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        辦公自動化視角下的文書檔案管理探究

        2017-06-06 14:42:23楊玉鳳
        卷宗 2017年6期
        關(guān)鍵詞:辦公自動化文書辦公

        摘 要:隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,新技術(shù)在生活和工作中的應(yīng)用越來越廣泛,直接推動了單位文書檔案管理工作的自動化程度。本文通過對于文書檔案管理工作的深入分析,基于現(xiàn)階段我國文書檔案管理存在的問題,提出了幾項(xiàng)提升辦公自動化視角下的文書檔案管理水平的對策。

        關(guān)鍵字:辦公自動化;文書檔案管理;標(biāo)準(zhǔn);信息化

        1 前言

        現(xiàn)階段我國文書檔案管理雖然取得了顯著的成就,但是和發(fā)達(dá)國家相比仍有不小差距,同時(shí)面對單位快速發(fā)展的新形勢,如何提升管理水平,應(yīng)對辦公自動化條件下的新挑戰(zhàn),使本文的研究重點(diǎn)。

        2 文書檔案管理具有重要意義

        文書檔案管理的意義主要有以下三個(gè)方面:(1)做好文書辦公檔案管理工作能夠保守人員檔案機(jī)密。文書辦公檔案,真實(shí)的記錄了個(gè)人的成長,是個(gè)人經(jīng)歷的客觀記錄。目前,個(gè)人的工資漲幅、福利待遇、職務(wù)晉升、醫(yī)療保險(xiǎn)等諸多方面都與文書辦公檔案有著密切的聯(lián)系。(2)雖然文書辦公檔案管理工作起步較晚,但是經(jīng)過近些年的發(fā)展,辦公檔案管理已經(jīng)在促進(jìn)單位和諧發(fā)展方面發(fā)揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性,避免資料的遺失或損壞。(3)做好文書辦公檔案管理工作,便于辦公檔案的使用??茖W(xué)有序的檔案保管就是為了方便合理的使用,是檔案得以高效使用的前提條件。

        3 現(xiàn)階段我國文書檔案管理存在的問題

        (1)文書辦公檔案管理工作量大,工作內(nèi)容繁瑣,需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù),相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前,多數(shù)組織的文書辦公檔案管理人員配備數(shù)量不足。(2)檔案管理人員供求機(jī)制體制的不完善、不健全,是制約文書辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書辦公檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ),但是,目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善,文書辦公檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障,管理信息不通暢,這些因素都導(dǎo)致了文書辦公檔案管理工作無法高效運(yùn)行,不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。(3)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒有充分認(rèn)識到文書辦公檔案管理工作的重要性,管理意識不足?,F(xiàn)階段的文書辦公檔案管理工作中,部分工作人員的思想不夠重視,還有部分工作人員缺少工作責(zé)任心。(4)文書檔案的保密性收到威脅。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理,電子文檔的數(shù)據(jù)安全收到更加研究的考驗(yàn)。辦公自動化條件下文書檔案失去了特有的字跡辨識功能,同時(shí)字號和字體也統(tǒng)一起來,使用者無法通過印章和字跡來辨識文檔的真實(shí)性。另一方面,一旦管理系統(tǒng)受到攻擊或者崩潰,容易導(dǎo)致大量關(guān)鍵信息被竊取或者遺失損毀,造成的損失不可估量。

        4 基于辦公自動化視角下的文書檔案管理探究

        4.1 辦公自動化技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理的優(yōu)勢

        (1)辦公自動化可以提高文書檔案管理的效率

        在傳統(tǒng)文書檔案的管理過程中,工作人員主要依靠手工操作整理資料,不僅在收集與整理方面需要花費(fèi)大量的時(shí)間,而且還要用紙與筆來分類與統(tǒng)計(jì),這樣既難以保證文書檔案信息的準(zhǔn)確性,又浪費(fèi)工作時(shí)間,而運(yùn)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動化,能夠提高文書檔案管理中強(qiáng)大信息的處理能力,在文書資料收集、整理、分類以及儲存中得到優(yōu)化,同時(shí)也給文書檔案的統(tǒng)計(jì)與查閱等帶來便利,從而能夠較好地提高辦公效率。

        (2)辦公自動化能夠有提升文書檔案檢索的效率

        通過辦公自動化技術(shù),實(shí)現(xiàn)了一次性完成文書檔案的整理而后錄入工作,這樣可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式所追求的檔案多次利用的問題。在今后的文書檔案管理中,只需要輸入文書的編號、簽發(fā)等信息就能夠極為便利的完成檔案的查閱和檢索,這樣的一體化操作是傳統(tǒng)管理模式下無法實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。通過這種方便快捷的檢索功能,完成了文書檔案檢索效率的提升。

