文｜劉關(guān)宇

一、引言

在市場競爭日趨激烈的情況下，企業(yè)一般來說面臨著兩個基本問題：一是如何適應(yīng)外部環(huán)境的變化；二是如何協(xié)調(diào)內(nèi)部資源的有效利用。由于企業(yè)對外部環(huán)境的適應(yīng)性是建立在內(nèi)部協(xié)調(diào)性的基礎(chǔ)之上，因此，加強企業(yè)內(nèi)部控制，是企業(yè)最基礎(chǔ)性的工作，也是企業(yè)能夠生存和發(fā)展的保證。

內(nèi)部控制的雛形形成于20世紀40年代以前，1936年美國會計師協(xié)會發(fā)布的《注冊會計師對財務(wù)報表的審查》文章中第一次提出了內(nèi)部控制的概念，將其定義為：“為保護現(xiàn)金和其他資產(chǎn)，檢查賬簿記錄準確性而在公司內(nèi)部采用的各種手段和方法。1949年，美國注冊會計師協(xié)會（AICPA）所屬的審計程序委員會（CPA）發(fā)表了《內(nèi)部控制：系統(tǒng)協(xié)調(diào)的要素及其對管理部門和獨立會計師的重要性》的專題報告，將內(nèi)部控制界定為：“一個企業(yè)為保護資產(chǎn)完整、保護會計資料的準確和可靠、提高經(jīng)營效率、貫徹管理部門制定的各項政策，所制訂的政策、程序、方法和措施，強調(diào)業(yè)務(wù)的全流程管控，強調(diào)控制范圍不僅僅局限于事后的單據(jù)規(guī)整和會計記錄，更應(yīng)當做好事前、事中的業(yè)務(wù)管控。

近年來，國內(nèi)企業(yè)也越來越重視內(nèi)部控制管理，從風(fēng)控視角重新梳理企業(yè)制度和業(yè)務(wù)流程。國資發(fā)評價[2012]68號《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項的通知》中明確中央企業(yè)的內(nèi)控建設(shè)有六大項任務(wù)內(nèi)容，其中第三項“立足企業(yè)實際，建立健全內(nèi)部控制體系”明確指出，各中央企業(yè)要按照管理制度化、制度流程化、流程信息化的要求，立足企業(yè)實際，倡導(dǎo)全員參與，注重控制實效、防止流于形式，抓好內(nèi)部控制建設(shè)的基礎(chǔ)工作和關(guān)鍵環(huán)節(jié)?！肮芾碇贫然?、制度流程化、流程信息化”精準地把握了內(nèi)部控制的實質(zhì)。

作者所在單位為煤炭行業(yè)大型央企，一直從事企業(yè)管理和信息化工作，基于多年的理論研究和實踐經(jīng)驗，完成了本文的主要內(nèi)容。

二、企業(yè)內(nèi)控建設(shè)與提升路徑研究

結(jié)合內(nèi)控管理的過程控制理念和多年工作實踐，我們認為，企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)與提升的核心就在于“管理制度化、制度流程化、流程信息化”。

（一）管理制度化

通過相對固化的制度來落實企業(yè)的戰(zhàn)略和經(jīng)營思路，是企業(yè)從人治走向法治的必經(jīng)之路。制度建設(shè)可以粗放、可以詳細，但一定要明確管理層思路和業(yè)務(wù)管控模式及方法，讓員工清晰地了解應(yīng)該朝著哪個方向去做，發(fā)揮員工的主觀能動性，才是制度想要達到的根本，是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的第一步。

（二）制度流程化

制度流程化，從諸多方面保障企業(yè)內(nèi)部控制體系的正常運轉(zhuǎn)，為企業(yè)日常經(jīng)營活動提供有力支撐，是企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)的重要要素之一。通過業(yè)務(wù)流程的細化和梳理，第一，明確部門及崗位的職責內(nèi)容，清晰表達部門與部門、崗位與崗位之間的相互傳遞關(guān)系；第二，明確流程走向和流程節(jié)點，細化流程內(nèi)容和控制標準，讓員工通過業(yè)務(wù)流程很清楚應(yīng)該做什么，不該做什么，保障業(yè)務(wù)流程的運轉(zhuǎn)；第三，明確各個控制節(jié)點的輸入輸出單據(jù)，實現(xiàn)內(nèi)控留痕化管理，以便流程追溯與復(fù)查；第四，明確重要節(jié)點績效考核與評價的要點，落實控制與績效的關(guān)系，強化控制的執(zhí)行力度。流程化是制度的落地和細化，強化了制度的可操作性和執(zhí)行力度。梳理并細化業(yè)務(wù)流程，完善員工業(yè)務(wù)流程操作手冊，是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的第二步。

