摘 要：檔案管理工作在社會發(fā)展進程中起著極其重要的作用，而大學(xué)生的檔案數(shù)量顯得尤其巨大但是質(zhì)量有待提高，大學(xué)生檔案管理是他們在大學(xué)期間學(xué)習(xí)、生活和各種社會實踐活動的真實記錄，是所有大學(xué)生畢業(yè)后參加工作的重要考量標(biāo)準(zhǔn)。本文主要對目前大學(xué)生檔案管理存在的主要問題以及解決對策做了一個簡單的分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)生；檔案管理；對策

1 引言

高校管理要以人為本，不斷的改進發(fā)展模式，做到科學(xué)化管理學(xué)生，而大學(xué)生檔案是個人信息的重要載體，記錄著每一位在校學(xué)生從入學(xué)后到畢業(yè)前的學(xué)習(xí)軌跡和在?；顒榆壽E，它上面顯示了每一位在校學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想品德、個性特點等信息，會反映出每一位大學(xué)生的綜合素質(zhì)的一個重要依據(jù)、會是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔的重要標(biāo)準(zhǔn)。管理好大學(xué)生檔案是高校管理的重要一環(huán)，這項工作做得效果會影響大學(xué)生的切身利益，影響大學(xué)生檔案功能的有效發(fā)揮。

2 新形勢下加強大學(xué)生檔案管理的意義

2.1 利于大學(xué)生的教育管理

加強大學(xué)生檔案管理，為的是讓他們在平時的學(xué)習(xí)和生活中，依照標(biāo)準(zhǔn)檢查和矯正自己的問題。而大學(xué)生檔案是學(xué)生在政治、學(xué)習(xí)、道德、日常生活中的詳細(xì)記錄，它對學(xué)生的評價、工作有重要的影響。大學(xué)生都非常關(guān)注自己的檔案記錄，他們希望自己的檔案記錄都是對自己優(yōu)秀的評價。所以大部分的大學(xué)生都能夠以嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)要求自己讓自己的檔案添光增彩。

2.2 利于全面評價大學(xué)生的表現(xiàn)

每一位學(xué)生的檔案記錄都能反映出每個學(xué)生的綜合表現(xiàn)，具有客觀真實的特點，從個人檔案可以看出一個學(xué)生的綜合素質(zhì)和具體的表現(xiàn)，可以讓所有人通過檔案記錄對每位學(xué)生做出真實客觀的評價。

2.3 利于用人單位擇優(yōu)選聘人才

目前，招聘單位高校畢業(yè)生主要看學(xué)歷、個人簡介、能力等方面，對畢業(yè)大學(xué)生的素質(zhì)要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。而學(xué)生檔案的各種材料可以作為基本要素為用人單位判斷畢業(yè)生是否是用人單位所需要的人才，規(guī)范的檔案會有可信度，并且還有利于用人單位選拔出優(yōu)質(zhì)人才。

3 目前大學(xué)生檔案管理存在的主要問題

3.1 體制不完善，管理不規(guī)范

目前，大學(xué)生到學(xué)校后就會按要求吧自己的檔案都交到學(xué)校，隨后檔案就會被分散到各系保管，到了快畢業(yè)時，班主任或者相關(guān)人員就會把學(xué)生在校情況的檔案內(nèi)容收集起來然后歸檔，再由相關(guān)人員寄到用人單位或存放到人才市場?？墒菍W(xué)生這樣日常管理不規(guī)范的檔案很難真實反映出學(xué)生的真實情況，大部分都是很固定的評語，這樣就會降低學(xué)生在就業(yè)市場的競爭力。

3.2 內(nèi)容不全，不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平

每個大學(xué)生的檔案都應(yīng)該有學(xué)校對他們在校期間的所有材料，同時也包括了學(xué)生素質(zhì)的內(nèi)容，同時也要有當(dāng)代大學(xué)生的青春洋溢的風(fēng)貌。但是當(dāng)前的大學(xué)生檔案大部分都是傳統(tǒng)的老樣子。而需要反映出一個學(xué)生能力、水平、綜合素質(zhì)，能吸引用人單位的內(nèi)容卻未能進入歸檔的范圍。如大學(xué)生英語四、六級證書，社會實踐活動材料等。

3.3 管理落后，缺乏現(xiàn)代化管理手段

大學(xué)生檔案大部分還是以紙質(zhì)檔案為主，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)還沒有得到推廣，管理手段很落后。比如內(nèi)容更新不及時等情況?，F(xiàn)在大學(xué)生的檔案數(shù)量越來越多、質(zhì)量要求越來越高等特點，原有的檔案建設(shè)與管理手段已經(jīng)越來越跟不上時代發(fā)展，所以要盡快推進大學(xué)生檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)代化。

