都為照片檔案管理工作帶來了難度。在對照片進(jìn)行整理時要對其進(jìn)行鑒別、重命名,并進(jìn)行必要的文字說明,需要經(jīng)過較多的環(huán)節(jié),數(shù)碼照片因其具有易改性、易損性等特點(diǎn)具有較大的安全風(fēng)險。

        2 照片檔案管理及利用措施

        2.1 完善照片檔案管理制度

        為適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展,國家應(yīng)出臺相應(yīng)的照片檔案管理規(guī)范措施,為照片檔案管理工作提供必要的依據(jù)。應(yīng)對照片搜集與歸檔工作進(jìn)行完善。在搜集照片時,要對相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行明確,要對照片的尺寸、格式、背景信息等進(jìn)行規(guī)范。另外要注意對拍攝數(shù)碼照片時形成的EXIF文件進(jìn)行保存,該文件中含有照片的屬性信息,還包括元數(shù)據(jù)等信息,有著不小的價值。要對元數(shù)據(jù)表進(jìn)行完善,明確軟硬件環(huán)境、規(guī)格等信息。管理人員在將照片進(jìn)行歸檔時前要對其實(shí)施整理,即應(yīng)對照片進(jìn)行鑒別,明確可以歸檔的照片都有哪些,然后按照相關(guān)格式要求對其進(jìn)行歸檔,將每張照片進(jìn)行編號并給予具體說明。確定哪些照片需要進(jìn)行歸檔后要對其做出相關(guān)規(guī)范,即不可對其進(jìn)行刪改,同樣不可對其進(jìn)行壓縮處理,需對其進(jìn)行有效性檢驗(yàn),并做好檔案照片登記表,相關(guān)人員要對表中信息進(jìn)行檢查,確保照片信息的真實(shí)性,并查看其是否存在不完整性,是否具有可利用性、可識別性等。責(zé)任人要在表上進(jìn)行簽字,處理完畢后可進(jìn)行歸檔,對照片檔案進(jìn)行有效管理。

        2.2 增強(qiáng)照片檔案管理人員管理意識

        檔案管理部門要對照片檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳,嚴(yán)格貫徹相關(guān)法律法規(guī),如《檔案法》等,檔案管理部門可根據(jù)當(dāng)?shù)鼐唧w情況制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),便于照片檔案管理工作順利開展,相關(guān)部門要培養(yǎng)照片檔案管理人員科學(xué)的管理觀念,強(qiáng)化照片檔案管理人員管理意識,有效對檔案進(jìn)行搜集和接收,讓檔案管理人員認(rèn)識到照片檔案對歷史、教育、經(jīng)濟(jì)等的作用,提高照片檔案的管理效率。

        2.3 對照片檔案管理投入必要的資金

        相關(guān)部門要對照片檔案管理工作進(jìn)行資金投入,為照片檔案的發(fā)展提供支持,檔案管理部門要購進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備,完善照片檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對照片檔案進(jìn)行管理,同時檔案管理部門要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn),讓其掌握管理照片檔案所需的信息技術(shù)知識,學(xué)會使用信息技術(shù)設(shè)備,提升其照片檔案管理的專業(yè)能力。檔案管理部門可建立相應(yīng)的照片檔案信息管理系統(tǒng),將照片保存在硬盤中,對照片信息進(jìn)行規(guī)范,同時做好信息說明,即對照片時間。地點(diǎn)、人物等進(jìn)行說明,還應(yīng)對照片標(biāo)注分類號和主題詞等信息,便于對照片信息進(jìn)行檢索,增強(qiáng)照片信息的共享性特征。在信息管理系統(tǒng)中要注意對照片檔案進(jìn)行保存,因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)有可能受到病毒侵害而致使照片信息丟失,照片檔案管理人員要將照片進(jìn)行備份或者適時遷移,防止照片檔案信息出現(xiàn)損壞的問題。

        2.4 對照片檔案進(jìn)行有效利用

        在信息時代下的照片具有較強(qiáng)的便利性,能夠?qū)⒄掌畔⑦M(jìn)行快速傳播并實(shí)現(xiàn)共享。檔案管理部門可將相關(guān)照片信息進(jìn)行發(fā)布、必要的宣傳、記錄歷史等,可通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對照片檔案進(jìn)行利用,如管理人員可在閱覽室為相關(guān)人員提供檢索功能,也可通過電子郵件等方法向人們提供相關(guān)照片信息。如今照片檔案管理還在發(fā)展的初級階段,相關(guān)人員要不斷研究照片檔案管理理論與技術(shù),保證照片檔案信息的真實(shí)性,原始性及可利用性,充分發(fā)揮照片檔案的價值。同時要不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié),搜集有利用價值的照片信息,并提高照片檔案管理人員的綜合素質(zhì),提高照片檔案管理效率,做好照片檔案信息保護(hù)措施,促使檔案管理工作往簡便化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

        3 結(jié)語

        在信息時代下照片檔案的管理及利用工作也遇到了機(jī)遇與挑戰(zhàn),相關(guān)管理人員要不斷對照片檔案管理進(jìn)行研究,發(fā)現(xiàn)在管理及利用過程中存在的問題,對照片檔案進(jìn)行綜合性管理,要不斷增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力,完善檔案管理相關(guān)法規(guī),加大照片檔案管理的資金投入,健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施,不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié),并保證照片檔案信息的真實(shí)有效性。相關(guān)人員要注意促使照片檔案管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合,創(chuàng)建照片檔案管理信息化平臺,注意保證照片檔案信息的安全性,實(shí)現(xiàn)其信息化與共享性發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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