（三）流程信息化

將管理制度的理念和業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)路徑內(nèi)嵌在信息系統(tǒng)中，這種“強制性”將在很大程度上提升制度的執(zhí)行效率，同時在企業(yè)資源整合、數(shù)據(jù)信息集成等方面，信息化亦發(fā)揮了功不可沒的作用。信息化用審批流、工作流等把業(yè)務(wù)流程固化，通過固化的工作嚴格按流程執(zhí)行。將業(yè)務(wù)流程信息化，是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的第三步，也

是必不可少、不可或缺的關(guān)鍵一步。

三、通過信息化手段將內(nèi)控措施落實到業(yè)務(wù)流程中的管理實踐

在企業(yè)的各經(jīng)營業(yè)務(wù)之上，以戰(zhàn)略為中心，以流程管理為基礎(chǔ)，通過績效管理和風(fēng)險內(nèi)控管理措施，對各項經(jīng)營管理過程進行管理和控制，保障戰(zhàn)略和經(jīng)營目標達成的管理方法和系統(tǒng)。

利用IT系統(tǒng)手段解決以上不同層面的問題及困惑，需要充分考慮系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計及支撐建設(shè)，整體的設(shè)計依據(jù)以下兩點進行建設(shè)：

以流程為載體，實現(xiàn)制度、風(fēng)控、崗責、績效、戰(zhàn)略相融合；

依托流程指引實現(xiàn)流程執(zhí)行；

（一）以流程為載體

將企業(yè)所有與流程相關(guān)的要素進行融合，以流程為載體，承載戰(zhàn)略、制度、風(fēng)險與內(nèi)控、崗責與績效目標，實現(xiàn)這些要素與流程的聯(lián)動，作為流程指引的流程要素。當其中一點發(fā)生改變時，能夠?qū)崿F(xiàn)流程相關(guān)人員的及時通知。

這些相關(guān)的信息如果有對應(yīng)的系統(tǒng)支撐，則與這些系統(tǒng)實現(xiàn)集成，如尚未建設(shè)，則考慮借助流程管理平臺本身的功能實現(xiàn)。例如可以通過定時與制度系統(tǒng)保持同步，從而實現(xiàn)檢測制度系統(tǒng)中的全部改動，并通過制度與流程指引的關(guān)聯(lián)，直接提醒流程負責人制度的變化，并可以隨時看到流程指引源自哪條制度要求。而一般崗責系統(tǒng)缺少系統(tǒng)支撐，則可以在業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)中進行管理及維護。

作者所在單位以流程為載體，從而形成“制度可管理、流程可落地”的互動式管理模式。系統(tǒng)梳理了260多條主要的業(yè)務(wù)流程，針對這些流程進行管理，流程可以分多個層面進行查看和統(tǒng)計，通過該系統(tǒng)明確崗位職責，使職工快速融入工作、規(guī)范業(yè)務(wù)操作，提高工作效率、各項制度與流程清晰可見、部門間高效協(xié)作，職責與關(guān)聯(lián)明晰、促進業(yè)務(wù)問題及時發(fā)現(xiàn)與優(yōu)化。

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（二）依托流程指引實現(xiàn)流程執(zhí)行

在實現(xiàn)了全面的流程指引體系建設(shè)后，需要進一步實現(xiàn)業(yè)務(wù)審批的執(zhí)行，才能夠?qū)I(yè)務(wù)真正實現(xiàn)管理并有效落地。員工通過查看過流程指引后，能夠直接發(fā)起對應(yīng)的流程執(zhí)行審批，在起草表單中填入審批信息后，根據(jù)流程指引設(shè)計的審批過程進行審批，實現(xiàn)內(nèi)控要求的有效落地。

不是所有的流程指引都需要建設(shè)對應(yīng)的流程執(zhí)行，一部分業(yè)務(wù)的使用頻率非常低時，可以不實現(xiàn)信息化，提供必要的表格供下載即可。系統(tǒng)在設(shè)計時，充分考慮到可以直接進行流程執(zhí)行，而無須通過流程進入，保證系統(tǒng)流程執(zhí)行的易用性。