3.4 管理薄弱，管理人員的素質(zhì)不高

目前，大部分的高校都沒有配備專業(yè)的大學(xué)生檔案管理人員，大部分都為班主任等兼任。而他們對檔案管理的知識相對欠缺，又沒有時間和精力投身到檔案管理工作中，所以檔案管理中所出現(xiàn)的一些狀況，很大程度上與管理人員的總體素質(zhì)不高有關(guān)。

4 加強大學(xué)生檔案管理對策

4.1 宣傳加大，共同提升師生意識

大學(xué)生的檔案是關(guān)乎他們一生的重要東西，所以學(xué)校作為檔案管理的負(fù)責(zé)人，需要通過媒介來宣傳它的重要性，比如每天定時的通過電臺廣播、學(xué)校的報紙、還有宣傳欄的公告都可以宣傳。平時校長開會的時候也應(yīng)向老師傳達這個事情的重要性，也可以通過演講比賽和舉辦各種競猜類活動宣傳檔案管理，目標(biāo)就是讓大學(xué)的所有老師和各級領(lǐng)導(dǎo)干部充分意識到加強大學(xué)生檔案管理的重要性，是關(guān)系到學(xué)校向社會輸送人才的責(zé)任；充分認(rèn)識到自覺把檔案管理作為人才培養(yǎng)質(zhì)量的抓手，積極把學(xué)生的檔案作為教師的教學(xué)效果、同時也能看到學(xué)校教書育人業(yè)績的成果，也要認(rèn)真做好學(xué)生的檔案管理工作。還要針對性地向?qū)W校的廣大學(xué)生宣傳人事檔案的知識，讓每一位在校大學(xué)生在校期間都可以認(rèn)真的了解到檔案的有關(guān)知識，畢業(yè)后走向社會也不會吃虧，會為自己維權(quán)。

4.2 完善體制，規(guī)范檔案

高校要建立完善的學(xué)生檔案管理，要建立完善的規(guī)章制度。比如說新學(xué)生入學(xué)后，管理人員要很認(rèn)真的登記整理其學(xué)生檔案，要仔細(xì)核查檔案是否有遺漏的材料。畢業(yè)后，每位學(xué)生的檔案將會放入他們所需要的人才市場或者單位，這時就應(yīng)建立嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做好記錄，以免丟失。學(xué)校的相關(guān)人員要制定學(xué)生的檔案管理制度，要有專人管理、分開存放、便于查找或者補充。要嚴(yán)格按照制度進行，防止假檔案出現(xiàn)。

4.3 擴大收集范圍，增強檔案內(nèi)容

當(dāng)前，高校的大學(xué)生檔案管理內(nèi)容已經(jīng)不能完全的反映出現(xiàn)在的學(xué)生素質(zhì)了，已經(jīng)很難作為用人單位選人的標(biāo)準(zhǔn)了。所以，學(xué)校要對學(xué)生負(fù)責(zé)，擴大檔案材料的收集范圍。比如說各種英語、計算機、會計、普通話的考級證書，參與社會實踐報告等等。還要創(chuàng)建大學(xué)生誠信檔案，對用人單位有很重要的意義。

4.4 加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平

高校應(yīng)加強一批高水平的學(xué)生檔案管理隊伍，是提高檔案管理水平的重要條件。這些專門選出來的人員要符合熱愛檔案工作人來勝任。并且要加強學(xué)生檔案管理專職人員專業(yè)培訓(xùn)，要不定期的組織他們學(xué)習(xí)，互相切磋，提高業(yè)務(wù)水平。

4.5 推進現(xiàn)代化，提高利用率

現(xiàn)在，隨著大學(xué)生檔案數(shù)量的增多和互聯(lián)網(wǎng)上越來越多的招聘信息，已經(jīng)成為了學(xué)校對學(xué)生檔案的客觀要求。如果繼續(xù)用傳統(tǒng)的模式管理，不僅浪費時間也浪費人力，所以，我們必須發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)為核心的檔案管理建設(shè)，開發(fā)出適合大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，以互聯(lián)網(wǎng)代替手工，可以讓檔案內(nèi)容及時得到使檔案內(nèi)容及時得到更新，并且方便查找。

5 總結(jié)

總之，加強大學(xué)生的管理是新時期一項重大任務(wù)，而加強大學(xué)生的檔案管理當(dāng)屬重中之重。要努力建成一個有系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理隊伍，還要結(jié)合現(xiàn)代新技術(shù)媒體，以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)，建成高校大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化模式。要找到技術(shù)型人才，開發(fā)出適合每個高校自身特點的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化軟件，建立出大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，真正把高校學(xué)生檔案從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理，使檔案內(nèi)容能及時更新，快速跟上時代步伐。

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作者簡介

曾凡（1988-），男，湖南，湖南醫(yī)藥學(xué)院，研究方向：學(xué)生檔案。