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        電子文件檔案管理存在的問題及對(duì)策分析

        2017-06-06 14:42:51丁麗娟
        卷宗 2017年6期
        關(guān)鍵詞:檔案管理問題對(duì)策

        丁麗娟

        摘 要:隨著現(xiàn)代化技術(shù)逐步發(fā)展,傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息存儲(chǔ)方式已經(jīng)讓位于電子文件檔案管理辦法,這不僅與創(chuàng)新型技術(shù)的推廣有關(guān)系,還與文件檔案類型的多樣化密切相關(guān)。電子管理的模式能夠解決文檔信息較多、類別繁雜的問題,從多個(gè)角度思考信息的管理。然而,由于電子文件檔案管理剛出現(xiàn)不久,使得實(shí)際管理工作還存在很多不足,資料的完整性、安全性都很容易受到破壞。針對(duì)這樣的現(xiàn)象,電子文件檔案的管理必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā),掌握網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的技術(shù),從而解決目前存在的管理問題,保證檔案信息的完整度。

        關(guān)鍵詞:電子文件;檔案管理;問題;對(duì)策

        電子文件是基于數(shù)字化技術(shù)推廣應(yīng)用的文檔形式,其中包含了很多數(shù)碼形式,如光盤、磁帶、移動(dòng)硬盤等等,它與現(xiàn)代化信息的環(huán)境相適應(yīng),能夠解決紙質(zhì)檔案管理存在的不足,提高工作的效率。另外,電子文件檔案最突出的特點(diǎn)是,可以實(shí)現(xiàn)信息的交互使用和共享利用,更快的傳輸文檔。但是,在現(xiàn)階段的背景下,實(shí)際管理還存在許多不完善的地方。本文就結(jié)合電子文件檔案管理的實(shí)際,從它的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)入手研究,為實(shí)現(xiàn)信息的高效利用打基礎(chǔ)。

        1 電子文件檔案管理存在的問題

        1.1 思想意識(shí)落后

        從技術(shù)手段入手的管理方式,是電子文件檔案管理的特殊方法,與創(chuàng)新應(yīng)用息息相關(guān)。不過很多文件檔案管理者由于思想的局限性和技術(shù)能力的阻礙,使得管理工作沒有受到重視,大部分單位還處于技術(shù)應(yīng)用的初期,辦公自動(dòng)化水平較低,甚至出現(xiàn)無人管理的現(xiàn)象。

        1.2 文件檔案的完整性受到影響

        作為紙質(zhì)文檔的創(chuàng)新形式,電子文件檔案的內(nèi)容應(yīng)該與文件信息相一致,但是在電子信息的創(chuàng)建中,難免會(huì)出現(xiàn)疏漏,在錄入的過程中對(duì)資料進(jìn)行了修改,有些信息也存在被篡改的可能性。這樣一來,檔案的完整性和真實(shí)性就受到了影響,無法為決策和查詢提供準(zhǔn)確的信息。

        1.3 安全性減弱

        有些文件檔案涉及到國(guó)家和企業(yè)的保密信息,隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣普及,任何人都能夠訪問和自由進(jìn)入因特網(wǎng)。不法分子就會(huì)借助這樣的機(jī)會(huì)竊聽和修改文件內(nèi)容,降低檔案的安全性。

        2 強(qiáng)化電子文件檔案管理的有效對(duì)策

        2.1 提高電子文件檔案的管理技術(shù)

        電子文件檔案的管理技術(shù)是指確保電子文件檔案的高效率、可靠性與規(guī)范性,促使電子文件更為真實(shí)、完整與安全。所以,電子文件檔案管理必須依據(jù)一定的科學(xué)技術(shù)模式對(duì)電子文件實(shí)施高效管理。還要與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)接,對(duì)電子文件檔案信息的傳遞、存儲(chǔ)、組織進(jìn)行規(guī)范,最大程度降低因管理系統(tǒng)平臺(tái)之間的不同而帶來的資源浪費(fèi),提升整體運(yùn)作效率。同時(shí),還要對(duì)電子文件檔案的管理、復(fù)制、鑒定以及調(diào)閱等程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,對(duì)管理人員進(jìn)行消息認(rèn)證與身份驗(yàn)證,預(yù)防電子文件檔案被惡意損壞。

        2.2 以法律的形式規(guī)定電子文件檔案管理的方法

        從根源上防止文件檔案的丟失,提高保存的安全性和完整性,就要從法律上進(jìn)行規(guī)定,各級(jí)政府也要對(duì)管理工作加以支持,通過法律形式規(guī)范實(shí)際行為。例如,涉及到高技術(shù)開發(fā)的企業(yè)就可以在不違背國(guó)家法律的基礎(chǔ)上,結(jié)合自身的情況細(xì)化管理辦法,從人防和技防兩方面入手,在計(jì)算機(jī)內(nèi)部加入黑客入侵防護(hù)手段等等。與此同時(shí),還要建立文件檔案歸檔的統(tǒng)一結(jié)構(gòu),鑒定信息的真實(shí)性,從收集、整理、歸檔等方面推行嚴(yán)格管理,確保電子文件檔案更好的服務(wù)。

        2.3 建立一支高水平的電子文件檔案管理隊(duì)伍

        從某種意義上而言,檔案管理人員的技術(shù)能力、素質(zhì)修養(yǎng)直接關(guān)系到信息的保存和管理的水平,也是避免信息丟失的關(guān)鍵。因此,相關(guān)部門必須加強(qiáng)對(duì)文檔管理的重視度,在招聘和用人中選擇高校畢業(yè)、接受過專業(yè)學(xué)習(xí)、素質(zhì)能力強(qiáng)、技術(shù)水平高的人員進(jìn)入隊(duì)伍,并有意識(shí)的儲(chǔ)備青年干部,防止出現(xiàn)人員斷層的現(xiàn)象。另一方面,還要積極開展培訓(xùn)和學(xué)習(xí),定期組織管理者學(xué)習(xí)電子技術(shù),讓他們掌握最新的管理對(duì)策,建立起現(xiàn)代化的檔案管理方式。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,隨著我國(guó)電子信息技術(shù)的持續(xù)推進(jìn),電子文件檔案管理工作面臨的壓力與挑戰(zhàn)愈來愈大,與此同時(shí)在電子文件檔案管理運(yùn)行過程中反映出來的問題也日益增多,這在很大程度上阻礙了電子文件檔案的效率性與完整性。所以,在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下,各個(gè)部門只有不斷強(qiáng)化對(duì)電子文件檔案管理工作的重視程度,加強(qiáng)電子文件檔案管理工作的復(fù)合型人才建設(shè),建立健全電子文件檔案的管理體制與機(jī)制。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]孫慶媛.電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)(高等教育版),2010,S2:83.

        [4]郭沙沙.關(guān)于電子檔案管理存在的問題及對(duì)策分析[A].中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——如何制定科學(xué)決策學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集(上)[C].中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2015:1.endprint

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