通過流程平臺，實現(xiàn)與相關(guān)業(yè)務(wù)的集成，利用表單+流程的信息化實現(xiàn)方式，例如ERP、CRM、LIS、HR、OA等，以業(yè)務(wù)流程管理為中心點，實現(xiàn)這些系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)展現(xiàn)以及審批集成，使企業(yè)內(nèi)部管理真正實現(xiàn)落地的有效保證。

1. 表單設(shè)計

利用平臺基本的開發(fā)能力，設(shè)計業(yè)務(wù)審批表單樣式，從而滿足審批過程中對于流轉(zhuǎn)單據(jù)的樣式要求。

功能列表

流轉(zhuǎn) 記錄業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)審批過程中，審批人的流轉(zhuǎn)記錄，包括審批人員姓名、審批時間等。關(guān)聯(lián) 展現(xiàn)與本審批文件相關(guān)的其他審批，方便用戶對當前審批的前因后果有一個直觀了解。知會 記錄文件審批過程中，所有被知會人員的記錄，包括知會人員姓名、知會時間、知會人查看的時間。提醒 用于記錄文件審批過程中，相關(guān)參與人員對于該審批的催促記錄。修改用于記錄展示用戶在審批過程中，對于表單上信息的修改，記錄的內(nèi)容包括修改的內(nèi)容、修改時間、修改人。

業(yè)務(wù)審批的界面布局主要分為兩部分：表單區(qū)及信息區(qū)。其中表單界面風(fēng)格樣式，隨業(yè)務(wù)的不同而有所不同。目前根據(jù)鞍鋼集團總部提供的資料，設(shè)計了業(yè)務(wù)審批的表單樣式。

◎ 表單區(qū)

按照實際業(yè)務(wù)表單進行設(shè)計。

◎ 信息區(qū)

信息區(qū)內(nèi)容，主要分為正文、附件、意見、流轉(zhuǎn)、關(guān)聯(lián)、知會、提醒及修改。

? 正文：用于上傳唯一的正文使用，上傳的文件類型必須為.doc、.docx格式，且只能上傳一個文件。

? 附件：用于上傳附件，上傳文件類型不限，可以為任意類型，且不限制數(shù)量；

? 意見：用于展現(xiàn)業(yè)務(wù)審批流轉(zhuǎn)過程中的審批意見，并可以分類顯示不同的層級的意見；

? 關(guān)聯(lián)：用于展現(xiàn)與當前審批文件相關(guān)的審批流程，從而更加方便用戶查看文件的起因及來源；

? 知會：用于展現(xiàn)知會的操作記錄，以及知會人員查看的情況反饋；

? 提醒：用于記錄審批人員對與文件審批過程中的提醒；

? 修改：用于記錄審批人員對表單上的內(nèi)容修改的操作，包括修改人、修改時間、修改內(nèi)容等。

2. 流程設(shè)計

流程設(shè)計用于流程圖的設(shè)計和修改。當新增流程或變更流程通過之后，信息管理員根據(jù)需要，進入流程設(shè)計器，通過圖形化界面在系統(tǒng)中進行流程的設(shè)計。

每個環(huán)節(jié)，均可以獨立配置相應(yīng)的角色權(quán)限，例如審批權(quán)限、打印權(quán)限、傳閱權(quán)限、閱讀權(quán)限等，從而