        (3)辦公自動化可以實(shí)現(xiàn)信息的共享性

        隨著自動化辦公技術(shù)的發(fā)展,將文書檔案中的信息和載體實(shí)施分離,從而能夠?qū)崿F(xiàn)它與其他的信息系平臺之間的共享性,經(jīng)過橫向和縱向、現(xiàn)實(shí)和歷史信息的記錄,這有利于文書檔案管理信息能夠?qū)崿F(xiàn)交流與共享。此外,在工作人員的日常辦公中,易出現(xiàn)文件在傳遞途中丟失的現(xiàn)象,而且傳統(tǒng)文件的傳遞主要是通過郵政系統(tǒng),因此會因?yàn)榫嚯x的長短而受到時(shí)間的限制。而當(dāng)前自動化辦公的環(huán)境下,對文書檔案的管理可以直接運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施傳遞,這不但能夠極大縮短文件傳遞時(shí)間,也能極大的提升辦公文檔的共享性。

        4.2 規(guī)范管理體制,實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

        在辦公自動化的條件下完成文書檔案的管理工作,需要在管理體制機(jī)制和制定管理標(biāo)準(zhǔn)兩方面開展工作。首先,在文書檔案管理的管理規(guī)范制定中,應(yīng)該深入調(diào)研本單位的實(shí)際情況和現(xiàn)有文書檔案管理技術(shù)水平,并結(jié)合未來辦公自動化條件下的管理新舉措和新手段,制定一套適合本單位使用的機(jī)制。其次,建議將文件管理和檔案管理合二為一,進(jìn)行統(tǒng)一的管理,這樣能大幅降低管理人員的工作量,提升工作效率。此外,統(tǒng)一管理也能實(shí)現(xiàn)對兩者管理工作的統(tǒng)一監(jiān)督,避免責(zé)任不清導(dǎo)致的管理漏洞。最后,考慮到辦公自動化條件下的,應(yīng)考慮管理系統(tǒng)的兼容性問題,諸如軟件兼容性和數(shù)據(jù)接口的兼容性。使用同一的安全標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)才能保證檢索工作的順利進(jìn)行。

        4.3 改善硬件環(huán)境

        要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的自動化,需要依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù),這些技術(shù)的實(shí)現(xiàn)需要購置一定規(guī)模的硬件設(shè)備,像計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)接口、數(shù)據(jù)傳輸線等。因此需要相關(guān)部門抓緊進(jìn)行硬件設(shè)備的購買的安裝,只有首先完成文書檔案管理硬件設(shè)備的配制,才能確保檔案管理工作人員掌握自動化辦公環(huán)境下的操作技術(shù),最終實(shí)現(xiàn)辦公自動化條件下的數(shù)字化、智能化文書檔案管理。

        4.4 推進(jìn)信息化建設(shè)

        通過加強(qiáng)信息化建設(shè),建立更加完善的文書辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發(fā)展的積極因素。將現(xiàn)代化的統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與傳統(tǒng)的文書辦公檔案管理模式相結(jié)合,能夠更加有效地促進(jìn)文書辦公檔案管理工作開展和高效發(fā)展,使得文書辦公檔案管理與快速的社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)。

        4.5 提升網(wǎng)絡(luò)安全等級

        現(xiàn)階段最有效的提升單位內(nèi)文書檔案管理系統(tǒng)安全等級的手段是實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離。具體有兩種手段,首先是利用路由器實(shí)現(xiàn)內(nèi)部IP地址的識別和外部網(wǎng)絡(luò)連接的拒絕訪問功能,只有通過檢查的網(wǎng)絡(luò)IP能夠進(jìn)入該系統(tǒng)進(jìn)行操作;其次,通過防火墻的隔離功能,實(shí)現(xiàn)對于網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊的識別和防護(hù),同時(shí)禁止一些非法操作,對系統(tǒng)內(nèi)的操作事項(xiàng)權(quán)限設(shè)置,低級別用戶只能進(jìn)行查閱和瀏覽,不能對關(guān)鍵信息進(jìn)行修改。

        5 結(jié)語

        辦公自動化是時(shí)代發(fā)展的大勢所趨,對于單位內(nèi)文書檔案的管理效率有著直接影響。另一方面,能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的完整性和使用的便捷性是衡量一個(gè)單位文書檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 霍妍. 辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理之我見[J]. 科技展望,2016,(21):244.

        [2] 邱迎瑩. 基于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理探究[J]. 中外企業(yè)家,2016,(11):203+209.

        [3] 游曉華. 探究辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2015,(05):75.

        [4] 彭群慧. 辦公自動化條件下文書檔案管理問題的分析[J]. 科技風(fēng),2012,(20):274.

        作者簡介

        楊玉鳳(1987-),女,山東省濟(jì)寧市汶上縣人,本科,畢業(yè)于山東省棗莊學(xué)院,助理館員;研究方向:檔案。endprint

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