實現(xiàn)落實到具體人員的業(yè)務(wù)流程運行。

功能名稱 功能描述基礎(chǔ)域維護維護流程所需的基礎(chǔ)域，包括條件判斷域、意見寫入域、用戶寫入域、用戶讀取域、擴展域等。流程及分類維護提供全圖形化的可見即可得的流程設(shè)計器，實現(xiàn)流程的定義維護，流程創(chuàng)建后支持分級維護。流程及表單綁定實現(xiàn)流程與表單的裝配來建立業(yè)務(wù)類型，并對業(yè)務(wù)類型的適用范圍進行授權(quán)。流程版本管理 流程版本管理，新版本的不影響引用了舊版本的流程實例的運行會簽?zāi)J流程設(shè)置配置系統(tǒng)中各部門默認的會簽流程（全局生效），各部門可在自己的數(shù)據(jù)庫中配置私有的會簽流程。知會在流轉(zhuǎn)過程中以及流轉(zhuǎn)結(jié)束后流程的參與人可隨時將文件內(nèi)容知會給相關(guān)人員，如相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，其他有關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)人員。撤回當上一環(huán)節(jié)處理人發(fā)現(xiàn)已提交到下一環(huán)節(jié)存在錯誤時，如果下一環(huán)節(jié)處理人還未辦理，可使用本功能將審批撤回進行修正（之前提交的意見將被刪除），然后再提交到下一環(huán)節(jié)。駁回當前辦理人在處理時，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不符合要求可直接退回擬稿人或退回流轉(zhuǎn)過的某一個環(huán)節(jié)，由當前處理人根據(jù)實際情況進行選擇。駁回支持“駁回后直送”或“重走流程”兩種方式，來平衡效率和規(guī)范的要求。關(guān)注參與審批的用戶可以設(shè)置某個流程為自己的關(guān)注，可以隨時查看流程的進展。也可以隨時取消關(guān)注。提醒 擬稿人可隨時發(fā)起文件的催辦提醒，提醒當前辦理人加快辦理進度。溝通當前處理人發(fā)覺需要和其他人溝通此次辦理意見時，可直接選擇用戶進行溝通，溝通用戶可以填寫意見并繼續(xù)發(fā)給其他人，也可以結(jié)束溝通流程返回到當前處理人。當前處理人得到溝通意見后，可以繼續(xù)原來的流程。轉(zhuǎn)辦當前處理人沒有時間處理此項審批時，可直接將工作交由其他人辦理，被轉(zhuǎn)辦的用戶將會收到工作待辦。同處理人跳過當前環(huán)節(jié)和下一環(huán)節(jié)的處理人為同一人時，系統(tǒng)可自動跳過，可連續(xù)跳過多個環(huán)節(jié)，直到處理人不相同時，如果有些環(huán)節(jié)時不允許跳過的，在流程配置時可以標識。

3. 導(dǎo)航設(shè)定

新建增加的業(yè)務(wù)審批，需要通過導(dǎo)航將其放到前端，供用戶進行使用。導(dǎo)航管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)導(dǎo)航的分類展現(xiàn)以權(quán)限控制。

首先進行導(dǎo)航菜單的維護。根據(jù)實際情況，制定導(dǎo)航的顯示效果、層次、排序、類別等內(nèi)容。將不同的導(dǎo)航內(nèi)容展現(xiàn)給不同的用戶、群組進行查看。

4. 流程綁定

在設(shè)計完畢表單以及配置完畢流程后，需要將對應(yīng)的表單與流程進行綁定，從而實現(xiàn)表單與流程之間的關(guān)聯(lián)。

可以設(shè)置多個類型的審批流程，點擊【新建】，打開流程綁定登記單頁面，填寫業(yè)務(wù)類型，選擇默認流程，設(shè)置是否啟用，綁定業(yè)務(wù)處理單，設(shè)置使用范圍（全部人員或者選擇人員），輸入簡要說明。

綁定完畢后，用戶在使用表單發(fā)起審批時，系統(tǒng)就會自動使用響應(yīng)的流程。

以煤炭銷售結(jié)算為例說明流程的執(zhí)行：

結(jié)算管理流程旨在處理煤炭公司與煤炭客戶間進行的貨款結(jié)算過程，伴隨著整個調(diào)運業(yè)務(wù)全過程中用戶的預(yù)付款結(jié)算、退款，結(jié)算單的回款等。

結(jié)算業(yè)務(wù)由于種類繁多，處理方式不盡相同，所以通過信息化手段輔助和標準流程的確認，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)全過程管控和精細化管理。

四、總結(jié)

內(nèi)部控制是一個過程，是一個防患于未然的過程，是一個發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、發(fā)現(xiàn)新問題、解決新問題的循環(huán)往復(fù)的過程。內(nèi)部控制的基本出發(fā)點是以預(yù)防為主，而不是單純?yōu)榱藢Σ涣夹袨榻Y(jié)果的處罰，這意味著每一項內(nèi)部控制都向某一終點努力，但不是終點本身。內(nèi)部控制絕不是靜態(tài)的一種程序、方法和政策，而是以風(fēng)險管理為導(dǎo)向，持續(xù)性優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)流程的過程，流程信息化是企業(yè)內(nèi)部控制措施落地的一條有效途徑，流程信息化不僅僅是線下業(yè)務(wù)流程的線上再現(xiàn)，更應(yīng)該是制度管理真正向落地的再造過程。